Verträge über Total Facility Management und Total Technical Services

Die deutsche FM-Branche verfügt über etablierte Standards und Musterverträge, die als Ausgangsbasis für TFM-Verträge dienen. Die Verbände GEFMA e.V. und RealFM e.V. stellen beispielsweise einen Mustervertrag Facility Services bereit, der regelmäßig aktualisiert wird, um neuen gesetzlichen Anforderungen und Branchenentwicklungen gerecht zu werden. Dieses Muster (Version 4.0) berücksichtigt u.a. das Mindestlohngesetz, indem es eine Klausel enthält, die den FM-Auftragnehmer auch gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der Mindestlohnbestimmungen verpflichtet. Solche Ergänzungen zeigen, wie gesetzliche Änderungen unmittelbar Einfluss auf FM-Verträge haben.

Ein weiterer Schwerpunkt moderner Verträge ist die Nachhaltigkeit. Das aktuelle Mustervertragwerk integriert optionale Klauseln zur nachhaltigen Immobilienbewirtschaftung. So wird z.B. vereinbart, dass Auftraggeber und Auftragnehmer regelmäßig prüfen, welche Leistungen wirklich nötig sind oder wo Optimierungen möglich sind, um Ressourcen zu schonen. Auch verpflichtet der Mustervertrag den FM-Dienstleister, nach Aufnahme des Ist-Zustands ein Energiekonzept mit Verbesserungsvorschlägen zu erarbeiten. Diese Best Practices fördern die Anpassung an heutige Anforderungen (Stichwort ESG – Environmental, Social, Governance).

Zudem existieren Richtlinien wie GEFMA 190, die branchenspezifische Empfehlungen geben. Die Neufassung GEFMA 190:2022 (Betreiberverantwortung im FM) spiegelt die neuesten Erfahrungen zur Compliance im Gebäudebetrieb wider. Sie schafft ein weiterentwickeltes Konzept, um die rechtlichen Betreiberpflichten sicher zu erfüllen und im Vertrag klar zwischen den Pflichten des FM-Dienstleisters (z.B. technische Anlagen rechtskonform betreiben) und denen des Eigentümers als Arbeitgeber (Arbeitsschutz) zu unterscheiden. Solche Richtlinien dienen als Orientierung, wie moderne FM-Verträge formuliert werden können, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden. Dennoch gilt: Musterverträge und Richtlinien sind nur Hilfsmittel – jedes Großprojekt erfordert eine individuelle Anpassung des Vertrags an den konkreten Bedarf.

Im Folgenden werden Schlüsselbereiche von TFM-Verträgen erläutert, die in Form von Vertragszusätzen, besonderen Klauseln oder Anhängen gestaltet werden sollten. Diese Bereiche stellen sicher, dass der Vertrag den umfangreichen Leistungsinhalten eines Total-FM sowie den rechtlichen und praktischen Anforderungen im industriellen und administrativen Umfeld gerecht wird.

Ein zentraler Vertragsanhang ist die Leistungsbeschreibung oder das Leistungsverzeichnis, in dem alle vom FM-Dienstleister zu erbringenden Leistungen detailliert aufgeführt sind. Hier wird Umfang, Häufigkeit und Qualitätsstandard jeder Dienstleistung festgelegt (z.B. Reinigung, Wartung, Sicherheit, Empfangsdienste). Eine präzise Leistungsbeschreibung schafft Klarheit über die Erwartungen und verhindert spätere Streitigkeiten über Soll und Ist. Oft werden Service Level Agreements (SLAs) eingesetzt, um messbare Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators) vorzugeben – etwa Reaktionszeiten bei Störmeldungen, Reinigungsintervalle oder Verfügbarkeiten technischer Anlagen. SLAs definieren somit das Dienstleistungsniveau und bilden die Grundlage, um die Leistung des Auftragnehmers laufend zu überwachen.

In der Leistungsbeschreibung sollte klar zwischen Pflichtleistungen (vertraglich geschuldet) und etwaigen Wahl- oder Zusatzleistungen unterschieden werden. Für großmaßstäbliche TFM-Verträge empfiehlt es sich, auch Objektspezifika aufzunehmen: z.B. für jedes Objekt (jede Industrieanlage oder jedes Bürogebäude) eine Anlage mit spezifischen Informationen wie Flächen, technischen Anlagen, Nutzerzahlen, Öffnungszeiten und besonderen Vorschriften. Gerade bei Industrieanlagen können besondere Leistungen nötig sein (etwa Bedienung und Wartung von Produktionsanlagen, Entsorgung von Industrieabfällen), während Verwaltungsgebäude eher klassischen Gebäudeservice (Reinigung, Büroinfrastruktur) erfordern. Diese Unterschiede sollten im Leistungsverzeichnis abgebildet sein, damit der Dienstleister weiß, worauf er sich einstellen muss.

Der Vertrag sollte Vertragszusätze zur Qualitätssicherung enthalten. Hierzu zählen Abnahmeprotokolle für bestimmte Leistungen oder Projekte: Wenn der FM-Dienstleister z.B. eine größere Instandsetzung durchführt, wird dies förmlich abgenommen und in einem Abnahmeprotokoll dokumentiert. Dieses Protokoll bestätigt, dass die Leistung vertragsgerecht erbracht wurde, und hält etwaige Mängel fest. Insbesondere bei Werkleistungen ist die Abnahme juristisch wichtig, da damit die Gewährleistungsfrist beginnt.

Weiterhin sind Sanktionsmechanismen bei Leistungsabweichungen ein wesentliches Element. In der FM-Praxis haben sich Bonus-Malus-Regelungen bewährt: Für schlechte Leistung kann eine Vergütungskürzung (Malus) erfolgen, während gute Leistung mit einem Bonus honoriert wird. Ein solches System macht bereits im Voraus die Folgen von Qualitätsabweichungen für beide Seiten transparent. Wichtig ist jedoch, dass Bonus-Malus-Klauseln rechtssicher formuliert sind, um nicht mit gesetzlichen Gewährleistungsrechten zu kollidieren. Ergänzend oder alternativ können Vertragsstrafen vereinbart werden (z.B. fixe Penale bei Nichteinhaltung von Kernleistungen) oder das Recht zur Selbstvornahme (der Auftraggeber darf bei Schlechterfüllung selbst die Leistung erbringen oder Dritte beauftragen und dem FM-Anbieter die Kosten auferlegen). Ebenfalls sollte geregelt sein, nach welcher Frist zur Mängelbeseitigung oder wie vielen Vertragsverstößen weitergehende Schritte wie außerordentliche Kündigung zulässig sind.

Klare Bestimmungen über beiderseitige Leistungsverpflichtungen und die Folgen von Vertragsverletzungen sind unentbehrlich. Dazu gehört, dass im Vertrag oder Anhang eindeutig steht, welche Qualität geschuldet ist – z.B. ob „saubere Büros“ als Ergebnis genügen oder ob konkret 3 Reinigungen pro Woche vereinbart sind. Je präziser diese Punkte geregelt sind, desto geringer das Risiko von Streitigkeiten über Leistungsqualität und Mängel.

Gerade im industriellen und technischen Facility Management spielt die Betreiberverantwortung eine große Rolle. Betreiberpflichten sind gesetzliche Pflichten des Eigentümers/Betreibers einer Immobilie oder Anlage, für einen sicheren und rechtskonformen Betrieb zu sorgen (z.B. Arbeitssicherheit, Verkehrssicherung, Einhaltung technischer Prüffristen). Durch einen FM-Vertrag können viele dieser Pflichten an den FM-Dienstleister delegiert werden, was rechtlich zulässig und üblich ist. Die wirksame Delegation hat den Vorteil, dass im Schadensfall die Verantwortlichkeit teilweise auf den Dienstleister übergeht und der Eigentümer sich entlasten kann.

Ein wichtiger Vertragszusatz ist daher eine Pflichtenmatrix oder Klausel zur Übertragung der Betreiberpflichten. Darin wird aufgeführt, welche konkreten Betreiberpflichten der Auftragnehmer übernimmt – z.B. regelmäßige Prüfungen aller sicherheitsrelevanten Anlagen (Aufzüge, Brandschutzeinrichtungen, Druckbehälter etc.) gemäß gesetzlichen Vorgaben, Instandhaltung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Zustands der Gebäude und technischen Einrichtungen, Verkehrssicherung (Winterdienst, Absicherung von Gefahrenstellen) und Dokumentation aller Prüf- und Wartungsmaßnahmen. Es muss festgelegt sein, dass der FM-Dienstleister diese Aufgaben fachkundig, fristgerecht und vollumfänglich erfüllt und die notwendigen Nachweise führt.

Wichtig: Die Delegation entbindet den Eigentümer nicht vollständig. Voraussetzung für eine erfolgreiche Exkulpation des Eigentümers ist, dass die strengen Voraussetzungen der Delegation eingehalten und dokumentiert werden. Dazu gehört u.a. die sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, klare schriftliche Übertragung aller Pflichten, ausreichende Ausstattung des Dienstleisters mit Befugnissen, sowie eine Überwachungspflicht des Eigentümers (Oberaufsicht) trotz Delegation. Der Vertrag muss diese Punkte adressieren („vertragsrechtlich lückenlose Übertragung“). Zusätzlich sollten Auftraggeber und FM-Dienstleister ein Rechts- und Pflichtenmanagementsystem etablieren, z.B. mittels Compliance-Software (wie REG-IS) und regelmäßigen Audits, um fortlaufend die Einhaltung aller Pflichten sicherzustellen. Eine solche Klausel gewährleistet die laufende Compliance im Gebäudebetrieb und schützt beide Parteien vor Haftungsfällen.

Über die Betreiberpflichten hinaus sollten generelle Compliance-Klauseln im Vertrag verankert sein. Diese verpflichten den FM-Dienstleister, alle einschlägigen Gesetze, Verordnungen und Normen einzuhalten. In einem großen Industrieareal können das z.B. Umweltauflagen aus dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG) oder der Wasserhaushaltsgesetzgebung (falls mit Gefahrstoffen umgegangen wird) sein; in Bürogebäuden stehen eher Arbeitsschutzvorschriften (Arbeitsstättenverordnung, Unfallverhütung) und Datenschutz im Vordergrund. Der Vertrag sollte ausdrücklich erwähnen, dass der Auftragnehmer sämtliche Arbeitsschutzgesetze, Betriebssicherheitsverordnung, Brandschutzvorschriften, Umweltauflagen sowie Datenschutzgesetze (insb. DSGVO/BDSG) einhält und hierfür geeignete Maßnahmen, Schulungen und Kontrollen implementiert. Oft wird festgelegt, dass der Dienstleister z.B. jährlich eine Compliance-Bericht vorlegt oder Prüfungen durch den Auftraggeber ermöglicht.

In Bezug auf Datenschutz kann es erforderlich sein, eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV) als Vertragsanlage abzuschließen, sobald der FM-Dienstleister im Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet (etwa bei Zugangskontrollsystemen, Videotechnik oder Personaldatenverwaltung für Reinigungskräfte). Ebenso sind Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) angebracht, da FM-Personal Zugang zu sensiblen Bereichen und Informationen des Kunden hat – insbesondere in Bürogebäuden mit vertraulichen Unterlagen oder in Industriebetrieben mit Betriebsgeheimnissen.

Ein weiterer Aspekt aktueller Compliance: Das Vertragswerk sollte antikorruptive Klauseln enthalten (z.B. Verbot von Bestechung, Hinweis auf interne Verhaltenskodizes) sowie Anforderungen aus dem seit 2023 geltenden Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz für große Unternehmen. Wenn der Auftraggeber unter dieses Gesetz fällt, muss der FM-Dienstleister ggf. Zusicherungen geben, dass er seinerseits menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfalt in seiner Lieferkette walten lässt. Auch die Einrichtung einer Hinweisgeberstelle (Whistleblower-Hotline) ist für größere Unternehmen Pflicht – der Vertrag sollte regeln, wie der FM-Dienstleister in das Hinweisgebersystem eingebunden wird (z.B. Information der Mitarbeiter, Meldewege) oder eigene Kanäle bereitstellt.

Großvolumige FM-Verträge laufen oft viele Jahre, sodass Vergütungsanpassungen und Flexibilität bei Änderungen unbedingt vertraglich geregelt sein müssen. Die Vergütung kann als Pauschalpreis (z.B. Jahrespauschale) oder nach Einheitspreisen für Teilservices gestaltet sein – in jedem Fall sollte ein Zahlungsplan definiert werden, der die Fälligkeit und Höhe regelmäßiger Zahlungen festlegt. Gerade bei Pauschalen in langfristigen Verträgen sind Preisgleitklauseln üblich, um Kostensteigerungen abzubilden. Ein gängiger Vertragszusatz ist etwa eine Indexierung an den Verbraucherpreisindex oder spezifische Kostenindizes (z.B. Tariflohnindex für Gebäudereinigung), die jährlich oder zweijährlich zu einer Anpassung der Vergütung führen. Auch eine Klausel zur Lohnkostenanpassung aufgrund allgemeinverbindlicher Tarifsteigerungen oder Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns ist wichtig, damit der Dienstleister gesetzliche Lohnerhöhungen an seine Mitarbeiter weitergeben kann, ohne wirtschaftlich in Schieflage zu geraten.

Neben regelmäßigen Preisanpassungen müssen Leistungsänderungen abgedeckt sein. Bei TFM kommt es vor, dass sich während der Vertragslaufzeit der Bedarf ändert – etwa Erweiterung oder Reduzierung der genutzten Fläche, neue Gebäude kommen hinzu, andere fallen weg, oder Leistungsumfang muss an veränderte Nutzerzahlen angepasst werden. Der Vertrag sollte ein Change-Request-Verfahren vorsehen, das z.B. so aussehen kann: Der Auftraggeber kann Leistungsänderungen in Textform anfordern, der Auftragnehmer kalkuliert die Mehr- oder Minderkosten und beide einigen sich auf eine Vertragsanpassung (Nachtrag). Alternativ kann eine Leistungsänderungsklausel festlegen, dass bis zu einem bestimmten Prozentsatz Abweichung (z.B. +/- 10% Fläche oder Reinigungsaufwand) die Vergütung automatisch pro Rate X angepasst wird.

Um auch außergewöhnliche Umstände abzudecken, bieten moderne Verträge spezifische Zusätze: Beispielsweise kann geregelt werden, wie bei Pandemien oder behördlichen Auflagen Leistungen reduziert, ausgesetzt oder ergänzt werden (Stichwort Desinfektionsreinigung in COVID-Zeiten) und wie sich das auf die Vergütung auswirkt. Ebenso könnten konjunkturelle Schwankungen oder Kurzarbeit im Betrieb des Auftraggebers berücksichtigt werden – etwa durch Vereinbarung von Mindestabnahmen an Leistungen oder ein flexibles Personalgestellungskonzept für den Dienstleister. Die GEFMA-190-Richtlinie empfiehlt, solche Szenarien bereits bei Vertragsgestaltung mitzudenken, damit Preisanpassungen, Personalvorhaltung oder Haftungsverteilungen im Vertrag für solche Fälle klar geregelt sind.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Mehrwertsteuer-Handhabung (Üblicherweise zuzüglich gesetzlicher MwSt) und die Möglichkeit der Nachforderung oder Minderung bei Gesetzesänderungen (z.B. Änderungen bei EEG-Umlagen, CO2-Preis, etc., die die Betriebskosten beeinflussen). Insgesamt gilt: Regelungen bei Leistungsänderungen und Vergütungsanpassungen sollten so ausgestaltet sein, dass beide Parteien Planungssicherheit haben und dennoch flexibel auf Veränderungen reagieren können.

Haftungsregelungen sind ein kritischer Bestandteil von TFM-Verträgen. Angesichts der Vielzahl an Aufgaben und möglichen Gefahren (von Personenschäden bei Unfällen über Sachschäden an der Anlage bis zu Vermögensschäden durch Betriebsunterbrechung) muss der Vertrag die Haftungsverteilung klar regeln. Üblich sind Klauseln, die die Haftung des Auftragnehmers für Schäden begrenzen oder an bestimmte Bedingungen knüpfen. Beispielsweise kann die Haftung summenmäßig begrenzt werden (etwa auf eine bestimmte Millionensumme pro Schadensfall oder Jahr) – im Rahmen dessen, was nach deutschem Recht zulässig ist. Ferner wird oft zwischen einfacher Fahrlässigkeit (wo Haftung ggf. begrenzt oder bei unwesentlichen Pflichtverletzungen ganz ausgeschlossen wird) und grober Fahrlässigkeit/Vorsatz (wo voll gehaftet wird) differenziert. Wichtig ist, dass solche Klauseln nicht gegen AGB-Recht verstoßen – grobe Fahrlässigkeit und Personenschäden darf man z.B. nicht vertraglich ausschließen.

Parallel zur Haftung sollte eine Versicherungsklausel stehen: Der FM-Dienstleister muss ausreichenden Versicherungsschutz nachweisen, z.B. eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen, die dem Risiko angemessen sind (inkl. Umwelt-Haftpflicht, Schlüsselverlustversicherung, etc., je nach Leistungen). In vielen Verträgen ist festgehalten, welche Versicherungen der Auftragnehmer mindestens unterhalten muss und dass er dem Auftraggeber die Policen vorlegt oder jährliche Versicherungsscheine nachreicht.

Zum Risikomanagement gehört auch die Behandlung von Betriebsrisiken und Force-Majeure-Ereignissen. Der Vertrag sollte definieren, was passiert, wenn z.B. technische Ausfälle oder Unfälle eintreten: Muss der FM-Dienstleister für Ersatz sorgen? Gibt es einen Notfallplan? Oft wird vereinbart, dass der Auftragnehmer Notfallkonzepte vorhalten muss (z.B. Backup-Personal, Notstromversorgung oder Ähnliches, falls relevant für den Betrieb). Höhere Gewalt (Force Majeure) verdient eine Klausel, die Ereignisse wie Naturkatastrophen, Krieg, Pandemien etc. erfasst und beide Parteien von der Leistungspflicht oder Haftung befreit, solange das Ereignis andauert – verbunden mit Mitteilungspflichten und dem Recht zur Vertragsauflösung bei sehr langer Dauer.

Nicht zuletzt sollten Gewährleistungsfristen für etwaige Werkleistungen geregelt sein (oft 2 Jahre, bei Bauwerken 5 Jahre, jeweils ab Abnahme) und eine Schadensmeldungspflicht des Auftraggebers (damit der Dienstleister Gelegenheit zur Nachbesserung hat). Manche Verträge integrieren auch pauschalierte Schadensersatz-Regelungen, z.B. dass bei bestimmten Pflichtverstößen ein Pauschalbetrag X fällig wird, um aufwändige Nachweisprozesse zu vermeiden – auch solche Klauseln müssen AGB-rechtlich überprüft sein.

TFM-Verträge werden meist als langfristige Verträge geschlossen, oft mit einer festen Grundlaufzeit (z.B. 3-5 Jahre) und Verlängerungsoptionen. Ein Vertragszusatz sollte die Laufzeit und Verlängerung klar regeln: Beispielsweise automatische Verlängerung um 1 Jahr, sofern nicht 6 Monate vor Laufzeitende gekündigt wird. Bei öffentlichen Auftraggebern sind maximale Vertragsdauern wegen Vergaberecht zu beachten (oft 4 Jahre).

Wichtiger noch sind die Kündigungsregelungen. Neben der ordentlichen Kündigung zum Laufzeitende muss die außerordentliche Kündigung für beide Seiten definiert sein. Gründe für den Auftraggeber können z.B. wiederholte Schlechtleistung trotz Abmahnung, gravierende Verstöße (etwa Arbeitsschutzverletzungen, Compliance-Verstöße) oder Insolvenz des Dienstleisters sein. Der Auftragnehmer seinerseits sollte kündigen dürfen, wenn der Auftraggeber z.B. dauerhaft fällige Zahlungen nicht leistet oder die Mitwirkungspflichten grob verletzt. Oft enthält der Vertrag eine Liste solcher wichtigen Gründe. Zudem kann ein Schrittfolge-Verfahren vorgesehen sein: zunächst Abmahnung, Frist zur Abhilfe, dann Kündigung als letztes Mittel.

Bei großflächigen FM-Verträgen wünscht der Auftraggeber mitunter ein Sonderkündigungsrecht für den Fall, dass sich z.B. die betriebenen Objekte reduzieren (Verkauf von Standorten) oder der Dienstleister durch M&A Übernahmen in ungewünschte Hände gerät. Umgekehrt möchte der Dienstleister evtl. ein Anpassungsrecht, falls sich das Volumen drastisch erhöht. Solche Flexibilitätsklauseln stellen sicher, dass der Vertrag auch bei geänderten Rahmenbedingungen fair bleibt.

Da TFM-Verträge geschäftskritisch für beide Seiten sind, kann auch eine Verhandlungsklausel eingebaut werden, nach der bei grundlegenden Änderungen (z.B. Gesetzesänderungen, extreme Kostensteigerungen) beide Parteien in Verhandlung über eine Anpassung eintreten, anstatt direkt zu kündigen.

Große Facility-Management-Projekte erfordern transparente Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Daher sollten Vertragszusätze für Reporting und Meetings vereinbart werden. Üblich ist z.B. ein Monatsbericht des FM-Dienstleisters, der alle wesentlichen Kennzahlen, durchgeführten Leistungen, Störfälle und Verbrauchsdaten enthält. Ebenso werden regelmäßige Steuergremien oder Jour Fixe Meetings (monatlich/vierteljährlich) vertraglich festgelegt, an denen beide Parteien den Leistungsstand und eventuelle Probleme besprechen.

Ein weiterer essenzieller Aspekt ist die Dokumentation. Der Vertrag sollte festhalten, welche Dokumentationspflichten der Auftragnehmer hat – z.B. Wartungsprotokolle, Prüfberichte, Inspektionsnachweise, Revisionsunterlagen – und in welcher Form diese dem Auftraggeber bereitgestellt werden (ggf. via CAFM-System oder online-Plattform). Lückenlose Dokumentation ist nicht nur für den technischen Betrieb wichtig, sondern dient auch dem Haftungsschutz (Beweissicherung). Insbesondere bei delegierten Betreiberpflichten muss der FM-Dienstleister alle Maßnahmen so dokumentieren, dass im Ernstfall nachweisbar ist, dass z.B. eine vorgeschriebene Prüfung durchgeführt wurde.

Häufig werden IT-Systeme vertraglich vorgeschrieben: Der Einsatz eines Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systems oder Ticketing-Tools kann zur Auflage gemacht werden, um Transparenz zu erhöhen. Dabei ist zu regeln, wem die Daten gehören und wie z.B. bei Vertragsende die Daten übergeben werden. Auch Schlüsselmanagement (Dokumentation ausgegebener Schlüssel/Zugangskarten) und Inventarlisten (Verzeichnis aller betreuten technischen Anlagen) können als Anhänge beigefügt werden.

Nicht zuletzt sollte die Mitwirkungspflicht des Auftraggebers bei der Kommunikation erwähnt werden – z.B. Bestellung eines Ansprechpartners, Pflicht zur Informationsweitergabe bei Nutzeränderungen oder Bauprojekten im Objekt, etc. Eine Kommunikations- und Eskalationsmatrix als Vertragszusatz kann definieren, wer in welchen Fällen zu informieren ist (z.B. Sicherheitsvorfälle, Havarien) und innerhalb welcher Reaktionszeiten.

• Arbeitssicherheit und Schulung: In industriellen Anlagen herrschen oft erhöhte Gefahren (Maschinen, Anlagen, Chemikalien). Der Vertrag sollte für industrielle FM-Leistungen strenge Arbeitssicherheitsklauseln enthalten, z.B. dass das Personal nach DGUV-Vorschriften unterwiesen sein muss, spezielle Schutzkleidung trägt und an Sicherheitsunterweisungen des Auftraggebers teilnimmt. Für Bürogebäude ist Arbeitssicherheit zwar auch relevant (z.B. Umgang mit Leitern, elektrischen Geräten), aber der Fokus liegt eher auf ergonomischen Aspekten und allgemeinem Brandschutz.

• Umwelt- und Entsorgungsmanagement: Industrie-FM beinhaltet häufig Umgang mit Gefahrstoffen, Abwasser, Emissionen (etwa bei einer fabriksinternen Kläranlage, Lackieranlagen usw.). Hier sind detaillierte Entsorgungskonzepte und Umwelt-Compliance-Vorgaben im Vertrag sinnvoll, z.B. Einhaltung der Gefahrstoffverordnung, Nachweisentsorgung nach Kreislaufwirtschaftsgesetz etc. In Bürogebäuden beschränkt sich Umweltmanagement meist auf Energieverbrauch und Mülltrennung – dafür kann der Vertrag Nachhaltigkeitsziele wie Energieeinsparungen oder Green Building-Zertifizierungen vorsehen.

• Technisches Gebäudemanagement vs. Infrastruktur: Während im Bürogebäude vielleicht der Schwerpunkt auf Infrastrukturellen Services (Reinigung, Catering, Poststelle) liegt, dominieren im Industriebereich Technisches FM (Wartung von Produktionsanlagen, Facility-Engineering). Der Vertrag sollte dies widerspiegeln, etwa durch unterschiedliche Service-Level: In der Produktion könnten 24/7-Bereitschaftsdienste und extrem kurze Reaktionszeiten bei Störungen vereinbart werden, während im Büro ein 8/5-Service mit Reaktion am nächsten Werktag ausreichend ist.

• Vertraulichkeit und Zugang: In Verwaltungsgebäuden von Banken, Versicherungen etc. ist Datenschutz und Vertraulichkeit ein kritischer Punkt – der Vertrag muss NDAs und Überprüfungsrechte (z.B. polizeiliches Führungszeugnis der Reinigungskräfte) enthalten. In Industrieanlagen könnte stattdessen Werkschutz ein Thema sein – der FM-Vertrag könnte regeln, dass der Dienstleister auch Security stellt oder mit dem Werkschutz kooperiert, inklusive Zutrittskontrollen für Externe.

Diese Beispiele zeigen, dass Vertragszusätze individuell zugeschnitten werden sollten, je nach Art der betreuten Immobilien und der Risiko- und Regellage dort. Eine enge Orientierung an aktuellen Normen und Vorschriften (von der Arbeitsstättenverordnung bis zur VDI/DIN-Norm für technische Prüfungen) ist dabei unerlässlich.