Übergabeprotokolle im Gebäudereinigungsvertrag

Im Übergabeprotokoll werden alle technischen Details der Übergabe genau festgehalten. Dazu zählen zum Beispiel Zählerstände (Strom, Wasser, ggf. Gerätezähler), die zu Beginn oder Ende übergeben und dokumentiert werden. Ebenso wird der Bestand an Verbrauchsmaterialien vermerkt – etwa ob und welche Hygieneartikel (Seife, Papierhandtücher etc.) vom bisherigen Dienstleister noch vorhanden und an den neuen Dienstleister übergeben wurden. Sehr wichtig ist auch die Schlüsselübergabe: Art und Anzahl der Schlüssel für alle Reinigungsräume oder -schränke sowie Zugangskarten werden protokolliert, damit klar ist, welche Zugänge übergeben wurden. Im Protokoll können zudem besondere Verschmutzungen oder Schäden beschrieben sein, die der neue Dienstleister übernehmen muss – beispielsweise Graffiti oder hartnäckige Bodenflecken, die bereits vor Vertragsbeginn vorhanden sind. All dies stellt sicher, dass der neue Dienstleister alle notwendigen Informationen hat, um die Reinigung nahtlos fortzuführen. Sollte bei der Übernahme etwas fehlen (etwa technische Dokumentationen oder behördliche Genehmigungen), wird dies im Protokoll vermerkt und eingefordert. So entsteht eine lückenlose technische Bestandsaufnahme des Objekts im Moment der Übergabe.

Ein sorgfältig geführtes Übergabeprotokoll hat erhebliche kaufmännische Vorteile für beide Vertragsparteien. Es dient als schriftliche Grundlage, um spätere Ansprüche, Streitigkeiten oder finanzielle Abzüge zu vermeiden. Für den Auftraggeber (Kunden) bietet das Protokoll Sicherheit, da er im Vertragsende genau dokumentiert hat, in welchem Zustand er die Räume zurückbekommen hat. Werden später Schäden festgestellt oder Leistungen als nicht erbracht beanstandet, kann er sich auf das Übergabeprotokoll stützen, um Nachbesserung einzufordern oder Kosten einzubehalten – falls diese Mängel nicht im Protokoll vermerkt waren, gelten sie als vom Dienstleister zu vertreten. Für den Auftragnehmer (Reinigungsfirma) ist das Protokoll ebenso ein Schutz: Er kann nicht für Vorschäden oder Schmutz haftbar gemacht werden, die bereits vor seiner Leistung vorhanden waren und im initialen Protokoll festgehalten sind. Im Grunde schützt ein Übergabeprotokoll beide Seiten vor ungerechtfertigten Forderungen und Haftungsrisiken. Kommt es zum Beispiel zu Schadensersatzansprüchen oder Diskussionen über die Qualität der Reinigung, liefert das Protokoll einen objektiven Nachweis des Zustands bei Übergabe. Zudem spielt es kaufmännisch oft eine Rolle bei Kautionsregelungen oder Vertragsabrechnungen: Wenn etwa vertraglich eine Sicherheit/Kaution hinterlegt wurde, kann das einwandfreie Übergabeprotokoll die Grundlage dafür sein, diese Kaution zurückzuzahlen bzw. einzubehalten, falls Mängel dokumentiert wurden. Insgesamt trägt das Übergabeprotokoll also maßgeblich dazu bei, die Leistungserfüllung eindeutig zu dokumentieren und spätere finanzielle Auseinandersetzungen gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Juristisch gesehen erfüllen Übergabeprotokolle im Reinigungsvertrag eine Beweis- und Klarstellungsfunktion. Zwar sind Gebäudereinigungsverträge in vielen Fällen Dienstverträge, bei denen es gesetzlich keine förmliche Abnahme der Leistung gibt – die Vergütung ist hier grundsätzlich nach Aufwand bzw. bei Leistungserbringung fällig (vgl. § 614 BGB). Dennoch kann ein Abschluss- oder Übergabeprotokoll am Vertragsende sinnvoll vereinbart werden, um Klarheit über den Zustand und die beidseitige Erfüllung der Pflichten zu schaffen. In Fällen, in denen der Reinigungsvertrag als Werkvertrag ausgestaltet ist (d. h. der Reinigungserfolg als konkreter Erfolg geschuldet wird), kann sogar vereinbart werden, dass das unterzeichnete Übergabeprotokoll einer förmlichen Abnahme entspricht. Gemäß § 640 BGB ist bei Werkverträgen die Abnahme des Werks Voraussetzung für die Fälligkeit der Vergütung. Hier kann das Übergabeprotokoll diesen Abnahmeakt ersetzen, indem es von beiden Parteien unterzeichnet wird und festhält, dass die Reinigungsleistung vertragsgemäß (oder mit aufgeführten Mängeln) erbracht wurde. Wichtig ist juristisch, dass Vertreter beider Seiten das Protokoll unterschreiben, um dessen Beweiskraft zu sichern. Häufig werden auch Klauseln aufgenommen, wonach mit Unterzeichnung des Protokolls alle gegenseitigen Ansprüche als erledigt gelten, sofern sie nicht ausdrücklich vorbehalten wurden. Dies schafft Rechtsfrieden: Beide Seiten bestätigen, dass sie keine weiteren Forderungen mehr stellen – außer jene, die im Protokoll vermerkt sind. Zudem können gesetzliche Dokumentationspflichten eine Rolle spielen: Sollte im Zuge des Dienstleisterwechsels beispielsweise Personal übernommen werden (z. B. Reinigungskräfte des alten Dienstleisters durch den neuen, was nach deutschem Recht unter bestimmten Voraussetzungen einen Betriebsübergang darstellen kann), müssen auch arbeitsrechtliche Unterlagen wie Übergaben von Personalakten oder Arbeitszeugnisse für übernommene Mitarbeiter berücksichtigt und dokumentiert werden. Solche Fälle sind im Bereich der Gebäudereinigung eher selten, aber das Protokoll kann gegebenenfalls vermerken, dass alle arbeitsrechtlichen Pflichten beim Personalübergang erfüllt wurden. Insgesamt hat das Übergabeprotokoll somit juristisch den Status eines wichtigen Belegs, der im Streitfall vor Gericht als Urkunde dienen kann und vertragliche Vereinbarungen (etwa über Gewährleistung oder Haftung) konkretisiert.

Es existieren keine spezifischen DIN-Normen eigens für Übergabeprotokolle in der Gebäudereinigung. Allerdings fordern allgemeine Qualitätsmanagement-Normen – allen voran ISO 9001 – eine Dokumentation von Prozessen und eine lückenlose Aufzeichnung wichtiger Vorgänge. Ein Übergabeprotokoll erfüllt genau diesen Zweck, da es als dokumentierte Information im Sinne des Qualitätsmanagements dient und nachweist, dass definierte Qualitätsprozesse eingehalten wurden. Damit trägt es zur Nachvollziehbarkeit und Konsistenz im Dienstleistungsprozess bei. In der Facility-Management-Branche gibt es außerdem etablierte Richtlinien und Leitfäden, die auf die Bedeutung von Dokumentation bei Dienstleisterwechseln hinweisen. So betont z. B. die GEFMA (German Facility Management Association) in ihren Publikationen, dass beim Wechsel von FM-Dienstleistern Einmalleistungen durchzuführen und zu dokumentieren sind – etwa eine gründliche Bestandsaufnahme des Objekts und die Übergabe aller relevanten Daten. In der GEFMA-Richtlinie 190 zum Betreiberverantwortungsrisiko wird ebenfalls hervorgehoben, dass eine ordnungsgemäße Dokumentation bei Betreiberwechsel wesentlich ist, um die Rechtskonformität sicherzustellen. Übertragen auf den Reinigungsdienstleister-Wechsel bedeutet das, alle Pflichten des „Betreibers“ (hier: Verantwortlicher für saubere und sichere Gebäudenutzung) lückenlos und nachweisbar zu übergeben. Auch Branchenleitfäden wie der Standardleistungs­verzeichnis und Mustervertrag Facility Services (RealFM/GEFMA) definieren Qualitätsstandards: Sie enthalten Vorgaben, dass Übergaben strukturiert erfolgen und alle erforderlichen Dokumente (z. B. Prüfprotokolle, Reinigungspläne, Materiallisten) an den neuen Dienstleister weitergegeben werden. Insofern erfüllen Übergabeprotokolle einen normativen Anspruch an Transparenz und Qualitätssicherung, selbst wenn keine einzelne Norm das Dokument vorschreibt – sie sind Teil guter fachlicher Praxis und oft ein Bestandteil zertifizierter Managementsysteme.

Beim Übergang eines Reinigungsauftrags dürfen Arbeitsschutz und Sicherheit nicht vernachlässigt werden. Daher werden im Übergabeprotokoll oder begleitend dazu alle sicherheitsrelevanten Informationen und Übergaben dokumentiert. Beispielsweise muss sichergestellt sein, dass das neue Reinigungsteam über die örtlichen Notfallwege und Standorte von Feuerlöschern und Alarmanlagen informiert ist. Idealerweise bestätigt das Protokoll, dass eine Sicherheitsunterweisung der neuen Mitarbeiter stattgefunden hat – etwa in Form einer Einweisung in Notfallpläne, Verhalten im Brandfall und erste Hilfe. Falls es ein Notfallhandbuch für das Objekt gibt, wird dessen Übergabe vermerkt. Ebenso wichtig ist die Übernahme von Gefahrstofflisten: In Gebäuden kommen oft Reinigungschemikalien zum Einsatz, die Gefahrstoffe darstellen. Der neue Dienstleister sollte eine Liste aller vorhandenen Reinigungsmittel und Chemikalien erhalten, inklusive Sicherheitsdatenblätter, und dies sollte dokumentiert werden. Wenn es z. B. abschließbare Chemikalienschränke oder spezielle Lagerräume gibt, wird die Übergabe der Schlüssel dazu und der aktuellen Bestandsliste protokolliert. Dadurch weiß der neue Dienstleister genau, welche potentiell gefährlichen Stoffe vor Ort sind und welche Schutzmaßnahmen gelten. Insgesamt gewährleistet der arbeitsschutzbezogene Teil der Übergabe, dass keine Sicherheitslücken entstehen: Alle Pflichten aus dem Arbeitsschutz – von der Unterweisung der Mitarbeiter bis zur Bereitstellung von Schutzausrüstungen – werden nahtlos vom alten an den neuen Dienstleister übertragen und schriftlich festgehalten. Dies schützt sowohl die Mitarbeiter (durch fortgesetzte Sicherheitsstandards) als auch den Auftraggeber und Dienstleister (durch Erfüllung der gesetzlichen Arbeitsschutzvorgaben). Ein ordentlich dokumentiertes Übergabeprotokoll stellt somit sicher, dass Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Zuge des Dienstleisterwechsels vollständig berücksichtigt wurden.