Anhang Sicherheitsnachweise zum Reinigungsvertrag

Unter technischen Aspekten verpflichtet sich der Auftragnehmer, alle eingesetzten Arbeitsmittel, Geräte und technischen Verfahren sicher zu gestalten und deren vorschriftsgemäßen Zustand regelmäßig nachzuweisen.

• Prüfbescheinigungen für Leitern und Tritte: Alle Leitern, Tritte, Gerüste und sonstige Steiggeräte, die vom Auftragnehmer für Reinigungsarbeiten verwendet werden, müssen den geltenden Sicherheitsvorschriften entsprechen und regelmäßig geprüft werden. Gemäß § 14 BetrSichV i. V. m. den einschlägigen Regeln (u. a. TRBS 2121 Teil 2 und DGUV Information 208-016) sind Leitern und Tritte einer wiederkehrenden Prüfung zu unterziehen. Die Prüffristen richten sich nach der Gefährdungsbeurteilung und der Beanspruchung; als Richtwert gilt jedoch ein Prüfintervall von mindestens jährlich. Die Prüfung ist von einer befähigten Person durchzuführen und das Ergebnis ist in einem Prüfprotokoll zu dokumentieren. Jedes Steiggerät ist mit einer Prüfplakette oder Kennzeichnung zu versehen, aus der der Termin der nächsten fälligen Prüfung hervorgeht. Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber auf Verlangen die Prüfbescheinigungen bzw. Dokumentationen dieser Prüfungen vor.

• Prüfbescheinigungen für elektrische Geräte: Sämtliche elektrischen Betriebsmittel des Auftragnehmers (z. B. Staubsauger, Reinigungsmaschinen, elektrische Werkzeuge, Verlängerungskabel) sind vor Erstgebrauch und danach in regelmäßigen Abständen auf ihre elektrische Sicherheit zu prüfen. Die Prüfungen erfolgen gemäß der DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) und den Bestimmungen der DIN VDE 0701/0702 durch eine Elektrofachkraft oder befähigte Person. Der Auftragnehmer ermittelt auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung die angemessenen Prüfintervalle (§ 3 Abs. 6 BetrSichV); in üblichen Umgebungen sind ortsveränderliche Geräte in der Regel alle 12 Monate, in höheren Gefährdungsbereichen ggf. häufiger, zu prüfen. Die Einhaltung der Prüffristen ist vom Auftragnehmer zu organisieren und zu überwachen. Jede Prüfung ist protokollarisch festzuhalten (mindestens mit Angabe von Art, Umfang und Ergebnis der Prüfung) und die Aufzeichnungen sind bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Geräte, die die Prüfung nicht bestehen oder deren Prüffrist abgelaufen ist, dürfen nicht eingesetzt werden.

• Sicherheitsdatenblätter (MSDS) und Gefahrstoffmanagement: Für alle Gefahrstoffe, die der Auftragnehmer im Rahmen der Reinigungsleistung verwendet oder vor Ort lagert (z. B. Reinigungsmittel, Desinfektionsmittel, Lösungsmittel), sind aktuelle Sicherheitsdatenblätter (SDB) gemäß Art. 31 der REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 bereitzuhalten. Der Auftragnehmer übergibt dem Auftraggeber vor Einsatz eines neuen Gefahrstoffs unaufgefordert das entsprechende Sicherheitsdatenblatt (in deutscher Sprache) sowie eine darauf basierende betriebliche Gefahreninformation. Zusätzlich erstellt der Auftragnehmer für Gefahrstoffe, die am Einsatzort verwendet werden, verständliche Betriebsanweisungen gemäß §14 GefStoffV in Verbindung mit der DGUV Regel 113-001. Darin sind die wesentlichen Schutzmaßnahmen, Verhaltensregeln und Erste-Hilfe-Maßnahmen für den Umgang mit dem jeweiligen Stoff beschrieben. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers sind über diese Betriebsanweisungen zu unterweisen und die Unterweisung ist zu dokumentieren. Auf Anfrage weist der Auftragnehmer dem Auftraggeber die lückenlose Gefahrstoff-Dokumentation nach, inklusive Verzeichnis aller verwendeten Gefahrstoffe, SDB-Sammlung, Nachweisen der Mitarbeiterunterweisungen und ggf. Expositionsmessungen oder arbeitsmedizinischer Vorsorge (z. B. bei Tätigkeiten mit besonders gefährlichen Stoffen).

• Nachweis der Gefährdungsbeurteilungen: Gemäß § 5 ArbSchG ist der Auftragnehmer verpflichtet, für alle von seinen Beschäftigten auszuführenden Tätigkeiten eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und diese zu dokumentieren. Dies umfasst insbesondere die Beurteilung von physischen, chemischen und biologischen Gefährdungen sowie von Gefahren durch Arbeitsmittel oder Arbeitsumgebungen. Der Auftragnehmer bestätigt, dass für alle relevanten Arbeitsverfahren in der Gebäudereinigung (z. B. Arbeiten in Höhen, Umgang mit Gefahrstoffen, Arbeiten in sensiblen Bereichen wie Reinräumen oder OP-Sälen) schriftliche Gefährdungsbeurteilungen vorliegen. Die Gefährdungsbeurteilungen sind auf dem aktuellen Stand zu halten und mindestens einmal jährlich auf Wirksamkeit der festgelegten Schutzmaßnahmen zu überprüfen und bei Bedarf fortzuschreiben. Wesentliche Ergebnisse (wie erkannte Gefahren, getroffene Maßnahmen, erforderliche Restschutzmaßnahmen) sind dem Auftraggeber in geeigneter Form offenzulegen, soweit dies zur Gewährleistung eines koordinierten Arbeitsschutzes am Einsatzort erforderlich ist. Auf Verlangen stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber Einsicht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilungen zur Verfügung. Dabei sind insbesondere Gefährdungen an den Schnittstellen zum Betrieb des Auftraggebers zu berücksichtigen; der Auftragnehmer holt vom Auftraggeber Informationen über betriebs- oder objektspezifische Gefahren ein und integriert diese in seine Gefährdungsbeurteilung.

• Qualifikationen des Sicherheitspersonals: Der Auftragnehmer gewährleistet, dass sein Unternehmen über die erforderliche sicherheitstechnische und arbeitsschutzfachliche Betreuung verfügt. Insbesondere sind eine Fachkraft für Arbeitssicherheit und ein Betriebsarzt gemäß Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) i. V. m. DGUV Vorschrift 2 bestellt oder vertraglich eingebunden. Des Weiteren hat der Auftragnehmer – soweit nach § 22 SGB VII erforderlich (in der Regel ab 20 Beschäftigten) – ausgebildete Sicherheitsbeauftragte in ausreichender Zahl schriftlich zu benennen. Die Sicherheitsbeauftragten unterstützen bei der Unfallverhütung im Betrieb und arbeiten mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie dem Betriebsarzt zusammen. Der Auftragnehmer erbringt auf Verlangen Nachweise über die Qualifikation dieser Personen, etwa Bestätigungen über die Ausbildung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit, Teilnahmebescheinigungen an Schulungen für Sicherheitsbeauftragte oder sonstige einschlägige Zertifikate. Ferner sind die für das Objekt zuständigen Führungskräfte (Objektleiter, Vorarbeiter) in Arbeitsschutzthemen besonders unterwiesen, sodass sie ihre Aufsichtspflichten zur Sicherstellung der Schutzmaßnahmen wahrnehmen können. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber die Kontaktinformationen der betreuenden Fachkraft für Arbeitssicherheit und des Betriebsarztes sowie der benannten Sicherheitsbeauftragten mit.

Auch aus kaufmännischer Sicht wird dem Arbeitsschutz im Rahmen dieses Vertrags hohe Bedeutung beigemessen.

• Einkalkulation von Sicherheitsmaßnahmen: Der Auftragnehmer bestätigt, dass alle zur Erfüllung der vorstehend genannten Sicherheitsanforderungen erforderlichen Aufwendungen (z. B. Schulungskosten, Prüfgebühren, Schutzausrüstung, organisatorischer Aufwand) in seine Preise einkalkuliert sind. Es erfolgt keine gesonderte Vergütung für die Erfüllung gesetzlicher oder vertraglich vereinbarter Arbeitsschutzpflichten. Insbesondere können Nachweise, Konzepte und Prüfungen, die dem gewöhnlichen gesetzlichen Pflichtenkreis des Auftragnehmers zuzurechnen sind, nicht gesondert in Rechnung gestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Arbeitsschutzmaßnahmen integraler Bestandteil der Leistungserbringung sind und nicht als Zusatzleistung behandelt werden.

• Nachweispflichten als Vertragsleistung: Das fristgerechte und vollständige Erbringen der geforderten Sicherheitsnachweise gilt als vertragliche Hauptpflicht des Auftragnehmers. Erfüllt der Auftragnehmer diese Pflichten nicht oder nicht vollständig, ist der Auftraggeber berechtigt, Zahlungen in angemessenem Umfang zurückzubehalten, bis die Nachweise erbracht sind. Kommt der Auftragnehmer seinen Nachweispflichten trotz Aufforderung und Nachfristsetzung nicht nach, kann der Auftraggeber einen Dritten mit der Überprüfung oder Erstellung der fehlenden Nachweise beauftragen. Die dadurch entstehenden Kosten trägt der Auftragnehmer. Weitergehende vertragliche Einbehalte oder Schadenersatzansprüche des Auftraggebers bei Verstoß gegen Arbeitsschutzpflichten bleiben unberührt.

• Konsequenzen bei Nichterfüllung: Verletzt der Auftragnehmer die in diesem Anhang geregelten Pflichten (etwa unterlässt er notwendige Prüfungen oder reicht Sicherheitskonzepte nicht ein), stellt dies einen wesentlichen Mangel in der Leistungserbringung dar. In Abhängigkeit von Schwere und Dauer des Verstoßes kann der Auftraggeber folgende Konsequenzen ziehen: a) angemessene Vertragsstrafen verhängen (sofern im Hauptvertrag vorgesehen), b) den Eintritt einer Auflösung von Gefahren durch eigene Maßnahmen veranlassen und dem Auftragnehmer die Kosten belasten (z. B. Ersatzbeschaffung von fehlender PSA, externe Sicherheitsüberprüfungen), c) im Wiederholungs- oder Schwerstfall den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen. Gesetzliche Ansprüche des Auftraggebers auf Schadenersatz – etwa wenn ihm durch Arbeitsunfälle oder Behördenverfahren infolge vom Auftragnehmer verschuldeter Sicherheitsmängel ein Schaden entsteht – werden durch diese Vertragsstrafenregelung nicht ausgeschlossen.

• Bonusregelungen bei vorbildlicher Umsetzung: Für den Fall einer exemplarischen Vertragserfüllung im Bereich Arbeitsschutz können die Parteien Bonusanreize vereinbaren. Zeigt der Auftragnehmer eine über das übliche Maß hinausgehende präventive Sicherheitskultur und werden während der Vertragslaufzeit hervorragende Ergebnisse erzielt (z. B. keine meldepflichtigen Unfälle, wiederholte positive Sicherheitsaudits ohne Beanstandungen, proaktive Vorschläge zur Sicherheitsverbesserung), kann der Auftraggeber nach billigem Ermessen einen Bonus gewähren. Dieser kann etwa in Form einer einmaligen Prämienzahlung, einer positiven Bewertung für Folgeaufträge oder einer Vertragsverlängerungsoption erfolgen. Ein Anspruch hierauf besteht jedoch nur, wenn eine entsprechende Bonusvereinbarung schriftlich getroffen wurde. Ziel dieser Regelung ist es, den Auftragnehmer zu vorbildlicher Umsetzung aller Sicherheitsvorgaben zu motivieren, wovon beide Vertragsparteien (etwa durch geringere Ausfallzeiten und höhere Effizienz) profitieren.

• Versicherung und Haftungsvorsorge: Der Auftragnehmer garantiert, über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden zu verfügen, welche auch Schäden aus Verletzungen von Arbeitsschutzpflichten mit abdeckt. Auf Verlangen ist dem Auftraggeber der Versicherungsnachweis vorzulegen. Ferner stellt der Auftragnehmer den Auftraggeber von etwaigen Rückgriffsansprüchen der Unfallversicherungsträger frei, sofern der Auftragnehmer oder seine Erfüllungsgehilfen Arbeitsschutzpflichten schuldhaft verletzen und dadurch ein Versicherungsfall verursacht wird. Diese Freistellungsvereinbarung unterstreicht die finanzielle Verantwortung des Auftragnehmers für ein sicheres Arbeiten.

• Betreiberverantwortung und Pflichtenübertragung: Der Auftraggeber weist darauf hin, dass er als Eigentümer/Betreiber der betreffenden Immobilie grundsätzlich eine umfassende Betreiberverantwortung trägt, d. h. alle zumutbaren Vorkehrungen zur Gefahrenabwehr für Personen und Sachwerte zu treffen hat. Durch diesen Reinigungsvertrag sollen bestimmte Betreiberpflichten (insbesondere solche des Arbeitsschutzes und der Verkehrssicherung) im Rahmen des rechtlich Zulässigen auf den Auftragnehmer übertragen werden. Der Auftragnehmer übernimmt im übertragenen Umfang die Verantwortung für die ordnungsgemäße Erfüllung dieser Pflichten und verpflichtet sich, den Auftraggeber insoweit von Ansprüchen Dritter freizustellen, die aus einer Verletzung der übernommenen Pflichten resultieren. Der Auftraggeber bleibt seinerseits verpflichtet, die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung des Auftragnehmers angemessen zu überwachen und zu koordinieren. Beide Parteien stimmen darin überein, dass eine völlige Entbindung des Auftraggebers von seiner Betreiberverantwortung gesetzlich nicht möglich ist. Die Vertragsparteien legen daher die übertragenen Pflichten sowie Zuständigkeiten ausdrücklich und detailliert im Vertrag fest, um eine klare Abgrenzung zu schaffen. Der Auftragnehmer bestätigt, dass er über die zur Übernahme dieser Pflichten erforderliche Fachkunde, Zuverlässigkeit und Mittel verfügt. Für den Fall, dass sich im Vertragsverlauf Änderungen ergeben (etwa neue Gefahren, geänderte Vorschriften), werden die Pflichtenverteilungen einvernehmlich angepasst.

• Nachweisführung im Haftungsfall: Im Ereignis eines Unfalls, Schadens oder sonstigen sicherheitsrelevanten Vorfalls stellen beide Parteien sicher, dass eine lückenlose Nachweisführung zur Ursachenaufklärung und Haftungsverteilung möglich ist. Der Auftragnehmer führt sämtliche sicherheitsrelevanten Aufzeichnungen sorgfältig und geordnet. Dies umfasst insbesondere: Prüfprotokolle von Arbeitsmitteln, Unterweisungsnachweise der Beschäftigten, Gefährdungsbeurteilungen, Wartungs- und Inspektionsberichte sowie Unfallmeldungen. Tritt ein Arbeitsunfall oder beinahe Unfall auf, informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich und erstellt eine Unfallmeldung gemäß § 193 SGB VII, die vom zuständigen Unfallversicherungsträger vorgeschriebenen Inhalt aufweist. Der Auftragnehmer bewahrt Kopien aller Unfallanzeigen mindestens 5 Jahre auf (gesetzliche Aufbewahrungsfrist) und unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung etwaiger Meldepflichten (z. B. gegenüber Behörden). Beide Parteien arbeiten im Haftungsfall eng zusammen und gewähren einander sowie den Ermittlungsbehörden Einsicht in die relevanten Dokumente. Besonders wird der Auftragnehmer, sollte es zu Personenschäden kommen, darlegen können, dass er seinen Pflichten nachgekommen ist (Stichwort Exkulpation durch Dokumentation): Eine sorgfältige Dokumentation des ordnungsgemäßen Handelns (z. B. regelmäßige Wartung und Unterweisung) bietet den besten Haftungsschutz. Verlangt der Auftraggeber stichprobenartig Einsicht in bestimmte Nachweise (etwa um seiner Kontrollpflicht als Betreiber nachzukommen oder um sich von der Qualifikation des Personals zu überzeugen), wird der Auftragnehmer dem innerhalb angemessener Frist nachkommen. Dies betrifft z. B. die Vorlage von Schulungsnachweisen der Reinigungskräfte, Zertifikaten der befähigten Prüfer oder Wartungsnachweisen für Maschinen. Die Herausgabe personenbezo gener Daten erfolgt unter Wahrung des Datenschutzes, wobei anonymisierte oder geschwärzte Dokumente zulässig sind, sofern der Nachweiszweck dadurch erfüllt wird.

• Aufbewahrungsfristen und Dokumentationspflichten: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Sicherheitsnachweise für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume aufzubewahren und dem Auftraggeber bei Vertragsende auszuhändigen, soweit diese das Objekt betreffen. Soweit keine speziellen gesetzlichen Fristen bestehen, gilt eine allgemeine Aufbewahrungsfrist von mindestens 3 Jahren nach Vertragsende, sofern nicht im Einzelfall längere Fristen angebracht sind. Insbesondere sind Prüfaufzeichnungen gemäß § 14 Abs. 7 BetrSichV mindestens bis zur nächsten entsprechenden Prüfung aufzubewahren, Unterweisungsnachweise der Beschäftigten mindestens für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses (empfohlen mindestens 2 Jahre über das Ausscheiden hinaus) und Gefährdungsbeurteilungen für die Dauer der Gültigkeit plus mindestens 3 Jahre. Für bestimmte Dokumente gelten abweichende Vorgaben: So sind z. B. Unfallanzeigen nach § 193 Abs. 2 SGB VII fünf Jahre aufzubewahren, Expositionsverzeichnisse bei Gefahrstoff- oder Biostoffexposition 30 Jahre (§ 14 GefStoffV, § 11 BioStoffV), etc. Der Auftragnehmer richtet ein Dokumentationssystem ein (in Papier- oder elektronischer Form), welches die Fristen und die Ablage aller sicherheitsrelevanten Dokumente organisiert. Auf Verlangen weist der Auftragnehmer die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen nach (z. B. durch Vorlage eines Dokumentenverzeichnisses oder eines Auszugs aus dem Rechtskataster).

• Prüfpflichten und Sanktionen: Der Auftragnehmer ist sich bewusst, dass Verstöße gegen arbeitsschutzrechtliche Vorschriften nicht nur zivilrechtliche, sondern auch öffentlich-rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Daher wird klargestellt: Die Einhaltung aller Prüf- und Sorgfaltspflichten gemäß den anwendbaren Gesetzen (u. a. ArbSchG, BetrSichV, ArbStättV, GefStoffV, DGUV-Vorschriften) ist unabdingbare Vertragspflicht. Kommt der Auftragnehmer diesen Pflichten nicht nach, trägt er die Verantwortung für etwaige daraus entstehende Schäden und Sanktionen. Behörden können bei Verstößen Bußgelder oder Auflagen erteilen; sollten solche aufgrund eines Verschuldens des Auftragnehmers verhängt werden, stellt er den Auftraggeber von entsprechenden Bescheiden frei. Der Auftraggeber behält sich vor, bei gravierenden Verstößen eigenständig die zuständigen Aufsichtsbehörden zu informieren, um seiner gesetzlichen Verantwortung nachzukommen. Im Innenverhältnis gilt: Verstöße gegen Sicherheitsauflagen stellen einen wichtigen Grund zur Vertragskündigung dar, falls der Auftragnehmer nicht unverzüglich Abhilfe schafft. Vor einer Kündigung wird dem Auftragnehmer Gelegenheit gegeben, binnen angemessener Frist alle Versäumnisse zu beseitigen. Zusätzlich kann der Auftraggeber bei wiederholten oder groben Verstößen Vertragsstrafen geltend machen, sofern im Hauptvertrag eine entsprechende Klausel vereinbart wurde.

Für die Durchführung dieses Vertrags sind zahlreiche gesetzliche und normative Grundlagen zu beachten, die den Arbeitsschutz und die technische Sicherheit regeln. Die wichtigsten Rechtsvorschriften und Normen – die allesamt im Reinigungsumfeld Anwendung finden – werden nachfolgend aufgeführt.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Das ArbSchG bildet die zentrale gesetzliche Grundlage für den betrieblichen Arbeitsschutz. Es verpflichtet den Arbeitgeber, durch geeignete Maßnahmen Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu gewährleisten. Wesentliche Pflichten aus dem ArbSchG sind z. B. die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen (§ 5 ArbSchG), die Dokumentation derselben (§ 6 ArbSchG), die Organisation von Erster Hilfe und Notfallmaßnahmen (§ 10 ArbSchG) sowie die Unterweisung der Beschäftigten (§ 12 ArbSchG). Der Auftragnehmer bestätigt, dass er alle ArbSchG-Pflichten erfüllt und insbesondere ein Arbeitsschutzmanagement implementiert hat, das den Grundsätzen § 4 ArbSchG (u. a. Gefahrenquelle bekämpfen, Prävention vor Schadensbehebung, Anpassung an den Stand der Technik) entspricht.

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Die BetrSichV regelt die Bereitstellung und Benutzung von Arbeitsmitteln sowie den Betrieb überwachungsbedürftiger Anlagen. Für den Reinigungsbetrieb relevant sind insbesondere die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung vor Verwendung von Arbeitsmitteln (§ 3 BetrSichV), Anforderungen an die sichere Bereitstellung von Arbeitsmitteln (§§ 4–6 BetrSichV), Unterweisung und Befähigung der Beschäftigten bei besonderen Tätigkeiten (§ 12 BetrSichV) sowie die Pflicht zu regelmäßigen Prüfungen von Arbeitsmitteln (§ 14 BetrSichV). Der Auftragnehmer stellt sicher, dass z. B. Leitern, Tritte, Maschinen und elektrische Geräte den Vorschriften der BetrSichV entsprechen und nur in ordnungsgemäßem Zustand betrieben werden. Prüfungen und Kontrollen werden nach Maßgabe der TRBS (Technische Regeln für Betriebssicherheit) durchgeführt und dokumentiert. Insbesondere die Pflicht zur Dokumentation von Prüfergebnissen und deren Aufbewahrung wird beachtet (vgl. § 14 Abs. 7 BetrSichV: Aufzeichnungen der Prüfungen sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren). Sofern überwachungsbedürftige Anlagen (z. B. Druckbehälter, Aufzüge) vom Auftragnehmer genutzt würden, sind zusätzlich die besonderen Vorschriften der BetrSichV (§§ 15–18) einzuhalten – im Regelfall betreffen solche Anlagen jedoch den Verantwortungsbereich des Auftraggebers.

• DGUV-Vorschriften und Regeln: Hierbei handelt es sich um das autonomes Satzungsrecht der Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaften), früher als UVVen bezeichnet. Die DGUV-Vorschriften sind für den Auftragnehmer verbindlich und ergänzen bzw. konkretisieren staatliche Arbeitsschutzvorschriften. Besonders relevant sind: DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“, die allgemeine Pflichten aller Unternehmen zum Arbeitsschutz enthält (z. B. Auswahl geeigneter Fremdfirmen und Pflicht zur Zusammenarbeit nach § 6 DGUV V1); DGUV Vorschrift 2, die die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung regelt (siehe oben Punkt 2, Qualifikationen); DGUV Vorschrift 3 „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“, welche die regelmäßige Prüfung elektrischer Betriebsmittel fordert (in Nachfolge der ehemaligen BGV A3); sowie branchenspezifische Regeln wie die DGUV Regel 101-605 „Branche Gebäudereinigung“, die für typische Tätigkeiten der Gebäudereinigung (z. B. Glasreinigung auf Gerüsten, Bodenreinigung, Umgang mit Reinigungsmitteln) praxisnahe Sicherheitsmaßnahmen beschreibt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, all diese Vorschriften umzusetzen. Die Einhaltung wird durch die BG des Auftragnehmers überwacht; der Auftragnehmer gestattet im Bedarfsfall dem Präventionsdienst der BG oder dem Auftraggeber die Durchführung von Sicherheitsaudits vor Ort.

• Technische Regeln und Normen (VDE, DIN, ISO): Im Rahmen der Gefahrenprävention sind diverse technische Normen zu beachten. Genannt sei insbesondere die DIN VDE 0701-0702, welche das Verfahren zur Prüfung von reparierten und von ortsveränderlichen elektrischen Geräten regelt – sie dient als anerkannte Regel der Technik zur Erfüllung der Prüfpflichten nach BetrSichV und DGUV V3. Des Weiteren gelten einschlägige DIN-Normen und ISO-Standards im Bereich Arbeits- und Gebäudesicherheit, soweit relevant (z. B. DIN EN 13501 für Brandschutzklassifizierungen von Materialien in Sonderbereichen, ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagementsysteme beim Auftragnehmer). Diese Normen werden als Stand der Technik im Sinne des ArbSchG betrachtet und vom Auftragnehmer beachtet. Falls der Auftraggeber eigene technische Standards vorgibt (z. B. hinsichtlich der Verwendung bestimmter geprüfter Produkte oder Verfahren), sind diese vertraglich mitzuteilen und vom Auftragnehmer ebenfalls einzuhalten.

• VDI-Richtlinie 3810 / GEFMA Richtlinie 190: Diese beiden Regelwerke bilden anerkannte Leitfäden für das Betreiben von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen und definieren die Pflichten der Betreiber im Facility Management. VDI 3810 (gemeinsam herausgegeben mit GEFMA als VDI/GEFMA 3810) liefert praxisorientierte Vorgaben, wie Betreiberpflichten – etwa Instandhaltungs-, Prüf- und Dokumentationspflichten – organisatorisch umzusetzen sind, um Sicherheit und Werterhalt von Gebäuden zu gewährleisten. GEFMA 190 wiederum fokussiert auf die Betreiberverantwortung im Facility Management und beschreibt, wie Pflichten wirksam delegiert und kontrolliert werden können. Im Kontext dieses Reinigungsvertrags bedeutet das: Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber dabei, dessen Betreiberverantwortung im Bereich Reinigung zu erfüllen, indem er alle sicherheitsrelevanten Aufgaben zuverlässig ausführt und dokumentiert. Die in GEFMA 190 beschriebenen Grundsätze (z. B. klare Aufgabenbeschreibungen, Kompetenznachweise, Kontrollmechanismen) werden bei der Ausgestaltung der Zusammenarbeit berücksichtigt. Der Auftragnehmer erklärt, die Richtlinien VDI 3810 und GEFMA 190 zu kennen und ihre für ihn einschlägigen Inhalte (etwa regelmäßige Wartung von Geräten, Führung eines Prüfkatasters, Wahrnehmung von Verkehrssicherungspflichten auf den von ihm gereinigten Flächen) proaktiv umzusetzen.

• Gefahrstoffrecht (GefStoffV, TRGS) und Umweltschutz: Die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) und die hierzu erlassenen Technischen Regeln (TRGS) sind zwingend zu beachten, sobald der Auftragnehmer mit gefährlichen Substanzen umgeht. Für die Reinigung bedeutet dies: Bei Einsatz von Gefahrstoffen (z. B. starke Reinigungs- oder Desinfektionsmittel, Säuren/Basen, Lösungsmittel) müssen Gefährdungsbeurteilungen nach § 6 GefStoffV durchgeführt, Schutzmaßnahmen entsprechend der GefStoffV (insb. § 8 – Allgemeine Schutzmaßnahmen, § 14 – Betriebsanweisungen und Unterweisung) ergriffen und die Beschäftigten durch eine fachkundige Person unterwiesen werden. Zudem ist ein Gefahrstoffverzeichnis zu führen. Die TRGS, z. B. TRGS 400 (Gefährdungsbeurteilung für Gefahrstoffe) und TRGS 555 (Betriebsanweisung und Information der Beschäftigten), dienen als Richtschnur für die korrekte Umsetzung. Im Bereich Umweltschutz stellt der Auftragnehmer sicher, dass bei der Entsorgung von Abfällen (etwa Chemikalienresten oder verschmutzten Materialien) alle abfall- und umweltrechtlichen Pflichten erfüllt werden – dies betrifft jedoch eher Randbereiche und ist im Zweifel separat im Entsorgungskonzept zu regeln.

• Sonstige einschlägige Vorschriften: Je nach Einsatzbereich der Reinigung können weitere Rechtsnormen relevant werden. Beispiele: die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), die Anforderungen an die Beschaffenheit der Arbeitsstätte stellt (z. B. ausreichende Beleuchtung und Sicherheitseinrichtungen – relevant, wenn Reinigungskräfte außerhalb der Normalzeiten allein im Gebäude tätig sind); die Biostoffverordnung (BioStoffV), sofern in hochinfektiösen Bereichen (Labore, medizinische Einrichtungen) gereinigt wird; spezielle Verordnungen für bestimmte Branchen (z. B. Lebensmittelhygieneverordnung bei Reinigung in Küchenbetrieben). Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auch derartige spezielle Vorschriften einzuhalten, falls sie im Rahmen der vertraglichen Leistung zur Anwendung kommen, und sich hierzu erforderlichenfalls mit dem Auftraggeber abzustimmen.

Abschließend werden wichtige arbeitsschutzbezogene Einzelaspekte aufgeführt, die im Rahmen der Leistungserbringung besondere Beachtung finden.

• Unterweisungen gem. § 12 ArbSchG: Der Auftragnehmer unterweist alle bei ihm beschäftigten Reinigungskräfte sowie ggf. eingesetzte Subunternehmer-Mitarbeiter gründlich und regelmäßig in den Themen Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Die Unterweisung erfolgt vor Aufnahme der Tätigkeit (z. B. vor dem Ersteinsatz in dem Objekt) und wird an die spezifischen Gefahren des jeweiligen Arbeitsplatzes angepasst. Außerdem wird mindestens einmal jährlich eine Sicherheitsunterweisung durchgeführt, in der alle relevanten Aspekte (Umgang mit Arbeitsmitteln, Gefahrstoffen, ergonomisches Arbeiten, Verhalten im Notfall, PSA-Trageweise etc.) aufgefrischt werden – häufiger, sofern dies aufgrund der Gefährdungsentwicklung oder Änderungen erforderlich ist. Zusätzliche Unterweisungen finden anlassbezogen statt, z. B. bei Einführung neuer Arbeitsmittel, neuen Verfahren oder nach Unfällen/Beinaheunfällen. Der Auftragnehmer führt über jede Unterweisung Nachweise (Teilnehmerliste mit Datum, Inhalten und Unterschrift der Unterwiesenen) und bewahrt diese Nachweise, wie in Abschnitt 4 beschrieben, ordnungsgemäß auf. Der Auftraggeber kann stichprobenartig verlangen, die Unterweisungsnachweise einzusehen, um sich von der ordnungsgemäßen Schulung der im Objekt eingesetzten Personen zu überzeugen.

• Infektionsschutz und Hygienemaßnahmen (IfSG): Werden vom Auftragnehmer Tätigkeiten in Bereichen ausgeführt, in denen Infektionsgefahren bestehen (z. B. Reinigung von Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, Laboratorien oder sanitären Anlagen mit besonderem Hygieneanspruch), hat der Auftragnehmer alle einschlägigen Vorschriften des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) und der arbeitsmedizinischen Vorsorge umzusetzen. Insbesondere verpflichtet sich der Auftragnehmer, nur Personal einzusetzen, das die ggf. gesetzlich vorgeschriebenen Impfungen oder Immunitätsnachweise vorweisen kann. (Beispiel: Reinigungspersonal in einer Gesundheitseinrichtung muss gemäß § 23a IfSG i. V. m. § 20 Abs. 8 IfSG einen Masernimpfschutz oder Immunitätsnachweis besitzen, sofern die Tätigkeit in einer dort genannten Einrichtung erfolgt.) Entsprechende Impfnachweise oder ärztliche Bescheinigungen werden vom Auftragnehmer vor Einstellung überprüft und dokumentiert. Des Weiteren sind alle Mitarbeiter in den geltenden Hygieneplänen und Infektionsschutzmaßnahmen der Einrichtung zu unterweisen – hierzu holt der Auftragnehmer vom Auftraggeber die erforderlichen Informationen (Hygienepläne, Desinfektionspläne etc.) ein. Persönliche Schutzausrüstung zum Infektionsschutz (z. B. Einweghandschuhe, Schutzkittel, Mund-Nasen-Schutz oder FFP-Masken) wird vom Auftragnehmer bereitgestellt und deren Anwendung überwacht. Im Falle meldepflichtiger Krankheiten nach IfSG stellt der Auftragnehmer sicher, dass seine Mitarbeiter die Meldewege kennen und zügig einhalten, und informiert auch den Auftraggeber unverzüglich, sofern ein Infektionsverdacht besteht, der für den Auftragsort relevant ist. Zusätzlich trägt der Auftragnehmer dafür Sorge, dass im Pandemiefall (wie z. B. COVID-19) die jeweils aktuellen betrieblichen und behördlichen Vorgaben umgesetzt werden – etwa 3G/2G-Zugangsregeln, Testkonzepte oder Quarantänevorgaben – und stimmt sich hierzu mit dem Auftraggeber ab.

• SCC-Zertifizierung (Safety Certificate Contractors): Falls vom Auftraggeber oder aufgrund der Art des Einsatzbereichs (etwa in Chemieindustrie, Petrochemie oder anderen hochsensiblen Industriebereichen) gefordert, muss der Auftragnehmer ein gültiges SCC-Zertifikat oder ein vergleichbares zertifiziertes Arbeitsschutzmanagement nachweisen. Ein SCC-zertifizierter Auftragnehmer erfüllt definierte hohe Standards in Sachen Arbeitsschutzorganisation, Schulung und Unfallkennzahlen. Liegt ein SCC**-Zertifikat (SCCP bei Petrochemie) oder vergleichbar vor, ist dessen Gültigkeit über die gesamte Vertragslaufzeit sicherzustellen. Der Auftragnehmer übermittelt dem Auftraggeber eine Kopie des Zertifikats sowie gegebenenfalls jährliche Zwischenaudit-Berichte oder Rezertifizierungsnachweise. Sollte kein SCC gefordert sein, jedoch der Auftragnehmer über ein solches verfügen, wird dies positiv gewertet. Unabhängig von einer Zertifizierung sorgt der Auftragnehmer dafür, dass die Zehn goldenen SCC-Regeln (oder analoge Grundregeln der Arbeitssicherheit) den Beschäftigten bekannt sind und eingehalten werden (z. B. Arbeiten nur mit Arbeitserlaubnis bei gefährlichen Tätigkeiten, konsequentes PSA-Tragen, Stop-Arbeit-Regel bei Unsicherheit).

• Impfnachweise und Gesundheitsvorsorge: Neben dem bereits erwähnten Masernschutz prüft der Auftragnehmer je nach Einsatzgebiet weitere Impf- oder Immunitätsnachweise seiner Mitarbeiter: Beispielsweise Immunisierung gegen Hepatitis B bei Reinigung in medizinischen Bereichen mit Blutkontakt, jährliche Grippeschutzimpfung bei Einsatz in sensiblen Bereichen, usw., jeweils sofern empfohlen oder vorgeschrieben. Ferner stellt der Auftragnehmer die erforderliche arbeitsmedizinische Vorsorge sicher. Dies umfasst Pflichtvorsorge (z. B. G 26 Atemschutzuntersuchung, falls mit Atemschutz gearbeitet werden muss; G 42 Vorsorge bei Tätigkeiten mit Infektionsgefährdung; G 37 Bildschirmarbeitsplatz, falls relevant für Verwaltungspersonal) sowie Angebotsvorsorge (z. B. G 25 Fahr-, Steuer- und Überwachungstätigkeiten, falls Fahrzeuge oder Maschinen bedient werden). Die Vorsorgeuntersuchungen werden in den vom Gesetzgeber vorgesehenen Intervallen durch Betriebsarzt angeboten bzw. durchgeführt und schriftlich dokumentiert. Impfnachweise und Vorsorgebescheinigungen werden vertraulich behandelt, aber der Auftragnehmer bestätigt dem Auftraggeber auf Anforderung anonymisiert, dass alle Mitarbeiter die erforderlichen Untersuchungen/Impfungen erhalten haben (z. B. indem er eine Liste der betroffenen Tätigkeiten und den Status „Vorsorge erfolgt am [Datum]“ liefert).

• Gefährdungsbeurteilungen und Einsatzanweisungen: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die in Abschnitt 2 beschriebenen Gefährdungsbeurteilungen nicht nur formell vorliegen, sondern praktisch umgesetzt werden. Jede Reinigungskraft erhält vor Ort konkrete Einsatzanweisungen, die aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet sind. Beispielsweise sind für Arbeiten mit Absturzgefahr (Fensterreinigung in größeren Höhen) schriftliche Arbeitsanweisungen vorhanden, die Einsatz von Steiggeräten, Absperrungen und PSA gegen Absturz regeln. Für Tätigkeiten mit gefährlichen Stoffen sind Dosier- und Anwendungshinweise gegeben, um Exposition zu minimieren. Die Führungskräfte überprüfen die Einhaltung dieser Anweisungen regelmäßig. Sollten Mitarbeiter Verstöße beobachten oder Sicherheitsbedenken haben, wird ihnen ermöglicht, dies ohne Angst vor Sanktionen zu melden („Stop Work Authority“), und der Auftragnehmer wird solchen Meldungen umgehend nachgehen.

• Persönliche Schutzausrüstung (PSA): Der Auftragnehmer verpflichtet sich, allen Mitarbeitern die nach Gefährdungsbeurteilung erforderliche PSA kostenfrei zur Verfügung zu stellen, in funktionsfähigem Zustand zu halten und deren Gebrauch durchzusetzen. Typische PSA im Gebäudereinigungsbereich sind z. B.: Arbeitsschutzkleidung oder -kittel, rutschfeste und kappenbestückte Sicherheitsschuhe (mind. S1 oder S2 je nach Umfeld), Schutzhandschuhe gegen mechanische oder chemische Risiken, Schutzbrillen bei Spritzgefahr von Chemikalien, Gehörschutz bei lauten Maschinen, ggf. Atemschutzmasken bei Stäuben oder Aerosolen, und falls Höhenarbeiten: Auffanggurte mit entsprechender Anschlageinrichtung. Der Auftragnehmer dokumentiert die Ausgabe der PSA an jeden Mitarbeiter (Art der PSA, Datum der Ausgabe) und sorgt für rechtzeitigen Ersatz bei Verschleiß. Bestimmte PSA unterliegen selbst Prüfpflichten – z. B. Auffanggurte und Höhensicherungsgeräte müssen mindestens jährlich durch Sachkundige geprüft werden, wofür Prüfzertifikate vorzulegen sind. Der Auftragnehmer unterweist die Beschäftigten im korrekten Gebrauch, in der Aufbewahrung und Pflege der PSA (gemäß § 3 PSA-Benutzungsverordnung und § 12 ArbSchG) und kontrolliert stichprobenhaft, dass PSA tatsächlich getragen wird. Sollten Mitarbeiter wiederholt PSA verweigern, ergreift der Auftragnehmer arbeitsrechtliche Maßnahmen im Rahmen seiner Fürsorgepflicht. PSA-Nachweise (Einkaufsrechnungen, Prüfprotokolle, Unterweisungsdokumente) werden aufbewahrt, um die Erfüllung dieser Pflichten belegen zu können.

Es wird mit diesem Anhang sichergestellt, dass Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz integraler Bestandteil der vertraglichen Leistung des Auftragnehmers sind. Alle genannten Aspekte – organisatorisch, technisch, kaufmännisch, juristisch, normativ und praxisbezogen – sollen gewährleisten, dass die Reinigungsarbeiten sicher, rechtskonform und nach dem neuesten Stand von Technik und Arbeitsmedizin erfolgen. Beide Vertragsparteien erkennen die Bedeutung von Sicherheitsnachweisen an: Sie dienen nicht nur der Haftungsabsicherung, sondern vor allem dem Schutz der Mitarbeiter und Dritter. Der Auftragnehmer stimmt zu, aktiv an einem hohen Schutzniveau mitzuwirken, und der Auftraggeber verpflichtet sich, die dafür nötigen Informationen, Ressourcen und Kooperation bereitzustellen.

(Die Tabelle enthält exemplarische Auszüge und ist nicht erschöpfend. Alle Prüf- und Nachweispflichten sind vom Auftragnehmer gemäß den jeweils aktuellen gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.)