Anlage: Schulungsnachweise im Gebäudereinigungsvertrag

Technisch betrachtet bestätigen Schulungsnachweise, dass das Reinigungspersonal über die Fachkenntnisse zur sachgerechten Ausführung der Arbeiten verfügt. Dies umfasst zum einen den Umgang mit empfindlichen Materialien und Oberflächen. Geschulte Kräfte wissen beispielsweise, wie sie Kratzer oder Beschädigungen an unterschiedlichen Bodenbelägen, Möbeln oder Glasflächen vermeiden. Zum anderen weisen die Schulungsnachweise Kenntnisse in der korrekten Dosierung und Anwendung von Reinigungsmitteln nach – eine Über- oder Unterdosierung kann sowohl Gesundheitsgefährdungen für Personal und Nutzer als auch Materialschäden verursachen. Darüber hinaus belegen sie die Fähigkeit zur Bedienung spezieller Reinigungsgeräte und -maschinen: etwa der sachkundige Einsatz von automatischen Scheuersaugmaschinen, Hochdruckreinigern oder Hubarbeitsbühnen für die Glas- und Fassadenreinigung. Indem das Personal in neuen Technologien oder Verfahren (z.B. Reinigungsroboter, beschichtete Oberflächen) geschult ist, stellt der Auftragnehmer sicher, dass moderne Reinigungstechnik effizient und ohne Schäden eingesetzt wird. Die technischen Schulungsnachweise untermauern somit, dass die Reinigungsarbeiten fachgerecht, materialschonend und effektiv durchgeführt werden können.

Unter kaufmännischen Gesichtspunkten sind Schulungsanforderungen Teil der Kalkulation und Kostenstruktur des Auftragnehmers. Die Durchführung von Schulungen verursacht Aufwand – sei es durch Schulungskosten, Arbeitszeit oder organisatorische Maßnahmen. In vielen Verträgen ist vorgesehen, dass der Auftragnehmer diese Kosten trägt, da er im Rahmen seiner Leistungserbringung die Qualifikation seines Personals sicherstellen muss. Entsprechende Ausgaben werden vom Auftragnehmer bei der Preisgestaltung berücksichtigt. Für den Auftraggeber stellen nachgewiesene Schulungen hingegen einen Qualitätsnachweis dar: Zertifizierte und fortgebildete Mitarbeiter signalisieren dem Kunden Professionalität und Kompetenz. Dies kann für den Auftraggeber ein Mehrwert sein, da ein hoher Ausbildungsstand des Personals meist mit zuverlässiger Leistung und geringerer Fehlerquote einhergeht. Mitunter werden im Vertrag bestimmte Qualifikationen ausdrücklich als Voraussetzung für die Vergütung festgelegt – beispielsweise könnte vereinbart sein, dass ohne jährliche Sicherheitsunterweisung kein Lohn gezahlt oder ein Teil der Zahlung einbehalten wird, bis die geforderten Schulungsnachweise vorliegen. Insgesamt schaffen klare Regelungen zu Schulungen wirtschaftliche Transparenz: Der Auftragnehmer weiß, welche Investitionen in Personalentwicklung erwartet werden, und der Auftraggeber kann sich auf einen bestimmten Qualitätsstandard des Personals verlassen.

Juristisch betrachtet fallen Schulungsnachweise unter die Sorgfaltspflichten des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer hat eine Verkehrssicherungs- und Fürsorgepflicht gegenüber Mitarbeitern, Kunden und Nutzern: Er muss dafür sorgen, dass sein Personal befähigt ist, die Arbeit sicher und ordnungsgemäß auszuführen. Dokumentierte Unterweisungen dienen hierbei als Beweismittel, dass der Auftragnehmer dieser Pflicht nachgekommen ist. Kommt es etwa zu einem Unfall oder Schaden, kann der Auftragnehmer durch vorgelegte Schulungsnachweise nachweisen, dass die betreffenden Mitarbeiter zuvor ordnungsgemäß in Arbeitssicherheit und Tätigkeit eingewiesen waren. Dies kann Haftungsrisiken deutlich reduzieren, da fehlende oder unterlassene Unterweisungen sowohl strafrechtliche als auch zivilrechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber nach sich ziehen können. So drohen bei Verstößen gegen Unterweisungspflichten behördliche Bußgelder oder – im Falle eines Unfalls durch mangelnde Unterweisung – sogar strafrechtliche Tatbestände (z.B. fahrlässige Körperverletzung) und Regressansprüche der Berufsgenossenschaft. Schulungsnachweise sind somit ein elementarer Bestandteil der Entlastungsbeweise des Auftragnehmers in juristischer Hinsicht.

Ein Reinigungsvertrag sollte ferner klar festhalten, welche konkreten Schulungs- bzw. Qualifikationsnachweise vom Auftragnehmer verlangt werden. Je nach Einsatzgebiet können spezielle Zertifikate vertraglich vorgeschrieben sein – etwa ein Sachkundenachweis für Desinfektion bei Hygienereinigungen in Krankenhäusern oder ein Bedienerausweis für Hebebühnen bei Hochglasreinigungen. Der Vertrag sollte auch regeln, was passiert, wenn der Auftragnehmer diese Nachweise nicht erbringt: Häufig werden Vertragsstrafen oder ein Recht zur Ersatzvornahme vorgesehen. Ein Beispiel aus der Praxis sind Klauseln, wonach bei fehlenden Schulungsdokumenten nach Fristablauf Strafzahlungen fällig werden (z.B. 0,2% der jährlichen Reinigungspauschale pro verspätetem Tag der Nachweisvorlage). Schließlich ist in juristischer Hinsicht auch der Datenschutz zu berücksichtigen, da die Schulungsnachweise personenbezogene Daten der Mitarbeiter (Namen, Zertifikate, ggf. Geburtsdaten) enthalten. Der Vertrag sollte definieren, wie diese Daten in den Anlagen gehandhabt werden – etwa dass sie vertraulich behandelt und nur zum Zweck der Vertragsdurchführung genutzt werden. So wird sichergestellt, dass die rechtlichen Vorgaben (z.B. gemäß DSGVO) beim Umgang mit Mitarbeiterdaten in Schulungsnachweisen eingehalten werden.

Die normativen Rahmenbedingungen – also branchenspezifische Regeln, Unfallverhütungsvorschriften und anerkannte Standards – spielen bei Schulungsnachweisen eine große Rolle. In Deutschland fordern berufsgenossenschaftliche Vorschriften regelmäßige Unterweisungen: Die DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention) schreibt vor, dass Mitarbeiter mindestens einmal jährlich in Arbeitssicherheit zu unterweisen sind und dies schriftlich zu dokumentieren ist. Diese Unterweisungspflicht ist verbindlich und wird von den Unfallversicherungsträgern überwacht. Darüber hinaus gibt es spezielle Vorgaben, etwa verlangt § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz für Beschäftigte unter 18 Jahren eine Unterweisung alle sechs Monate. Solche normativen Anforderungen fließen implizit in Reinigungsverträge ein, indem vom Auftragnehmer erwartet wird, dass er alle vorgeschriebenen Schulungen durchführt und belegt.

Neben gesetzlichen Vorgaben beeinflussen auch internationale Normen und Qualitätsstandards die Schulungsanforderungen. Ein Beispiel ist ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement), die von Unternehmen verlangt, systematisch die Kompetenzen für sicherheitsrelevante Tätigkeiten nachzuweisen und alle Risiken durch geeignete Qualifizierung der Mitarbeiter zu minimieren. Zertifizierte Reinigungsunternehmen nach ISO 45001 müssen zeigen, dass für alle wesentlichen Arbeitsbereiche Gefahren ermittelt und Schulungsmaßnahmen umgesetzt werden, inklusive Dokumentation dieser Maßnahmen. Auch ISO 9001 (Qualitätsmanagement) impliziert eine fortlaufende Weiterbildung des Personals, um Qualität zu sichern. In der Gebäudereinigungsbranche existieren zudem anerkannte Weiterbildungsabschlüsse – etwa der geprüfte Objektleiter Gebäudereinigung oder geprüfte Vorarbeiter – die als Qualitätsmerkmal gelten. Ein Auftraggeber kann in Ausschreibungen z.B. verlangen, dass der Objektleiter ein entsprechendes Zertifikat besitzt, um die Fach- und Führungskompetenz sicherzustellen. Insgesamt stellen normative Aspekte sicher, dass Schulungsnachweise nicht willkürlich sind, sondern branchenüblichen Standards und Vorschriften folgen, wodurch ein vergleichbares Qualitätsniveau am Markt entsteht.

Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz der Beschäftigten sind Kernpunkte, weshalb Schulungsnachweise in Reinigungsverträgen unerlässlich sind. Sie dokumentieren, dass alle Reinigungskräfte in den relevanten Sicherheits- und Gesundheitsrisiken unterwiesen wurden. Beispielsweise müssen Mitarbeiter im Umgang mit chemischen Reinigungsmitteln geschult sein – von der Kenntnis der Gefahrstoffsymbole (CLP-Verordnung) bis zur sicheren Anwendung von Desinfektionsmitteln ohne Gefährdung für sich und andere. Weiterhin sind ergonomische Arbeitsweisen ein Schulungsthema, um Verletzungen etwa beim Heben und Tragen schwerer Lasten oder bei ständig wiederkehrenden Bewegungen zu vermeiden. Persönliche Schutzausrüstung (PSA) – wie Schutzhandschuhe, Sicherheitsschuhe, Augenschutz oder gegebenenfalls Atemschutz – ist ein weiterer wichtiger Punkt: Das Personal muss unterrichtet werden, welche PSA bei welcher Tätigkeit zu tragen ist und wie man sie korrekt benutzt. Ebenso können Brandschutz- und Evakuierungsübungen oder Erste-Hilfe-Schulungen vom Auftraggeber gefordert werden, damit die Reinigungskräfte im Ernstfall richtig reagieren können. Gerade in großen Objekten (z.B. Schulen, Krankenhäusern) ist es sinnvoll, dass ein Teil des Reinigungspersonals als Ersthelfer ausgebildet ist, um bei Unfällen vor Ort sofort helfen zu können. All diese Schulungsinhalte dienen dem Ziel, die Sicherheit der Reinigungskräfte selbst sowie der Gebäudenutzer zu gewährleisten. Wenn Reinigungskräfte über Gefahren aufgeklärt sind und richtig handeln können, werden Arbeitsunfälle, Gesundheitsgefahren und Sachschäden minimiert. Schulungsnachweise im Arbeitsschutzbereich belegen daher, dass der Auftragnehmer präventiv tätig ist und die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes (z.B. regelmäßige Sicherheitsunterweisungen und Unterweisung in Notfallmaßnahmen) erfüllt. Für beide Vertragsparteien ist dies von Vorteil: Der Auftragnehmer reduziert Ausfallzeiten und Haftungsrisiken, und der Auftraggeber kann darauf vertrauen, dass der Betrieb durch geschulte Kräfte sicher und störungsfrei abläuft.