Anhang: Preisverzeichnis – Preis- und Kostenübersicht

Das Preisverzeichnis baut auf einer klaren technischen Definition jeder aufgeführten Leistung auf. Für jede Reinigungsart werden die Leistungsinhalte präzise beschrieben, damit keine Missverständnisse entstehen, was genau vom Auftragnehmer geschuldet ist. So wird etwa im Vertrag festgelegt, was unter “Unterhaltsreinigung” zu verstehen ist (z. B. laufende regelmäßige Reinigung von Bodenbelägen, Möblierung, Sanitäranlagen inkl. Entleeren von Abfallbehältern), was eine “Grundreinigung” umfasst (intensive, i. d. R. jährliche Tiefenreinigung inklusive Entfernen alter Pflegefilme und Neubeschichtung von Böden) oder was im Rahmen einer “Glasreinigung” geschuldet ist (Glasflächen einseitig oder zweiseitig, mit oder ohne Rahmenreinigung, Fensterbänke etc.). Besondere Leistungen wie Bauzwischenreinigung/Bauendreinigung (Reinigung während und nach Bauphasen), Schädlingsbekämpfung, Fassadenreinigung, Teppichgrundreinigung oder Desinfektionsreinigung in hygienisch sensiblen Bereichen werden als eigene Positionen mit spezifizierten Leistungsbeschreibungen aufgeführt. Technische Klarheit bedeutet hier, dass zu jeder Preisposition entweder direkt im Preisverzeichnis oder in einer angehängten Leistungsbeschreibung genau erläutert wird, welche Tätigkeiten, Reinigungsmittel und -methoden inkludiert sind und welche nicht. Zum Beispiel kann bei der Praxisreinigung vermerkt sein, dass die Desinfektion bestimmter Oberflächen enthalten ist, bei der Teppichreinigung ob Shampoonieren oder Extrahieren erfolgt, oder bei der Fensterreinigung ob die Rahmen und Falze mitgereinigt werden. Solche Festlegungen vermeiden Unklarheiten und dienen auch als Grundlage für Qualitätskontrollen.

Gerade die erwähnten Sonder- oder Zusatzleistungen erfordern eine eindeutige technische Definition, da ihr Umfang oft projekt- oder objektspezifisch ist. In diesem Anhang werden beispielsweise Grundreinigungen als zusätzlich zu den laufenden Unterhaltsreinigungen definiert, mit Angaben dazu, welche Beläge sie betreffen und in welchen Intervallen sie typischerweise stattfinden (z. B. Grundreinigung von Hartböden jährlich, Teppichgrundreinigung halbjährlich etc.). Bauendreinigungen werden eventuell in Grob- und Feinreinigung unterteilt und umfassen das Entfernen von Bauschutt, Zementschleiern und Feinstaub nach Fertigstellung von Bauarbeiten.

Um unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden gerecht zu werden, können im Preisverzeichnis Preisstaffelungen vorgesehen sein. Beispielsweise kann nach Flächengröße gestaffelt werden: sehr kleine Objekte haben einen gewissen Mindestpreis oder höhere Einheitspreise wegen des unverhältnismäßig hohen Rüstaufwands, während bei sehr großen Flächen Mengenrabatte berücksichtigt werden können. Ebenso kann der Verschmutzungsgrad Einfluss auf den Einheitspreis haben – etwa Unterscheidung zwischen normaler Unterhaltsreinigung und „starker Verschmutzung“ (wo z. B. zusätzliche Grundreinigungsmaßnahmen oder intensive Reinigungsmittel nötig sind). Auch die Reinigungsfrequenz spielt technisch und preislich eine Rolle: Wird seltener gereinigt, ist der Aufwand pro Reinigung meist höher (weil mehr Schmutz anfällt), was ggf. in einem höheren Einzelpreis resultiert. Umgekehrt kann bei täglicher Reinigung der Einheitsaufwand pro Durchgang geringer sein, so dass ein günstigerer Preis pro m² und Reinigung ansetzbar ist. Solche Überlegungen sind im Preisverzeichnis transparent abgebildet, z. B. durch getrennte Positionen für „Bodenreinigung täglich“ vs. „Bodenreinigung wöchentlich“, oder durch mittlere Zuschläge für Sonderreinigungen.

Damit Preise und Leistungen korrekt zusammenpassen, werden auch die Maßeinheiten und Messmethoden technisch festgelegt. Insbesondere die Flächenermittlung erfolgt nach festgelegten Regeln (z. B. auf Basis von Bauplänen nach DIN 277 oder durch einvernehmliche Aufmaß-Begehungen). Die Aufmaßregeln können komplexe Fälle adressieren, etwa ob Wandflächen, Möbelflächen oder schwer zugängliche Bereiche mitzählen. Da VOB/C (Allgemeine Technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen) für Gebäudereinigung keine spezifischen Regeln bereitstellt, kommen hier branchenspezifische Richtlinien zum Einsatz – etwa die RAL-Gütegemeinschaft Gebäudereinigung oder interne Standards des Auftragnehmers – um Einheitlichkeit beim Aufmaß und der Leistungsdefinition zu gewährleisten. All dies stellt sicher, dass die angegebenen Einheitspreise tatsächlich auf einer klar definierten Leistungseinheit beruhen und vergleichbar sowie prüfbar sind.

Es gewährleistet der Abschnitt „Technische Aspekte“, dass das Preisverzeichnis inhaltlich eindeutig ist. Jede Position ist so beschrieben, dass beide Vertragsparteien genau wissen, welche qualitative und quantitative Leistung zum angegebenen Preis geschuldet ist. Dies schafft Verlässlichkeit in der Ausführung und bildet die Grundlage für objektive Leistungsüberprüfung und gegebenenfalls Bonus-/Malus-Regelungen (siehe kaufmännische Aspekte), die an eindeutig definierte Leistungsparameter anknüpfen müssen.

Auf Grundlage der Einheitspreise und der vereinbarten Leistungsumfänge werden für wiederkehrende Leistungen monatliche Pauschalpreise berechnet. Dabei multipliziert man den Einheitspreis mit der Menge der Leistungseinheiten und der Häufigkeit. Zum Beispiel wird aus einem Einheitspreis von X €/m² und einer Reinigungsfläche von Y m² bei Z Reinigungen pro Woche eine Monatspauschale errechnet. Diese Monatspauschalen geben dem Auftraggeber Planungssicherheit über die laufenden Kosten und dem Auftragnehmer eine konstante Vergütung. Im obigen Tabellenbeispiel ergeben die täglichen Büro-Unterhaltsreinigungen und wöchentlichen Sanitärreinigungen jeweils eine feste Monatssumme.

Das Preisverzeichnis vereint Einheitspreise und daraus abgeleitete Pauschalpreise in einer strukturierten Form. Jede Leistungsposition hat einen Einzelpreis (z. B. €/m², €/Stunde etc.), der in der Kalkulation mit der Mengenvorgabe und der Ausführungsfrequenz multipliziert wird, um den entsprechenden Teilgesamtpreis zu ergeben. Summiert man alle Teilpreise der regelmäßigen Leistungen, ergibt sich der vereinbarte Monatspreis (bzw. Jahrespreis) für die Gebäudereinigungsleistungen. Dieser Aufbau ermöglicht es, Angebote transparent zu vergleichen und bietet eine klare Grundlage für die Rechnungsstellung. So gibt das Preisverzeichnis auch Aufschluss darüber, wie sich der Monatsfestpreis zusammensetzt – etwa welche Teilbeträge auf Bodenreinigung, Fensterreinigung, Sanitärpflege etc. entfallen. Für den Auftraggeber erhöht dies die Transparenz, während der Auftragnehmer seine Kalkulation offenlegt und so Vertrauen schafft. In Ausschreibungen komplexer Facility Services sind konkrete Kalkulationsvorgaben und eindeutige Preisabfragen ein entscheidender Erfolgsfaktor. GEFMA 520 stellt hierfür beispielsweise ein Muster-Preisverzeichnis zur Verfügung, das als Excel-Tabelle alle Leistungen aufführt und Hinweise zur Preiskalkulation gibt. Diese Herangehensweise wurde auch für diesen Vertrag adaptiert.

Um die Qualität der Leistungserbringung kaufmännisch zu steuern, kann der Vertrag Bonus-Malus-Regelungen enthalten, die ebenfalls in Bezug zum Preisverzeichnis stehen. Hierbei wird vorab definiert, unter welchen Umständen der Auftragnehmer einen Bonus (einen finanziellen Anreiz bei Übererfüllung der Leistungs- und Qualitätsziele) erhält oder einen Malus (Abzug von der Vergütung bei Schlechtleistung) hinnehmen muss. Solche Vereinbarungen sind individuell auszugestalten, haben sich in der Praxis jedoch insbesondere bei Reinigungsverträgen bewährt. Ein Vorteil dieses Modells ist, dass beide Seiten von vornherein die Voraussetzungen und Rechtsfolgen von Qualitätsabweichungen kennen. Im Preisverzeichnis bzw. im Vertragstext werden hierfür Messgrößen und Bewertungsverfahren festgelegt, zum Beispiel basierend auf einem Qualitätsmesssystem nach DIN EN 13549 (Grundlage für objektive Sauberkeitskontrollen). Erreicht der Dienstleister z. B. dauerhaft einen Reinigungsgrad von über 95 % der vereinbarten Qualitätskriterien, könnte ein Bonus in Form eines prozentualen Vergütungsaufschlags gewährt werden; umgekehrt könnten bei Unterschreiten einer Schwelle (etwa <90 %) Malus-Zahlungen oder Vertragsstrafen fällig werden. Die genaue Ausgestaltung (Höhe von Bonus/Malus, Prüfzyklen etc.) ist als Vertragsbestandteil definiert. Wichtig ist dabei, dass Bonus-Malus-Klauseln rechtlich wirksam formuliert sind und nicht mit gesetzlichen Gewährleistungsrechten kollidieren. Insgesamt dienen solche Anreiz- und Sanktionssysteme dazu, die Leistungsqualität auf einem hohen Niveau zu halten und eventuelle Minderleistungen finanziell auszugleichen.

Da Reinigungsdienstleistungen sehr personalintensiv sind, sind Preisgleitklauseln ein wichtiger kaufmännischer Aspekt. Löhne und lohnabhängige Kosten machen in der Gebäudereinigung oft rund 80–90 % der Gesamtkosten aus. Steigen z. B. die tariflichen Löhne oder der gesetzliche Mindestlohn, führt dies unmittelbar zu einer Kostensteigerung für den Auftragnehmer, die dieser nicht einseitig kompensieren kann. Aus diesem Grund enthält der Vertrag eine Lohngleitklausel: Die vereinbarten Preise werden in definierten Intervallen (z. B. jährlich) angepasst, falls sich bestimmte Kostenindizes ändern. Üblicherweise wird auf den Tariflohn des Gebäudereiniger-Handwerks Bezug genommen oder auf einen staatlichen Index für Gebäudereinigungsleistungen. Erhöht sich etwa der tarifliche Stundenlohn um X %, so erhöhen sich die betreffenden Einheitspreise entsprechend dem kalkulierten Lohnkostenanteil. Damit wird verhindert, dass der Auftragnehmer bei langfristigen Festpreisvereinbarungen ein „ungewöhnliches Wagnis“ tragen muss, das zu Qualitätseinbußen führen könnte. Fehlt eine solche Preisänderungsklausel und werden Festpreise über mehrere Jahre festgeschrieben, trägt der Anbieter das volle Preis- und Kostenrisiko, was bei längeren Vertragslaufzeiten kaum seriös kalkulierbar ist. Die Klausel ist so ausgestaltet, dass sie beidseitige Transparenz bietet: Grundlage der Anpassung sind nachvollziehbare Parameter (Lohnänderungen, ggf. auch Materialkostenindex für Reinigungsmittel oder Verbraucherpreisindex). Damit bleibt die Vergütung fair und marktkonform über die Vertragsdauer. Sollte keine gesetzliche oder tarifliche Änderung eintreten, bleiben die Preise selbstverständlich unverändert; bei Änderungen hingegen wird der neue Preis einvernehmlich gemäß der vereinbarten Formel berechnet und schriftlich dokumentiert.

In öffentlichen Ausschreibungen (nach UVgO/VgV bzw. früher VOL/A) müssen Angebote auf Basis eines detaillierten Leistungsverzeichnisses abgegeben werden. Das vorliegende Preisverzeichnis erfüllt diese Funktion, indem es alle Leistungen mit Einheitspreisen auflistet, sodass Bieter und Auftraggeber die Angebotssummen eindeutig ermitteln können. Eine vollständige und korrekte Befüllung des Preisverzeichnisses durch den Bieter ist Voraussetzung für die Wertbarkeit des Angebots im Vergabeverfahren – fehlende Preise oder eigene Änderungen wären ein Verstoß gegen das Transparenzgebot und führen meist zum Ausschluss. Im Vertrag selbst dienen die Einzel- und Pauschalpreise dem Controlling: Der Auftraggeber kann anhand der Einheitspreise z. B. prüfen, welche Kosten eine Leistungsänderung verursachen würde, oder bei Bedarf zusätzliche Leistungen zum vereinbarten Einheitspreis abrufen (Auftragswertbegrenzungen und haushaltsrechtliche Vorgaben vorausgesetzt). Für Abschlagszahlungen bei größeren einmaligen Reinigungsprojekten (z. B. sehr umfangreiche Bauendreinigungen) kann das Preisverzeichnis ebenfalls herangezogen werden: Nach bestimmten Fertigstellungsgraden werden Teilrechnungen auf Basis der bereits geleisteten Quadratmeter oder Stunden erstellt, ähnlich dem Bauwesen. Dieses Vorgehen orientiert sich an den Grundsätzen der VOB/B, angepasst an Dienstleistungen. Insgesamt gewährleistet der kaufmännische Teil des Preisverzeichnisses, dass die Vergütungssystematik transparent, fair und anreizorientiert gestaltet ist – von der klaren Summe für die Grundleistungen bis zu Mechanismen für Qualität und Preisfortschreibung.

Das Preisverzeichnis ist ausdrücklich als Vertragsbestandteil festgelegt. Im Hauptvertrag ist geregelt, dass das „Anhang: Preisverzeichnis – Preis- und Kostenübersicht“ integraler Bestandteil des Vertrags ist und im Zweifel der Auslegung der Vergütungsvereinbarung dient. Damit ist juristisch klargestellt, dass alle aufgeführten Preise und Bedingungen für beide Parteien bindend sind. Änderungen des Preisverzeichnisses (etwa durch Nachträge bei Leistungsänderungen) bedürfen der Schriftform und der Zustimmung beider Vertragsparteien, um wirksam zu sein. Eine einseitige Anpassung oder Indexierung ist nur im Rahmen der vereinbarten Preisgleitklauseln zulässig (siehe kaufmännische Aspekte). Die Vertragsrechtliche Einbindung bedeutet auch, dass bei Widersprüchen zwischen Vertragstext und Preisverzeichnis klare Regelungen greifen – in der Regel genießt der individuelle Vertragstext Vorrang, wobei das Preisverzeichnis zur Konkretisierung herangezogen wird, insbesondere was Mengenansätze und Einheitspreise betrifft. In der Praxis empfiehlt es sich, Klauseln vorzusehen, die den Vorrang der Spezialvereinbarung festlegen und bestätigen, dass das Preisverzeichnis die vollständig vereinbarte Vergütung abbildet.

Die Abrechnung der Leistungen erfolgt auf Grundlage des Preisverzeichnisses. Üblich ist eine monatliche Rechnungsstellung der Monatspauschale für die laufenden Unterhaltsreinigungen im Nachhinein (z. B. zum Monatsende) sowie gesonderte Abrechnung von Einzelleistungen (Sonderreinigungen, Extraaufträge) nach deren Ausführung. Das Preisverzeichnis bietet hierfür die Basis: In der Rechnung werden die erbrachten Leistungen mit Position, Menge und Einheitspreis aufgeführt, analog zur Struktur des Verzeichnisses, sodass eine direkte Wiedererkennbarkeit gegeben ist. Abschlagszahlungen können vereinbart werden, falls umfangreiche einmalige Leistungen über längere Zeiträume erbracht werden (ähnlich dem Baufortschritt). In solchen Fällen wird im Vertrag ein Abschlagszahlungsplan aufgenommen, der z. B. monatliche Teilzahlungen vorsieht, während das Preisverzeichnis den Gesamtumfang und Einheitspreis definiert. Am Vertragsende oder Abrechnungsstichtag erfolgt dann eine Schlussrechnung auf Basis der tatsächlichen Leistungsmenge.

Alle angegebenen Preise im Verzeichnis sind Nettopreise, sofern nicht anders vermerkt. Das bedeutet, dass zusätzlich die gesetzliche Umsatzsteuer in der jeweils gültigen Höhe auf die Preise aufzuschlagen ist. Im Anhang ist ausdrücklich vermerkt: „Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer in der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gesetzlich vorgeschriebenen Höhe.“. Diese Transparenz ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden, da gerade öffentliche Auftraggeber auf korrekte Umsatzsteuerdarstellung achten müssen. In der Rechnung wird die Umsatzsteuer dann offen ausgewiesen. Änderungen des Steuersatzes während der Vertragslaufzeit wirken entsprechend auf den Bruttobetrag, ohne dass der Nettopreis angepasst wird (sofern keine gesetzlichen Übergangsregeln etwas anderes bestimmen). Neben der Umsatzsteuer sind in den Einheitspreisen sämtliche Neben- und Betriebskosten bereits berücksichtigt, soweit nicht im Vertrag getrennt ausgewiesen. So sind z. B. Kosten für Reinigungsmittel, Geräteabschreibung, Anfahrten etc. üblicherweise im Einheitspreis enthalten (vgl. Hinweis im Preisverzeichnis: „Alle Preise beinhalten sämtliche Reinigungsmittel und Arbeitsmaterialien.“). Dies wird vertraglich festgehalten, um Klarheit zu schaffen, welche Kosten abgegolten sind. Sollte es ausnahmsweise separate Posten geben (z. B. Stellung von Hygienematerialien wie Seife oder Papierhandtücher auf Wunsch des Auftraggebers), werden diese als eigene Positionen mit Preis oder als durchlaufende Posten geregelt, um die Trennung von Dienstleistung und Materialverkauf steuerlich und kaufmännisch korrekt abzubilden.

Juristisch heikel sind Fälle, in denen der Auftragnehmer Leistungen erbringt, die nicht ausdrücklich beauftragt waren, und dafür später Vergütung verlangt. Um solchen Situationen vorzubeugen, enthält der Vertrag eine Klausel, wonach nur Leistungen, die im Preisverzeichnis aufgeführt und vom Auftraggeber beauftragt wurden, vergütungsfähig sind. Alle anderen Tätigkeiten müssen vom Auftraggeber zuvor schriftlich angeordnet werden (z. B. per Bestellformular für Zusatzleistungen oder mittels einer Vertragsergänzung), ansonsten gelten sie als „unbeauftragt“ und lösen keinen Vergütungsanspruch aus. Diese Regelung schützt den Auftraggeber vor überraschenden Kosten und diszipliniert den Auftragnehmer, sich an den vereinbarten Leistungsumfang zu halten oder rechtzeitig Mehrbedarf anzuzeigen. Im Gegenzug verpflichtet sich der Auftraggeber, Änderungen des Leistungsumfangs nicht einseitig ohne Preisanpassung zu fordern – Leistungsänderungen gehen formal über das Änderungsmanagement (siehe oben). So sind die Rechte und Pflichten beider Seiten klar verteilt, was auch im Einklang mit § 2 VOB/B (Leistungsänderungen bei Bauverträgen) und allgemeinen Werkvertragsgrundsätzen steht, übertragen auf den Dienstleistungsvertrag.

Im Falle öffentlicher Auftraggeber ist das Preisverzeichnis so gestaltet, dass es den Anforderungen der Vergabeverordnung entspricht. Zwar handelt es sich bei der Gebäudereinigung um eine Dienstleistung (für die früher die VOL/A, nunmehr die UVgO/VgV gilt), doch orientiert man sich an den Grundprinzipien der VOB/A für Leistungsbeschreibungen: Eindeutigkeit, Vollständigkeit und Neutralität. Alle zu erbringenden Leistungen sind so beschrieben, dass alle Bieter sie im gleichen Sinne verstehen und bepreisen können. Nebenangebote oder Änderungsvorschläge von Bietern, die das Preisverzeichnis abändern, sind nur im zulässigen Rahmen gestattet und ansonsten ausgeschlossen, um die Vergleichbarkeit sicherzustellen. Durch diese strikte Anlehnung an VOB/A-Prinzipien wird das Wettbewerbs- und Transparenzgebot gewahrt. Sollte der Auftraggeber nach VOB vergeben (was bei reinen Reinigungsleistungen unüblich ist, aber bei Bauendreinigung als Teil eines Bauvertrags vorkommen kann), kann das Preisverzeichnis analog als Leistungsverzeichnis nach VOB/A verwendet werden. Wichtig ist zudem, dass das Preisverzeichnis Positionsnummern und Strukturen aufweist, die einen Bezug zu Normpositionen oder Standardleistungsbüchern haben können (siehe normative Aspekte), damit auch eine elektronische Angebotsabgabe (GAEB-Format) oder eine Auswertung mit Vergabe-Software möglich ist. Nach Zuschlag wird das vom erfolgreichen Bieter ausgefüllte Verzeichnis Vertragsbestandteil und dient der Rechtsklarheit: Es bildet dann die Grundlage für den Vergütungsanspruch. Insgesamt stellt die juristische Ausgestaltung sicher, dass das Preisverzeichnis nicht nur kaufmännisch, sondern auch rechtlich belastbar ist – es werden klare vertragliche Spielregeln für Vergütung, Änderung und Abrechnung definiert, die im Einklang mit geltenden Gesetzen (BGB, Vergaberecht, Steuerrecht) und den einschlägigen Vergabebedingungen (VOB/A, UVgO) stehen.

Die Gestaltung des Preisverzeichnisses orientiert sich an einschlägigen Normen, Branchenrichtlinien und Standardvorgaben im Facility Management (FM). Damit wird gewährleistet, dass die Terminologie und Gliederung den in Deutschland üblichen Standards entspricht und der Vertrag auch in Ausschreibungen oder bei Vergleich mit anderen Verträgen konsistent ist.

• VOB/C und DIN-Normen: In der VOB/C (Allgemeine Technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen) sind zwar keine speziellen ATV für Gebäudereinigung vorhanden, jedoch dienen die allgemeinen Gliederungsprinzipien der VOB als Vorbild. So wird das Leistungsverzeichnis ähnlich präzise strukturiert, wie man es im Bauwesen kennt. Darüber hinaus gibt es vom Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks (BIV) eigene Richtlinien (z. B. „Richtlinie für Vergabe und Abrechnung im Gebäudereinigungs-Handwerk“), die unter Berücksichtigung der Grundsätze der VOB und VOL erstellt wurden. Solche Richtlinien fließen in dieses Vertragsdokument mit ein. Beispielsweise werden Aufmaße nach dem vom BIV empfohlenen Verfahren ermittelt und bestimmte Leistungspositionen standardisiert bezeichnet. Zudem werden relevante DIN-Normen berücksichtigt, z. B. DIN 19643 für Schwimmbadreinigung (falls anwendbar) oder DIN-Normen für Flächenmaßerfassung. Die DIN 277 zur Flächenermittlung dient, wie erwähnt, oft als Basis für Flächenangaben. DIN 18960 (Nutzungskosten im Hochbau) klassifiziert Reinigungskosten als Teil der Betriebskosten eines Gebäudes – dies unterstreicht, dass regelmäßig anfallende Reinigung eine eigene Kostenkategorie mit normiertem Hintergrund ist. Bei Bauprojekten, wo Bauendreinigung Teil der Bauleistung ist, wird diese z. B. der Kostengruppe 300 (Baukonstruktionen) zugeordnet; tatsächlich wird die Baufeinreinigung nach gängigen Richtlinien der DIN 276 dem Kostengruppe 397 (Abschluss der Bauarbeiten) zugerechnet. Dieses Beispiel zeigt, dass auch im Kostenrecht die Reinigungsleistung verankert ist. Entsprechend wird im Vertrag klargestellt, welche Kosten in den Baukosten enthalten sind (Schlussreinigung nach DIN 276) und welche im FM-Betrieb anfallen (laufende Reinigung gemäß Betriebskostenrichtlinien).

• GEFMA- und FM-Richtlinien: Bedeutende Branchenstandards kommen vom Deutsche Verband für Facility Management (GEFMA) und von RealFM. Insbesondere GEFMA 520 „Leistungsbeschreibung Facility Services“ sowie der dazugehörige Mustervertrag GEFMA 510 liefern einen Rahmen für Ausschreibung und Vergabe von FM-Dienstleistungen. GEFMA 520 enthält detaillierte Beschreibungen zahlreicher FM-Leistungen, darunter die Gebäudereinigung, und stellt – in Abstimmung mit GEFMA 510 – auch ein Muster-Preisverzeichnis als Excel-Liste zur Verfügung. Diese Muster wurden bei der Erstellung dieses Vertragsanhangs berücksichtigt, um eine anerkannte Gliederung und Begrifflichkeit zu verwenden. Beispielsweise sind die Leistungspositionen und -gruppen an das Standardleistungsverzeichnis Facility Services angelehnt, das von GEFMA/RealFM seit 2004 entwickelt und fortgeschrieben wurde (aktuell Version 3.0/4.0 gemäß GEFMA 520). Dadurch werden Einzelpositionen konsistent benannt (etwa „IFMA-Schlüssel“ oder GEFMA-Codes, falls verwendet) und eine Zuordnung zu FM-Teilprozessen ermöglicht. Die GEFMA 520 orientiert sich zudem an der GEFMA 200 Kostengliederungsstruktur, die wiederum mit DIN 18960 korrespondiert. Somit sind die Preispositionen diesem Ordnungsrahmen zugeordnet (z. B. Reinigung als infrastrukturelles FM, Kostengruppe nach GEFMA 200). Dies erleichtert die Vergleichbarkeit von Angeboten und unterstützt ein eventuell gewünschtes ESG-Controlling (Nachhaltigkeitskriterien), da GEFMA 520 auch Vorgaben zur nachhaltigen Leistungserbringung und ESG-Kriterien integriert. Normativ relevant sind darüber hinaus GEFMA 510-1 (Leitfaden zum Mustervertrag), der viele vertragliche Regelungen erläutert, sowie GEFMA 500/501, die Prozesse der Ausschreibung und Vergabe im FM darstellen – auch darauf wird im Ausschreibungsteil des Vertrags Bezug genommen. Kurzum: Die Einbindung dieser Richtlinien stellt sicher, dass das Preisverzeichnis branchenüblichen Standards genügt und bei Bedarf Anschlussfähigkeit an Ausschreibungstools oder Benchmark-Daten gegeben ist.

• Standardleistungsbücher und -kataloge: In Deutschland existieren standardisierte Leistungsbeschreibungen, z. B. das STLB-Bau für Bauleistungen. Für das Facility Management gab/gibt es vergleichbare Ansätze (z. B. Standardleistungsbuch Facility Management, herausgegeben 2009 von GEFMA/RealFM). Solche Kataloge definieren Leistungen und deren Einheit klar und können auch Hinweise zu typischen Leistungswerten geben. Wo immer möglich, wurden die Bezeichnungen im Preisverzeichnis mit solchen Standardleistungsverzeichnissen abgestimmt. Beispielsweise könnten Reinigungsleistungen nach Leistungsbereichen gegliedert sein: Innenreinigung, Glas- und Fassadenreinigung, Außenreinigung, Sonderdienste etc., jeweils mit Unterpositionen. Diese Gliederung spiegelt nicht nur praktische Gesichtspunkte wider, sondern folgt auch normativen Gliederungsprinzipien (vergleichbar mit DIN 276 Gliederung nach Gewerken/Kostengruppen oder VOB/C-Gliederungen nach Leistungsbereichen). Dadurch wird auch in der Kommunikation eindeutig, welche Bereichskategorie gemeint ist. Sollte der Vertrag Bestandteil eines öffentlichen Vergabeverfahrens sein, erleichtert diese normorientierte Struktur dem Bieter das Ausfüllen, da sie auf vertrauten Mustern beruht, und dem Vergabeverantwortlichen die Bewertung, da keine exotischen oder unklaren Positionen enthalten sind.

• Qualitäts- und Leistungsstandards: Ergänzend seien normative Grundlagen für Qualitätssicherung erwähnt. DIN EN ISO 13549 definiert Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme in der Reinigungsdienstleistung. Diese Norm wird – wie oben beschrieben – herangezogen, um objektive Inspektionssysteme (z. B. Stichprobenkontrollen nach dem Zufallsprinzip) vertraglich zu verankern, was insbesondere im Zusammenhang mit Bonus/Malus wichtig ist. Des Weiteren geben RAL-Gütezeichen (z. B. RAL Gütezeichen Gebäudereinigung GZ-902) und die Technischen Regeln der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) für Reinigungsarbeiten orientierende Maßstäbe, z. B. bezüglich der einzusetzenden Verfahren und Mittel. Zwar betreffen diese eher Qualitäts- und Sicherheitsaspekte, doch fließen sie indirekt in die Beschreibung der Leistung ein (z. B. Verpflichtung zur Einhaltung bestimmter Reinigungs- und Desinfektionsstandards nach Hygienerichtlinien in einem Krankenhaus).

Es stellen die normativen Aspekte sicher, dass das Preisverzeichnis kompatibel mit geltenden Standards ist. Dies erhöht die Rechtssicherheit und Praktikabilität: In einem Vergabeverfahren können Angebotsinhalt und -preise leichter mit anderen Angeboten verglichen werden, und bei der Leistungserbringung kann auf anerkannte Regeln der Technik und des FM zurückgegriffen werden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich durch den Vertrag implizit, die einschlägigen Normen und Richtlinien einzuhalten – sei es in Bezug auf die Leistungsausführung (Technik, Qualität) oder auf die Kalkulation (Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, Tarifverträgen etc.). Das Preisverzeichnis ist somit nicht ein isoliertes Dokument, sondern eingebettet in den normative Kontext des Gebäudereinigungs- und Facility-Management-Gewerbes.

Die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Leistungserbringung hat oberste Priorität und verursacht zugleich bestimmte Kosten, die im Preisverzeichnis berücksichtigt werden müssen. Im Gebäudereinigungsvertrag wird klargestellt, dass sämtliche Arbeitsschutzkosten grundsätzlich vom Auftragnehmer getragen und in die Einheitspreise einkalkuliert sind – es sei denn, sie sind aus Gründen der Transparenz gesondert ausgewiesen. Nach deutschem Recht hat der Arbeitgeber alle erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes auf eigene Kosten bereitzustellen (z. B. Persönliche Schutzausrüstung gemäß § 618 BGB). Dies bedeutet, dass Aufwendungen für Persönliche Schutzausrüstung (PSA) – etwa Handschuhe, Sicherheitsschuhe, ggf. Schutzbrillen, Absturzsicherungen – vom Auftragnehmer in seinen Preisen berücksichtigt werden müssen und nicht dem Arbeitnehmer oder dem Auftraggeber zusätzlich berechnet werden dürfen. Unsere Vertragspreise schließen daher die Standard-PSA bereits ein. Ähnliches gilt für die Kosten regelmäßiger Sicherheitsunterweisungen und Schulungen: Der Auftragnehmer schult sein Personal gemäß Arbeitsschutzgesetz und DGUV-Vorschriften (z. B. jährliche Unterweisung, Unterweisung bei neuen Gefahrenstoffen) auf eigene Kosten. Diese Aufwendungen fließen ebenfalls in die Gemeinkostenkalkulation ein und sind in den Einheitspreisen enthalten, was im Preisverzeichnis durch einen Passus „inklusive aller erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen“ zum Ausdruck kommt.

Einige Arbeitsschutzmaßnahmen und -erschwernisse können jedoch so außergewöhnlich sein, dass sie im Preisverzeichnis separat ausgewiesen werden, um Transparenz zu schaffen. Beispielsweise sind Höhenarbeiten ein besonderer Risikofaktor in der Glas- und Fassadenreinigung. Wenn für die Ausführung ein Hebebühnen-/Steigereinsatz oder Kletterarbeiten (Industriekletterer mit Seilsicherung) notwendig sind, wird dies im Preisverzeichnis kenntlich gemacht. Oft wird dafür entweder ein eigener Geräte-/Gerüstposten aufgeführt (z. B. „Gestellung Hebebühne inkl. Bediener pro Einsatztag: XYZ €“) oder ein prozentualer Höhenzuschlag auf die Flächenpreise vereinbart. In unserem Muster ist etwa vermerkt: „Wenn ein Steiger oder ähnliches benötigt wird, werden diese Kosten separat berechnet.“. Das heißt, der Einheitspreis für die Glasreinigung an normalen Fenstern gilt ohne Steiger; muss eine Außenfassade mit Hubarbeitsbühne gereinigt werden, kommen die ausgewiesenen Gerätkosten hinzu. Ebenso könnten Erschwerniszuschläge vereinbart werden für außergewöhnlich schwierige Reinigungen – etwa Infektionsreinigungen in Isolierstationen (wo spezieller Infektionsschutz nötig ist) oder Umgang mit Gefahrstoffen (z. B. Beseitigung von Schimmel, Taubenkot etc.). Solche Zuschläge können in Form eines prozentualen Aufschlags auf den Stundenlohn oder eines festen Betrags je Stunde/Quadratmeter definiert sein. Beispielsweise kennt der Tarifvertrag in Österreich eine Infektionszulage von € 0,20 pro Stunde für Arbeiten unter erhöhter Infektionsgefahr – Vergleichbares ließe sich hier analog umsetzen. Im Vertrag werden diese Zuschläge transparent ausgewiesen, damit der Auftraggeber weiß, wofür ggf. höhere Kosten anfallen, und der Auftragnehmer für diese besonderen Belastungen entlohnt wird. Wichtig: Treffen mehrere Zuschläge zusammen (z. B. Nachtarbeit in infektionsgefährdetem Bereich in großer Höhe), so wird in der Regel nur der jeweils höchste Zuschlag angesetzt oder die Zuschläge werden nicht kumulativ berechnet, um Überkompensation zu vermeiden (diese Regelung orientiert sich an tariflichen Vorgaben, wonach bei Zusammentreffen mehrerer Zuschlagsgründe üblicherweise nur ein Zuschlag gewährt wird).

Zwar fallen Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit primär in den Bereich Arbeitsrecht/Tarifrecht, sie beeinflussen aber auch die Kostenkalkulation und werden daher im Preisverzeichnis bzw. im Vertrag erwähnt. Für den Fall, dass Reinigungsleistungen außerhalb der normalen Arbeitszeiten stattfinden (z. B. nächtliche Krankenhausreinigung, Wochenenddienste in Einkaufszentren), gelten die gesetzlichen bzw. tariflichen Zuschläge, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zahlen muss – diese sind typischerweise prozentual vom Stundenlohn (z. B. Nachtzuschlag ca. 15 %, Sonn- und Feiertag 50 % o. ä.). Im vorliegenden Vertrag ist geregelt, dass solche Leistungen gesondert zu vergüten sind. Konkret steht im Preisverzeichnis etwa: „Erfolgen Reinigungsleistungen während der Nacht, am Sonntag oder am Feiertag, so werden folgende Zuschläge fällig: Nachtzuschlag … 15 %, Sonntagszuschlag … 45 %, Feiertagszuschlag … 45 %.“. Diese Prozentsätze richten sich nach geltenden Tarifverträgen und dienen dazu, die Mehrkosten der atypischen Arbeitszeit abzudecken. Für den Auftraggeber bedeutet dies, dass etwaige Nacht- oder Wochenend-Einsätze von vornherein kostenmäßig kalkulierbar sind – sie werden nur berechnet, wenn tatsächlich solche Leistungen abgerufen werden, und dann gemäß den ausgewiesenen Aufschlägen auf den Basistarif. Damit herrscht auch in Bezug auf Arbeitszeitrisiken Kostentransparenz.

Zusätzlich zu den Kostenaspekten regelt der Vertrag die Pflichten des Auftragnehmers in Bezug auf Arbeitsschutz inhaltlich. So versichert der Auftragnehmer, dass er alle einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften einhält (z. B. DGUV Regel 101-605 Branche Gebäudereinigung für sicheres Arbeiten), sein Personal unterwiesen ist und nur geeignete, gesundheitlich überprüfte Mitarbeiter (G 25 Untersuchung für Atemschutz, G 41 für Höhenarbeit etc. falls erforderlich) eingesetzt werden. Diese Verpflichtungen sind zwar an sich gesetzlich vorgeschrieben, aber im Vertrag nochmals betont. Kosten, die damit verbunden sind (z. B. arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen), trägt ebenfalls der Auftragnehmer. Sollte der Auftraggeber besondere Anforderungen stellen, wie etwa einen Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan (SiGe-Plan) bei Arbeiten auf Baustellen gemäß BaustellV, oder Zugangsbeschränkungen, werden diese im Vertrag beschrieben und gegebenenfalls als eigene Position vergütet, falls es über das Übliche hinausgeht. In der Regel werden aber solche organisatorischen Maßnahmen (z. B. Teilnahme an Baustellenkoordination) in den Einheitspreisen mit abgedeckt sein.

Eng mit dem Arbeitsschutz verknüpft sind Haftungsfragen. Der Vertrag verlangt vom Auftragnehmer, eine ausreichende Haftpflichtversicherung zu unterhalten, die auch Schäden abdeckt, die aus Arbeitsunfällen oder unsachgemäßer Ausführung entstehen könnten (z. B. Glasbruch bei Fensterreinigung, Wasserschäden, etc.). Die Kosten dieser Versicherung sind natürlich ebenfalls in die Preise einkalkuliert. Für besonders risikoreiche Tätigkeiten (etwa Dachrinnenreinigung in großer Höhe, Reinigung von Reinräumen) können erhöhte Versicherungskosten anfallen – es obliegt dem Auftragnehmer, diese in seiner Kalkulation zu berücksichtigen.

Es wird durch die arbeitsschutzbezogenen Festlegungen im Preisverzeichnis und Vertrag erreicht, dass alle nötigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen und finanziell berücksichtigt werden. Der Auftraggeber erhält Transparenz, dass z. B. die Preise auch die Bereitstellung von PSA und die Absicherung riskanter Arbeiten umfassen, und der Auftragnehmer hat die nötige Klarheit, welche besonderen Umstände zusätzlich vergütet werden. Durch diese explizite Berücksichtigung wird das Risiko von Leistungsstörungen (z. B. Arbeitsverzug wegen ungenügender Sicherheitsausstattung) minimiert und es wird ein hohes Niveau an Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz in der Leistungserbringung sichergestellt – was letztlich beiden Vertragsparteien zugutekommt.