Anhang Dokumentationsanforderungen zum Reinigungsvertrag

Die Form der Dokumentationsführung sollte im Vertrag präzisiert sein. Moderne Verträge setzen zunehmend auf digitale Dokumentation, da handschriftliche Protokolle oder Excel-Listen fehleranfällig und unübersichtlich sein können.

• CAFM-Systeme und Software: Der Einsatz eines Computer Aided Facility Management (CAFM)-Systems oder spezialisierter Reinigungssoftware ermöglicht es, sämtliche Reinigungsdaten zentral und elektronisch zu erfassen. Dabei können Reinigungskräfte über mobile Geräte ihre Tätigkeiten in Echtzeit dokumentieren. Alle relevanten Informationen – von erledigten Aufgaben bis zu besonderen Vorkommnissen – werden sofort synchronisiert, was den Prozess transparent und nachvollziehbar macht. Die digitale Erfassung bietet Echtzeit-Daten, auf die sowohl der Innendienst des Dienstleisters als auch der Auftraggeber zugreifen können, um den aktuellen Status zu sehen und bei Abweichungen unverzüglich zu reagieren. Verträge sollten festhalten, ob der Dienstleister ein eigenes System stellt oder an ein vorhandenes System des Auftraggebers (z. B. ein CAFM des Immobilienbetreibers) angebunden wird.

• Digitale Schnittstellen: Sind Auftraggeber und Auftragnehmer IT-gestützt, sollten Schnittstellen definiert werden, über die Dokumentationsdaten ausgetauscht werden. Beispielsweise kann vereinbart sein, dass der Dienstleister dem Auftraggeber digitalen Zugang zu den Reinigungsergebnissen über ein Web-Portal oder eine App ermöglicht. Alternativ kann vorgesehen sein, dass relevante Daten (Leistungsnachweise, Prüfergebnisse) regelmäßig als XML- oder Excel-Datei exportiert und dem Auftraggeber übermittelt werden. Eine nahtlose digitale Integration erspart manuellen Aufwand und beschleunigt die Informationsflüsse.

• Messprotokolle und Qualitätsnachweise: Für bestimmte Bereiche der Gebäudereinigung können Messungen zur Dokumentation herangezogen werden. Beispiele sind Hygiene-Messprotokolle (etwa Abstrichproben in sensiblen Bereichen wie OP-Räumen) oder Leistungsmessungen gemäß DIN EN 13549 (Qualitätsmesssystem für Reinigung). Solche Protokolle sind in vereinbartem Format zu führen. Gegebenenfalls schreibt der Vertrag vor, nach welchen Methoden Qualitätskontrollen durchzuführen und festzuhalten sind (z. B. Punktesystem, fotografische Dokumentation von Beanstandungen, etc.). Diese technischen Qualitätsnachweise dienen der objektiven Bewertung der Reinigungsleistung.

• Formatvorgaben und Standards: Unabhängig von digital oder auf Papier sollte die Dokumentation bestimmten Formatvorgaben genügen. Einheitliche Vorlagen (Forms oder Checklisten) sorgen für Konsistenz. Der Vertrag kann z. B. Musterformulare als Anhang enthalten oder Anforderungen an deren Gestaltung definieren: klare Tabellenstrukturen, eindeutige Raum- und Leistungsbezeichnungen gemäß Leistungsverzeichnis, Felder für Datum, Uhrzeit, Name und Unterschrift des Ausführenden etc.. Eine klare und einfache Sprache ist wichtig – häufig unterstützt durch Piktogramme oder Farbkennzeichnungen, damit auch Mitarbeiter mit Sprachbarrieren die Anweisungen verstehen. In zunehmend internationalen Teams können mehr bildhafte Darstellungen die Verständlichkeit erhöhen. Ebenfalls sollte festgelegt sein, in welcher Sprache die Dokumentation zu führen ist (in der Regel deutsch; zweisprachig bei Bedarf).

• Digitale Archivierung und Versionskontrolle: Führt der Dienstleister die Dokumentation digital, so muss die Langzeitverfügbarkeit der Daten sichergestellt werden. Alle Einträge sollten gegen nachträgliche Manipulation geschützt und mit Zeitstempeln versehen sein. Vertraglich kann verlangt werden, dass das System Versionskontrollen oder Protokollierungen von Änderungen bietet, um die Integrität der Dokumentation zu gewährleisten. Zudem ist zu regeln, wie lange die Daten vorzuhalten sind (mindestens über die Gewährleistungsfristen hinaus oder nach gesetzlichen Aufbewahrungspflichten). Falls papierbasiert gearbeitet wird, sollte der Dienstleister die Dokumente ordentlich abheften und sichern. Revisionen der Dokumentenvorlagen (z. B. Anpassung eines Reinigungsprotokolls bei Leistungsänderungen) sind zu dokumentieren und dem Auftraggeber bekanntzugeben.

Insgesamt muss die technische Ausgestaltung der Dokumentation dazu dienen, die Lückenlosigkeit und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Jeder Reinigungsvorgang soll im richtigen Format festgehalten werden können, sodass im Nachhinein klar ersichtlich ist, wer, wann, wo, was gereinigt hat und unter welchen Umständen (inkl. etwaiger Besonderheiten). Durch geeignete digitale Lösungen kann dieser Anspruch effizient erfüllt werden, indem z. B. Zeitstempel, Fotos oder elektronische Unterschriften in den Datensätzen hinterlegt sind.

Die Dokumentation spielt eine zentrale Rolle bei kaufmännischen Belangen des Reinigungsvertrags. Zum einen bildet sie die Grundlage für die Abrechnung der Leistungen, zum anderen ermöglicht sie die Nachvollziehbarkeit der Vertragserfüllung und die Durchsetzung von Vertragskonditionen (z. B. Service Levels, Reaktionszeiten, Qualitätsstandards).

• Leistungsnachweise als Abrechnungsgrundlage: In vielen Verträgen ist vereinbart, dass der Dienstleister seine Ansprüche auf Vergütung durch Leistungsnachweise belegt. Das heißt, die Rechnung wird vom Auftraggeber nur bezahlt, wenn z. B. monatliche Leistungsprotokolle vorliegen, die die tatsächlich erbrachten Arbeiten dokumentieren. Fehlen solche Nachweise oder sind sie unvollständig, kann der Auftraggeber Zahlungen zurückhalten oder kürzen. Umgekehrt schützt vollständige Dokumentation den Dienstleister davor, zu Unrecht für nicht erbrachte Leistungen gehalten zu werden. Stundenzettel oder Personaleinsatzlisten, gegengezeichnet vom Kunden vor Ort, sind oft Bestandteil solcher Nachweise. Sie stellen sicher, dass die abgerechneten Stunden mit der tatsächlichen Präsenz der Reinigungskräfte übereinstimmen.

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit für den Auftraggeber: Für den Auftraggeber ist die Dokumentation der Beleg für die Vertragserfüllung. Sie ermöglicht einen Soll-Ist-Vergleich zwischen vereinbartem Leistungsumfang und tatsächlich geleisteter Reinigung. Etwaige Abweichungen (z. B. Räume, die nicht gereinigt wurden, oder seltener gereinigte Bereiche) lassen sich so objektiv feststellen. Diese Transparenz erleichtert die Kommunikation: Der Auftraggeber kann aufgrund der Dokumentation gezielt nachfragen oder Reklamationen belegen, während der Dienstleister seine ordnungsgemäße Leistung zeigen kann. Damit reduziert eine lückenlose Dokumentation auch das Konfliktpotenzial, denn im Streitfall dient sie als Beweismittel. So hat z. B. ein gerichtlicher Streit um Vergütungschürden gezeigt, dass klare Vertragsklauseln zu Leistungs- und Stundennachweisen wichtig sind, um spätere Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden.

• Durchsetzung von Qualitätsstandards, Sanktionen und Prämien: Reinigungsverträge definieren häufig Qualitätskriterien (etwa ein bestimmtes Sauberkeitsniveau nach DIN EN 13549) und ggf. Service Level Agreements (SLA), etwa maximale Reaktionszeiten bei Sonderreinigungen oder Beschwerdemanagement. Die Einhaltung dieser Konditionen wird durch Dokumentation überprüfbar. Qualitätskontrollen werden protokolliert, und deren Ergebnisse können vertraglich mit Bonus-Malus-Regelungen verknüpft sein. Beispielsweise kann vereinbart sein, dass bei wiederholten Qualitätsmängeln (dokumentiert durch Kontrollberichte) Vertragsstrafen oder Abzüge anfallen. Umgekehrt könnten besondere Leistungen, wie außerplanmäßige Sonderreinigungen, nur dann zusätzlich vergütet werden, wenn sie sauber dokumentiert und vom Auftraggeber freigezeichnet wurden. Die Dokumentation fungiert also als Objektivierungsinstrument, um Vertragskonditionen durchzusetzen: Sie liefert die Datengrundlage, anhand derer entschieden wird, ob etwa ein Abzug wegen Minderleistung gerechtfertigt ist oder ob der Dienstleister Anspruch auf einen Bonus hat.

• Nachweis von Reaktionszeiten und Pflichterfüllung: Ist der Dienstleister vertraglich verpflichtet, auf bestimmte Ereignisse (Alarmierungsreinigung, Havarien, Beschwerden) innerhalb vorgegebener Zeiten zu reagieren, sollte ein Ereignis- und Maßnahmenregister geführt werden. Darin wird festgehalten, wann z. B. ein Notfall gemeldet wurde, wann das Reinigungsteam vor Ort war und wann die Aufgabe abgeschlossen war. Diese Zeitstempel-Dokumentation erlaubt es dem Auftraggeber nachzuvollziehen, ob Reaktionszeiten und sonstige Pflichten eingehalten wurden. Bei Nichteinhaltung können vertragliche Konsequenzen gezogen werden (z. B. Abzüge oder Schadensersatz bei Verzögerung), während eingehaltene Zeiten die Professionalität des Dienstleisters belegen. Dokumentation ist somit die Grundlage für Ansprüche – sei es der Anspruch des Auftragnehmers auf vollständige Bezahlung oder der Anspruch des Auftraggebers auf vertraglich geschuldete Leistung bzw. Kompensation bei Verstößen.

Es stärkt eine gute Dokumentation die kaufmännische Beziehung: Sie schafft Vertrauen durch Nachweis der Leistung, bietet Klarheit für die Abrechnung und liefert belastbare Fakten, falls es zur Durchsetzung von Rechten aus dem Vertrag kommen muss. Beide Parteien profitieren von der erhöhten Sicherheit, dass die vereinbarten Konditionen eingehalten und korrekt abgerechnet werden.

Reinigungsverträge unterliegen dem Vertragsrecht (meist Werkvertragsrecht, da ein Erfolg – Sauberkeit – geschuldet ist).

• Nebenpflichten und Obliegenheiten: Die Hauptpflicht des Auftragnehmers ist die mangelfreie Reinigung der vereinbarten Objekte. Daneben kann die Dokumentationspflicht als vertragliche Nebenpflicht ausgestaltet sein. Das heißt, selbst wenn die Reinigung erbracht wurde, gilt der Vertrag nicht vollständig erfüllt, solange vorgeschriebene Nachweise, Berichte oder Protokolle fehlen. Solche Pflichten folgen dem Grundsatz von Treu und Glauben und der Kooperationspflicht im Vertragsverhältnis: Der Dienstleister muss durch Informationsweitergabe und Dokumentation dem Auftraggeber die Überwachung der Leistung ermöglichen. Oft wird dies explizit im Vertrag festgehalten – z. B. “Der AN hat Leistungsnachweise zu führen, einschließlich täglicher Stundennachweise, die vom Auftraggeber oder dessen Beauftragten täglich abzuzeichnen sind”. Die Nichterfüllung dieser Pflicht kann als Vertragsverletzung gewertet werden, die Abmahnungen oder andere Rechtsfolgen nach sich zieht. Darüber hinaus unterstützt eine ausführliche Dokumentation den Auftragnehmer selbst bei der Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten: Sie dient intern der Kontrolle, dass alle vertraglichen Leistungen erbracht wurden, und reduziert das Risiko von Verstößen.

• Beweisführung und Haftung: Juristisch besonders bedeutsam ist die Dokumentation als Beweismittel. Im Streitfall – etwa wenn der Auftraggeber Mängel rügt oder Zahlungen wegen angeblich nicht erbrachter Leistungen verweigert – kann der Dienstleister mittels der Dokumentation nachweisen, was tatsächlich geleistet wurde. Umgekehrt kann der Auftraggeber Dokumentationslücken oder -mängel als Indiz dafür anführen, dass der Dienstleister vertragliche Pflichten vernachlässigt hat. Bei Schadenfällen kommt der Dokumentation ebenso Gewicht zu: Sollte z. B. ein Unfall in einem Gebäude passieren (Sturz auf verschmutztem Boden, Infektion wegen unzureichender Hygiene), wird die Frage auftauchen, ob ordnungsgemäß gereinigt wurde. Lückenlose Reinigungsprotokolle können dann helfen darzulegen, dass der Betreiber seiner Verkehrssicherungs- und Sorgfaltspflicht nachgekommen ist. Fehlt eine solche Dokumentation, drohen rechtliche Konsequenzen bis hin zur Haftung wegen Organisationsverschuldens. Daher schützt eine vollständige Dokumentation Unternehmen vor rechtlichen Risiken und stellt sicher, dass alle Anforderungen erfüllt wurden.

• Vergütungsfragen: Die Dokumentation hat unmittelbaren Einfluss auf Vergütungsansprüche und deren Durchsetzbarkeit. Wie im vorigen Abschnitt dargelegt, machen manche Verträge die Fälligkeit der Vergütung davon abhängig, dass bestimmte Nachweise erbracht werden. Selbst wenn dies nicht ausdrücklich vereinbart ist, bestimmt das Werkvertragsrecht, dass der Auftragnehmer im Streitfall für die ordnungsgemäße Leistungserbringung beweispflichtig ist – was faktisch ebenfalls nur über Dokumentation möglich ist. Das bedeutet: Will der Auftragnehmer seinen Werklohn einklagen, ist es von Vorteil, Leistungsberichte und Abnahmenachweise vorzulegen, die den Erfolg (sauberes Objekt) belegen. Im Extremfall kann das Fehlen von Dokumentation dazu führen, dass ein Gericht der Behauptung des Auftraggebers (die Reinigung sei ungenügend gewesen) mehr Glauben schenkt, wenn der Auftragnehmer keine Gegenbelege hat. Aus juristischer Sicht ist die Dokumentation daher eng mit den Vergütungsfragen verknüpft – sie untermauert den Zahlungsanspruch und kann Vertragsstrafen vorbeugen, indem sie die Erfüllung der Pflichten sichtbar macht.

• Eigentumsrechte an Unterlagen: In vielen Verträgen wird geregelt, wem die erstellten Dokumente gehören bzw. wer darüber verfügen darf. Grundsätzlich sind Dokumente, die im Rahmen der Leistungserbringung erstellt werden (Reinigungspläne, Protokolle, Berichte), Teil des Arbeitsergebnisses. Üblicherweise wird vereinbart, dass diese Unterlagen dem Auftraggeber gehören oder diesem zumindest uneingeschränkt zur Nutzung überlassen werden. Dies hat mehrere Gründe: Zum einen hat der Auftraggeber ein legitimes Interesse, alle Dokumentationen zur Gebäudebewirtschaftung zu besitzen, um z. B. bei einem Dienstleisterwechsel einen nahtlosen Betrieb zu gewährleisten. Zum anderen können einige Dokumente auch der Betreiberpflicht des Gebäudeeigentümers unterliegen – etwa Prüf- und Reinigungsnachweise, die bei Begehungen durch Behörden vorgezeigt werden müssen. Daher sollte im Vertrag festgehalten sein, dass der Auftragnehmer alle Dokumentationen herauszugeben hat, sei es laufend (z. B. monatliche Reports) oder spätestens bei Vertragsende, und dass der Auftraggeber Eigentum bzw. Nutzungsrechte daran erhält. Gegebenenfalls ist auch der Umgang mit geistigem Eigentum zu regeln: Enthalten die Unterlagen zum Beispiel vom Dienstleister entwickelte Checklisten oder proprietäre Softwareausdrucke, darf der Auftraggeber sie zumindest im eigenen Betrieb weiterverwenden. Oft findet sich eine Klausel analog: “Sämtliche im Rahmen der Leistungserbringung erstellten Unterlagen (Pläne, Protokolle, Berichte etc.) gehen in das Eigentum des Auftraggebers über.” Damit wird klargestellt, dass der Auftraggeber im Besitz der Dokumentation sein muss, um seine Betreiberverantwortung dauerhaft wahrnehmen zu können. Umgekehrt verpflichten sich Auftraggeber oft zur Vertraulichkeit, was die Dokumente angeht – insbesondere wenn sie interne Abläufe des Dienstleisters sichtbar machen; dies soll Know-how schützen, ändert aber nichts an der Herausgabepflicht.

Es hat die Dokumentation juristisch einen hohen Stellenwert: Sie konkretisiert Nebenpflichten, dient als Beweisinstrument, beeinflusst unmittelbar Zahlungsfragen und muss hinsichtlich der Eigentumsrechte klar zugeordnet sein. Eine sauber geregelte Dokumentationspflicht im Vertrag erhöht die Rechtssicherheit für beide Parteien erheblich.

Die Dokumentationspflichten in der Gebäudereinigung werden auch durch Normen, Richtlinien und anerkannte Standards geprägt. Auftraggeber – insbesondere in kritischen Branchen oder im öffentlichen Sektor – verlangen oft die Beachtung bestimmter Regelwerke, um Qualität und Compliance sicherzustellen.

• GEFMA 198 (FM-Dokumentation): Die Richtlinie GEFMA 198 des Deutschen Verbandes für Facility Management befasst sich umfassend mit der Dokumentation im Facility Management. Sie standardisiert die ganzheitliche Vorgehensweise für eine lebenszyklusorientierte FM-Dokumentation. In Bezug auf Reinigungsdienstleistungen bedeutet dies, dass von Planungsphase bis Betriebsphase alle erforderlichen Dokumente identifiziert und strukturiert vorliegen sollen. GEFMA 198-1 (Begriffsabgrenzung, Vorgehensweise) und 198-2 (Dokumentenliste) bieten einen Rahmen, welche Dokumente im Gebäudebetrieb geführt werden müssen. Für Reinigungsverträge relevant sind beispielsweise das Betreiberhandbuch bzw. -konzept, in dem Reinigungs- und Hygienekonzepte enthalten sind, oder die Dokumentenliste mit allen Einzelunterlagen (von Reinigungsplänen über Sicherheitsdatenblätter bis zu Leistungsberichten). Die Orientierung an GEFMA 198 gewährleistet, dass die Dokumentation vollständig und strukturiert ist und Schnittstellen zu anderen FM-Bereichen (Technik, Flächenmanagement, etc.) berücksichtigt.

• ISO 9001 (Qualitätsmanagement): Viele professionelle Reinigungsunternehmen sind nach ISO 9001 zertifiziert oder orientieren sich daran. Diese internationale Norm fordert ein dokumentiertes Qualitätsmanagement-System, einschließlich definierter Prozesse und Aufzeichnungen. Für den Reinigungsvertrag bedeutet dies: Der Dienstleister sollte über dokumentierte Verfahren verfügen (z. B. für Reinigung, Kontrolle, Korrekturmaßnahmen) und Aufzeichnungen führen, um die Einhaltung der Qualitätsstandards nachzuweisen. Insbesondere muss er die Kundenzufriedenheit überwachen, was in der Praxis durch Beschwerde- und Reklamationsdokumentation erfolgt. ISO 9001 legt nicht konkret fest, welche Form einzelne Dokumente haben müssen, verlangt aber Nachweise z. B. für die Schulung der Mitarbeiter, für durchgeführte Qualitätskontrollen und für Korrekturmaßnahmen bei festgestellten Mängeln. Ein Vertrag kann daher vorschreiben, dass der Auftragnehmer ein Qualitätsmanagement-Handbuch vorlegt oder regelmäßige Audits zulässt. Die Dokumentation nach ISO 9001-Prinzip hilft, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) auch im Reinigungsservice zu etablieren und zu belegen.

• DIN EN 13549 (Reinigungs-Qualitätsmessung): Diese europäische Norm liefert ein Verfahren zur objektiven Qualitätsmessung in der Gebäudereinigung. Sie ist kein Muss, wird aber in Ausschreibungen oft als Referenz genannt, um Reinigungsqualität vergleichbar zu machen. Wesentlicher Bestandteil von DIN EN 13549 ist die Dokumentation von Inspektionen: geschulte Prüfer bewerten stichprobenartig die Sauberkeit verschiedener Bereiche anhand festgelegter Kriterien und dokumentieren die Ergebnisse (Punktzahlen, Mängellisten, Fotos) in Prüfberichten. Für den Dienstleister bedeuten die Vorgaben der Norm, dass er entsprechende Qualitätsprüfprotokolle führen muss. Diese Nachweise fließen dann z. B. in Monatsberichte ein und ermöglichen es dem Auftraggeber, die Leistung gegen den Sollzustand zu validieren. Ein vertragskonformes Dokumentationssystem im Sinne von EN 13549 stellt sicher, dass Qualitätsabweichungen transparent gemacht werden und nach festgelegten Kriterien nachgebessert werden können.

• VDI 3810 / DIN 31051 (Betreiberverantwortung und Instandhaltung): Die VDI-Richtlinienreihe 3810 (insbesondere Blatt 1) sowie die Norm DIN 31051 stellen Anforderungen an das Betreiben und Instandhalten von Gebäuden und Anlagen. Ein zentrales Prinzip darin ist, dass der Betreiber (Eigentümer bzw. dessen FM-Dienstleister) seinen Betreiberpflichten nur nachkommen kann, wenn alle Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen planmäßig durchgeführt und dokumentiert werden. Übertragen auf die Reinigung heißt das: Reinigungsarbeiten sind Teil der betrieblichen Instandhaltung im weiteren Sinne (Erhaltung des Soll-Zustands der Oberflächen, Einhaltung der Hygiene). Folglich fordern diese Richtlinien implizit auch, dass Reinigungspläne, Nachweise und Inspektionen schriftlich fixiert sind. VDI 3810 betont die Verkehrssicherungs- und Schutzpflichten des Betreibers – hierzu zählt auch, Gefahren durch mangelnde Reinigung (z. B. Rutschgefahr, Infektionsgefahr) auszuschließen, was wiederum nur durch dokumentierte Reinigungs- und Kontrollmaßnahmen belegt werden kann. DIN 31051 verlangt im Rahmen der Instandhaltung u. a. eine lückenlose Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen und Prüfungen. In einem Reinigungsvertrag sollten daher die Dokumentationspflichten so ausgestaltet sein, dass sie diesen Normgrundsätzen genügen: Es gibt klare Pläne, regelmäßige Kontrollen und Aufzeichnungen darüber.

• Branchenspezifische Richtlinien und Zertifikate: Je nach Einsatzbereich des Reinigungsdienstes können weitere normative Vorgaben einschlägig sein. Im Gesundheitswesen geben z. B. die Richtlinien des Robert Koch-Instituts (RKI) detaillierte Anforderungen an Reinigungs- und Desinfektionspläne vor, die genau dokumentiert werden müssen. In der Lebensmittelindustrie sind HACCP-Konzepte und entsprechende Reinigungsdokumentationen Pflicht. Für Schulen und öffentliche Gebäude existieren mitunter kommunale Hygiene-Richtlinien. Schließlich führen immer mehr Immobilienbetreiber Nachhaltigkeitszertifikate (z. B. LEED, BREEAM oder DGNB), die auch Reinigungs- und Abfallmanagement betreffen und bestimmte Nachweise erfordern (etwa Einsatz von umweltfreundlichen Reinigungsmitteln, dokumentierter Verbrauch). Ein hochwertiger Reinigungsvertrag verweist auf solche Normen und verpflichtet den Dienstleister, die entsprechenden Dokumentationsvorgaben einzuhalten.

In Summe gewährleisten Normen und Richtlinien, dass die Dokumentation nicht nur einer individuellen Absprache folgt, sondern objektiven Qualitätsstandards. Sie erhöhen die Vergleichbarkeit und Compliance. Für Auftraggeber und Dienstleister bedeuten sie allerdings auch, dass ein gewisses Maß an Formalität und Vollständigkeit eingehalten werden muss – was durch sorgfältig gestaltete Vertragsanhänge zur Dokumentation sichergestellt wird.

Im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit ergeben sich weitere Dokumentationsanforderungen, die ein Reinigungsdienstleister erfüllen muss. Diese dienen dem Schutz der Mitarbeiter und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. Arbeitsschutzgesetz, DGUV-Vorschriften) und sollten im Vertrag oder begleitend geregelt sein:

• Unterweisungsnachweise: Reinigungskräfte sind regelmäßig in Arbeitsschutzthemen zu schulen – mindestens einmal jährlich, bei bestimmten Gefährdungen auch öfter. Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass diese Unterweisungen dokumentiert werden. Das bedeutet, der Dienstleister führt Protokoll über jede Sicherheitsunterweisung (Datum, Teilnehmer, Inhalte, Unterschriften der geschulten Mitarbeiter). Diese Unterweisungsnachweise sind im Rahmen von Reinigungsverträgen relevant, da sie belegen, dass das Personal z. B. über den korrekten Umgang mit Reinigungschemikalien, das Tragen von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und das Verhalten bei Unfällen informiert wurde. Der Auftraggeber kann in Audits oder bei Kontrollen Einsicht in diese Nachweise verlangen, um sicherzugehen, dass der Dienstleister seiner Fürsorgepflicht nachkommt. Insbesondere nach Unfällen wird geprüft, ob der Mitarbeiter ordnungsgemäß unterwiesen war – die Dokumentation ist hier der entscheidende Beleg.

• Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen: Für Tätigkeiten in der Gebäudereinigung müssen Gefährdungsbeurteilungen erstellt werden (§ 5 ArbSchG) und daraus resultierende Betriebsanweisungen für die Mitarbeiter abgeleitet werden. Eine Betriebsanweisung ist eine schriftliche Anweisung, die den sicheren Umgang mit Gefahrstoffen, Arbeitsmitteln oder bestimmten Arbeitsverfahren beschreibt. Im Reinigungsumfeld betrifft das z. B. den Umgang mit ätzenden oder gesundheitsschädlichen Reinigungsmitteln, das Arbeiten auf Leitern oder das Reinigen von verglasten Fassaden. Diese Betriebsanweisungen müssen den Beschäftigten zugänglich gemacht und in der Unterweisung vermittelt werden. Dokumentationspflichtig ist hier zum einen die Gefährdungsbeurteilung selbst (die schriftlich vorliegen muss), zum anderen die Bestätigung der Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter (oft durch Unterschrift auf der Betriebsanweisung oder einem Sammelblatt). Eine vorbildliche Dokumentation nach Arbeitsschutzvorgaben umfasst also: schriftliche Gefährdungsbeurteilungen, daraus abgeleitete Betriebsanweisungen (mit Datum und Versionsstand) und Listen der unterwiesenen Personen pro Thema. Diese Unterlagen können bei einer Kontrolle durch die Berufsgenossenschaft oder Arbeitsschutzbehörde verlangt werden und sichern den Nachweis der Prävention.

• Hygienepläne und Desinfektionsnachweise: In Bereichen mit besonderen Hygieneanforderungen (Krankenhäuser, Pflegeheime, Küchen, Sanitäranlagen mit Publikumsverkehr etc.) sind Hygiene- und Reinigungspläne gesetzlich oder betrieblich vorgeschrieben. Ein Hygieneplan legt fest, in welchen Intervallen welche Bereiche mit welchen Mitteln gereinigt bzw. desinfiziert werden. Solche Pläne müssen nicht nur existieren, sondern deren Umsetzung ist zu dokumentieren. Beispielsweise fordert das Infektionsschutzgesetz in Verbindung mit RKI-Richtlinien für Krankenhäuser detaillierte Desinfektionsnachweise. Der Reinigungsvertrag sollte daher klar regeln, dass der Dienstleister entsprechende Hygienepläne einhält und Reinigungs-/Desinfektionsprotokolle führt. Diese Protokolle enthalten typischerweise Datum, Uhrzeit, Raum/Objekt, angewendetes Mittel, Konzentration, Einwirkzeit und den Namen des Mitarbeiters. Sie dienen bei behördlichen Überprüfungen als Beleg, dass z. B. ein operationssaaler Boden nach jedem Eingriff ordnungsgemäß aufbereitet wurde. Auch in weniger kritischen Bereichen (Büros, Schulen) verlangen Auftraggeber zunehmend Reinigungskonzepte inkl. Hygieneplan (z. B. für Sanitärbereiche), um Gesundheitsschutz und Wohlbefinden zu gewährleisten. Wichtig ist, dass die Vertragspartner festlegen, wer die Verantwortung für die Aktualisierung dieser Pläne trägt und wie Nachweise aufbewahrt werden.

• Unfall- und Vorfallmeldungen: Trotz aller Prävention können Arbeitsunfälle oder Beinaheunfälle passieren. Für solche Fälle muss der Dienstleister Meldungen und Berichte erstellen. Gemäß den DGUV-Vorschriften (Unfallversicherung) sind Unfälle, die zu einer Arbeitsunfähigkeit von >3 Tagen führen, dem Unfallversicherungsträger zu melden – dies geschieht mittels Unfallanzeige, die auch der Arbeitgeber unterzeichnet. Unabhängig von der Meldepflicht sollte jeder Unfall intern dokumentiert werden: Was ist passiert, wer war beteiligt, welche Ursache, welche Maßnahmen wurden ergriffen (Erste Hilfe, Einweisung Rettungsdienst, Folgemaßnahmen zur Verhütung ähnlicher Unfälle). Diese Unfallberichte sind Teil der Dokumentation im Arbeitsschutz. Ein fortschrittlicher Reinigungsdienstleister führt zudem ein Verbandbuch oder Unfalljournal, in dem alle Verletzungen – auch kleine – verzeichnet sind. Der Reinigungsvertrag kann vorsehen, dass der Auftraggeber über bestimmte Ereignisse sofort informiert wird (z. B. Wegeunfall auf dem Betriebsgelände) und einen Bericht erhält. Solche Dokumente sind wichtig, um ggf. Haftungsfragen zu klären und präventive Verbesserungen abzuleiten.

• Arbeitszeitnachweise und Mindestlohn-Dokumentation: In der Gebäudereinigungsbranche besteht außerdem eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (nicht zuletzt zur Kontrolle des Mindestlohn-Einhaltens). Der Arbeitgeber (Auftragnehmer) muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Mitarbeiter aufzeichnen. Für den Auftraggeber ist dies indirekt von Interesse, weil Verstöße (z. B. Unterschreitung des Mindestlohns durch fehlende Aufzeichnungen) zu Rechtsproblemen und Reputationsschäden führen können. Zwar sind diese Arbeitszeitaufzeichnungen primär interne Dokumente des Arbeitgebers, doch moderne Verträge im Facility Management können Klauseln enthalten, die Compliance mit dem MiLoG (Mindestlohngesetz) und den Aufzeichnungspflichten fordern. Entsprechende Dokumentationen müssen in Prüfungen (etwa Zollkontrollen zur Schwarzarbeitsbekämpfung) vorgezeigt werden und sollten daher ordentlich geführt sein. Für den Auftraggeber erhöht eine solche Klausel die Rechtssicherheit, dass der Dienstleister gesetzeskonform arbeitet.

Es ergänzen arbeitsschutzbezogene Dokumente die vertraglichen Leistungsnachweise um eine weitere Dimension der Sorgfalt. Sie zeigen, dass der Dienstleister nicht nur das Objekt, sondern auch seine Mitarbeiter und Dritte schützt. Alle Unterlagen – von Unterweisungsprotokollen über Hygienepläne bis zu Unfallmeldungen – sollten integriert in das Dokumentationssystem geführt werden. Sie unterstreichen den hohen Stellenwert von Sicherheit und Gesundheit im Rahmen der Gebäudereinigung und bieten im Ernstfall Rechtssicherheit durch dokumentierte Präventionsmaßnahmen. Ein Vertrag, der solche Dokumentationspflichten explizit aufführt, fördert eine Kultur der Sicherheit und Qualität im Gebäudereinigungsservice.