Reinigungsverträge

Neben Gesetzen spielen Branchenstandards eine große Rolle bei der Gestaltung von FM-Verträgen. In Europa wurden einheitliche FM-Normen entwickelt, insbesondere die DIN EN 15221-Reihe, welche Begriffe definiert und Qualitätsmessung im Facility Management standardisiert. So enthält DIN EN 15221-3 einen Leitfaden, um Qualität im FM mit messbaren und erlebbaren Kriterien zu beurteilen. Speziell für Reinigungsdienstleistungen existiert die Norm DIN EN 13549, die Anforderungen an eine umweltverträgliche, materialschonende Reinigung festlegt und ein europaweit einheitliches System zur Qualitätsmessung von Reinigungsleistungen bietet. Verträge können sich auf solche Normen beziehen, um objektive Qualitätsstandards festzulegen – z.B. indem vereinbart wird, dass die Reinigungsqualität nach dem Bewertungssystem der DIN EN 13549 regelmäßig überprüft wird.

Auch Qualitätsmanagement-Zertifizierungen sind in der Reinigungsbranche verbreitet. Viele Dienstleister sind nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement) zertifiziert, was Auftraggebern ein Mindestmaß an Prozessqualität und Nachhaltigkeit signalisiert. Ein wichtiges branchenspezifisches Gütesiegel ist das RAL-Gütezeichen 902 Gebäudereinigung. Eine RAL 902-zertifizierte Reinigungsfirma steht für hohe Reinigungsqualität, ein transparentes Leistungsverzeichnis, umweltfreundliche Reinigungsverfahren sowie die tarifgerechte Bezahlung der Mitarbeiter. Mitglieder der RAL-Gütegemeinschaft Gebäudereinigung werden jährlich von unabhängigen Prüfinstituten kontrolliert. Dieses Gütezeichen kann als Qualitätsnachweis im Vertrag verlangt oder zumindest als Orientierungshilfe genutzt werden. So kann der Auftraggeber etwa bevorzugt Unternehmen beauftragen, die RAL-zertifiziert sind, da dies eine regelmäßige externe Überprüfung der Einhaltung aller Standards (inklusive Arbeits- und Umweltstandards) gewährleistet.

Aktuelle Entwicklungen zielen zudem auf Nachhaltigkeit und ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) in FM-Verträgen ab. Der Deutsche FM-Verband GEFMA hat 2023 seinen Mustervertrag für Facility Services (GEFMA 510) neu aufgelegt und um Themen wie Qualitätssicherung, Nachhaltigkeit und Pandemie-Regelungen erweitert. Erstmals enthält der Mustervertrag juristisch ausgearbeitete Regelungen zu Service-Level-Agreements und Bonus-Malus-Systemen, die als Beispiele für Qualitätsklauseln dienen. Außerdem werden Empfehlungen gegeben, ein strukturiertes ESG-Berichtswesen einzuführen, um den Nachweispflichten der EU-Taxonomie (z.B. in Bezug auf umweltfreundliche Reinigungsmittel, CO₂-Einsparungen etc.) gerecht zu werden. Ein neues Kapitel behandelt Pandemie-Vorsorge und beschreibt, wie Leistungsänderungen oder Vergütungsanpassungen im Pandemiefall zu regeln sind. Diese Ergänzungen spiegeln wider, dass moderne Reinigungsverträge nicht nur die klassische Sauberkeit schulden, sondern auch Aspekte der Nachhaltigkeit und Resilienz berücksichtigen sollten.

Zur Ausschreibung und Leistungsbeschreibung für Reinigungsdienste gibt es ebenfalls standardisierte Vorlagen. GEFMA veröffentlichte zeitgleich die Richtlinie GEFMA 520, welche eine umfangreiche Leistungsbeschreibung Facility Services enthält, inklusive eines Muster-Preisverzeichnisses in Form einer Excel-Tabelle. Darin werden alle FM-Leistungen – darunter die Gebäudereinigung – detailliert beschrieben und die Kalkulation transparent gemacht. Diese Standards können als Grundlage dienen, um eigene Vertragsanhänge zu erstellen, die den marktüblichen Best Practices entsprechen.

Kernstück eines jeden Reinigungsvertrags ist die genaue Definition des Leistungsumfangs. Alle zu erbringenden Reinigungsleistungen müssen in Art, Umfang und Häufigkeit klar beschrieben sein. Üblich ist die Erstellung eines detaillierten Leistungsverzeichnisses (als Vertragsanlage), in dem pro Raum- oder Flächenkategorie aufgeführt ist, welche Reinigungstätigkeiten wie oft durchgeführt werden. Beispielsweise wird festgelegt, dass Büros täglich zu saugen und Müllbehälter zu leeren sind, Sanitäranlagen zweimal täglich zu reinigen sind, Fenster monatlich geputzt werden usw. Solche Leistungsbeschreibungen enthalten oft tabellarisch die Objektdaten (Raumarten, Flächen in m²), die Reinigungsintervalle (täglich, wöchentlich, monatlich, bedarfsweise) und besondere Hinweise zur Ausführung (z.B. welche Reinigungsmittel oder -methoden zu verwenden sind). Im Vertragstext wird in der Regel auf diese Anlage verwiesen und klargestellt, dass der Auftragnehmer verpflichtet ist, sämtliche dort aufgeführten Leistungen fristgerecht und fachgerecht zu erbringen.

Wichtig ist, dass das Leistungsverzeichnis mit der vertraglichen Erfolgsschuld korrespondiert. D.h., die definierte Reinigungshäufigkeit und -methode dienen dazu, den vereinbarten Soll-Zustand („sauber“) sicherzustellen, sind aber nicht Selbstzweck. So stellte das OLG Köln klar, dass die Angabe von Reinigungstakten im Vertrag lediglich Bestandteil der Erfolgsbeschreibung ist – letztlich schuldet der Auftragnehmer unabhängig von starren Stundenangaben die Erreichung des Sauberkeitserfolgs. Daher sollte das Leistungsverzeichnis qualitative Zielvorgaben enthalten (z.B. „keine sichtbaren Verschmutzungen auf Böden und Oberflächen“) und nicht nur Tätigkeiten aufzählen. Oft wird zudem auf anerkannte Reinigungsstandards Bezug genommen, etwa die „Leitlinien der Gebäudereinigung“ oder unternehmenseigene Reinigungsstandards, um dem Auftragnehmer Orientierung für die Ausführung zu geben.

Neben der Unterhaltsreinigung (laufende regelmäßige Reinigung) können im Vertrag auch Sonderleistungen beschrieben sein. Dazu gehören z.B. Grundreinigungen (intensive Reinigungen in längeren Intervallen, etwa viertel- oder halbjährlich), Glas- und Fassadenreinigung, Teppichgrundreinigung, Winterdienste (Schneeräumen) oder Hygieneservices (Auffüllen von Verbrauchsmaterialien wie Seife, Handtücher). Solche Leistungen werden entweder im selben Leistungsverzeichnis mit Kennzeichnung als Sonderintervall aufgeführt oder in separaten Anlagen. Es ist wesentlich klarzustellen, welche dieser Leistungen in der Pauschalvergütung enthalten sind und welche nur bei Bedarf auf Abruf gegen separate Vergütung erbracht werden (siehe auch Vergütung unten).

Zusätzlich zur Beschreibung der Was und Wie oft sollte das Leistungsverzeichnis auch Hinweise zum Wie der Reinigung geben, soweit erforderlich. Beispielsweise können bestimmte Methoden vorgeschrieben werden (etwa nebelfeuchtes Wischen statt nass auf besonders empfindlichen Böden) oder qualitative Anforderungen („streifenfreie Reinigung von Glasflächen“). Für technisch sensible Bereiche (z.B. Reinräume, Labore, Produktionshallen) sind detaillierte Arbeitsanweisungen und gegebenenfalls spezielle Qualifikationen der Reiniger erforderlich, die dann ebenfalls Teil der Leistungsbeschreibung sein sollten.

Um sicherzustellen, dass der Auftragnehmer die geforderte Qualität erbringt, enthalten Reinigungsverträge üblicherweise ausführliche Qualitätssicherungs-Klauseln. Zunächst wird der erwartete Qualitätsstandard definiert – oft in Anlehnung an Normen oder Gütezeichen. Wie oben erwähnt, kann DIN EN 13549 als Maßstab dienen oder es wird festgelegt, dass die Leistungen „fachgerecht nach den Regeln des Gebäudereiniger-Handwerks“ auszuführen sind. Ergänzend werden Kontrollmechanismen vereinbart. Der Auftraggeber erhält das Recht, regelmäßige Leistungsüberprüfungen durchzuführen, z.B. monatliche Objektbegehungen oder Stichprobenkontrollen. Typischerweise wird ein Verfahren beschrieben, wie festgestellte Mängel zu melden und zu beheben sind: Der Auftragnehmer muss auf eine Mängelanzeige hin innerhalb kurzer Frist nachbessern, ohne zusätzliche Vergütung. Wiederholte oder schwerwiegende Schlechtleistung kann zu Vertragsstrafen oder einer außerordentlichen Kündigung führen.

Moderne FM-Verträge greifen verstärkt auf Service Level Agreements (SLAs) zurück. Dabei werden Messgrößen für die Reinigungsqualität vereinbart, z.B.: maximal x Reklamationen pro Monat, Zufriedenheitswerte bei Nutzerbefragungen, oder objektive Sauberkeitsgrade (evtl. gemäß Prüfsystem aus DIN EN 13549). Werden die SLAs nicht erfüllt, können Malus-Regelungen (Abzüge von der Vergütung) greifen; umgekehrt können bei übertroffenen Zielen Boni vereinbart sein. Solche Bonus-Malus-Systeme müssen sehr klar definiert sein, damit sie rechtlich verbindlich sind. GEFMA stellt hierzu Praxisbeispiele bereit, da diese Regelungen stets individuell zugeschnitten werden müssen.

Zur Qualitätssicherung gehört auch die Dokumentation der erbrachten Leistung. Oft wird im Vertrag festgelegt, dass der Auftragnehmer Leistungsnachweise führen muss – etwa über ein Reinigungsjournal oder ein digitales CAFM-System, in dem erledigte Aufgaben abgehakt werden. Reinigungsfachkräfte zeichnen dann z.B. auf einer Liste ab, wann sie welchen Raum gereinigt haben. Diese Dokumentation kann dem Auftraggeber auf Verlangen zur Kontrolle vorgelegt werden. Ferner kann vereinbart werden, dass der Auftragnehmer regelmäßige Berichte liefert, z.B. monatliche Reports über durchgeführte Leistungen, besondere Vorkommnisse, Verbrauchsmaterial-Bestände etc. Solche Berichte unterstützen das Nachhalten der Leistung und sind zugleich Teil der Compliance-Dokumentation (Nachweis der Pflichterfüllung).

Ein weiterer Aspekt sind Qualitätsaudits durch unabhängige Stellen. Zwar ist das im privaten Vertragsverhältnis selten vorgeschrieben, doch wenn der Auftragnehmer ein Gütezeichen (wie RAL 902) führt, erfolgt ohnehin eine externe Prüfung mindestens jährlich. Der Auftraggeber kann in den Vertrag aufnehmen, dass er über die Ergebnisse solcher Audits informiert wird oder dass er selbst bei solchen Audits anwesend sein darf. Bei öffentlichen Aufträgen können zudem behördliche Kontrollen stattfinden (z.B. Überprüfung der Einhaltung des Mindestlohns durch Zollbehörden); der Vertrag sollte den Auftragnehmer verpflichten, auch hierbei uneingeschränkt zu kooperieren.

• Die Einsatzkräfte des Reinigungsdienstleisters stehen an vorderster Front der Vertragserfüllung. Daher regeln Reinigungsverträge detailliert, welche Anforderungen an das Personal gestellt werden. Zunächst wird festgelegt, dass der Auftragnehmer ausschließlich zuverlässige, fachkundig eingewiesene Mitarbeiter einsetzen darf. In sensiblen Objekten (etwa Forschungszentren oder Behörden) verlangt der Auftraggeber häufig, dass das Reinigungspersonal ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis vorweisen kann. Üblich ist auch die Vorgabe, dass ein verantwortlicher Objektleiter oder Vorarbeiter benannt wird, der als zentraler Ansprechpartner dient und die Abläufe vor Ort koordiniert.

• Subunternehmer: Viele Verträge schließen den Einsatz von Nachunternehmen aus oder erlauben ihn nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers. Dies soll sicherstellen, dass der Auftragnehmer die Leistung nicht unkontrolliert weitergibt und die Qualitäts- und Sicherheitsstandards eingehalten werden. Falls Subunternehmer zugelassen sind, muss der Hauptauftragnehmer vertraglich gewährleisten, dass auch diese alle Vertragsauflagen (Qualität, Tarif, Datenschutz etc.) erfüllen. In jedem Fall bleibt der Hauptauftragnehmer für die Vertragserfüllung voll verantwortlich und haftet für seine Erfüllungsgehilfen.

• Arbeitszeit und Zugangszeiten: Der Vertrag legt fest, wann gereinigt wird, um den Geschäftsbetrieb möglichst nicht zu stören. In Bürogebäuden findet die Unterhaltsreinigung meist außerhalb der Kernarbeitszeit statt (früh morgens, abends oder nachts). Typischerweise vereinbart man ein Zeitfenster, z.B. werktags zwischen 18:00 und 22:00 Uhr, in dem die Reinigungskräfte Zugang haben. In Industrieanlagen kann eine 24/7-Schichtplanung nötig sein, abgestimmt auf Produktionspausen. Wichtig ist, dass der Auftragnehmer die arbeitszeitrechtlichen Vorschriften einhält – Nachtarbeitszuschläge, Ruhezeiten etc. gehören intern zu seinen Pflichten, sind aber auch im Rahmentarifvertrag klar geregelt. Sollte ausnahmsweise Tagesreinigung während der Betriebszeit gewünscht sein (etwa Präsenz einer Tageskraft für laufende Sauberkeit), so wird das ebenfalls festgelegt.

• Arbeitsschutz und Sicherheit: Beide Vertragsparteien haben Pflichten, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu gewährleisten. Bereits bei Auftragsvergabe muss der Auftraggeber eine geeignete Firma auswählen und sie schriftlich verpflichten, alle einschlägigen Vorschriften einzuhalten. Im Vertrag sollte der Auftragnehmer daher zusichern, sämtliche Arbeitsschutzbestimmungen, Unfallverhütungsvorschriften und technischen Regeln einzuhalten, die für die Tätigkeit relevant sind. Dazu zählen z.B. die DGUV-Regeln der Berufsgenossenschaften (etwa DGUV Regel 101-605 „Branche Gebäudereinigung“ und DGUV 1 „Grundsätze der Prävention“), die Gefahrstoffverordnung (Umgang mit Reinigungschemikalien) oder BetrSichV (Benutzung von Leitern, Gerüsten, Maschinen). Der Auftragnehmer muss sein Personal entsprechend schulen und mit erforderlicher persönlicher Schutzausrüstung (PSA) ausstatten (Handschuhe, Sicherheitsschuhe, ggf. Absturzsicherung bei Höhenarbeiten etc.). Im Gegenzug hat der Auftraggeber die Pflicht, die Reinigungsfirma über betriebs- oder objektspezifische Gefahren aufzuklären (z.B. Sicherheitsvorschriften in einem Industriegebiet, Alarmanlagen, sensible Bereiche) und bei der Gefährdungsbeurteilung zu unterstützen. Oft wird eine schriftliche Unterweisung für Fremdfirmen als Anlage beigefügt, in der alle Sicherheitsregeln des Auftraggebers aufgeführt sind. Beide Seiten müssen eng kooperieren, da an den Schnittstellen besondere Risiken entstehen können (Beispiel: Ein Techniker und eine Reinigungskraft arbeiten unwissentlich gleichzeitig an einer Maschine – hier muss Abstimmung erfolgen, um Unfälle zu vermeiden).

• Ausweispflicht und Zugangskontrolle: Aus Sicherheits- und Vertrauensgründen schreiben viele Auftraggeber vor, dass Reinigungspersonal klar identifizierbar sein muss – etwa durch das Tragen von Einheitskleidung und Dienstausweisen mit Foto. So wird verhindert, dass Unbefugte sich Zugang erschleichen. Ferner erhält das Reinigungspersonal oft nur Zugang in Begleitung oder mit besonderen Schlüsseln/Transpondern. Der Vertrag sollte regeln, dass der Auftragnehmer die vom Auftraggeber ausgehändigten Schlüssel und Zugangsmedien sorgfältig verwahrt, nicht unberechtigt vervielfältigt und ausschließlich seinen befugten Mitarbeitern aushändigt. Geht ein Schlüssel verloren, muss der Auftragnehmer dies sofort melden und für eventuelle Schlossaustauschkosten haften.

• Datenschutz und Vertraulichkeit: Reinigungskräfte bewegen sich in Bereichen, in denen vertrauliche Informationen vorliegen können (Bürounderlagen, Akten, Computerbildschirme etc.). Daher enthalten Reinigungsverträge fast immer eine Geheimhaltungsvereinbarung. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Geschäfts- und Personendaten, die seine Mitarbeiter möglicherweise einsehen, vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Insbesondere wird festgehalten, dass es dem Reinigungspersonal streng untersagt ist, in Unterlagen der Beschäftigten zu schnüffeln, Schubladen oder Aktenschränke zu öffnen oder Informationen, die zufällig wahrgenommen wurden, zu nutzen. Zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist bei Reinigung zwar selten eine Auftragsverarbeitung im technischen Sinne gegeben, aber es wird vertraglich sichergestellt, dass der Dienstleister alle Datenschutzbestimmungen wahrt. Oft muss jede Reinigungskraft eine schriftliche Vertraulichkeitserklärung unterschreiben, die der Auftragnehmer aufbewahrt. Eine Muster-Geheimhaltungsvereinbarung kann als Vertragsanlage beigefügt werden (im oben genannten Beispielvertrag war dies Anlage 9).

• Nachweis- und Mitteilungspflichten: Um Compliance zu sichern, kann der Vertrag zusätzliche Pflichten definieren, etwa dass der Auftragnehmer auf Verlangen Namen und sozialversicherungsrechtliche Meldungen seiner eingesetzten Kräfte offenlegt (Stichwort Schwarzarbeitsprävention). Außerdem verlangen manche Auftraggeber die Vorlage von polizeilichen Führungszeugnissen oder Arbeitsmedizinischen Vorsorgebescheinigungen (bei Arbeiten mit Gefahrstoffen). Werden neue Mitarbeiter eingesetzt, muss der Dienstleister dies ggf. vorher anzeigen. All diese Punkte dienen dazu, Vertrauen und Rechtssicherheit im laufenden Betrieb zu erhalten.

• Vergütungsmodelle: In der Regel werden Reinigungsleistungen gegen eine Pauschalvergütung erbracht. Üblich ist ein monatlicher Festpreis, der alle vereinbarten Unterhaltsreinigungen abdeckt. Die Kalkulation basiert auf dem Leistungsverzeichnis (Flächen, Reinigungsfrequenzen, Personalstunden) und den Lohnkosten. Der Vertrag sollte transparent machen, welche Leistungen in der Pauschale enthalten sind. Zusätzlich vereinbarte Sonderreinigungen (z.B. Glasreinigung vierteljährlich, Grundreinigung) können entweder in der Pauschale eingerechnet oder separat abgerechnet werden. Oft gibt es für außerplanmäßige Zusatzleistungen (z.B. Sonderreinigung nach einem Wasserschaden, zusätzliche Desinfektionen auf Wunsch) vereinbarte Einheitspreise oder Stundensätze, die als Anlage (Preisblatt) beigefügt sind. So war in einem Beispielvertrag eine Anlage mit Stundensätzen für eventuelle Zusatzarbeiten enthalten. Rechnungen werden meist monatlich erstellt, zahlbar nachträglich innerhalb einer bestimmten Frist (z.B. 14 Tage netto).

• Preisgleitklauseln: Da Reinigungsverträge oft über mehrere Jahre laufen, ist zu berücksichtigen, dass sich insbesondere Lohnkosten verändern (Tariferhöhungen, gesetzliche Mindestlohnsteigerungen). Es ist branchenüblich, eine Preisanpassungsklausel zu vereinbaren. Diese kann vorsehen, dass bei Änderungen des tariflichen Lohnniveaus für Gebäudereinigung die Vergütung entsprechend angehoben (oder theoretisch auch gesenkt) wird. So bleibt die Wirtschaftlichkeit für den Auftragnehmer gewahrt, und der Auftraggeber stellt sicher, dass der Dienstleister seine Leute weiterhin ordnungsgemäß entlohnen kann. Beispielsweise könnte im Vertrag stehen: „Erhöht sich der tarifliche Stundenlohn für Reinigungskräfte um mehr als X %, so erhöht sich die monatliche Pauschale um den gleichen Prozentsatz.“ Mitunter werden auch allgemeine Inflationsklauseln oder Indexanpassungen (z.B. gekoppelt an den Verbraucherpreisindex) vereinbart, doch dominierend ist die Anbindung an Tariflöhne, da Lohnkosten den größten Anteil an den Reinigungskosten ausmachen. Wichtig: Solche Preisgleitklauseln müssen klar formuliert und nachvollziehbar sein, damit sie wirksam sind (unbestimmte oder einseitige Preisanpassungsrechte könnten sonst unwirksam sein).

• Vertragslaufzeit und Kündigung: Oft werden Reinigungsverträge auf feste Laufzeiten geschlossen, z.B. 2 Jahre Mindestlaufzeit mit automatischer Verlängerung um ein Jahr, sofern nicht gekündigt wird. Öffentliche Auftraggeber sind aus vergaberechtlichen Gründen meist auf 4 Jahre begrenzt. Die Kündigungsfristen sollten fair bemessen sein – häufig 3 Monate zum Laufzeitende. Während der festen Vertragsdauer ist eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen, außer ggf. zum Ablauf der Mindestlaufzeit. Allerdings sollte das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund nicht fehlen: Bei groben Vertragsverletzungen (z.B. fortgesetzte Schlechtleistung trotz Abmahnung, Verstöße gegen Gesetze, beharrliche Missachtung von Sicherheitsbestimmungen) kann der Auftraggeber fristlos kündigen. Umgekehrt kann auch der Auftragnehmer kündigen, etwa wenn der Auftraggeber trotz Fristsetzung fällige Zahlungen nicht leistet. In komplexen FM-Verträgen wird zudem geregelt, wie eine geordnete Leistungsübergabe bei Vertragsende erfolgt – z.B. dass der bisherige Dienstleister eine Endreinigung durchführen muss, alle Schlüssel zurückgibt und ggf. eingewiesenes Personal/Objektpläne an den Nachfolger übergibt.

• Zahlungsmodalitäten und Sicherheiten: Je nach Auftragsvolumen können zusätzliche Absprachen sinnvoll sein. Bei sehr großen Verträgen oder neuen Dienstleistern verlangt der Auftraggeber mitunter eine Vertragserfüllungssicherheit (Bürgschaft) oder er behält einen gewissen Prozentsatz der Monatsrechnung als Sicherheit ein, der nach vertragsgemäßer Jahresleistung wieder ausbezahlt wird. In der Regel ist dies aber bei Reinigungsverträgen selten, häufiger bei Bau- oder Werkverträgen im Bauwesen. Gleichwohl kann eine Sicherheit vereinbart werden, wenn z.B. hohe Vorschüsse gezahlt würden.

• Nachhaltigkeitsklauseln: Immer häufiger fragen Auftraggeber ökologische und soziale Kriterien ab. Ein Reinigungsvertrag kann z.B. vorsehen, dass ausschließlich umweltfreundliche Reinigungsmittel (z.B. mit EU-Ecolabel) eingesetzt werden, dass Mülltrennung strikt einzuhalten ist oder dass der Dienstleister bei der Beschaffung auf Nachhaltigkeit achtet. Ebenso könnten CO₂-Reduktionsziele oder Berichtsauflagen (z.B. jährlicher Nachhaltigkeitsbericht über den Reinigungsbetrieb) vereinbart werden, insbesondere bei Konzernen, die ihrerseits Berichtspflichten haben. Mit Blick auf die EU-Taxonomie gewinnen solche Vereinbarungen an Bedeutung.

• Pandemie- und Hygiene-Vorsorge: Aus Lessons Learned der Covid-19-Pandemie empfehlen Branchenverbände, klare Regelungen im Vertrag zu haben, wie auf Pandemiefälle reagiert wird. Zum Beispiel kann festgelegt sein, welche Zusatzleistungen der Reinigungsdienstleister im Falle erhöhter Hygieneanforderungen erbringen muss (Desinfektionsreinigungen, häufiger Reinigungsintervalle in stark frequentierten Zonen etc.) und wie diese vergütet werden. Auch Sonderkündigungsrechte oder Leistungsreduktionen bei behördlich angeordneten Gebäudeschließungen könnten adressiert werden, um beide Seiten vor unverschuldeten Nachteilen zu schützen.

• Versicherungsschutz: Der Auftragnehmer sollte verpflichtet werden, eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung zu unterhalten. Damit sind Personen- und Sachschäden abgedeckt, die im Zusammenhang mit der Reinigung passieren – z.B. wenn ein Mitarbeiter einen Wasserschaden verursacht oder ein Dritter auf frisch gewischtem Boden ausrutscht. Im Vertrag kann eine Mindestdeckungssumme (etwa 5 Mio. Euro pauschal für Personen- und Sachschäden) vorgegeben und ein Nachweis der Versicherung als Vertragsanlage verlangt werden. Ohne entsprechenden Versicherungsschutz würde der Dienstleister im Ernstfall mit seinem gesamten Firmen- und Privatvermögen haften. Übliche weitere Versicherungen (Inhaltsversicherung für Equipment, Rechtsschutz) betreffen zwar den Dienstleister, sind aber für den Auftraggeber nicht direkt relevant – außer, dass ein gut versicherter Partner weniger Ausfallrisiko bietet.

• Haftungsklauseln: Ergänzend zur Versicherung regelt der Vertrag die Haftungsverteilung. Üblicherweise haftet der Auftragnehmer für alle Schäden, die durch ihn oder sein Personal schuldhaft verursacht werden, vollumfänglich und stellt den Auftraggeber von Ansprüchen Dritter frei. Umgekehrt soll der Auftraggeber dem Dienstleister das Arbeitsumfeld so bereitstellen, dass kein unnötiges Risiko besteht (z.B. sichere Aufbewahrung von Wertgegenständen, Bereitstellung von Strom/Wasser). Manche Verträge schließen die Haftung für einfache Fahrlässigkeit in bestimmten Fällen aus oder begrenzen die Haftung der Parteien auf typisch vorhersehbare Schäden – solche Klauseln müssen jedoch sorgfältig formuliert sein, um nicht gegen AGB-Recht zu verstoßen.

• Mitwirkungspflichten des Auftraggebers: In vielen Fällen enthält der Vertrag auch Zusagen des Auftraggebers. Beispielsweise verpflichtet er sich, dem Reinigungsteam ausreichend Wasser, Strom und Heizungslicht kostenlos bereitzustellen, geeignete Räumlichkeiten zum Umkleiden und Lagern von Geräten bereitzustellen, die Zugänge rechtzeitig zu ermöglichen, und bei besonderen Verschmutzungen (etwa gefährliche Stoffe) den Dienstleister vorab zu informieren. Diese Mitwirkungspflichten können im Vertragstext oder in Anhängen (Hausordnung, Sicherheitsanweisungen) festgehalten sein.

• Checklisten und Protokolle: Als Anlagen können Übergabeprotokolle (für Schlüssel oder die Objekteinweisung) dienen. Ebenfalls hilfreich sind Checklisten – z.B. zur Qualitätskontrolle oder zur regelmäßigen Abstimmungsgesprächen – welche den kooperativen Charakter des Vertrags untermauern.

Zusammenfassend werden Vertragszusätze in der Gebäudereinigung häufig in Anlagen gegliedert. Ein typisches Set an Vertragsanhängen könnte so aussehen: 1) detailliertes Leistungsverzeichnis der Reinigung; 2) ggf. Raumbuch oder Pläne; 3) Preis- und Vergütungsverzeichnis (Einheitspreise, Stundensätze für Zusatzleistungen); 4) Objektbezogene Sicherheits- und Verhaltensregeln für Fremdfirmen; 5) Muster-Dokumente (Schlüssel-Übergabeliste, Meldeschein für Schäden, etc.); 6) Geheimhaltungs- und Datenschutzvereinbarung; 7) Versicherungsnachweis(e); 8) Tariftreue-Erklärung des Auftragnehmers. Diese Anhänge werden im Hauptvertrag unter „Vertragsbestandteile“ aufgelistet und von beiden Parteien mit unterschrieben, sodass sie rechtlich verbindlich sind.