Rahmenverträge. Standardleistungsbuch. Spezifisch.

• Wiederkehrende Instandhaltung (DIN 31051: Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung) an TGA sowie baulichen Anlagen, inklusive kleiner Umbauten.

• Störungs‑ und Havarie‑Abrufe (Elektro, HLKS, Türen/Tore, Aufzüge/Gebäudeautomation – soweit Bauleistung).

• Kleinmaßnahmen Brandschutz (z. B. Abschottungen, Türschließer, Rettungswegbeschilderung – sofern Bauleistung).

• Infrastruktur‑Kleinstbau auf Liegenschaften (z. B. Wege‑/Pflasterarbeiten, Entwässerungspunkte, Zaunanpassungen).

Gegenstand/Leistungsumfang, Vertragslaufzeit, Höchstwert/Höchstmenge, Losbildung (Gewerke/Regionen), Abrufmechanik (Reihenfolge, Mini‑Wettbewerb, Rotation), Reaktions‑ und Ausführungsfristen, Abnahme‑ und Abrechnungslogik (VOB/B), Preisregeln (Einheitspreise/Regie), Indexierung, Daten‑/Dokumentationspflichten (GAEB/DMS/CAFM), ESG‑/Compliance‑Pflichten, Haftung/Versicherung, Boni/Mali, Governance/Eskalation.

• Verfahrensarten nach VOB/A bzw. VgV; Rahmenvereinbarung max. 4 Jahre (Ausnahmefälle begründen). Anzugeben sind geschätztes Volumen und ein Höchstwert/Höchstmenge.

• Mehrpartner‑Rahmen: Abrufe ohne erneuten Wettbewerb nur, wenn alle Bedingungen (inkl. objektiver Auswahlregeln) festgelegt sind; sonst Mini‑Wettbewerb (Einladung aller geeigneten Rahmenpartner, angemessene Frist, Zuschlagskriterien gemäß Rahmenvereinbarung).

• Losbildung (Gewerk/Region) fördert Mittelstandsbeteiligung und Steuerbarkeit im FM.

• Direktaufträge sind eng begrenzt; Details landesrechtlich variieren (Wertgrenzen); Wirtschaftlichkeit/Sparsamkeit bleibt stets zu beachten.

Mini‑Wettbewerb nach § 21 Abs. 5 VgV: Textform‑Konsultation, angemessene Angebotsfrist, Anwendung der festgelegten Zuschlagskriterien.

• STLB‑Bau für klar strukturierte Leistungsverzeichnisse (LV) – produktneutral, VOB‑gerecht; für wiederkehrende Bauunterhaltung ergänzt STLB‑BauZ (Zeitvertragsarbeiten).

• GAEB DA XML als Standard für elektronischen Datenaustausch zwischen AVA, Auftraggeber, Auftragnehmer und CAFM.)

• Einheitspreise (EP) je LV‑Position (Mengengerüst prognostisch; abrechenbar nach Aufmaß).

• Regie/Stundenlohn nur für unvorhersehbare, geringfügige Leistungen – mit strengen Nachweis‑ und Fristenregeln (§ 15 VOB/B).

• Preisfortschreibung/Index: Kopplung an Baupreisindex Destatis (Neubau/Unterhaltung) zur fairen Anpassung bei längerer Laufzeit.

• Prozesskette (FM‑tauglich): Bedarfsfeststellung → Ticket/Abruf (GAEB/LV‑Positionen + Mengen + Lageplan/Fotos) → ggf. Mini‑Wettbewerb (Mehrpartner) → Beauftragung → Ausführung (Sperr‑/Sicherheitskoordination, TRBS/DGUV) → Abnahme (förmlich/konkludent; Mängelrüge) → Abrechnung (prüfbar nach § 14 VOB/B) → Daten‑/Doku‑Upload (DMS/CAFM).

• Abnahme & Mängel: § 640 BGB (Abnahme), § 12/§ 13 VOB/B (Abnahme/Mängel; Gewährleistungsfristen – regelmäßig 4 Jahre bei Bauwerken).

• GAEB DA XML (LV, Angebote, Nachträge, Abrechnung) → AVA/ERP/CAFM integrieren.

• FM‑Dokumentation/Operator‑Nachweise gemäß GEFMA 198/GEFMA 922‑ff (Dokumenten‑/Datenverzeichnisse über den Lebenszyklus).

• Betreiberpflichten (VDI 3810) – Prüf‑/Wartungsnachweise, Freigaben, Sperrzeiten, Gefährdungsbeurteilungen (TRBS/DGUV) eindeutig zu hinterlegen.

Reaktions‑/Behebungszeiten, Erstdiagnose, Termintreue, Mängelquote, Datenqualität, Dokuvollständigkeit, Sicherheit/Compliance. VDI 3810 als Leitlinie für den sicheren Betrieb; EN 13549 als Referenz für qualitätsmessbare Reinigungsumfänge in „kleinen Bauleistungen“‑nahen Innenausbauten (sofern einschlägig).

AT = Arbeitstag.

Governance: Lenkungskreis (AG/AN/FM), Monatsreporting, Auditrechte (Daten/Doku/Sicherheit), Eskalationspfad (Projekt → Rechts‑/Schiedsgutachter).

Abrufe haben Sicherheits‑/Betriebsfreigaben zu beachten: DGUV Vorschrift 3 für elektrische Anlagen/Betriebsmittel; TRBS 1201 (Prüfungen/Kontrollen) – Nachweise dokumentieren und ans CAFM übergeben.)

• ESG im FM: Betreiberverantwortung (GEFMA 190), Material‑/Entsorgungsnachweise, Energieeffekte kleiner Maßnahmen (z. B. LED‑Retrofits) in Berichtslinien integrieren.

• Preisrisiko/Laufzeit: Lange Laufzeiten erfordern Index‑/Anpassungsklauseln (Destatis Baupreisindex) und Höchstwert zur Transparenz.

• Bauhandwerkersicherung (§ 650f BGB) als Anspruch des Unternehmers; Kostenregel und Leistungsverweigerungsrecht bei Nichtstellung beachten.

• Gewährleistung: Regelmäßig 4 Jahre bei Bauwerken nach § 13 VOB/B, ab Abnahme.

• Berufshaftpflicht/Betriebshaftpflicht: Deckungen projektangemessen; Nachweispflicht im Rahmenvertrag.

• Wenn alle Bedingungen festgelegt: Abruf nach Ranking/Rotation zulässig.

• Wenn nicht alle Bedingungen festgelegt: Mini‑Wettbewerb (Textform-Konsultation, angemessene Frist, Zuschlagskriterien der Rahmenvereinbarung).

24/7‑Hotline/Ticket, definierte Reaktionszeiten, Erstdiagnosepflicht, Behebung oder Notmaßnahme, Abnahme/Protokoll, Nacharbeiten.

„Der Rahmenvertrag regelt die Ausführung kleiner Bauleistungen (Instandhaltung, Instandsetzung, Umbauten geringeren Umfangs). Die Gesamtabrufe sind auf den Höchstwert von … begrenzt. Einzelaufträge werden als Abrufverträge gemäß den Bedingungen dieses Rahmenvertrags erteilt.“ (Höchstwert gem. Transparenz/EuGH‐Linie sinnvoll)

„Die Laufzeit beträgt 48 Monate. Verlängerung nur bei sachlicher Begründung und im Rahmen der vergaberechtlichen Zulässigkeit.“

„Sind alle Bedingungen festgelegt, erfolgt der Abruf rotierend nach Ranking. Sind nicht alle Bedingungen festgelegt, führt der Auftraggeber einen Mini‑Wettbewerb i. S. v. § 21 Abs. 5 VgV durch (Textform‑Konsultation, angemessene Frist, Zuschlagskriterien gemäß Anlage …).“

„Einheitspreise gemäß LV‑Katalog (GAEB/ STLB‑Bau/‑Z). Indexierung: Anpassung 1×/Jahr nach Destatis‑Baupreisindex (Unterhaltung), Schwelle ±3 %.“)

„Regieleistungen nur bei Unvorhersehbarkeit und geringem Umfang. Nachweis werktäglich/spätestens wöchentlich per Stundenzettel; Fiktionswirkung bei nicht fristgemäßer Rückgabe durch den Auftraggeber entsprechend § 15 VOB/B.“

„Abnahme nach § 640 BGB/§ 12 VOB/B. Prüffähige Abrechnung gemäß § 14 VOB/B; Aufmaß und Belege beizufügen.“

„Arbeiten dürfen nur nach Freigabe (Sperrflächen, Gefährdungsbeurteilung) ausgeführt werden. DGUV V3/TRBS 1201 relevante Prüfungen sind nachzuweisen; Nachweise in das DMS/CAFM zu überführen.“

„Abrufe, Angebote, Aufmaße, Rechnungen werden GAEB DA XML/PDF/A übermittelt. GEFMA 922 Pflichtliste für Doku; Abrechnung nur bei vollständiger Datenlieferung.“

• Losbildung: nach Gewerk (Maler, Boden, Tischler, Metallbau, Elektro, HLKS), Region (Standorte/Cluster) und ggf. Dringlichkeitskanal (Havarie vs. planbar).

• Anreize: Bonus/Malus auf Termintreue, Mängelquote, Datenqualität, ESG‑Nachweise; Deckelung je Kriterium (±2–5 %).

• Reporting: Monatscockpit (Kosten/Abrufe/KPI/Mängel), Quartalsreview (Trend/Verbesserung).

• Schnittstelle Reinigung/Innenausbau: Für qualitätsmessbare Innenraumzustände bietet EN 13549 belastbare KPIs – hilfreich, wenn kleine Baumaßnahmen mit Reinigungs‑/Schutzleistungen verzahnt sind.

• Brandschutz & TGA: Prüf‑/Wartungspläne eng an VDI 3810 koppeln; Nachweise in GEFMA‑konforme Verzeichnisse einspeisen.

• Digitale Kette: GAEB → AVA/ERP → DMS/CAFM; Prüfschritte (DQ‑Gates) definieren (z. B. Pflichtfelder, Dateibenennung, Versionen).

Ziele/Scope | Losstruktur | Volumenschätzung & Höchstwert | Preisbild (EP/Regie) | Index‑Klausel | SLA/KPI | Daten/Doku (GEFMA) | Security (DGUV/TRBS) | Vergabeunterlagen (VOB/A/VgV).

GAEB‑LV mit Mengen | Lagefoto/Skizze | Zugang/Freigabe | (bei Mehrpartner) Mini‑Wettbewerb oder Rotation | Termin | Ausführung | Abnahme | Rechnung prüffähig | Doku‑Upload.)

KPI‑Review | Mängel/Nacharbeiten | Regie‑Quote | Indexprüfung | Audit Stichproben (Doku/Prüfung) | Maßnahmenliste.

Auch kleine Bauleistungen beeinflussen Lebenszykluskosten (Folgekosten, Ausfallzeiten). FM sollte Abrufe variantenbewerten (z. B. Reparatur vs. Austausch; Energieeffekte; Wartungszugänglichkeit). DIN 18960 liefert Nutzungskostengliederung als Bewertungsraster.

• Fehlender Höchstwert/Höchstmenge → Transparenzrisiko, vergaberechtliche Angreifbarkeit. Gegenmittel: klare Obergrenze.

• Unklare Abruflogik im Mehrpartner‑Rahmen → Streit. Gegenmittel: saubere Regeln zu Rotation/Mini‑Wettbewerb.

• Regie ohne Belege/Fristen → Zahlungsverweigerung. Gegenmittel: § 15 VOB/B strikt leben.

• Nicht‑prüffähige Rechnungen → Zahlungsverzug. Gegenmittel: § 14 VOB/B‑Checkliste.

• Sicherheitsfreigaben ignoriert → Betreiberhaftung. Gegenmittel: DGUV/TRBS‑Pfad, dokumentiert.