Masterterminplan mit Einführung und Tabellenstruktur für Projektsteuerungsvertrag

Im Folgenden werden die wichtigsten Meilensteine des Projekts in chronologischer Reihenfolge beschrieben. Diese markieren die Übergänge zwischen den maßgeblichen Projektphasen (Planung, Ausführungsvorbereitung, Bauausführung und Projektabschluss) und orientieren sich an den typischen Leistungsphasen nach HOAI. Jeder Meilenstein wird hinsichtlich Inhalt und Bedeutung erläutert. Sofern relevant, wird sein Bezug zu den HOAI-Leistungsphasen genannt, um die branchentypische Terminologie abzubilden.

Der Meilenstein „Erhalt aller Genehmigungen“ bezeichnet den Abschluss des Genehmigungsverfahrens für das Bauvorhaben. Hierunter fällt insbesondere die rechtskräftige Baugenehmigung (inklusive aller erforderlichen Teilgenehmigungen und Auflagen) sowie gegebenenfalls weitere behördliche Zulassungen, die für den Baubeginn erforderlich sind. Mit Erreichen dieses Meilensteins ist die Planungsphase im Wesentlichen abgeschlossen (entspricht dem Abschluss der Leistungsphase 4 HOAI, Genehmigungsplanung) und das Projekt verfügt über die baurechtliche Freigabe, um in die Ausführungsphase überzugehen.

Aus vertraglicher Sicht ist dieser Meilenstein von zentraler Bedeutung, da ohne vorliegende Genehmigungen keine Ausschreibung der Bauleistungen erfolgen soll und kein Baubeginn zulässig ist. Die Terminplanung berücksichtigt daher ausreichend Puffer für Behördenlaufzeiten und mögliche Nachforderungen seitens der Genehmigungsbehörden. Der Projektsteuerer überwacht die fristgerechte Herbeiführung aller Genehmigungen, koordiniert die Zuarbeit der Planer (Architekten und Fachingenieure) und informiert den Auftraggeber über etwaige Verzögerungen. Abhängigkeiten: Dieser Meilenstein ist Voraussetzung für die folgenden Schritte – insbesondere kann die Ausschreibungs- und Vergabephase erst mit vorliegender Baugenehmigung finalisiert werden (außer vorbereitende Schritte, die auf eigenes Risiko des Auftraggebers erfolgen).

Der Meilenstein „Ausschreibung und Vergabe der Leistungen“ umfasst die Phase der Angebotsabfrage und Auftragsvergabe an ausführende Unternehmen. In diesem Abschnitt des Projekts werden auf Basis der Ausführungsplanung die Leistungsverzeichnisse erstellt, die Bauleistungen öffentlich oder beschränkt ausgeschrieben und geeignete Auftragnehmer ausgewählt. Der Meilenstein ist erreicht, sobald alle wesentlichen Baugewerke vergeben sind und die entsprechenden Bauverträge rechtskräftig geschlossen wurden (entspricht im Wesentlichen den Leistungsphasen 6 und 7 HOAI: Vorbereitung der Vergabe und Mitwirkung bei der Vergabe).

Die Ausschreibungs- und Vergabephase bildet das Bindeglied zwischen Planung und Ausführung. Ihre zeitgerechte Abwicklung beeinflusst direkt den geplanten Baubeginn. Verzögerungen in der Vergabe (z.B. durch Nachverhandlungen oder Bieterklärungen) können den Projektstart verschieben, weshalb der Terminplan hier auf einen straffen, aber realistischen Zeitrahmen achtet. Der Projektsteuerer hat die Aufgabe, den Ausschreibungsprozess zu steuern und die Vergabeverfahren zu koordinieren, sodass alle beauftragten Unternehmen rechtzeitig zur Verfügung stehen. Mit Abschluss dieses Meilensteins sind sämtliche bauausführenden Firmen vertraglich gebunden, und die Baustelleneinrichtung sowie der Baubeginn können vorbereitet werden. Auch werden nun verbindliche Ausführungsfristen vereinbart, die in den Bauablaufplan einfließen.

Der Meilenstein „Fertigstellung der Bauleistungen“ (Baufertigstellung) markiert das Ende der eigentlichen Bauausführungsphase. Zu diesem Zeitpunkt sind alle vertraglich geschuldeten Bau- und Montagearbeiten abgeschlossen, so dass das Bauwerk physisch hergestellt und grundsätzlich gebrauchsfähig ist. In der Regel fällt hierunter auch die technische Fertigstellung aller Anlagen und Systeme des Gebäudes. Dieser Meilenstein entspricht dem Abschluss der Leistungsphase 8 HOAI (Objektüberwachung und Bauausführung), typischerweise verbunden mit der förmlichen Bauabnahme aller Leistungen.

Die Fertigstellung der Bauleistungen ist ein entscheidender vertraglicher Übergabepunkt: Ab diesem Moment geht die Verantwortung für das Bauwerk im Rahmen der Abnahme vom Bauunternehmen auf den Auftraggeber über. Zudem beginnen in vielen Fällen vertragliche Gewährleistungsfristen mit der Abnahme zu laufen. Im Terminplan stellt die rechtzeitige Baufertigstellung den kritischen Pfad dar, da nachfolgende Schritte (Inbetriebnahme, Übergabe) direkt von ihr abhängen. Der Projektsteuerer achtet auf die Einhaltung des Bauterminsplans durch die ausführenden Unternehmen und informiert den Auftraggeber frühzeitig über etwaige Risiken für Verzögerungen. Witterungseinflüsse, Lieferengpässe und Koordinationsprobleme zwischen Gewerken werden im Rahmen des Termincontrollings überwacht, um Gegenmaßnahmen einleiten zu können.

Der Meilenstein „Inbetriebnahme“ umfasst die Phase der Inbetriebsetzung und Funktionsprüfung aller technischen Systeme sowie die Vorbereitung des Gebäudes auf die Nutzung. Nach Fertigstellung des Baus werden sämtliche Anlagen (z.B. Heizung, Lüftung, Elektro, Sicherheitstechnik) getestet, eingestellt und in Betrieb genommen. Gegebenenfalls werden behördliche Abnahmen (etwa Brandschutz-, Umwelt- oder Gesundheitsinspektionen) in dieser Phase durchgeführt, um die Nutzungsgenehmigung für das Objekt zu erlangen. Die Inbetriebnahme dient dazu sicherzustellen, dass das Gebäude voll funktionsfähig und betriebsbereit ist, bevor Nutzer einziehen oder der Regelbetrieb startet.

Obwohl die Bauleistungen abgeschlossen sind, erfordert die Inbetriebnahme eine sorgfältige Terminplanung, da mehrere Akteure eingebunden sind: Fachplaner und Auftragnehmer der technischen Gewerke, ggf. Prüfstellen und der spätere Betreiber/Nutzer. Der Projektsteuerer koordiniert diesen Prozess, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Der Meilenstein gilt als erreicht, wenn alle Systeme ordnungsgemäß laufen, die vertraglich geschuldeten Prüfprotokolle vorliegen und eventuelle Restmängel, die die Betriebsfähigkeit beeinträchtigen könnten, beseitigt sind. In vielen Projekten geht die Inbetriebnahme nahtlos in die Übergabe an den Nutzer über. Wichtig ist, dass zu diesem Zeitpunkt sämtliche Voraussetzungen für die Nutzerübergabe erfüllt sind (einschließlich Schulung des Bedienpersonals, Dokumentation der Anlagen, etc.). Dieser Meilenstein liegt zeitlich am Ende der Ausführungsphase und überschneidet sich mit dem Beginn der Projektabschlussphase (entsprechend HOAI Lph 8/9).

Der abschließende Meilenstein „Nutzerübergabe“ bezeichnet den formellen Übergang des fertiggestellten und betriebsbereiten Bauwerks an den Nutzer oder Betreiber. Hierbei kann es sich um den Auftraggeber selbst (falls dieser das Objekt nutzt) oder um Dritte (Mieter, Pächter, öffentlicher Nutzer etc.) handeln. Die Nutzerübergabe erfolgt in der Regel nach erfolgreicher Inbetriebnahme und behördlicher Freigabe zur Nutzung. Sie stellt den Projektabschluss im engeren Sinne dar (entspricht dem Übergang von HOAI Leistungsphase 8 zu Leistungsphase 9, in der die Objektbetreuung und Dokumentation erfolgen).

Im Rahmen der Nutzerübergabe werden alle erforderlichen Unterlagen (Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle, Abnahmeberichte, Wartungshinweise) übergeben und die Verantwortlichkeiten für den Betrieb des Gebäudes gehen auf den Nutzer bzw. Betreiber über. In diesem Zusammenhang findet oft auch eine Einweisung des Nutzers in die technischen Anlagen statt. Vertraglich signalisiert die Nutzerübergabe die Erfüllung des Projekterfolgs: das Bauwerk ist fertiggestellt, abgenommen und kann seinem Nutzungszweck zugeführt werden. Der Projektsteuerer bereitet diesen Schritt vor, indem er einen Übergabeplan erstellt, die Erfüllung aller Vorleistungen überprüft (z.B. Mängelbeseitigung, Abschlussdokumentation) und einen reibungslosen Ablauf der Übergabe sicherstellt. Nach diesem Meilenstein beginnt die Nutzungsphase des Objekts; verbleibende Aufgaben des Projektsteuerers beschränken sich in der Regel auf das Projektabschluss-Reporting, die Gewährleistungsverfolgung und die administrative Finalisierung (z.B. Archivierung der Projektunterlagen).