Veredelter Anhang Projektsteuerungsvertrag Projektmanagement

Handlungsbereich B beinhaltet die inhaltlich-fachliche Steuerung des Projekts hinsichtlich der Qualitätsziele und Quantitäten (Umfang und Inhalt der Planungs- und Bauleistungen). Der Projektsteuerer unterstützt den Auftraggeber dabei, die Projektziele klar zu definieren (Raum- und Funktionsprogramm, technische Standards, Ausstattungsmerkmale etc.) und sorgt dafür, dass diese Anforderungen in Planung und Ausführung konsequent umgesetzt und eingehalten werden. Außerdem überwacht er die Einhaltung aller relevanten Vorschriften, Normen und genehmigungsrechtlichen Vorgaben, um Qualität und Funktionalität des Bauvorhabens sicherzustellen.

• Projektzieldefinition und Bedarfsplanung: Unterstützung des Auftraggebers bei der Erarbeitung und Präzisierung der Projektziele in Bezug auf Qualitäten und Quantitäten. Klärung der Nutzerbedürfnisse und Anforderungen an das Bauwerk (z. B. Raumprogramm, Flächen- und Funktionsbedarf, Leistungs- und Ausstattungsstandards). Dokumentation der Projektgrundlagen und Erstellung eines Bedarfsplans als Referenz für die weitere Planung.

• Planungskoordination und -überwachung: Überwachung der fachplanerischen Leistungen (Architektur, Tragwerksplanung, technische Ausrüstung etc.) dahingehend, dass die Qualitätsvorgaben eingehalten werden und der Planungsumfang den definierten Quantitäten entspricht. Regelmäßige Abstimmung mit den Planern über Planungsfortschritt und etwaige Abweichungen von den Zielvorgaben. Prüfen der Planungsunterlagen (Zeichnungen, Leistungsbeschreibungen, Berechnungen) auf Konsistenz, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit dem vom Auftraggeber vorgegebenen Programm.

• Einhaltung technischer Standards und Vorschriften: Sicherstellung, dass während Planung und Bauausführung alle einschlägigen technischen Normen, gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Auflagen erfüllt werden. Dazu gehört beispielsweise die Kontrolle, dass Planungen und Bauausführung mit den Vorgaben des Bauordnungsrechts, Arbeitsschutzbestimmungen, Umweltauflagen und ggf. Förderrichtlinien im Einklang stehen. Gegebenenfalls Veranlassung von Anpassungen, falls Abweichungen oder Versäumnisse festgestellt werden.

• Qualitätssicherungsmaßnahmen: Initiierung projektbegleitender Qualitätssicherungsmaßnahmen, z. B. Planüberprüfungen durch unabhängige Fachgutachter oder regelmäßige Baustellenbegehungen mit dem Qualitätssicherungsteam. Überwachung der Ausführung auf Übereinstimmung mit den ausgeschriebenen Qualitäten (Materialeigenschaften, Ausführungsstandards) in Zusammenarbeit mit der Bauleitung. Dokumentation von Qualitätsprüfungen und Sicherstellung der Mängelbeseitigung durch die verantwortlichen Auftragnehmer.

• Quantitätenmanagement: Kontrolle der Mengenansätze und Leistungsumfänge in Planung und Ausschreibung. Prüfung der vom Planer erstellten Leistungsverzeichnisse, Mengenermittlungen und Ausführungspläne auf Plausibilität und darauf, dass keine Über- oder Unterschreitungen des vorgesehenen Projektumfangs erfolgen. Überwachung, dass Nachträge seitens der Auftragnehmer hinsichtlich der Massen und Leistungsbeschreibungen korrekt ermittelt sind, um ungerechtfertigte Kostenmehrungen zu vermeiden.

• Genehmigungs- und Auflagenmanagement: Koordination der erforderlichen Behörden- und Genehmigungsverfahren im Rahmen des Projekts (Bauantrag, Baugenehmigung, Fachbehördenzustimmungen etc.). Überwachung der Einhaltung von Auflagen aus Genehmigungen während der Planung und Bauausführung. Mitwirkung bei der Zusammenstellung der Genehmigungsunterlagen und Nachverfolgung des Bearbeitungsstandes bei Behörden. Fördermittel-Management: Sofern öffentliche Fördermittel beantragt werden, Unterstützung des Auftraggebers bei der Vorbereitung der Antragsunterlagen und Koordination der Abstimmung mit Fördermittelgebern, um die projektbezogenen Qualitätsanforderungen auch unter den Bedingungen der Förderauflagen umzusetzen.

In Handlungsbereich C stehen die wirtschaftlichen Aspekte des Projekts im Mittelpunkt. Der Projektsteuerer übernimmt hier die Planung, Überwachung und Steuerung des gesamten Projektbudgets, von der ersten Kostenschätzung bis zum Projektabschluss. Ziel ist es, Kostensicherheit für den Auftraggeber zu schaffen, Einsparpotenziale zu identifizieren und finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Zudem unterstützt der Projektsteuerer den Bauherrn bei Finanzierungsfragen und beim Mittelabruf

• Kostenermittlung und Budgetplanung: Aufstellen einer Kostenrahmens und sukzessive Präzisierung der Kosten in den Projektphasen (Kostenschätzung in der Projektvorbereitung, Kostenberechnung in der Planungsphase etc.), in der Regel nach den Vorgaben von DIN 276 (Kostengruppen). Erstellung eines detaillierten Projektbudgets unter Gliederung nach Kostengruppen und Bauabschnitten. Abstimmung des Budgets mit dem Auftraggeber und fortlaufende Dokumentation der Budgetfreigaben.

• Kostenkontrolle und -steuerung: Laufende Überwachung der Projektkosten mittels Soll-Ist-Vergleichen. Einrichtung eines Kostenkontrollsystems, in dem alle Ausschreibungsergebnisse, Auftragswerte, Nachtragsangebote und prognostizierten Kosten erfasst werden. Monatliche oder quartalsweise Kostenberichte an den Auftraggeber, die den aktuellen Kostenstand, bereits aufgetretene Kostenabweichungen und die zu erwartenden Gesamtkosten (Hochrechnung) transparent darstellen. Bei drohenden Kostenüberschreitungen Entwicklung von Gegensteuerungsmaßnahmen (z. B. Projektumfangsreduzierung, Alternativlösungen oder Umverteilungen im Budget) und Vorschlag dieser Maßnahmen an den Auftraggeber.

• Rechnungsprüfung und Zahlungsmanagement: Prüfen der Rechnungen von Planern, Lieferanten und Bauunternehmen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie Vertragskonformität. Abstimmung der geprüften Rechnungen mit der bauleitenden Objektüberwachung (zur Bestätigung der vertragsgemäßen Leistungserbringung) und Vorbereitung der Zahlungsfreigaben durch den Auftraggeber. Führen eines Auszahlungsplans bzw. Zahlungskalenders, um den Zahlungsfluss im Einklang mit dem Projektfortschritt zu steuern.

• Mittelabruf und Finanzierungsüberwachung: Bei externer Finanzierung oder öffentlichen Fördermitteln: Unterstützung des Auftraggebers beim Abruf von bereitgestellten Finanzmitteln gemäß dem Baufortschritt. Überwachung von Finanzierungsauflagen (z. B. Nachweisführung gegenüber Banken oder Fördergebern über die Verwendung von Mitteln). Aufzeigen von Handlungsbedarfen, falls sich Finanzierungsengpässe oder -überschüsse abzeichnen. Koordination mit dem Projektcontrolling des Bauherrn hinsichtlich Liquiditätsplanung und Finanzierungskosten.

• Kostenänderungs- und Nachtragsmanagement: Verwaltung und Bewertung von Nachträgen der Auftragnehmer aus finanzieller Sicht. Prüfen der Nachtragsangebote auf Plausibilität der geforderten Vergütung (Preisprüfung) und Berechtigung dem Grunde nach, in Abstimmung mit dem technischen Projektbeteiligten (Planer/Bauleiter). Führen eines Nachtragsverzeichnisses und Prognose der voraussichtlichen Gesamtkosten unter Einbeziehung anstehender oder absehbarer Nachträge. Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für den Auftraggeber zur Freigabe oder Ablehnung von Nachträgen.

• Projektabschluss und Kostendokumentation: Zusammenstellung der endgültigen Projektkosten (Kostenfeststellung) nach Projektabschluss, gegliedert nach Kostengruppen und Vertragsparteien. Prüfung der Schlussrechnungen der Auftragnehmer und Mitwirkung bei der Klärung letzter Rechnungs- und Nachtragsansprüche. Erstellung eines Abschlussberichts über die Kosten, der dem Auftraggeber eine transparente Übersicht über Budgetansatz vs. Ist-Kosten, Nachtragssummen, Einsparungen und Mehrkosten gibt. Aus dieser Kostendokumentation können Lehren für zukünftige Projekte gezogen werden.

Handlungsbereich D umfasst die Terminplanung und -kontrolle des Projekts sowie die Abstimmung der erforderlichen Kapazitäten und logistischen Prozesse. Der Projektsteuerer ist dafür verantwortlich, einen realistischen und abgestimmten Projektzeitplan zu entwickeln, alle Beteiligten auf diesen Zeitplan zu verpflichten und den Baufortschritt kontinuierlich zu überwachen. Dabei achtet er nicht nur auf die rechtzeitige Fertigstellung des Bauwerks, sondern koordiniert auch die Bereitstellung von personellen und materiellen Ressourcen sowie eine effiziente Baustellenlogistik.

• Terminplanung: Aufstellen eines Gesamtterminplans für das Projekt, der alle Phasen von Planung, Ausschreibung, Ausführung bis zur Inbetriebnahme abbildet. Abstimmung der Terminplanung mit den Planern (Planungstermine, Meilensteine für Planlieferungen) und den ausführenden Firmen (Bauzeitenplan mit Bauabschnitten, Zwischenterminen und Fertigstellungsterminen). Berücksichtigung von Pufferzeiten, Abhängigkeiten und Schnittstellen zwischen Gewerken. Fortschreibung und Detaillierung der Terminpläne im Projektverlauf (z. B. Vier-Wochen-Pläne während der Bauausführung).

• Terminsteuerung und -überwachung: Laufende Kontrolle der Terminentwicklung gegenüber dem Soll-Zeitplan. Einrichtung eines Meilenstein-Trend-Analyseinstruments oder einer Ampelberichterstattung, um kritische Terminabweichungen frühzeitig zu erkennen. Durchführung regelmäßiger Baustellenbegehungen und Fortschrittsgespräche mit Bauleitern und Gewerkeleitern zur Erfassung des Baufortschritts. Dokumentation des Baufortschritts, z. B. durch Bautagebücher, Fotodokumentation und Wochenberichte der Baufirmen, und Abgleich mit dem Terminplan. Bei erkennbaren Verzögerungen Einleitung von Beschleunigungsmaßnahmen (z. B. Überstunden, zusätzliche Teams, geänderte Bauabläufe) nach Rücksprache mit Auftraggeber und Bauleitung.

• Kapazitätenmanagement: Überwachung der Verfügbarkeit und Einsatzplanung wichtiger Ressourcen im Projekt. Abstimmung mit Planungsbüros über deren Personal- und Kapazitätseinsatz, um sicherzustellen, dass genügend Planungskapazitäten zur Verfügung stehen, um Termine einzuhalten. Im Baubetrieb: Überprüfen, ob die bauausführenden Unternehmen ausreichend Personal, Geräte und Material rechtzeitig bereitstellen (ggf. Hinwirken auf Anpassung der Ressourcenplanung der Unternehmen, falls Engpässe drohen). Sicherstellen, dass erforderliche Entscheidungen des Auftraggebers oder dritter Stellen (z. B. Behörden) rechtzeitig vorliegen, um Leerlaufzeiten zu vermeiden.

• Logistik- und Bauablaufkoordination: Mitwirkung bei der Planung der Baustellenlogistik und Baustelleneinrichtung in Abstimmung mit den Bauunternehmen, um einen reibungslosen Bauablauf zu ermöglichen. Koordination von Zulieferungen, Kranbelegungsplänen, Baustellenverkehr und Lagerflächen insbesondere bei beengten innerstädtischen Baustellen oder parallelen Bauaktivitäten. Überwachung der Einhaltung von Bauablaufplänen (Bauzeitenplänen) und Eingreifen bei Konflikten zwischen Gewerken hinsichtlich der Zugänglichkeiten oder Abläufe (z. B. Kollisionen auf der Baustelle durch gleichzeitig geplante Arbeiten).

• Terminberichte und Prognosen: Regelmäßige Information des Auftraggebers über den Terminstand. Erstellung von Terminberichten, die Ist-Situation, Trends und etwaigen Handlungsbedarf (kritische Pfade, Verzüge, Beschleunigungsmaßnahmen) transparent darstellen. Fortschreibung der Terminprognose bis Projektende auf Basis des aktuellen Leistungsstands. Beratung des Auftraggebers bei notwendigen Terminplananpassungen und bei der Abstimmung neuer Termine mit Vertragspartnern.

• Inbetriebnahme- und Übergabemanagement: Rechtzeitige Planung der Inbetriebnahme und Übergabe des fertiggestellten Bauwerks. Aufstellen eines detaillierten Inbetriebnahme- und Übergabeterminplans gegen Ende der Bauphase, der alle erforderlichen Prüfläufe, behördlichen Abnahmen, Nutzer-Einweisungen und Dokumentenübergaben (z. B. Prüfprotokolle, Bedienungsanleitungen, Revisionsunterlagen) beinhaltet. Koordination aller Beteiligten für die Endabnahme des Bauwerks und Sicherstellung, dass sämtliche Restleistungen und Mängel vor Ablauf der Fristen erledigt werden. Damit sorgt der Projektsteuerer dafür, dass das Projekt geordnet und termingerecht abgeschlossen und an den Bauherrn bzw. Nutzer übergeben wird.

Handlungsbereich E umfasst die vertraglichen und rechtlichen Aspekte der Projektabwicklung, einschließlich des Versicherungsmanagements. Der Projektsteuerer unterstützt den Auftraggeber in diesem Bereich bei der Gestaltung und Abwicklung von Verträgen mit Planern, Bauunternehmen und Lieferanten. Er achtet darauf, dass vertragsrelevante Vorgänge korrekt und fristgerecht erfolgen, und wahrt die Interessen des Bauherrn in Bezug auf Nachträge, Streitfälle und Versicherungsschäden.

• Vertragsstrategie und -vorbereitung: Beratung des Auftraggebers bei der Vergabe- und Vertragsstrategie. Dazu gehört die Empfehlung geeigneter Vergabeverfahren (Einzelvergabe, Generalunternehmer, BaLos/Fachlose etc., ggf. unter Beachtung der VOB/A bei öffentlichen Auftraggebern) und Vertragsmodelle. Mitwirkung bei der Aufteilung des Projekts in sinnvolle Leistungsbereiche und Gewerke für die Ausschreibung. Erstellen eines Vergabeterminplans und Abstimmung der Vergabeschritte mit dem Gesamtprojektablauf.

• Ausschreibungs- und Vergabemanagement: Mitwirkung bei der Ausschreibung der Planungs- und Bauleistungen. Koordination der Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Ausschreibungsunterlagen (in Zusammenarbeit mit Fachplanern und evtl. juristischen Beratern). Organisation des Versands der Ausschreibungen und Beantwortung von Bieteranfragen in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Vorbereitung und Durchführung von Bietergesprächen. Auswertung der Angebote hinsichtlich technischer Angemessenheit und Wirtschaftlichkeit. Erstellung von Vergabevorschlägen und Entscheidungsvorlagen für den Auftraggeber. Begleitung der Vertragsverhandlungen mit den bevorzugten Bietern und Mitwirkung bei der Auftragserteilung (Vorbereiten der Vertragsunterlagen, Koordination der Vertragsunterzeichnung).

• Vertragsmanagement während der Projektlaufzeit: Überwachung der Einhaltung aller vertraglichen Pflichten durch die beauftragten Unternehmen und Planer. Dazu zählt die Terminkontrolle vertraglicher Fristen (z. B. Planliefertermine, Bauausführungsfristen, Nachweistermine) und die Erinnerung an bevorstehende Fristabläufe. Kontrolle der Einhaltung von Vertragspflichten hinsichtlich Qualität (vertraglich zugesicherte Eigenschaften, Garantien) und Umfang (keine ungenehmigten Abweichungen vom Vertragssoll). Führen eines Vertragsregisters mit den wichtigsten Terminen, Haftungsfristen und Sicherheiten. Unterstützung des Auftraggebers bei der Durchsetzung seiner vertraglichen Rechte, z. B. bei Verzug oder Schlechtleistung (Anmahnen von Leistungen, Vorbereiten von Nachfristsetzungen, Einbehalt von Vertragsstrafen gemäß VOB/B oder BGB, sofern vereinbart).

• Nachtrags- und Claim-Management: Prüfung von Nachtragsangeboten der Auftragnehmer sowohl in technischer Hinsicht (vgl. Handlungsbereich B und C) als auch in Bezug auf die vertragliche Berechtigung. Überwachung, dass Nachträge formal korrekt angezeigt und begründet werden (z. B. Prüfungen nach § 2 VOB/B bei Leistungsänderungen oder Behinderungsanzeigen nach VOB/B). Führen von Verhandlungsrunden mit Auftragnehmern über Nachtragsinhalte und -höhe im Einvernehmen mit dem Auftraggeber. Dokumentation aller Nachträge und Vertragsänderungen. Falls erforderlich, Vorbereitung von Nachtragsvereinbarungen oder Vertragszusätzen. Insgesamt stellt der Projektsteuerer sicher, dass das Claim-Management professionell erfolgt und unberechtigte Forderungen abgewehrt bzw. berechtigte Ansprüche des Auftraggebers rechtzeitig geltend gemacht werden.

• Versicherungsmanagement: Überprüfung, dass alle Projektbeteiligten die vertraglich vorgeschriebenen Versicherungen und Sicherheiten vorlegen (etwa Haftpflichtversicherungsnachweise der Planer und Bauunternehmen, Bürgschaften für Vertragserfüllung und Mängelansprüche). Koordination im Schadensfall: Meldung von etwaigen Schäden oder Unfällen an die zuständigen Versicherungen, Unterstützung des Auftraggebers bei der Abwicklung von Versicherungsfällen (z. B. Zusammenstellung der Schadensunterlagen, Terminierung von Gutachterbesuchen) und Nachverfolgung der Regulierung. Beratung des Auftraggebers hinsichtlich projektbezogener Versicherungen (Bauleistungsversicherung, Bauherrenhaftpflicht, Planungsversicherung etc.) und ggf. Mitwirkung bei deren Beschaffung.

• Vertragsabschluss und Dokumentation: Begleitung des geordneten Projektabschlusses aus vertraglicher Sicht. Vorbereitung der Abnahmen der Bauleistungen in Zusammenarbeit mit der Bauleitung (Organisation von Abnahmeterminen, Zusammenstellung der Abnahmeprotokolle, Verteilung von Mängellisten). Überwachung, dass alle vertraglich geschuldeten Lieferungen und Leistungen vor Projektende erfüllt sind (z. B. Übergabe von Revisionsunterlagen, Bedienungsanleitungen, behördlichen Abnahmen). Prüfung der Erfüllung von Vertragspflichten nach Abnahme, etwa Mängelbeseitigung in der Gewährleistungsfrist, und Unterstützung des Auftraggebers bei der Freigabe von Sicherheiten nach vertragskonformer Leistungserbringung. Abschließend Erstellung einer vollständigen Vertragsdokumentation (Vertragsakten, Nachtragsübersicht, Versicherungsnachweise, Abnahmeunterlagen), um dem Auftraggeber einen geordneten Nachweis aller vertraglichen Vorgänge zu hinterlassen.

Schlussbemerkung: Dieser Anhang stellt das vollständige und veredelte Leistungsbild der Projektsteuerung dar, abgestimmt auf die Anforderungen komplexer Bauprojekte. Durch die vorstehende Leistungsbeschreibung werden Inhalt und Umfang der Projektsteuerungsleistungen klar definiert. Die präzise Formulierung aller Handlungsbereiche A–E gewährleistet juristische Verbindlichkeit und Transparenz im Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Projektsteuerer. Insgesamt entsteht so ein professioneller, konsistenter und umfassender Vertragsanhang, der eine verlässliche Grundlage für die erfolgreiche Projektabwicklung legt.