Vertragsanhang Projektsteuerung Baubegleitendes Projektmanagement

Die Steuerung von Terminen und Abläufen zielt darauf ab, das Projekt innerhalb der vorgegebenen Fristen abzuschließen und eine reibungslose Koordination aller Vorgänge sicherzustellen. Der Projektsteuerer übernimmt die Terminplanung auf Gesamtprojekt- und Teilbereichsebene und überwacht laufend die Einhaltung der Zeitvorgaben. Wesentliche Instrumente sind hierbei ein übergeordneter Masterterminplan, detaillierte Ablaufpläne für einzelne Phasen sowie eine stringente Kontrolle von Meilensteinen und Fristen.

Zu Projektbeginn erstellt der Projektsteuerer einen umfassenden Masterterminplan (auch Gesamtterminplan genannt) für das Gesamtprojekt. Dieser Plan umfasst alle wesentlichen Projektphasen und -abschnitte von der Planungs- und Genehmigungsphase über die Ausschreibung/Vergabe bis zur Bauausführung und Inbetriebnahme. Er enthält sämtliche Hauptterminziele des Projekts, insbesondere den geplanten Fertigstellungstermin bzw. Inbetriebnahmetermin, sowie alle Meilensteine von entscheidender Bedeutung (z. B. Abschluss Leistungsphasen der Planung, Erhalt von Baugenehmigungen, Bauabschnittfertigstellungen, Abnahmen). Der Masterterminplan ist in Abstimmung mit dem Auftraggeber aufzustellen und vom Auftraggeber freizugeben. Er dient als verbindliche Grundlage für die Terminsteuerung: Alle weiteren Terminpläne und die Koordination der Abläufe müssen mit diesem Masterplan konsistent sein. Der Auftragnehmer hat den Masterterminplan bei Bedarf zu aktualisieren (z. B. nach wesentlichen Planungsänderungen oder bei Anpassung des Bauablaufs) und dem Auftraggeber zur Genehmigung vorzulegen, sodass stets ein gültiger Basisterminplan als Referenz vorhanden ist.

Ergänzend zum Masterterminplan erarbeitet der Projektsteuerer Detailterminpläne für einzelne Projektbereiche oder Phasen, soweit erforderlich. Solche Detailpläne können beispielsweise einen Planungsablaufplan (mit Darstellung aller Arbeitsschritte der beteiligten Planer und deren Abstimmungstermine), einen Vergabeterminplan (für die Ausschreibung und Vergabe der Bauleistungen) sowie Bauablaufpläne für die Bauausführung umfassen. Die Detailterminpläne sind aus dem Masterterminplan abzuleiten und weisen die kurzfristigen Terminziele und die logische Ablaufstruktur im jeweiligen Bereich aus. Der Projektsteuerer stimmt die Detailpläne eng mit den jeweils verantwortlichen Parteien ab (Planungsbüros, Baufirmen etc.) und integriert deren vertragliche Fristen und Vorgaben. Änderungen und Fortschreibungen der Detailpläne nimmt der Auftragnehmer eigenständig vor, sobald es die Projektentwicklung erfordert, und informiert den Auftraggeber hierüber. Sämtliche Terminpläne – Master- und Detailpläne – sind vom Projektsteuerer in geeigneter Form zu dokumentieren (ggf. digital mit gebräuchlicher Software) und den Beteiligten zugänglich zu machen. Bei unterschiedlichem Detaillierungsgrad oder Überschneidungen zwischen Plänen gilt stets der Masterterminplan als übergeordnete Richtschnur; Detailterminpläne dienen der Konkretisierung, dürfen aber nicht im Widerspruch zum Masterplan stehen.

Der Projektsteuerer überwacht kontinuierlich die Einhaltung der im Terminplan festgelegten Meilensteine und Fristen. Hierzu etabliert er ein Verfahren der Meilensteinsteuerung: Zu jedem definierten Meilenstein werden rechtzeitig vor Fälligkeit der erforderliche Fortschritt und alle notwendigen Voraussetzungen überprüft. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle Beteiligten frühzeitig auf bevorstehende Termine hingewiesen werden und Vorlaufzeiten für Entscheidungen oder Beschaffungen eingehalten werden. Wenn ein Verzug absehbar ist oder ein Meilenstein gefährdet scheint, hat der Projektsteuerer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Gleichzeitig wird er Gegenmaßnahmen vorschlagen, beispielsweise Beschleunigungsmaßnahmen, Umverteilung von Ressourcen, Anpassung von Abläufen oder – falls unumgänglich – Überarbeitung des Terminplans. Der Projektsteuerer dokumentiert sämtliche Terminabweichungen sowie deren Ursachen und berichtet dem Auftraggeber darüber im Rahmen des Berichtswesens (vgl. 2.3). Insbesondere bei kritischen Vertragsfristen (etwa vertraglich vereinbarte Fertigstellungs- oder Übergabetermine) ist strikt darauf zu achten, dass diese eingehalten werden; etwaige Verzugsanzeigen oder Anspruchsanmeldungen Dritter (z. B. Baufirmen) sind vom Projektsteuerer unverzüglich entgegenzunehmen, zu prüfen und an den Auftraggeber weiterzuleiten, verbunden mit einer fachlichen Bewertung und Handlungsempfehlung. Der Projektsteuerer führt zudem ein Terminmanagement-Protokoll bzw. eine Fristenliste, in der alle wichtigen Termine, behördliche Auflagen und Vorlaufzeiten erfasst sind, um nichts zu übersehen. Sofern Vertragsstrafen oder Bonus-Malus-Regelungen an Terminziele geknüpft sind, überwacht der Auftragnehmer diese besonders aufmerksam und weist den Auftraggeber rechtzeitig auf drohende Konsequenzen oder auf Chancen (z. B. Bonus bei früherer Fertigstellung) hin.

Ein zentrales Erfolgskriterium des Projekts ist die Einhaltung des vorgegebenen Kostenrahmens und eine vorausschauende Finanzplanung. Der Projektsteuerer implementiert ein systematisches Kosten- und Finanzcontrolling, um Transparenz über alle projektbezogenen Ausgaben zu schaffen und den Auftraggeber bei der Steuerung der Projektfinanzen zu unterstützen. Zu den Aufgaben in diesem Bereich zählen die Überwachung des Kostenrahmens, laufendes Kostencontrolling mit Berichterstattung sowie das Management von Zahlungsplänen und Rechnungsprüfungen.

Der Kostenrahmen des Projekts (vom Auftraggeber vorgegebenes Gesamtbudget bzw. Kostenziel) bildet die verbindliche Grundlage für alle finanziellen Entscheidungen. Der Projektsteuerer ist verpflichtet, diesen Kostenrahmen in allen Projektphasen strikt zu beachten und die Einhaltung der Budgetvorgaben sicherzustellen. Hierzu veranlasst oder koordiniert er – in der Regel bereits in frühen Projektphasen – die Erstellung von Kostenschätzungen und Kostenberechnungen (z. B. durch planende Architekten/Ingenieure gemäß HOAI) und prüft diese auf Plausibilität. Er konsolidiert die Ergebnisse zu einem Gesamtprojektbudget und lässt dieses vom Auftraggeber genehmigen. Änderungen des Projektumfangs oder -standards, die Auswirkungen auf den Kostenrahmen haben könnten, sind vom Auftragnehmer frühzeitig zu identifizieren. Der Projektsteuerer hat den Auftraggeber rechtzeitig zu warnen, falls abzusehen ist, dass der Kostenrahmen ohne Gegenmaßnahmen überschritten wird. In solchen Fällen unterbreitet er Vorschläge zur Einhaltung des Budgets, etwa durch Kosteneinsparungen, Leistungsreduktionen, Alternativenvergleich oder Verschiebung nicht kritischer Projektbestandteile. Der jeweils aktuelle genehmigte Kostenrahmen ist im Projekthandbuch zu dokumentieren und bildet den Maßstab für das fortlaufende Kostencontrolling.

Der Projektsteuerer richtet ein kontinuierliches Kostencontrolling ein, das eine laufende Überwachung und Steuerung aller Kosten des Projekts ermöglicht. Hierfür implementiert er geeignete Werkzeuge (z. B. Kostenverfolgungslisten, Projektkontenpläne, Software für Baukostenmanagement) und Verfahren. Alle relevanten Kostenarten (Planungskosten, Baukosten inkl. Nachträge, Ausstattung, Reserven etc.) und Finanzmittel werden vom Auftragnehmer erfasst und gegen den Budgetplan abgeglichen. Mindestens monatlich erstellt der Projektsteuerer einen Kostenstatusbericht (vgl. 2.3 Berichtswesen), der den aktuellen Kostenstand ausweist: bereits beauftragte Leistungen, prognostizierte Gesamtkosten bei Projektende (Kostenprognose) und einen Vergleich mit dem genehmigten Budget und etwaigen Kostenanschlägen früherer Planungsphasen. Dabei sind Kostenabweichungen klar zu beziffern und zu erläutern (z. B. Mehrkosten aufgrund von Baugrundproblemen, Einsparungen durch günstigere Ausschreibungsergebnisse etc.). Der Projektsteuerer aktualisiert regelmäßig eine Kostenprognose für das Gesamtprojekt – unter Berücksichtigung aller bekannten Entwicklungen und Risiken – sodass der Auftraggeber frühzeitig Trends erkennt (z. B. Kostenerhöhungen) und gegensteuern kann. Sollten sich größere Budgetabweichungen abzeichnen, erstellt der Auftragnehmer Szenarien bzw. Alternativrechnungen, um dem Auftraggeber Entscheidungshilfen zu bieten (z. B. Verschiebung von Teilprojekten ins nächste Haushaltsjahr, Inanspruchnahme von Reserven). Alle vom Auftragnehmer geführten Aufzeichnungen zum Kostencontrolling (Kostenfeststellungen, Rechnungsregister, Nachtragsübersichten etc.) sind für den Auftraggeber auf Verlangen einsehbar. Der Auftraggeber kann zudem eigene Prüfungen durchführen oder durchführen lassen; der Projektsteuerer ist verpflichtet, hierbei umfassend zu unterstützen und alle benötigten Unterlagen bereitzulegen.

Der Projektsteuerer erstellt und überwacht Zahlungspläne für alle wichtigen Verträge und Projektabschnitte. Diese Zahlungspläne stellen dar, wann welche Zahlungen vom Auftraggeber an ausführende Unternehmen oder Lieferanten zu leisten sind, abgestimmt auf den Leistungsfortschritt und die vertraglichen Vereinbarungen (z. B. Zahlungsmeilensteine in Bauverträgen, Abschlagszahlungen nach Baufortschritt, Honorarraten für Planungsleistungen). Ziel ist es, den Mittelabfluss planbar zu machen und sicherzustellen, dass die Finanzierung des Projekts zu jedem Zeitpunkt gesichert ist. Der Projektsteuerer koordiniert die Aufstellung der Zahlungspläne mit den jeweiligen Vertragspartnern und passt sie bei Terminänderungen oder Leistungsänderungen an. Er führt darüber Buch, welche Zahlungen fällig, eingegangen (bei Vorauszahlungen von Dritten) oder geleistet sind, und stimmt sich eng mit der Finanzabteilung des Auftraggebers hinsichtlich Liquiditätsplanung ab.

Zum Rechnungsmanagement gehört, dass der Projektsteuerer alle eingehenden Rechnungen der Auftragnehmer (Bauunternehmen, Planer usw.) sachlich und rechnerisch prüft, soweit dies vom Auftraggeber verlangt oder üblich ist. Er kontrolliert, ob die in Rechnung gestellten Leistungen vertragsgerecht erbracht wurden und ob die Forderungen den vereinbarten Preisen und dem Leistungsstand entsprechen. Der Projektsteuerer fertigt Prüfvermerke oder Prüflisten an und gibt dem Auftraggeber eine Auszahlungsempfehlung. Rechnungen, die Unklarheiten oder Abweichungen enthalten, gibt er mit entsprechender Begründung zur Korrektur an den Rechnungssteller zurück oder veranlasst Rückfragen. Er überwacht ferner die Einhaltung vertraglich vereinbarter Zahlungsfristen durch den Auftraggeber, um z. B. Skonti auszunutzen und Vertragsstrafen wegen Zahlungsverzug zu vermeiden. Insgesamt sorgt der Projektsteuerer dafür, dass Zahlungen nur auf nachvollziehbar erbrachte Leistungen erfolgen und die Projektfinanzen stets transparent und unter Kontrolle bleiben.

Neben Kosten und Terminen ist die Qualität der Projektleistungen ein wesentliches Steuerungsfeld. Der Projektsteuerer unterstützt den Auftraggeber dabei, die vereinbarten Projektziele in Bezug auf Qualität, Umfang und Funktionalität des Bauwerks zu erreichen. Dazu gehören die Festlegung von Qualitätsstandards, die Überwachung der Planungs- und Ausführungsqualität sowie Maßnahmen des Qualitätsmanagements. Unter Leistungssteuerung wird in diesem Zusammenhang verstanden, dass der Projektsteuerer auf die Einhaltung des vorgesehenen Projektumfangs und der vom Auftraggeber definierten Leistungsvorgaben hinwirkt.

Der Projektsteuerer hat die übergeordneten Projektziele hinsichtlich Quantität und Qualität kontinuierlich im Blick zu behalten und deren Verfolgung sicherzustellen. Zu Projektbeginn übernimmt er vom Auftraggeber die definierten Zielvorgaben (z. B. Raum- und Funktionsprogramm, Ausstattungsstandard, Kapazitäten des Bauwerks, Nutzungsanforderungen) und hält sie im Projekthandbuch fest. Diese Zielgrößen bilden den Maßstab für alle Entscheidungen im Projektverlauf. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber und die Planer dabei, die Ziele zu konkretisieren und ggf. zu priorisieren, falls Konflikte auftreten (etwa zwischen Kostenzielen und Qualitätsansprüchen). Zielabweichungen oder drohende Verfehlungen wesentlicher Projektziele meldet der Projektsteuerer unverzüglich an den Auftraggeber. Er schlägt in solchen Fällen Kompensationsmaßnahmen oder Alternativen vor, um die Projektziele weitestmöglich doch noch zu erreichen (z. B. erhöhte Qualitätskontrollen bei Zweifeln an der Ausführungsqualität, Ersatz bestimmter Materialien, Anpassung des Raumprogramms bei Kostendruck etc.). Bei allen Planungs- und Ausführungsentscheidungen ist darauf zu achten, dass der vereinbarte Leistungsumfang nicht unbemerkt überschritten wird – der Projektsteuerer überwacht insofern auch das so genannte Scope Management: Leistungen, die über das vertraglich vorgesehene hinausgehen, sind als mögliche Änderungen zu identifizieren und dem Änderungsmanagement-Prozess (siehe 6.2) zuzuführen, anstatt sie stillschweigend zu tolerieren. Auf diese Weise stellt der Projektsteuerer sicher, dass am Ende das Bauwerk mit den vom Auftraggeber geforderten Eigenschaften entsteht und vertraglich unbeabsichtigte Leistungserweiterungen vermieden werden.

Der Projektsteuerer achtet darauf, dass sämtliche technischen Standards, gesetzlichen Vorgaben und behördlichen Anforderungen im Projekt eingehalten werden. Er stellt sicher, dass die Planer die allgemein anerkannten Regeln der Technik, relevante Normen (z. B. DIN-, EN- oder ISO-Normen) sowie spezifische Vorschriften (z. B. Bauordnungen, Arbeitsstättenrichtlinien, Umweltschutzauflagen) berücksichtigen. Ebenso sind etwaige projektspezifische Richtlinien des Auftraggebers oder besondere technische Vorgaben (z. B. Nachhaltigkeitsstandards, Corporate Design-Richtlinien für Bauten, barrierefreie Ausgestaltung nach bestimmten Standards) zu integrieren. Der Projektsteuerer koordiniert die frühzeitige Einbindung der Prüfsachverständigen und Behörden, soweit erforderlich, um Genehmigungen ohne Verzögerung zu erlangen. Er sorgt dafür, dass notwendige Behördentermine, Abnahmen oder Zertifizierungen rechtzeitig eingeplant werden (im Terminplan, siehe 3) und dass die Beteiligten die dafür nötigen Unterlagen fristgerecht einreichen. Sollte der Projektsteuerer Kenntnis von Abweichungen von technischen Standards oder Vertragsanforderungen erhalten (etwa Planungen, die den Ausschreibungsunterlagen der Bauleistungen nicht entsprechen), so hat er dies umgehend zu kommunizieren. Er veranlasst in Abstimmung mit dem Auftraggeber Korrekturen oder – falls sinnvoll – initiiert ein Verfahren zur Nachtragserstellung (bei gewünschten Änderungen, die technisch von den ursprünglichen Anforderungen abweichen, in Verbindung mit 6.2). Insgesamt übernimmt der Projektsteuerer eine Qualitätssicherungsrolle dahingehend, dass das Projektergebnis den vereinbarten technischen und qualitativen Vorgaben entspricht und alle notwendigen Nachweise und Dokumentationen (Prüfprotokolle, Zertifikate, Abnahmen) vollständig erbracht werden.

Der Projektsteuerer richtet für das Projekt ein Qualitätsmanagement (QM) ein bzw. stellt sicher, dass ein solches von den ausführenden Stellen beachtet wird. Dazu erstellt er gegebenenfalls einen Qualitätsmanagement-Plan (QM-Plan), in dem die Qualitätssicherungsmaßnahmen festgeschrieben sind. Der QM-Plan kann beispielsweise folgende Elemente enthalten: Prüf- und Freigabeprozesse für Planunterlagen (Wer prüft Planstände auf Vollständigkeit und Konsistenz? Wie erfolgt die Freigabe von Zeichnungen und Leistungsverzeichnissen?), Qualitätsprüfungen während der Bauausführung (etwa turnusmäßige Baustellenbegehungen, Stichprobenprüfungen wichtiger Bauteile, Güteprüfungen von Materialien), Verfahren zum Mängelmanagement (Dokumentation festgestellter Mängel, Fristen zur Mängelbeseitigung, Abnahmeprozeduren) sowie Verantwortlichkeiten für die Dokumentation aller qualitätsrelevanten Vorgänge. Der Projektsteuerer koordiniert und überwacht die Umsetzung der im QM-Plan festgelegten Maßnahmen. Er führt eigene Kontrollbegehungen durch oder nimmt an Qualitätsprüfungen der Bauleitung teil, um sich von der ordnungsgemäßen Ausführung der Arbeiten zu überzeugen. Festgestellte Abweichungen von der Soll-Qualität meldet er sofort an die zuständigen Stellen (Bauleitung, Auftragnehmer der Bauleistung) und verfolgt die Nachbesserung. Über den Stand der Qualitätssicherung und über eventuell verbleibende Restmängel berichtet der Projektsteuerer regelmäßig an den Auftraggeber (z. B. im Monatsbericht). Vor Abnahmen wichtiger Leistungen stellt der Projektsteuerer sicher, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind (Prüfprotokolle vollständig, Vorabnahmen erfolgt etc.), sodass die formelle Abnahme durch den Auftraggeber reibungslos durchgeführt werden kann. Letztlich trägt der Projektsteuerer durch ein konsequentes Qualitäts- und Leistungsmanagement dazu bei, dass das Projekt ohne vermeidbare Mängel und entsprechend den vertraglich geschuldeten Leistungen abgeschlossen wird.

Auch bei sorgfältiger Planung lassen sich Projektrisiken und Änderungen nicht gänzlich vermeiden. Ein proaktives Risiko- und Änderungsmanagement ist daher unerlässlich, um negative Auswirkungen auf Kosten, Termine und Qualitäten zu minimieren. Der Projektsteuerer implementiert ein systematisches Vorgehen zur Identifikation, Bewertung und Bewältigung von Risiken sowie ein transparentes Verfahren zur Behandlung von Änderungen und Nachträgen. Dadurch behält der Auftraggeber die Kontrolle über unvorhergesehene Entwicklungen und kann fundierte Entscheidungen über Projektanpassungen treffen.

Der Projektsteuerer erstellt zu Projektbeginn einen Risikomanagementplan, in dem er mögliche Projektrisiken systematisch erfasst. Hierzu führt er gemeinsam mit dem Auftraggeber und den Hauptbeteiligten (Planer, Bauunternehmen etc.) eine Risikoanalyse durch: Mögliche Risiken in Kategorien wie Kostenrisiken (z. B. Preissteigerungen, zusätzliche Anforderungen), Terminrisiken (z. B. Verzögerungen durch externe Faktoren, schleppende Genehmigungen), Qualitätsrisiken (z. B. unzureichende Leistungen von Nachunternehmern, Materialmängel) sowie vertragliche Risiken (z. B. Insolvenzen von Auftragnehmern, Streitigkeiten) werden identifiziert. Für jedes wesentliche Risiko schätzt der Projektsteuerer die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkung auf das Projekt (ggf. qualitativ oder quantitativ) und trägt angemessene Gegenmaßnahmen bzw. Präventionsstrategien zusammen. Diese Informationen – Risiken, Bewertungen, Maßnahmen und Verantwortliche – werden im Risikomanagementplan bzw. einer Risikomatrix dokumentiert. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Risikoplan vom Auftraggeber genehmigt und als steuerungsrelevantes Dokument anerkannt wird.

Im weiteren Projektverlauf ist der Risikomanagementplan laufend fortzuschreiben. Der Projektsteuerer überprüft regelmäßig (z. B. monatlich oder zu Meilensteinen) die Risikoliste, fügt neu auftretende Risiken hinzu und passt Bewertungen oder Maßnahmen an, wenn sich Rahmenbedingungen ändern. Sollte ein identifiziertes Risiko akut werden oder sich ein neues, gravierendes Problem abzeichnen, informiert der Projektsteuerer den Auftraggeber unverzüglich und schlägt konkrete Handlungsoptionen vor, um Schaden abzuwenden oder zu begrenzen. Auch die Umsetzung vorbeugender Maßnahmen (etwa Erkundungen zur Reduzierung von Baugrundrisiken, Vertragsstrafevereinbarungen zur Terminabsicherung, Abschluss von Versicherungen) wird vom Projektsteuerer überwacht und koordiniert. Über den Status des Risikomanagements berichtet der Auftragnehmer dem Auftraggeber regelmäßig im Rahmen des Berichtswesens (siehe 2.3), wobei besonders kritische Risiken hervorgehoben werden. Insgesamt gewährleistet der Projektsteuerer durch dieses vorausschauende Risikomanagement, dass der Auftraggeber zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über die Risikolage hat und bei Eintritt von Risiken schnell reagieren kann.

Für sämtliche Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs oder der Vertragsbedingungen richtet der Projektsteuerer ein strukturiertes Nachtragsmanagement ein. Ziel ist es, Änderungen (z. B. durch zusätzliche Leistungen, geänderte Ausführungen, Behinderungen oder sonstige Umstände) frühzeitig zu erkennen, deren Auswirkungen transparent zu machen und die vertragliche Abwicklung kontrolliert durchzuführen.

Der Projektsteuerer fordert alle Auftragnehmer (Bauunternehmen, Planer u.a.) vertraglich dazu auf, etwaige Abweichungen, Mehrleistungen oder Behinderungen unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Er prüft jede eingehende Nachtragsanzeige zunächst auf formale Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit. Anschließend führt er eine sachliche und rechnerische Prüfung durch: Er bewertet, ob der geltend gemachte Anspruch dem Grunde nach berechtigt ist (Abgleich mit Vertragssoll, ggf. Prüfung von Bau-Soll vs. Bau-Ist) und ob die Höhe der geforderten Vergütung bzw. die beanspruchte Fristverlängerung angemessen und plausibel sind. Dazu zieht er bei Bedarf Fachleute hinzu (Planer für technische Bewertung, Kalkulatoren für Kostenermittlung etc.) und prüft Verträge, Leistungsverzeichnisse sowie etwaige Dokumentationen (Bautagebuch, Schriftverkehr) als Nachweis.

Das Ergebnis seiner Prüfung fasst der Projektsteuerer in einer Entscheidungsvorlage für den Auftraggeber zusammen. Darin empfiehlt er, ob der Nachtrag ganz, teilweise oder gar nicht anerkannt werden soll, und nennt die tragenden Gründe. Ebenso stellt er die Auswirkungen auf Projektkosten und -termine dar (aktualisierte Kostenvorhersage, Einfluss auf Masterterminplan) und spricht eine Empfehlung aus, wie die Finanzierung etwaiger Mehrkosten erfolgen kann (z. B. Inanspruchnahme einer Risikoreserve). Der Auftraggeber entscheidet auf dieser Grundlage über Annahme, Verhandlung oder Ablehnung des Nachtrags. Ohne schriftliche Freigabe des Auftraggebers darf der Projektsteuerer keine Änderung beauftragen oder gegenüber Auftragnehmern verbindliche Zusagen machen, die über den bestehenden Vertragsumfang hinausgehen.

Der Projektsteuerer übernimmt die Verhandlung von Nachträgen mit den Vertragspartnern im vom Auftraggeber vorgegebenen Rahmen. Er strebt einvernehmliche, wirtschaftliche Lösungen an und achtet darauf, unberechtigte Forderungen abzuwehren bzw. Forderungshöhen zu reduzieren. Jede genehmigte Änderung ist durch den Projektsteuerer vertraglich zu fixieren (z. B. in Form schriftlicher Nachtragsvereinbarungen oder Änderungsaufträge) und zu dokumentieren. Er führt ein Nachtragsverzeichnis, in dem alle Änderungen mit Inhalt, Datum, Bezug zum Vertrag, Kosten- und Terminwirkung sowie Entscheidungsstand (in Prüfung, freigegeben, abgelehnt) chronologisch erfasst sind. Dieses Verzeichnis hält den Auftraggeber stets auf dem Laufenden über den kumulierten Umfang aller Änderungen.

Daneben betreut der Projektsteuerer auch vom Auftraggeber initiierte Änderungen: Wünscht der Auftraggeber selbst Leistungsänderungen oder -erweiterungen, so berät der Projektsteuerer ihn zu den Konsequenzen, holt erforderliche Angebote ein und bereitet die Umsetzung vertraglich vor. Insgesamt gewährleistet das Änderungsmanagement, dass kein Nachtrag unkontrolliert im Projekt untergeht und der Auftraggeber die volle Kontrolle über Umfang und Kosten des Projekts behält.

Dieses Kapitel betrifft übergreifende vertragliche Grundlagen und Instrumente, die für die Projektsteuerung relevant sind. Dazu zählen das hier beschriebene Leistungsbild des Projektsteuerers selbst, die Einbindung von Projekt-Konzeptunterlagen, die Geltung Allgemeiner Vertragsbedingungen sowie die Klarstellung der Rangfolge der Vertragsdokumente. Durch diese Festlegungen wird sichergestellt, dass alle Beteiligten vom selben Verständnis der vertraglichen Vereinbarungen ausgehen und im Konfliktfall klare Prioritäten gelten.

Das Leistungsbild des Projektsteuerers wird durch die vorliegende Vertragsanlage abschließend festgelegt. Der Projektsteuerer schuldet alle in diesem Dokument beschriebenen Leistungen als vertragliche Grundleistungen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist. Dieses Leistungsbild orientiert sich inhaltlich an den etablierten fünf Handlungsbereichen der Projektsteuerung (Organisation, Qualitäten/Quantitäten, Kosten, Termine, Verträge) und konkretisiert sie für das vorliegende Projekt. Sofern besondere, über die Grundleistungen hinausgehende Leistungen vom Auftraggeber gewünscht werden (z. B. Besondere Leistungen gemäß AHO-Schriftenreihe Nr. 9, etwa Unterstützung bei Grundstücksbeschaffung, Nutzerübergabe, Inbetriebnahmemanagement oder Ähnliches), müssen diese ausdrücklich, möglichst in dieser Anlage oder einer weiteren Anlage, vereinbart und beschrieben werden. Ohne eine solche ausdrückliche Vereinbarung gelten solche Sonderaufgaben nicht als geschuldet. Im Zweifel darüber, ob eine bestimmte Tätigkeit vom vereinbarten Leistungsbild umfasst ist, wird auf die im Vertrag festgelegten Projektziele und Aufgabenzuweisungen abgestellt. Beide Vertragsparteien stimmen darin überein, dass mit diesem Leistungsbild die Beschaffenheit der Projektsteuerungsleistung abschließend beschrieben ist. Änderungen oder Erweiterungen des Leistungsbilds bedürfen einer schriftlichen Anpassungsvereinbarung (Vertragsänderung).

Der Projektsteuerer hat den im Projekt zugrunde liegenden Konzeptunterlagen Rechnung zu tragen. Als Konzeptunterlagen gelten alle wesentlichen vom Auftraggeber vorgegebenen oder freigegebenen Dokumente, die die Projektziele und -anforderungen beschreiben – etwa das Raum- und Funktionsprogramm, Machbarkeitsstudien, der Vorplanungsbericht, das genehmigte Planungskonzept oder ähnliche Unterlagen, die dem Projekt als Grundlage dienen. Diese Dokumente sind integraler Bestandteil der Projektvorgaben. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, seine Steuerungs- und Managementleistungen so auszuüben, dass die Inhalte der Konzeptunterlagen umgesetzt werden. Entwürfe, Planungen und Ausführungen, die von den Konzeptvorgaben abweichen, müssen vom Projektsteuerer erkannt und an den Auftraggeber zurückgemeldet werden. Sofern der Auftraggeber Änderungen der ursprünglich vorgegebenen Konzeption wünscht oder genehmigt, dokumentiert der Projektsteuerer dies und passt die Zielvorgaben im Projekthandbuch entsprechend an. Die Konzeptunterlagen werden bei Vertragsabschluss als Anlage (oder im Projekthandbuch) festgehalten, sodass alle Beteiligten auf einen verbindlichen Satz von Grundlagen zurückgreifen. Bei eventuellen Widersprüchen zwischen verschiedenen Konzeptunterlagen oder zwischen Konzeptunterlagen und dem späteren Ausführungsplan wird der Projektsteuerer den Auftraggeber darauf hinweisen und eine Klärung herbeiführen (ggf. über Planungsänderung oder Vertragsanpassung). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Projekt stets auf einem konsistenten konzeptionellen Fundament steht und der Auftraggeberwille, wie in den Konzeptunterlagen ausgedrückt, gewahrt bleibt.

Zusätzlich zum Hauptvertrag und dieser Leistungsbeschreibung gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB) des Auftraggebers für Projektsteuerungsleistungen (sofern solche vom Auftraggeber gestellt wurden) bzw. die zwischen den Parteien vereinbarten Allgemeinen Geschäfts- oder Auftragsbedingungen. Die AVB regeln grundlegende Rechtsfragen der Vertragsdurchführung, beispielsweise Bestimmungen zu Haftung, Versicherungen, Geheimhaltung, Vertragskündigung, Abnahme der Leistungen, Zahlungsmodalitäten und Ähnliches. Sie gelten in dem Umfang, wie sie diesem Vertrag als Anlage beigefügt oder darin einbezogen sind. Der Projektsteuerer bestätigt mit seiner Unterschrift unter dem Projektsteuerungsvertrag, dass ihm die AVB bekannt sind und er deren Regelungsgehalt verstanden hat. Er verpflichtet sich, die Pflichten und Obliegenheiten, die sich aus den AVB ergeben, vollumfänglich zu erfüllen. Insbesondere wird auf folgende Punkte hingewiesen (sofern in den AVB vorhanden): die Haftpflichtversicherungspflicht des Auftragnehmers in angemessener Höhe für Personen- und Sachschäden, die Verpflichtung zur Geheimhaltung vertraulicher Projektinformationen, Regelungen zur Zusammenarbeit mit Dritten (etwa keine unbefugte direkte Weisung an Bauunternehmen ohne Auftraggeberzustimmung) sowie die Bestimmungen über Vertragsstrafen und Abnahme der Projektsteuerungsleistungen. Im Konfliktfall zwischen Bestimmungen dieser Vertragsanlage (Leistungsbild) und den AVB gilt die im Abschnitt 7.4 festgelegte Rangfolge der Vertragsdokumente.

Zur Vermeidung von Unklarheiten legen die Parteien die folgende Rangfolge der Vertragsbestandteile fest (sofern im Hauptvertrag nicht abweichend geregelt).

• Projektsteuerungsvertrag und Besonderen Vertragsbedingungen (das individuell ausgehandelte Vertragsdokument zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, einschließlich eventueller Nachträge oder schriftlicher Vertragsänderungen),

• Diese Vertragsanlage (Leistungsbild Projektsteuerung inkl. aller hierin enthaltenen Bestimmungen und gegebenenfalls weiterer Anlagen hierzu),

• Allgemeine Vertragsbedingungen (AVB) des Auftraggebers (sofern vereinbart und Bestandteil des Vertrags),

• Vom Auftragnehmer vorgelegte Unterlagen im Rahmen der Vertragsanbahnung, soweit als verbindlich anerkannt (z. B. das Angebot des Projektsteuerers, Präsentationen oder Konzepte, falls der Vertrag darauf Bezug nimmt),

• Projekt-Konzeptunterlagen des Auftraggebers (siehe 7.2, z. B. vom Auftraggeber bereitgestellte Bedarfsermittlungen, Planungsgrundlagen),

• Sonstige Anlagen und Schriftstücke, die im Vertrag ausdrücklich als Vertragsbestandteil benannt sind.

Diese Rangfolge gilt, sofern nicht im Vertragstext selbst an anderer Stelle eine speziellere Regelung zur Auslegung von Widersprüchen getroffen wurde. Der Projektsteuerer hat die Pflicht, den Auftraggeber unverzüglich auf etwaige Unstimmigkeiten oder Kollisionen zwischen Vertragsdokumenten hinzuweisen, sobald sie ihm auffallen. Die Vertragsparteien werden in einem solchen Fall eine einvernehmliche Klarstellung herbeiführen, die – je nach Bedeutung – entweder durch vertragsauslegende Erklärung oder durch formelle Vertragsänderung erfolgen kann. Bis zur Klärung ist im Zweifel diejenige Auslegung zugrunde zu legen, welche die Erreichung der Projektziele und die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben am ehesten gewährleistet, ohne dass daraus bereits ein Anspruch des Auftragnehmers auf zusätzliche Vergütung abgeleitet werden kann (es sei denn, die Parteien vereinbaren eine Anpassung).