Projektsteuerungsvertrag Vertragsanlage

Das Leistungsbild orientiert sich an der Gliederung des AHO Heft Nr. 9. In den folgenden Unterabschnitten werden die Grundleistungen der Projektsteuerung in den fünf Projektstufen beschrieben, jeweils gegliedert nach den fünf Handlungsbereichen A–E. Die Aufzählungen verstehen sich als vertraglich geschuldete Leistungen des Projektsteuerers. Soweit erforderlich, werden zudem Besondere Leistungen benannt, die nur bei entsprechender Beauftragung geschuldet wären. Die Leistungsbeschreibung ist so angelegt, dass sie als Anhang A dem Projektsteuerungsvertrag beigefügt und unmittelbarer Vertragsbestandteil wird. Juristisch präzise Formulierungen (z. B. „Der Auftragnehmer hat … zu erstellen/koordinieren…“) sind bewusst verwendet, um die Verbindlichkeit jeder Leistungspflicht klarzustellen.

In der frühen Projektphase stehen die Definition der Projektziele, die Organisation des Projekts und die Schaffung planerischer Grundlagen im Vordergrund.

• Handlungsbereich A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation: Aufbau der Projektorganisation durch Aufstellen projektbezogener Organisationsvorgaben und eines ersten Projektstrukturplans. Abstimmung einer effizienten Kommunikationsstruktur (Informations-, Berichts- und Protokollwesen) zwischen allen Beteiligten sowie Definition von Entscheidungswegen und Gremien einschließlich eines Entscheidungsmanagementplans. Einrichtung eines geeigneten Projektkommunikationssystems (z. B. Projektraum, Kollaborationsplattform) in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Zudem Mitwirken beim Aufsetzen eines initialen Risikomanagementsystems für das Projekt. Alle projektbezogenen Vorgaben und Ziele sind in einer Projekthandakte zu dokumentieren.

• Handlungsbereich B – Qualitäten und Quantitäten: Unterstützung des Auftraggebers bei der Bedarfsplanung: Überprüfung der vorhandenen Grundlagen und des Raum- und Funktionsprogramms auf Vollständigkeit und Plausibilität. Mitwirkung bei Standortuntersuchungen (Beschaffung standortrelevanter Unterlagen, Prüfen der Grundstückseignung in baurechtlicher und planungsrechtlicher Hinsicht). Weiterhin Koordination der Festlegung von Projektzielen und Qualitätsanforderungen sowie Dokumentation derselben. Gegebenenfalls Vorbereitung und Durchführung von Entscheidungsfindungsprozessen, z. B. Machbarkeitsstudien, Workshops oder Wettbewerben zur Projektkonkretisierung (Ideen-, Realisierungswettbewerbe als Besondere Leistung in dieser Phase). Frühzeitige Berücksichtigung von Nachhaltigkeitszielen: Strukturierung der Prozesse zur Formulierung und Umsetzung einer Nachhaltigkeitsstrategie im Projekt (z. B. Vorgabe von Energieeffizienzzielen, Zertifizierungsanforderungen wie DGNB/LEED).

• Handlungsbereich C – Kosten und Finanzierung: Erstellung eines ersten Kostenrahmens für das Gesamtprojekt unter Einbeziehung von Investitions- und Betriebskosten (Life-Cycle-Costing-Ansatz). Mitwirken bei der Aufstellung einer vorläufigen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (Kosten-Nutzen-Analyse, Amortisationsberechnungen) als Entscheidungsgrundlage für verschiedene Projektvarianten (Besondere Leistung). Beratung des Auftraggebers zu Finanzierungsbedarf und -struktur; falls erforderlich, Mitwirkung bei Fördermittelanträgen oder Investorenansprache. Einführung eines Kostenverfolgungssystems (Kostenkontrolle nach DIN 276 Kategorien) zur fortlaufenden Dokumentation von Kostenschätzungen, -berechnungen und -prognosen.

• Handlungsbereich D – Termine, Kapazitäten und Logistik: Aufstellen eines Rahmenterminplans für das Gesamtprojekt, der sämtliche Projektphasen bis zum Abschluss überschlägig terminiert (inkl. Meilensteine für Planungs- und Bauphasen). Definition der Projektmeilensteine und wichtiger Zwischentermine (z. B. Genehmigungstermine, Ausschreibungstermine) in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Grobe Kapazitätsplanung: Abschätzung des Personal- und Ressourcenbedarfs beim Auftraggeber und den Hauptbeteiligten in den kommenden Phasen. Identifizierung logistischer Randbedingungen und Restriktionen am Projektstandort (z. B. Zugangsmöglichkeiten, Lagerflächen, Anliegerbelange) und Berücksichtigung dieser Faktoren in der Termin- und Ablaufplanung.

• Handlungsbereich E – Verträge und Versicherungen: Erstellung eines Vergabekonzepts bzw. einer Vertragsstruktur für Planungs- und Bauleistungen. Der Projektsteuerer erarbeitet Vorschläge, welche Planungs- und Bauleistungen in welchen Paketen und Vertragsformen vergeben werden sollten (Einzelvergabe, Generalunternehmer etc.) und stimmt diese mit dem Auftraggeber ab. Vorbereitung der Inhalte für die anstehenden Planerverträge (Leistungsbilder, Honorarmodelle, Vertragsbedingungen) und Mitwirkung bei der Auswahl und Beauftragung der Planer. Erarbeitung eines Versicherungskonzepts für das Projekt (z. B. Bauherrenhaftpflicht, Bauleistungsversicherung) und Beratung des Auftraggebers hierzu. In Projektstufe 1 liegt der Schwerpunkt auf der Vorbereitung solider Vertragsgrundlagen, die in den folgenden Stufen konkretisiert werden.

In dieser Phase steht die Ausarbeitung der Planung durch Architekten und Fachplaner im Zentrum. Der Projektsteuerer sorgt für zielkonforme Planungsergebnisse und die Vorbereitung der Ausführung.

• Handlungsbereich A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation: Fortführung und Anpassung der Projektorganisation entsprechend den Erfordernissen der Planungsphase (Einbindung neuer Fachplaner, Etablierung von Kommunikationsschnittstellen zwischen Planern untereinander und mit dem Bauherrn). Regelmäßige Planungsbesprechungen organisieren und moderieren; Sicherstellen eines effizienten Informationsflusses zwischen allen Planungsbeteiligten. Dokumentation aller Abstimmungen, Entscheidungen und Planänderungen in fortgeschriebenen Protokollen und Organisationsplänen. Überwachung der Einhaltung definierter Entscheidungsprozesse: Der Projektsteuerer achtet darauf, dass benötigte Entscheidungen des Bauherrn rechtzeitig herbeigeführt werden, um Planverzögerungen zu vermeiden. Verwaltung eines zentralen Planmanagementsystems (Planlisten, Planfreigaben, Revisionsstände) zur Sicherung der Planungsdokumentation.

• Handlungsbereich B – Qualitäten und Quantitäten: Qualitätssteuerung der Planung: Überprüfung der Planungsleistungen (Vor-, Entwurfs- und Genehmigungsplanung) auf Übereinstimmung mit den Projektzielen und Vorgaben aus Stufe 1. Dies umfasst das Monitoring von Flächen- und Raumprogrammen, Funktionalität, technischen Standards und Nachhaltigkeitskriterien. Der Projektsteuerer organisiert bei Bedarf Planungsreviews oder Wertanalyse-Workshops, um Optimierungen zu erreichen. Quantitätenmanagement: Plausibilisieren der von Planern ermittelten Mengen und Kennwerte, um sicherzustellen, dass diese die Grundlage für korrekte Kostenermittlungen bilden. Sicherstellen, dass Betreiberanforderungen frühzeitig einfließen: Der künftige Betreiber (Facility Management) bzw. dessen Anforderungen an Betriebsabläufe, Wartungsfreundlichkeit und technische Ausstattung werden in der Planung berücksichtigt (z. B. Zugang zu technischen Räumen, Standardisierung von Anlagen für den Betrieb gemäß GEFMA 116). Koordination etwaiger Nachhaltigkeitszertifizierungen (Vorbereitung der notwendigen Nachweise und Dokumentationen durch Planer) als besondere Leistung.

• Handlungsbereich C – Kosten und Finanzierung: Laufende Kostenkontrolle während der Planung: Der Projektsteuerer lässt regelmäßig Kostenermittlungen (Kostenschätzung, Kostenberechnung nach HOAI) durch die Planer erstellen und prüft diese auf Plausibilität sowie auf Einhaltung des vorgegebenen Kostenrahmens. Bei Kostenabweichungen sind Gegensteuerungsmaßnahmen vorzuschlagen (z. B. Reduzierung des Leistungsumfangs, Alternativen bei Materialien oder technische Lösungen) und mit dem Auftraggeber zu entscheiden. Einrichtung eines Kostenüberwachungsplans (Kostenverfolgungstabelle), in dem alle Änderungen (Kostenstände, Reserven, Risikovorsorge) nachvollziehbar dokumentiert werden. Gegebenenfalls Aktualisierung der Wirtschaftlichkeitsberechnung auf Basis der Entwurfsplanung (Besondere Leistung). Beratung des Auftraggebers hinsichtlich Finanzierung: Überprüfung, ob in dieser Phase Finanzierungsanpassungen nötig sind (z. B. Zwischenfinanzierung, Nachträgen vorbeugen).

• Handlungsbereich D – Termine, Kapazitäten und Logistik: Erstellung und Pflege eines detaillierten Planungsterminplans, der alle Leistungen der Planer, Beteiligungs- und Freigabetermine sowie behördliche Meilensteine (Genehmigungen) umfasst. Der Projektsteuerer überwacht den Planfortschritt und veranlasst bei drohenden Verzögerungen beschleunigende Maßnahmen (Priorisierung von Arbeitspaketen, Zusatzressourcen beim Planer etc.). Abstimmung der Planungsfristen mit der vorgesehenen Ausschreibungs- und Bauphase, um einen nahtlosen Übergang sicherzustellen. Aktualisierung der Kapazitätsplanung für Planungsbeteiligte: Prüfung, ob die Planer personell ausreichend aufgestellt sind, um Termine zu halten; ggf. Empfehlung an den Auftraggeber, zusätzliche Leistungen (z. B. externe Prüfer) zu beauftragen. Einplanung logistischer Aspekte, z. B. Einbindung eines Baugrundgutachtens oder Kampfmittelräumung in den Terminplan, damit solche Vorleistungen rechtzeitig abgeschlossen sind.

• Handlungsbereich E – Verträge und Versicherungen: Vergabevorbereitung für Bauleistungen: Der Projektsteuerer erstellt auf Basis der Planung eine Vergabestrategie für die kommende Ausführungsphase (z. B. Aufteilung in Gewerke, Festlegung von Losen). Er koordiniert die Ausschreibungsplanung gemeinsam mit dem Auftraggeber – d. h. legt Zeitpunkte für Ausschreibung und Vergabe fest und definiert die erforderlichen Ausschreibungsunterlagen (Leistungsverzeichnisse, besondere Vertragsbedingungen). Falls in Stufe 1 Planerverträge nur vorläufig abgeschlossen wurden (stufenweise Beauftragung), unterstützt der Projektsteuerer den Auftraggeber nun bei der Auslösung der nächsten Leistungsphasen oder der Nachverhandlung von Honoraren anhand der fortgeschrittenen Planung. Überwachung der Vertragspflichten der Planer: Der Projektsteuerer prüft z. B. ob die planenden Büros ihre Lieferungen (Pläne, Berechnungen) gemäß Vertrag und Terminplan erbringen, und meldet Abweichungen dem Auftraggeber. Beratung in Versicherungsfragen: Anpassung des Versicherungsschutzes, falls etwa in der Planung Phase neue Risiken erkennbar werden (z. B. spezielle Planungsversicherungen bei Statik von komplexen Tragwerken).

In dieser Phase wird die Planung fertiggestellt und die Grundlage für die Bauausführung gelegt. Der Projektsteuerer steuert die Erstellung der Ausführungspläne, die Ausschreibung der Bauleistungen und die Vergabeverfahren.

• Handlungsbereich A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation: Steuerung der Ausführungsplanung: Sicherstellen, dass alle ausführungsreifen Pläne, Details und Leistungsverzeichnisse rechtzeitig vorliegen. Organisation regelmäßiger Planungsworkshops zwischen Ausführungsplanern und ggf. bereits einbezogenen bauausführenden Firmen (z. B. im Rahmen eines GMP-Vertrags oder early contractor involvement) zur Optimierung der Ausführungsdetails. Koordination der Beteiligung aller Fachdisziplinen in den Ausführungsplänen (Kollisionserkennung, BIM-Koordination falls Building Information Modeling eingesetzt wird). Verwaltung der Protokolle aus Abstimmungsrunden und Planprüfungen. Dokumentation aller Planfreigaben durch den Auftraggeber. Aufbau eines Systems zur Nachtragsprävention: bereits in der Ausführungsplanung mit den Planern potenzielle Änderungs- oder Nachtragstatbestände identifizieren und minimieren.

• Handlungsbereich B – Qualitäten und Quantitäten: Qualitätssicherung der Ausführungsplanung: Der Projektsteuerer veranlasst ggf. externe Überprüfungen/Kontrollen der Ausführungspläne (Second Opinion, Prüfsachverständige) um Planungsfehler oder Lücken aufzudecken, die später zu Ausführungsproblemen oder Nachträgen führen könnten. Fortlaufendes Abgleichen von Mengen: Sicherstellen, dass die in den Leistungsverzeichnissen angegebenen Massen und Leistungsbeschreibungen konsistent mit den Ausführungsplänen sind. Etablierung eines Änderungsmanagements: Jede Planänderung in dieser Phase ist nur nach definiertem Verfahren (Änderungsanzeige, Bewertung der Kosten- und Terminfolgen, Freigabe durch den Bauherrn) umzusetzen. Integration von Betreiberbelangen: In der Ausführungsplanung werden Anforderungen des Betriebs (Wartungszugänge, Reserveflächen, Messpunkte für Verbrauch, etc.) detailliert umgesetzt. Der Projektsteuerer achtet z. B. darauf, dass in technischen Anlagen Raum für Instandhaltung vorgesehen ist und die Dokumentationsanforderungen des Facility Managements (Typenschilder, digitale Objektdaten) definiert werden.

• Handlungsbereich C – Kosten und Finanzierung: Kostensteuerung vor Vergabe: Prüfung der von Planern erstellten detaillierten Kostenanschläge gegen den Kostenrahmen. Bei erheblichen Abweichungen sind Planungsänderungen oder Budgetanpassungen mit dem Auftraggeber zu verhandeln, bevor die Ausschreibungen gestartet werden. Durchführung eines Kostenrisikomanagements: Bewertung der Unsicherheiten in den Ausschreibungsmengen und -preisen, Vorschlag von Risikobudgets oder Rücklagen. Planung des Finanzmittelbedarfs: Aufstellen eines Auszahlungsplans gemäß dem voraussichtlichen Bauablauf und Vergabepaket, damit der Auftraggeber die Liquidität bereitstellen kann. Unterstützung bei Kostenverhandlungen während der Vergabe (Preisprüfungen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von Alternativangeboten). Aktualisierung der Gesamtkostenprognose nach Abschluss der Vergaben, um dem Auftraggeber Klarheit über die zu erwartenden Projektkosten zu geben.

• Handlungsbereich D – Termine, Kapazitäten und Logistik: Vergabeterminplan: Der Projektsteuerer erstellt und überwacht einen detaillierten Terminplan für die Ausschreibung und Vergabe aller Bauleistungen. Dieser enthält Meilensteine für Bekanntmachungen, Angebotsfristen, Submissionstermine, Wertungen, Vergabegespräche und Auftragserteilungen. Enge Kontrolle dieser Termine ist erforderlich, da Verzögerungen unmittelbar den Baubeginn verschieben könnten. Bauablaufplanung (Vorbereitung): Parallel erstellt der Projektsteuerer mit den Planern einen Grob-Bauzeitenplan als Grundlage für die Verträge (z. B. Bauphasen, Bauabschnitte, Zwischentermine für Fertigstellung wesentlicher Bauwerksabschnitte). Berücksichtigung von Baulogistik: In dieser Phase wird z. B. ein Baustelleneinrichtungsplan vorbereitet und es werden Logistikkonzepte (Baustellenzufahrt, Kranstandorte, Lagerflächen) entwickelt, die später Bestandteil der Baustellenordnung werden. Koordination mit Behörden bezüglich erforderlicher Genehmigungen für die Bauphase (z. B. Verkehrskonzept bei Straßensperrungen) gehört ebenfalls dazu.

• Handlungsbereich E – Verträge und Versicherungen: Ausschreibung und Vergabe: Der Projektsteuerer übernimmt federführend die Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen in Abstimmung mit Planern und dem Auftraggeber. Er stellt sicher, dass alle technischen und kaufmännischen Bestandteile vollständig und widerspruchsfrei sind. Während der Angebotsphase koordiniert er Bieteranfragen und erstellt Vergabeübersichten. Mitwirken bei der Auftragsvergabe: Er organisiert und protokolliert Vergabeverhandlungen mit Bietern, vergleicht Angebote nach technischen, terminlichen und preislichen Gesichtspunkten und bereitet Entscheidungsvorlagen für den Auftraggeber vor. Nach Zuschlagserteilung unterstützt der Projektsteuerer bei der Vertragsgestaltung mit den Bauunternehmen, prüft Vertragsentwürfe auf Vollständigkeit (z. B. Nachtragsklauseln, Gewährleistungsfristen, Sicherheiten) und stellt die Vertragsdokumentation zusammen. Ebenso aktualisiert er das Versicherungswesen: Prüfung, ob die Auftragnehmer über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen bzw. welche projektbezogenen Versicherungen (z. B. Projektversicherung) vom Auftraggeber abgeschlossen werden sollten, um das Bauvorhaben abzusichern.

In der Bauphase richtet sich der Fokus auf die Überwachung von Terminen, Kosten und Qualität der Bauleistungen sowie das Vertrags- und Nachtragsmanagement. Der Projektsteuerer agiert hier als zentrale Steuerungs- und Kontrollinstanz parallel zur örtlichen Bauüberwachung.

• Handlungsbereich A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation: Projektkoordination während der Bauausführung: Einrichtung und Leitung von regelmäßigen Baubesprechungen (z. B. wöchentliche Projektleitungsrunden, Bau- und Koordinationsbesprechungen), an denen Vertreter der Baufirmen, der Objektüberwachung und des Auftraggebers teilnehmen. Der Projektsteuerer bereitet diese Meetings vor, erstellt die Tagesordnung, führt durch die Sitzung und fertigt Protokolle an, in denen Aufgaben, Verantwortliche und Fristen festgehalten werden. Er sorgt für einen funktionierenden Informationsfluss zwischen Baustelle, Planung und Auftraggeber. Verwaltung eines Baudokumentationssystems: Sicherstellung, dass Bautagebücher, Prüfberichte, Fotodokumentationen und sonstige Dokumente lückenlos geführt und zentral abgelegt werden. Unterstützung des Auftraggebers bei der Projektkommunikation nach außen (z. B. Informationen an Nutzer, Anwohner, Presse in Absprache, falls erforderlich).

• Handlungsbereich B – Qualitäten und Quantitäten: Qualitätsmanagement auf der Baustelle: Der Projektsteuerer überwacht auf Managementebene, dass die vertraglich geschuldeten Qualitäten erreicht werden. Er lässt sich von der Objektüberwachung regelmäßig über den Baufortschritt, Prüfergebnisse und etwaige Mängel berichten. Er unterstützt bei der Mängelsteuerung, indem er z. B. dem Auftraggeber Handlungsempfehlungen gibt, wenn qualitative Abweichungen auftreten (Nachbesserungsanordnung, Einbehalt von Zahlungen etc.). Überwachung der Leistungserbringung: Vergleich der ausgeführten Mengen mit den ausgeschriebenen Mengen (Mengen- und Leistungsfeststellung) und Plausibilisieren der ggf. von der Objektüberwachung erstellten Aufmaße. So können frühzeitig Mehr- oder Minderkosten erkannt werden. Außerdem achtet der Projektsteuerer auf die Einhaltung von Vorschriften und technischen Standards durch die ausführenden Firmen (z. B. Baustellenverordnung, Arbeitsschutz, Umweltauflagen), ohne jedoch die unmittelbare Bauaufsicht zu übernehmen (diese obliegt weiterhin der Objektüberwachung).

• Handlungsbereich C – Kosten und Finanzierung: Kostenüberwachung und -steuerung während Bau: Einrichtung eines laufenden Kostencontrollings: Der Projektsteuerer konsolidiert alle Projektkosten (Auftragswerte, Nachträge, Prognosen) in einem Kostenstatusbericht, der regelmäßig (monatlich) aktualisiert wird. Er prüft Nachtragsangebote der Bauunternehmen in erster Linie auf formale Richtigkeit und lässt die sachliche Prüfung durch Planer/ÖB durchführen, anschließend verhandelt er – in Abstimmung mit dem Auftraggeber – Nachtragsinhalte und Preise und bereitet die Entscheidungen hierüber vor. Führung eines Nachtragskatasters und Dokumentation aller Kostenänderungen gegenüber dem Vertragssoll. Bewertung der Finanzierungsabweichungen: Sollte sich abzeichnen, dass das Budget überschritten wird, erarbeitet der Projektsteuerer Gegenmaßnahmen (Kosteneinsparungen, Budgeterhöhungsbedarf anzeigen) und legt diese dem Auftraggeber zur Entscheidung vor. Außerdem steuert er das Rechnungs- und Zahlungsmanagement: Prüfung von Zahlungsanforderungen der Firmen (in Zusammenarbeit mit Bauleitung und Fachplanern), Freigabeempfehlung an den Auftraggeber und Pflege des Zahlungsplans, um die Liquidität zu steuern.

• Handlungsbereich D – Termine, Kapazitäten und Logistik: Terminsteuerung der Bauausführung: Der Projektsteuerer wertet die von den Auftragnehmern geführten Bauzeitenpläne und Fortschrittsberichte aus. Er führt Soll-Ist-Vergleiche durch (z. B. Meilensteintrendanalyse) und erkennt daraus entstehende Terminverzögerungen. Bei drohenden Verzügen entwickelt er Maßnahmen zur Beschleunigung (Überstunden, Zusatzkolonnen, Umstellungen im Bauablauf) und stimmt diese mit dem Auftraggeber und den Bauunternehmen ab. Führen eines Terminabweichungsberichts als Bestandteil des Monatsberichts, der die Ursachen und Verantwortlichkeiten von Terminabweichungen dokumentiert. Überwachung der Kapazitätsauslastung: z. B. prüfen, ob genug Personal auf Baustelle vorhanden ist, ob Nachunternehmer planmäßig verfügbar sind etc., um Terminpläne halten zu können. Baulogistik koordinieren: Unterstützung der Objektüberwachung bei der Lösung von Logistikproblemen (z. B. Anlieferungssteuerung, Baustellenverkehr) und Sicherstellen, dass übergeordnete logistische Konzepte (z. B. Zwischennutzung von Flächen, Einrichtung zweiter Zufahrt) bei Bedarf umgesetzt werden.

• Handlungsbereich E – Verträge und Versicherungen: Vertragsmanagement und -controlling: Überwachung der Einhaltung der Vertragspflichten durch die Bauunternehmen (Termine, Qualität, Dokumentationspflichten). Identifikation von Vertragsabweichungen und Auslösen der entsprechenden Vertragmechanismen (z. B. Pönale bei Fristüberschreitung, Inanspruchnahme von Sicherheiten). Nachtragsmanagement: wie bereits unter Kosten erwähnt, steuert der Projektsteuerer die Nachtragsprozesse vertraglich. Zusätzlich wirkt er bei der Claim-Abwehr bzw. Claim-Preparation für berechtigte Forderungen mit: Er dokumentiert störungsrelevante Ereignisse, führt ein Behinderungs- und Behinderungsfolgenprotokoll und bereitet Gegendarstellungen vor. Versicherungsfälle koordinieren: Sollte es während der Bauzeit zu Schadensereignissen kommen, unterstützt der Projektsteuerer den Auftraggeber bei der Abwicklung mit den Versicherern (Schadenmeldungen, Dokumentation zur Anspruchsstellung). Schließlich gehört auch die Pflege des Vertragsregisters dazu: Übersicht über alle Verträge, Nachträge, Bürgschaften und deren Fristen (Vertragsmanagementsystem).

In der letzten Phase werden das Bauwerk fertiggestellt, an den Bauherrn bzw. Nutzer übergeben und das Projekt formal abgeschlossen. Der Projektsteuerer stellt sicher, dass ein geordneter Projektabschluss mit vollständiger Dokumentation und Regelung der Nachlaufaufgaben erfolgt.

• Handlungsbereich A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation: Steuerung der Inbetriebnahme und Übergabe: Der Projektsteuerer koordiniert einen Übergabeplan: Er stellt sicher, dass alle erforderlichen Prüfungen, Abnahmen und FunktionsTests der Anlagen vor der Übergabe durchgeführt werden (ggf. unter Hinzuziehung von Behörden und Sachverständigen). Organisation von Übergabebesprechungen und Begehungen mit dem Bauherrn und den zukünftigen Betreibern/Nutzern. Erstellung eines Abnahmeprotokolls in Zusammenarbeit mit der Objektüberwachung, in dem Restleistungen und Mängel festgehalten werden. Nach Übergabe des Bauwerks organisiert der Projektsteuerer die Dokumentationsübergabe: Er sammelt alle Revisionsunterlagen, technischen Dokumentationen, Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle etc. von den Planern und Auftragnehmern ein und prüft sie auf Vollständigkeit gemäß den vertraglichen Vorgaben.

• Handlungsbereich B – Qualitäten und Quantitäten: Mängelmanagement und Projektoptimierung: Der Projektsteuerer stellt sicher, dass zum Projektende alle offenen Mängel und Restarbeiten systematisch erfasst (Mängellisten) und in einem geregelten Prozess abgearbeitet werden. Er überwacht die Nachbesserungsfristen und erinnert die Verantwortlichen an fällige Arbeiten. Zudem initiiert er zum Abschluss eine Projektreflexion: Er sammelt Feedback der Planer, Bauüberwacher und ggf. Nutzer zu Qualitätsabweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten. Diese Erkenntnisse dokumentiert er in einem Abschlussbericht als Lessons Learned. Darüber hinaus achtet der Projektsteuerer darauf, dass vertragliche Garantien/Gewährleistungen wirksam beginnen (Übergabe von Bürgschaften etc.) und dass der Betreiber über alle Wartungserfordernisse informiert ist (ggf. Übergabe Wartungsplan).

• Handlungsbereich C – Kosten und Finanzierung: Projektabrechnung und finanzielle Abschlüsse: Der Projektsteuerer konsolidiert am Ende des Projekts die Gesamtkostenabrechnung. Er veranlasst die abschließende Prüfung aller Schlussrechnungen der Bauunternehmen und Planer, erstellt eine Übersicht über die Gesamtkosten gegliedert nach Kostenarten (DIN 276) und vergleicht diese mit dem freigegebenen Budget (Soll-Ist-Vergleich). Etwaige Kostenabweichungen werden analysiert und dem Auftraggeber erläutert. Zudem koordiniert der Projektsteuerer die Freigabe nicht benötigter Reserven oder Rückstellungen und stellt sicher, dass Eventualpositionen abgerechnet bzw. aus dem Vertrag genommen werden. Abschließend bereitet er die finanziellen Projektdaten so auf, dass sie in das Controlling des Auftraggebers oder in ein Facility-Management-System (für Lebenszykluskosten) übernommen werden können.

• Handlungsbereich D – Termine, Kapazitäten und Logistik: Abschluss-Terminmanagement: Der Projektsteuerer erstellt einen Projektabschlussplan, der alle Aktivitäten bis zum endgültigen Abschluss umfasst (z. B. Ende der Mängelbeseitigungsfristen, Durchführung von Schlussabnahmen, Behördenabnahmen, Evaluierungsworkshops). Er überwacht die Einhaltung dieser Abschluss-Termine. Zudem steuert er die Demobilisierung: Plan für den geordneten Rückbau der Baustelleneinrichtung, Abmeldung temporärer Anschlüsse, Entlassung nicht mehr benötigter Ressourcen. Falls eine gestaffelte Inbetriebnahme vorgesehen ist (Teilinbetriebnahmen), koordiniert der Projektsteuerer die entsprechenden Zeitabläufe mit Nutzern und Betreiber. Kapazitätenplanung in dieser Phase betrifft vor allem die Verfügbarkeit des Personals bei Planern und Auftragnehmern für Restleistungen – der Projektsteuerer sorgt dafür, dass trotz Projektende genügend Personal zur Verfügung steht, um alle offenen Punkte abzuarbeiten.

• Handlungsbereich E – Verträge und Versicherungen: Vertragsabschluss und Nachlauf: Der Projektsteuerer unterstützt den Auftraggeber bei der vertragskonformen Abwicklung aller Verträge. Er prüft, ob alle Leistungen erbracht sind und ob ggf. noch Ansprüche bestehen (z. B. Gewährleistungsansprüche, Vertragsstrafen bei Verzug) und bereitet entsprechende Geltendmachungen vor. Nach Projektende wirkt er bei der Vertragsschließung mit: Er veranlasst die formale Abnahme der Projektsteuerungsleistung selbst (§ *** des Vertrags) und erstellt eine Zusammenstellung aller abgeschlossenen Verträge, Nachträge und Abrechnungen. Beratung hinsichtlich Versicherungsfreistellungen: Sobald das Bauprojekt abgeschlossen ist, empfiehlt er dem Auftraggeber, welche Projektversicherungen gekündigt oder angepasst werden können (z. B. Bauleistungsversicherung Ende, Übergang zu Gebäudeversicherung im Betrieb). Letztlich erstellt der Projektsteuerer den Projektabschlussbericht, der einen Überblick über den Projektverlauf, das Erreichen der Projektziele, die wichtigsten Kennzahlen (KPI) und Lessons Learned enthält.

Hinweis: Die oben genannten Leistungen entsprechen dem Grundleistungsbild gemäß AHO Nr. 9 für einen umfassenden Projektsteuerungsauftrag über alle Projektstufen. In der Praxis kann eine Beauftragung stufenweise (etwa erst für Stufe 1 und 2, mit Option auf Weiterbeauftragung) erfolgen; in solchen Fällen bleibt die hier beschriebene Leistungsumfang als Ziel bestehen, wird aber nur sukzessive abgerufen. Das AHO-Heft 9 unterscheidet zudem zwischen stufenübergreifenden Leistungen (Handlungsbereich-spezifisch) und dem hier dargestellten stufengegliederten Leistungsbild. Im Zweifel über den Leistungsinhalt dient das detaillierte AHO-Leistungsbild (5. Auflage 2020, Anhang B dort) als Auslegungshilfe.

Moderne Bauprojekte erfordern eine konsequente Lebenszyklusorientierung, damit bereits in Planung und Bau die späteren Betriebs- und Instandhaltungsbelange berücksichtigt werden. Daher sind die Anforderungen des Facility Managements nach GEFMA-Richtlinie 116 („Planungs- und baubegleitendes FM“) integraler Bestandteil der Projektsteuerungsleistung. Die Richtlinie GEFMA 116 definiert zehn Themenbereiche mit 77 konkreten Fokusthemen, die in jeder Phase eines Bauprojekts adressiert werden müssen, um einen erfolgreichen Immobilien-Lebenszyklus sicherzustellen. Durch diese systematische Integration des FM entstehen ökologische, ökonomische und soziale Mehrwerte, welche wesentlich zur Erreichung von ESG-Zielen (Environmental, Social, Governance) beitragen.

• Lebenszyklusorientierte Planung: Sicherstellen, dass Planungsentscheidungen nicht isoliert für die Bauerrichtung, sondern im Hinblick auf die Nutzungsphase getroffen werden. Dies umfasst die Optimierung von Lebenszykluskosten (z. B. Investition vs. Betriebskosten bei der Auswahl von Materialien und Techniken) sowie die Vorbereitung auf Nachhaltigkeitszertifizierungen oder die Erfüllung von Taxonomie-Vorgaben. Der Projektsteuerer initiiert ggf. Lebenszyklus-Kostenberechnungen und sorgt dafür, dass die Planer Variantenuntersuchungen unter Betriebskostengesichtspunkten durchführen (Total Cost of Ownership Betrachtung). Auch die Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts (Klimaschutzziele, Energieversorgung, Kreislaufwirtschaft bei Materialien etc.) ist fortlaufend nachzuhalten und umzusetzen.

• Betreiberanforderungen und Nutzerbedarfe: Frühzeitige Einbindung des späteren Betreibers bzw. von FM-Experten in die Planung. Der Projektsteuerer organisiert Workshops oder Abstimmungen, in denen der Betreiber seine Anforderungen einbringt (z. B. hinsichtlich Gebäudeautomation, Reinigungsfreundlichkeit, Flächenbewirtschaftung, Sicherheitstechnik). Diese Betreiberanforderungen werden dokumentiert und in Pflichtenheften festgeschrieben. In allen Leistungsphasen prüft der Projektsteuerer, ob diese Anforderungen planerisch umgesetzt werden, z. B. ob ausreichend Technikflächen vorgesehen sind, ob Raumhöhen für Wartungsgeräte ausreichen, ob Materialien mit Blick auf Reinigung und Dauerhaftigkeit geeignet sind etc. Gegebenenfalls fordert er Anpassungen ein, um einen effizienten Betrieb zu gewährleisten.

• Inbetriebnahmemanagement: Planung und Steuerung eines strukturierten Inbetriebnahmemanagements gemäß GEFMA 116 und ggf. Richtlinie VDI 6039. Hierbei erstellt der Projektsteuerer frühzeitig (spätestens in Projektstufe 3) ein Inbetriebnahmekonzept, das alle notwendigen Schritte für die technische Inbetriebnahme der gebäudetechnischen Anlagen umfasst. Er koordiniert die Beteiligung aller Verantwortlichen (Fachplaner TGA, ausführende Firmen, Betreibervertretung) und legt einen Zeitplan für Probeläufe, Tests, Einstellfahrten und die technische Abnahme fest. Während der Ausführung (Stufe 4) überwacht er die Umsetzung dieses Plans, organisiert ggf. Inbetriebnahmetests und nimmt an wichtigen Testläufen teil. Ziel ist ein reibungsloser Hochlauf aller Systeme zum Projektende. Zudem stellt er sicher, dass das Bedienpersonal des Betreibers rechtzeitig geschult wird und an den Inbetriebnahmen teilnimmt.

• CAFM-Daten und digitale Dokumentation: Der Projektsteuerer verpflichtet die Projektbeteiligten (Planer, Auftragnehmer), sämtliche für das Facility Management relevanten Daten und Dokumente zu erfassen und in abgestimmter Form bereitzustellen. Dazu gehört die Erstellung eines Datenlieferkatalogs: schon zu Planungsbeginn definiert der Projektsteuerer gemeinsam mit dem Auftraggeber, welche Objektdaten, Attributlisten, Pläne und Dokumente am Projektende für ein Computer-Aided Facility Management (CAFM) System benötigt werden (z. B. Raumbuch mit Raumarten und Flächen, Anlagenlisten mit Wartungsintervallen, Herstellerdokumentationen, Prüfbücher etc.). Diese Anforderungen werden in den Planerverträgen und Leistungsbeschreibungen der Bauunternehmer verbindlich festgelegt (Datendrop-Spezifikation). Während des Projekts prüft der Projektsteuerer stichprobenartig die Befüllung dieser Daten (z. B. ob die Planer BIM-Modelle mit Attributen anreichern, die später ins CAFM übernommen werden können). Zum Projektabschluss sammelt er alle digitalen Bestandsdaten (BIM-Modelle, DWG-Pläne, Datenbanken) und übergibt sie in einem abgestimmten Format an den Betreiber. Dadurch wird ein nahtloser Informationsübergang vom Bau- zum Nutzungsprozess gewährleistet, was GEFMA 116 als Schlüsselfaktor für effizientes FM herausstellt.

• ESG-Kriterien und Nachhaltigkeitsnachweise: Der Projektsteuerer achtet fortlaufend darauf, dass die vereinbarten ESG-Kriterien im Projekt umgesetzt werden. Dies kann beinhalten: Energieeffizienzmaßnahmen zur Erreichung bestimmter CO₂-Bilanzen, sozio-kulturelle Aspekte wie z. B. Barrierefreiheit und Nutzerkomfort, sowie Governance-Themen wie transparente Vergabeprozesse und Compliance bei Materialien (z. B. kein Einsatz von Schadstoffen). Er fordert von Planern und Auftragnehmern die erforderlichen Nachweise ein (z. B. Environmental Product Declarations für Baumaterialien, Nachweise zur Herkunft von Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft etc.) und dokumentiert die Einhaltung der ESG-Ziele. Sofern eine Berichterstattung über Nachhaltigkeitskennzahlen vereinbart ist (z. B. Dokumentation zum Erreichen von Klimaschutzzielen oder sozialen Mehrwerten), stellt der Projektsteuerer diese Berichte für den Auftraggeber zusammen.

Durch die vertragliche Verankerung der GEFMA 116-Anforderungen wird sichergestellt, dass der Projektsteuerer nicht nur das Bauprojekt an sich im Blick hat, sondern auch dessen zukünftigen Betrieb. Dies entspricht dem Leitbild eines nachhaltigen Bauens: Planung, Bau und Bewirtschaftung werden ganzheitlich gedacht. Der Projektsteuerer fungiert als Bindeglied zwischen dem Bauprojekt und dem Facility Management und trägt maßgeblich dazu bei, dass schon während des Projektverlaufs die Grundlagen für einen langfristig effizienten, sicheren und nachhaltigen Gebäudebetrieb gelegt werden. So entsteht ein echter Mehrwert für den Auftraggeber über die Fertigstellung des Baus hinaus.

Eine klare Leistungsabgrenzung zwischen der Projektsteuerung einerseits und der Objektplanung sowie Bauüberwachung andererseits ist essenziell, um Überschneidungen und Haftungsunklarheiten zu vermeiden. Objektplanung (Architekten- und Ingenieurleistungen gemäß HOAI) umfasst die inhaltliche Planung und technische Gestaltung des Bauwerks. Der Projektsteuerer greift nicht unmittelbar in diese kreative und ingenieurmäßige Tätigkeit ein; er koordiniert und überwacht jedoch den Planungsprozess dahingehend, dass die Planer ihre Leistungen fristgerecht und zielkonform erbringen. Insbesondere übernimmt der Projektsteuerer keine eigenständigen Planungsentscheidungen – diese obliegen den Fachplanern und letztlich dem Bauherrn. Er wirkt aber darauf hin, dass Planungskonflikte gelöst und Entscheidungen vorbereitet werden. Die Verantwortung für die Planungsqualität (z. B. Standsicherheit, Gebrauchstauglichkeit, Einhaltung anerkannter Regeln der Technik im Plan) liegt bei den planenden Architekten/Ingenieuren; der Projektsteuerer sorgt für die Rahmenbedingungen (Organisation, Termine, Freigabeprozesse), in denen qualitätsvolle Planung entstehen kann.

Bauüberwachung (Objektüberwachung, örtliche Bauleitung gemäß HOAI Leistungsphase 8) ist ebenfalls vom Leistungsbild der Projektsteuerung abzugrenzen. Die Bauleitung vor Ort hat die unmittelbare Überwachung der Ausführung jeder Bauleistung hinsichtlich Übereinstimmung mit den Plänen, technischen Regeln und Verträgen. Sie führt Bautagebuch, nimmt Bauleistungen ab, weist Unternehmer an und ist weisungsbefugt gegenüber den bauausführenden Firmen. Demgegenüber hat der Projektsteuerer keine direkte Weisungsbefugnis gegenüber den Auftragnehmern des Bauherrn (den Bauunternehmen) – außer dies wird vertraglich ausdrücklich anders geregelt, was in der klassischen Projektsteuerung jedoch nicht der Fall ist. Der Projektsteuerer ist vielmehr als Stabsstelle des Bauherrn zu sehen, der auf strategischer Ebene Termine, Kosten und Vertragstreue überwacht und bei Abweichungen dem Bauherrn Maßnahmen vorschlägt. Er koordiniert die Bauüberwachung, indem er z. B. gemeinsame Baubesprechungen führt und Informationsflüsse steuert, übernimmt aber nicht die bautechnische Detailüberwachung einzelner Gewerke. Somit liegt die Qualitätssicherung im Detail (Materialsichtung, Prüfen der Ausführung vor Ort) primär beim Bauleiter, während der Projektsteuerer das große Ganze im Blick behält (ob das Projekt insgesamt im Zeit- und Kostenplan bleibt und ob die vertraglichen Projektziele erreicht werden).

Vertraglich wird diese Abgrenzung dadurch sichergestellt, dass in den Leistungsbeschreibungen klar formuliert ist, welche Aufgaben nicht vom Projektsteuerer übernommen werden. Beispielsweise: „Der Projektsteuerer erbringt keine Planungsleistungen und übernimmt nicht die Pflichten der bauleitenden Architekten oder Ingenieure gemäß HOAI Lph 8; insbesondere gehört die laufende Überwachung der handwerklichen Ausführung und die Anordnung von Arbeiten auf der Baustelle nicht zum Leistungsumfang des Projektsteuerers.“ Durch solche Klarstellungen wird verhindert, dass der Projektsteuerer für Mängel in Bereichen verantwortlich gemacht wird, die außerhalb seines Zuständigkeitsbereichs liegen. Gleichwohl gibt es Schnittstellen, die eine enge Zusammenarbeit erfordern: Der Projektsteuerer liefert der Bauüberwachung z. B. übergeordnete Terminpläne, koordiniert die Bautermine und konsolidiert Berichte, während die Bauüberwachung dem Projektsteuerer wiederum Zuarbeit in Form von Fortschritts- und Qualitätsmeldungen leistet. Beide Funktionen – Projektsteuerung und Objektüberwachung – ergänzen einander, haben jedoch unterschiedliche vertragliche Rollen und Haftungsbereiche.

Zusammenfassend ist die Projektsteuerung als delegierte Auftraggeberfunktion zu verstehen: Sie nimmt Aufgaben des Bauherrn wahr, die dieser selbst nicht leisten kann oder will, ohne jedoch in die originäre Rolle der Planer oder Bauleiter zu treten. Durch diese klare Aufgabenverteilung werden Effizienz und Verantwortlichkeit im Projekt deutlich erhöht. Sollte es dennoch Überschneidungen geben, sind diese im Vertrag oder in einer separaten Abgrenzungsliste explizit festzuhalten. Dazu zählen z. B. Zuständigkeiten für die technische Abnahme: Üblicherweise bereitet die Bauleitung die Abnahmeunterlagen vor und führt die Abnahme durch, während der Projektsteuerer die organisatorische Koordination und Protokollierung übernimmt. Ebenso beim Nachtragsmanagement: Technische Prüfung durch Planer/Bauleitung, kaufmännische/vertragliche Steuerung durch Projektsteuerer. Solche Beispiele sollten im Projekt möglichst im Voraus abgestimmt werden.

Ein zentrales Element professioneller Projektsteuerung sind transparente Berichtspflichten und der Nachweis der erbrachten Leistungen.

• Regelmäßige Projektberichte: Der Projektsteuerer erstellt in vom Auftraggeber vorgegebenen Intervallen (üblich monatlich) einen schriftlichen Projektstatusbericht. Dieser Bericht umfasst mindestens: eine Zusammenfassung des Projektfortschritts, den aktuellen Kostenstand mit Budgetabweichungen, den Terminstatus mit kritischem Pfad und drohenden Verzögerungen, eine Übersicht der wichtigsten Risiken und Chancen sowie ggf. Entscheidungserfordernisse. Der Bericht dient dem Auftraggeber als zentrales Kontroll- und Steuerungsmedium. Er wird in Abstimmung mit allen Projektbeteiligten erstellt und vom Projektsteuerer verantwortlich gegenüber dem Auftraggeber vertreten.

• Leistungsnachweise und Lieferobjekte: Jeder vom Projektsteuerer erbrachten Grundleistung ist ein konkretes Lieferobjekt bzw. Ergebnis zugeordnet, das als Nachweis für die Leistungserfüllung dient. So z. B. der Projektstrukturplan als Lieferobjekt für die Organisationsleistung, der Kostenverfolgungsbericht als Lieferobjekt für die Kostensteuerung oder das Risikoregister als Lieferobjekt für das Risikomanagement. Diese Lieferobjekte sind vom Projektsteuerer termingerecht zu erstellen und dem Auftraggeber vorzulegen. Die AHO-Systematik (5. Auflage) listet solche Lieferergebnisse zu jeder Leistung explizit auf, wodurch der Erfüllungsgrad messbar wird. Der Auftraggeber kann anhand dieser Dokumente die Vollständigkeit und Qualität der Projektsteuerungsleistungen überprüfen und bewerten. Die Vertragspartner vereinbaren, dass das Vorliegen dieser Lieferobjekte Voraussetzung für die Abnahme der entsprechenden Projektsteuerungsleistungen ist. Sollte ein Lieferobjekt aus projektspezifischen Gründen entfallen oder modifiziert werden, ist dies vorab einvernehmlich festzulegen.

• Key Performance Indicators (KPIs): Zur objektiven Bewertung der Leistung des Projektsteuerers werden KPIs vereinbart, die regelmäßig erhoben werden. Solche Kennzahlen können z. B. sein: Termintreue (Anzahl der Meilensteine im Terminplan, die planmäßig erreicht wurden, ggf. in %), Kostentreue (Differenz zwischen aktuellem Kostenprognosewert und Budget in %), Qualitätsabweichungen (Anzahl gravierender Mängel oder Planungsfehler, die auf mangelhafte Koordination hindeuten) oder Reaktionszeit (Zeitspanne, bis auf Risiken/Nachträge reagiert wurde). Die konkreten KPIs und Zielwerte werden projektspezifisch im Vertrag oder Projektauftrag festgelegt. Der Projektsteuerer berichtet diese Kennzahlen im Monatsbericht und erläutert Abweichungen sowie eingeleitete Gegenmaßnahmen. KPIs dienen dem Auftraggeber als Indikator für die Wirksamkeit der Projektsteuerung und fließen ggf. in ein Anreiz- oder Bonus/Malus-System ein (z. B. Bonus bei Unterschreitung der Kostenvorgabe, Malus bei erheblichen Terminüberschreitungen, soweit rechtlich zulässig).

• Digitale Werkzeuge und Building Information Modeling (BIM): Die Anwendung moderner digitaler Tools ist integraler Vertragsbestandteil. Insbesondere wird der Einsatz von Building Information Modeling (BIM) angestrebt, sofern dies im Projektumfeld zweckmäßig ist. Der Projektsteuerer hat die Aufgabe, ein BIM-Management zu unterstützen bzw. zu koordinieren. Dazu gehört die Mitwirkung bei der Erstellung eines BIM-Abwicklungsplans (BAP), die Sicherstellung der notwendigen Austauschprozesse zwischen Planern im gemeinsamen Datenumfeld (CDE) sowie die Überwachung, dass BIM-Daten aktuell und qualitativ valide sind. Das AHO-Heft 9 beschreibt in Kapitel 6 die angepassten Anforderungen an Projektsteuerungsleistungen in BIM-Projekten und mögliche zusätzliche Leistungen eines BIM-Managers. Sollte BIM vom Auftraggeber eingeführt werden, übernimmt der Projektsteuerer die im AHO definierten Zusatzleistungen oder stimmt sich eng mit einem separat beauftragten BIM-Manager ab, um Termin-, Kosten- und Qualitätssteuerung nahtlos mit dem digital gestützten Planprozess zu verzahnen. Auch außerhalb von BIM-Modellen nutzt der Projektsteuerer zeitgemäße Softwarewerkzeuge: z. B. Projektmanagement-Software für Termin- und Kostencontrolling, digitale Kollaborationsplattformen für Dokumente (z. B. cloudbasiertes Projektraum-System) und Kommunikationstools für das Berichtswesen.

• CAFM-Integration: Wie im Abschnitt Facility Management dargestellt, stellt der Projektsteuerer die Weichen für eine Integration der Projektdaten in ein CAFM-System des Betreibers. Hierzu koordiniert er, dass relevante Bestandsdaten in geeigneter digitaler Form (z. B. gemäß DIN 276 und DIN 277 codierte Flächen- und Kostendaten, Anlagenkennzeichnung nach DIN EN 81346) übergeben werden. Ferner empfiehlt er dem Auftraggeber bei Bedarf digitale Lösungen für das Mängelmanagement oder die Abnahme (z. B. Apps zur Mängelerfassung, die später an das FM-System angeschlossen werden können).

• Transparenz und Revisionssicherheit: Alle Berichte, Protokolle, Nachtragsangebote, Entscheidungsfreigaben etc. werden vom Projektsteuerer so dokumentiert, dass sie revisionssicher und nachvollziehbar sind. Im Streitfall oder für Prüfungen (Audit, Revision) muss lückenlos erkennbar sein, wann welche Informationen vorlagen und welche Entscheidungen getroffen wurden. Hierzu richtet der Projektsteuerer eine strukturierte Ablage (digital) ein, idealerweise mit Versionierung und Zugriffsprotokoll. Dies schützt sowohl Auftraggeber als auch Projektsteuerer, da es im Konfliktfall klare Nachweise der Kommunikation und Entscheidungskette gibt.

Zusammenfassend schafft dieser Abschnitt klare Vorgaben für die Leistungskontrolle: Der Projektsteuerer schuldet nicht nur die Tätigkeiten an sich, sondern auch die dokumentierten Ergebnisse dieser Tätigkeiten. Der Auftraggeber erhält so ein Höchstmaß an Transparenz über den Projektverlauf und die Arbeit des Projektsteuerers. Etwaige Unschärfen in der Leistungsbeschreibung werden durch messbare Deliverables ersetzt. Dieser Ansatz entspricht dem neuesten Stand im Projektmanagement, wie er durch die Überarbeitung des AHO-Leistungsbilds 2020 betont wurde. Die digitalen Hilfsmittel stellen sicher, dass diese Transparenz effizient erreicht werden kann – das Projekt wird „digital gesteuert“, was eine Grundlage für modernes Bauprojektmanagement in Echtzeit bietet. Der Projektsteuerer hat somit eine Doppelfunktion: Steuerer des Projekts und Lieferant von Managementinformationen. Beide sind vertraglich eingefordert und für den Projekterfolg entscheidend.