Erweiterter Vertragsanhang für Projektsteuerungsvertrag mit juristischer Präzisierung

Der Projektsteuerer erbringt ein klar umrissenes Leistungsbild, das auf der Leistungsstruktur gemäß AHO-Heft Nr. 9 („Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft“, letzte Fassung 2020) basiert. Diese Struktur gliedert die Projektsteuerungsleistungen in fünf Projektstufen (Projektvorbereitung, Planung, Ausführungsvorbereitung, Ausführung und Projektabschluss) sowie fünf Handlungsbereiche (A–E).

• Handlungsbereich A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation: Einrichtung von Projektorganisationsstrukturen, Informationsmanagement, Protokollierung und Dokumentation aller projektrelevanten Vorgänge. Sicherstellung geregelter Kommunikations- und Entscheidungswege im Projekt.

• Handlungsbereich B – Qualitäten und Quantitäten: Überwachen der Einhaltung vereinbarter Qualitätsstandards und Quantitäten (Umfang/Mengen) in Planung und Ausführung. Unterstützung des Auftraggebers bei der Definition von Projektzielen hinsichtlich Bauqualität und Umfang; Mitwirkung bei technischen Planungsoptimierungen, ohne jedoch selbst planerisch gestaltend tätig zu werden.

• Handlungsbereich C – Kosten und Finanzierung: Aufstellen und Fortschreiben von Kostenrahmen und Kostenschätzungen; kontinuierliches Kostencontrolling während der Planung und Bauausführung. Der Projektsteuerer überwacht das Budget, berichtet über Kostenstände und – im Falle drohender Überschreitung – entwickelt Gegensteuerungsmaßnahmen sowie Alternativvorschläge zur Einhaltung der finanziellen Vorgaben.

• Handlungsbereich D – Termine, Kapazitäten und Logistik: Erstellung integrierter Terminpläne (z. B. Generalablaufpläne, Bauzeitenpläne) und deren laufende Aktualisierung. Kontrolle der Bauablaufplanung in Abstimmung mit allen Beteiligten, frühzeitiges Erkennen von Terminabweichungen und Einleitung von Beschleunigungs- oder Anpassungsmaßnahmen. In diesem Kontext koordiniert der Projektsteuerer auch Kapazitäten und die Baustellenlogistik, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen (z. B. Abstimmung von Bauabläufen, Lieferungen und Schnittstellen).

• Handlungsbereich E – Verträge und Versicherungen: Vorbereitung von Vergabeverfahren, Mitwirkung bei der Auswahl und Beauftragung von Planern, Beratern und Bauunternehmen. Der Projektsteuerer erstellt Vergabepläne, koordiniert die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen und unterstützt den Auftraggeber bei Vertragsverhandlungen und -abschlüssen. Zudem prüft er projektbezogene Versicherungsbedarfe und deckt administrative Aufgaben des Bauherrn ab, soweit diese delegierbar sind (z. B. Prüfen von Bürgschaften oder Versicherungsnachweisen der Auftragnehmer).

Diese fünf Handlungsbereiche durchlaufen sämtliche Projektstufen – von der Projektvorbereitung bis zum Projektabschluss – mit jeweils stufenbezogenen Schwerpunkten. Beispielsweise stehen in der Projektstufe 1 (Projektvorbereitung) Aufgaben wie die Aufstellung erster Projektorganisation, Zieldefinitionen und Studien im Vordergrund; in der Projektstufe 3 (Ausführungsvorbereitung) dominieren Aufgaben wie Vergabemanagement und Detailterminplanung, während in der Projektstufe 4 (Ausführung) die Kontrolle von Kosten und Terminen sowie das Berichtswesen intensiviert werden. Die Projektstufe 5 (Projektabschluss) umfasst das Projektcontrolling bis zur vollständigen Fertigstellung und Abnahme, einschließlich Nachtragsmanagement und projektabschlussbezogener Dokumentation. (Die prozentuale Verteilung des Aufwands kann nach AHO-Standard etwa wie folgt orientiert werden: Projektvorbereitung ~20%, Planung ~20%, Ausführungsvorbereitung ~20%, Ausführung ~30%, Projektabschluss ~10% des Leistungsumfangs – diese Richtwerte können je nach Projekt variieren.)

Exklusion bauleitender Aufgaben: Der Auftraggeber stellt klar, dass bauleitende Tätigkeiten (Bauüberwachung/Objektüberwachung gemäß Leistungsphase 8 HOAI) nicht zum Aufgabenbereich des Projektsteuerers gehören. Der Projektsteuerer hat insbesondere keine Weisungsbefugnis gegenüber ausführenden Baufirmen oder Fachplanern in der Art einer Bauleitung. Er gibt also selbst keine bindenden Anweisungen direkt an die Bauunternehmen, sondern steuert das Projekt durch Planung, Koordination und Kontrolle. Etwaige technische Anordnungen auf der Baustelle oder die direkte Überwachung der Ausführung obliegen vielmehr der Bauleitung (z. B. dem Objektüberwacher Architekt oder Ingenieur) und dem Auftraggeber. Dementsprechend ist der Projektsteuerer auch nicht verantwortlich für die handwerkliche Mängelfreiheit der Bauleistungen – seine Aufgabe beschränkt sich auf die Koordination und das Berichtswesen hinsichtlich Qualität und Fortschritt. Sollten ausnahmsweise einzelne Überwachungsaufgaben an den Projektsteuerer delegiert werden, müssen diese ausdrücklich und schriftlich vereinbart werden. Andernfalls kann nicht unterstellt werden, dass der Projektsteuerer solche Pflichten übernimmt. Diese Abgrenzung schützt alle Parteien: Doppelte Zuständigkeiten und unklare Verantwortlichkeiten werden vermieden, und der Projektsteuerer läuft nicht Gefahr, implizit Haftung für Bereiche zu übernehmen, die außerhalb seines Leistungsbildes liegen.

Alle oben beschriebenen Leistungen des Projektsteuerers werden im konkreten Projekt in einer separaten Leistungs- und Aufgabenliste detailliert aufgeschlüsselt. Diese Liste (siehe Anlage [X]) ist Bestandteil des Vertrags und legt verbindlich fest, welche Einzelleistungen der Projektsteuerer schuldet und welche Leistungen ausdrücklich nicht geschuldet sind. Insbesondere werden dort alle Mitwirkungsleistungen, Dokumentationspflichten, Koordinationsaufgaben und Entscheidungsvorbereitungen des Projektsteuerers projektbezogen festgehalten. Auf diese Weise wird das Leistungsbild eng an die projektspezifischen Erfordernisse angepasst und zugleich sichergestellt, dass eine klare Leistungsabgrenzung zu Architekt, Fachplanern und ausführenden Unternehmen erfolgt.

• Stellung im Projektorganigramm: Der Projektsteuerer ist in die Projektorganisation als verlängerter Arm des Bauherrn und unabhängige Stabsstelle eingebunden. In der Regel berichtet der Projektsteuerer direkt an den Auftraggeber bzw. an dessen benannten Projektleiter. Im Projektorganigramm nimmt er damit eine beratende und koordinierende Schlüsselposition ein, ohne jedoch über eigene Linienentscheidungsbefugnis gegenüber anderen Auftragnehmern zu verfügen. Seine Rolle ist vergleichbar mit der eines Stabs, der die Projektleitung unterstützt: Er sammelt Informationen, bereitet Entscheidungen des Bauherrn vor und überwacht die Umsetzung getroffener Entscheidungen. Operativ arbeitet der Projektsteuerer eng mit dem Planerteam (Architekten, Fachingenieure) und ggf. dem Bauleitungs-/Baumanagementteam zusammen, um eine reibungslose Projektdurchführung sicherzustellen.

• Kommunikationswege und Berichtspflichten: Zwischen Auftraggeber und Projektsteuerer werden klare Kommunikationsstrukturen vereinbart. Der Projektsteuerer organisiert regelmäßige Projektbesprechungen (z. B. Steuerungsrunden, Jour Fixe) und erstellt Berichte über den Projektstand. Insbesondere wird ein Turnus für Statusberichte (etwa monatlich) festgelegt, in denen der Projektsteuerer über Fortschritt, Risiken, Kosten- und Terminprognosen sowie erforderliche Entscheidungen informiert. Alle wesentlichen Vorgänge dokumentiert der Projektsteuerer schriftlich und stellt diese Dokumentation dem Auftraggeber zur Verfügung. Berichtspflichten umfassen ferner das unverzügliche Hinweisen auf Abweichungen oder Probleme: Erkennt der Projektsteuerer z. B. Terminverzögerungen, Kostenrisiken oder Qualitätsmängel, so hat er den Bauherrn hierüber umgehend in Kenntnis zu setzen und – soweit möglich – Handlungsempfehlungen auszuarbeiten. Die Kommunikationswege sind so festgelegt, dass der Projektsteuerer als zentrales Informations-Drehkreuz fungiert: Er bündelt die Informationen aller Projektbeteiligten und leitet sie gefiltert und aufbereitet an den richtigen Adressaten weiter (etwa an den Bauherrn für Entscheidungen, an Planer oder Unternehmen für Maßnahmen etc.). Dabei wahrt er eine neutrale und projektbezogene Perspektive, um Konflikte frühzeitig auszuräumen und den Informationsfluss transparent zu halten.

• Steuernde vs. weisende Funktion: Der Projektsteuerer nimmt eine steuernde Funktion wahr, besitzt aber keine eigene Weisungsbefugnis gegenüber den anderen Auftragnehmern (Planer, Unternehmer). Konkret bedeutet dies: Der Projektsteuerer unterbreitet Vorschläge, gibt Empfehlungen und koordiniert Abläufe, entscheidet jedoch nicht einseitig über technische Lösungen oder Vertragsänderungen, die in die Verantwortung anderer Projektbeteiligter fallen. Weisungsentscheidungen mit rechtlicher Bindungswirkung – zum Beispiel Anordnungen an Bauunternehmen zur Ausführung bestimmter Arbeiten oder Änderungen – obliegen allein dem Auftraggeber oder von diesem ausdrücklich autorisierten Personen (etwa einem Bauleiter oder Projektleiter des Bauherrn). Der Projektsteuerer bereitet solche Entscheidungen fachlich vor (z. B. durch Ausarbeiten von Entscheidungsvorlagen) und überwacht nachfolgend deren Umsetzung im Rahmen seiner Steuerungsfunktion. Sein Aufgabenprofil ist demnach durch Mitwirkung und Beratung geprägt: Viele seiner Leistungen bestehen in der Unterstützung anderer, was sich auch darin zeigt, dass die Leistungsbeschreibung überwiegend „Mitwirkung bei…“ oder „Unterstützung von…“ vorsieht. In der täglichen Praxis bedeutet das, der Projektsteuerer darf und soll lenkend eingreifen, aber stets in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Er kann beispielsweise vorschlagen, bestimmte Arbeiten zu beschleunigen, hat aber nicht die Befugnis, selbstständig den beteiligten Firmen Mehrarbeit anzuordnen, sofern ihm nicht eine entsprechende Vollmacht erteilt wurde. Dieses Führungsprinzip „ohne Weisungsbefugnis“ gewährleistet klare Verantwortlichkeiten: Der Projektsteuerer sorgt für Transparenz und Koordination, während die Durchsetzungs- und Entscheidungsgewalt bei den dafür zuständigen Vertragspartnern verbleibt. Diese Aufgabenteilung verhindert Kompetenzkonflikte und spiegelt gängige Praxis in Bauprojekten wider, in der der Projektsteuerer als neutraler Moderator und Kontrolleur agiert, um das Projekt im Sinne des Bauherrn auf Kurs zu halten.

Zusammenfassend ist der Projektsteuerer organisatorisch als vertrauensvoller Berater und Koordinator des Bauherrn eingebettet. Er repräsentiert die Interessen des Auftraggebers gegenüber Dritten – jedoch ohne eigene Vertretungsmacht –, vermittelt zwischen den Projektparteien und gewährleistet durch seine Methodik (Planung, Kontrolle, Kommunikation) einen geregelten Projektablauf. Diese Stellung wird im Projektorganigramm deutlich markiert und allen Beteiligten zu Projektbeginn bekannt gemacht, sodass die Rollenverteilung eindeutig und akzeptiert ist.

• Haftungsumfang: Die Haftung des Projektsteuerers für etwaige Pflichtverletzungen richtet sich grundsätzlich nach den gesetzlichen Bestimmungen, soweit in diesem Vertrag oder Anhang keine spezielleren Regelungen getroffen sind. Je nach Rechtsnatur des Projektsteuerungsvertrags (Dienst- oder Werkvertrag) ergeben sich unterschiedliche Haftungsmaßstäbe: Ist der Vertrag dem Dienstvertragsrecht zuzuordnen, schuldet der Projektsteuerer ein sorgfältiges Tätigwerden; eine Haftung entsteht insoweit nur bei Nachweis, dass er die vertraglich geschuldete Sorgfalt außer Acht gelassen hat. Handelt es sich (ganz oder in Teilen) um einen Werkvertrag mit vereinbarten Erfolgszielen, haftet der Projektsteuerer dem Auftraggeber dem Grunde nach auch für das Nicht-Erreichen dieser Ziele, es sei denn, das Scheitern beruht nicht auf seinem Verschulden. In beiden Fällen gilt, dass der Projektsteuerer für eigene Fehler einstehen muss, aber nicht für fremdes Verschulden. Seine Haftung erstreckt sich ausschließlich auf den Bereich seiner vertraglich übernommenen Pflichten.

• Haftungsgrenzen und -ausschlüsse: Der Vertrag definiert klare Grenzen der Verantwortlichkeit, um dem beratenden Charakter der Projektsteuerung Rechnung zu tragen. Insbesondere wird keine Haftung des Projektsteuerers für Erfolgsverfehlungen Dritter begründet. Das bedeutet: Tritt ein Baumangel oder Planungsfehler auf, der primär vom Architekten oder Bauunternehmer zu verantworten ist, haftet der Projektsteuerer dafür nur, falls und soweit eine Verletzung seiner eigenen Koordinations- oder Hinweispflichten hinzukommt. So kann eine Schadensersatzpflicht des Projektsteuerers etwa entstehen, wenn er erkennbare schwere Mängel oder Risiken nicht an den Bauherrn meldet oder trotz Zuständigkeit nicht einschreitet. Ohne solche eigene Pflichtverletzung bleibt seine Haftung für Baumängel ausgeschlossen. Auch haftet der Projektsteuerer nicht für Verzögerungen oder Mehrkosten, die allein durch Entscheidungen oder Versäumnisse des Auftraggebers oder anderer Projektbeteiligter verursacht werden (z. B. verspätete Entscheidungen des Bauherrn, unvorhersehbares Verschulden eines Bauunternehmers, höhere Gewalt etc.). In all diesen Fällen ist der Projektsteuerer nur insoweit verantwortlich, als er innerhalb seines Aufgabenbereichs hätte abmildernd oder warnend tätig werden müssen.

• Die Parteien vereinbaren ferner eine konkrete Haftungsbegrenzung der Höhe nach, um kalkulierbare Risiken für beide Seiten zu schaffen. Vorbehaltlich gesetzlich zwingender Haftungstatbestände wird die Ersatzpflicht des Projektsteuerers – außer im Falle vorsätzlichen Handelns oder grober Fahrlässigkeit – der Höhe nach auf das Dreifache des vereinbarten Honorars begrenzt. Mit dieser Klausel wird die maximale Haftungssumme des Projektsteuerers im Schadensfall begrenzt, was dem üblichen Umfang einer Berufshaftpflichtversicherung entspricht und im Rahmen von AGB-rechtlichen Vorgaben zulässig ist. Die Begrenzung betrifft Vermögensschäden und sonstige mittelbare Schäden; für Personenschäden oder Schäden an privat genutzten Sachen, die einer strengeren Haftung unterliegen könnten, gelten die gesetzlichen Regelungen uneingeschränkt weiter. Darüber hinaus wird klargestellt, dass eine Haftung für entgangenen Gewinn des Auftraggebers oder reine Vermögensfolgeschäden – soweit rechtlich zulässig – ausgeschlossen ist. Diese Haftungsbeschränkung lässt jedoch die Haftung für grob fahrlässige oder vorsätzliche Pflichtverletzungen unberührt; in solchen Fällen haftet der Projektsteuerer unbeschränkt nach Gesetz.

• Gesamtschuldnerische Haftung: Ein spezieller Aspekt der Haftung im Bauprojekt ist die mögliche gesamtschuldnerische Haftung mehrerer Beteiligter für denselben Schaden (z. B. Architekt und Bauunternehmer bei einem Baumangel). Grundsätzlich gilt: Da der Projektsteuerer weder plant noch baut, besteht im Regelfall keine Gesamtschuldnerschaft zwischen ihm und den planenden oder ausführenden Parteien. Allerdings kann ein Ausnahmefall eintreten, wenn der Projektsteuerer durch Verletzung ihm obliegender Koordinationspflichten mitursächlich an einem vom Architekten oder Unternehmer zu verantwortenden Mangel mitwirkt. In einem solchen Fall käme eine Mithaftung nach § 421 BGB in Betracht, wobei der Projektsteuerer und der Hauptverantwortliche dem Auftraggeber als Gesamtschuldner haften. Diese Konstellation ist nur bei schweren Pflichtverletzungen des Projektsteuerers relevant (z. B. die unterlassene Warnung vor offenkundigen Verstößen gegen anerkannte Regeln der Technik, die er zu überwachen zugesagt hatte). Um dem vorzubeugen, enthält der Vertrag die klare Leistungsabgrenzung (siehe Abschnitt 3) und verpflichtet den Projektsteuerer, bei Zweifelsfragen unverzüglich den Auftraggeber einzuschalten. Dadurch soll vermieden werden, dass der Projektsteuerer faktisch Aufgaben übernimmt, die ihn in eine gesamtschuldnerische Mitverantwortung bringen könnten. In jedem Fall bleibt festzuhalten: Eine Gesamtschuldhaftung des Projektsteuerers mit anderen Beteiligten tritt nur unter den engen Voraussetzungen des Gesetzes und der Rechtsprechung ein, nämlich wenn ihre Leistungen sachlich ineinandergreifen und gleichstufig zum selben Schadenseintritt geführt haben. Im Zweifel wird – zum Schutz aller – im Vertrag eher von einer Einzelschuld des jeweiligen Verursachers ausgegangen.

• Ausschluss stillschweigender Erfolgszusagen: Schließlich erklären die Parteien ausdrücklich, dass mit dem Projektsteuerungsvertrag keine stillschweigenden Erfolgsgarantien oder Zusagen über bestimmte Projektkennzahlen verbunden sind. Insbesondere stellt die Nennung von Zielwerten (wie etwa einer vorgesehenen Bausumme oder eines Fertigstellungstermins) keine Beschaffenheitsvereinbarung im Sinne einer garantierten Zusicherung dar, sondern einen Planwert, an dem der Projektsteuerer sein Handeln ausrichten soll. Der Projektsteuerer garantiert nicht die Einhaltung solcher Ziele um jeden Preis, sondern erbringt seine Leistungen so, dass die Realisierung dieser Ziele bestmöglich unterstützt wird. Der Auftraggeber nimmt zur Kenntnis, dass etwaige Kostenobergrenzen oder Terminvorgaben nur dann rechtlich bindend sind, wenn sie ausdrücklich als erfolgsverbindlicher Vertragsbestandteil vereinbart wurden – andernfalls stellen sie Planungsziele dar, deren Erreichung von einer Vielzahl äußerer Faktoren abhängt. Durch diesen Haftungsausschluss wird vermieden, dass der Projektsteuerer für Umstände einstehen muss, die außerhalb seines Einflussbereichs liegen. Es handelt sich um einen essenziellen Teil der Risikoallokation: Der Auftraggeber trägt letztlich das sogenannte Projekterfolg- oder sogenannte Unternehmerwagnis, während der Projektsteuerer für die von ihm zu erbringenden Steuerungsleistungen haftet, nicht aber für das Gesamtschicksal des Projekts.

• Versicherung: Ergänzend zu den Haftungsregelungen verpflichtet sich der Projektsteuerer, eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherung zu unterhalten (Deckungssumme mindestens [zzgl. konkreter Betrag oder branchenüblicher Standard]). Der Nachweis dieser Versicherung ist dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen. Die Haftungsbegrenzung greift nur im zulässigen Umfang und berührt nicht die Ansprüche, die über die Versicherung abgedeckt sind. Im Falle eines Schadens hat der Projektsteuerer den Versicherer unverzüglich zu informieren.

Die Vergütung des Projektsteuerers wird durch individuelle Vereinbarung festgelegt, da für Projektsteuerungsleistungen keine gesetzliche Honorarordnung in Kraft ist. Die HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) findet auf das Projektmanagement keine Anwendung – seit der HOAI-Novelle 2009 ist das frühere Leistungsbild Projektsteuerung aus der HOAI entfernt und allenfalls als Besondere Leistung geführt. Folglich unterliegt die Honorargestaltung der Vertragsfreiheit.

• Pauschalhonorar: Ein Festpreis für das gesamte Projekt oder definierte Projektstufen. Hier wird häufig ein Gesamthonorar vereinbart, das in Teilbeträge je Projektstufe aufgeteilt wird (z. B. prozentuale Raten je Projektphase gemäß dem Leistungsfortschritt). Dieses Modell schafft Kostensicherheit für den Auftraggeber.

• Zeithonorar (Aufwandsvergütung): Abrechnung nach tatsächlichem Zeitaufwand, meist auf Basis von Stundensätzen und Nachweis der geleisteten Stunden. Dieses Modell bietet Flexibilität bei unklarem Leistungsumfang, erfordert aber ein transparentes Stunden- und Berichtswesen, um Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Eventuell werden vertraglich Obergrenzen oder Budgetansätze für Zeithonorare definiert, um Kostenkontrolle zu gewährleisten.

• Honorar mit erfolgsabhängigen Komponenten: In selteneren Fällen kann vereinbart werden, dass der Projektsteuerer bei Erreichen bestimmter Projektziele (z. B. Unterschreitung des Kostenbudgets oder Einhaltung bestimmter Termine) einen Bonus erhält, bzw. bei Nichteinhaltung Abzüge hinnehmen muss. Solche Anreizmodelle müssen jedoch sorgfältig formuliert sein, um Widerspruch zu den dienstvertraglichen Pflichten (Bemühen vs. Erfolg) zu vermeiden. Oft werden erfolgsabhängige Vergütungsanteile als freiwillige Prämien gestaltet, die zusätzlich zum Grundhonorar gezahlt werden, wenn definierte Kriterien erfüllt sind.

Die Parteien können das Honorar an Richtwerten der AHO orientieren. AHO-Heft 9 enthält auch Vorschläge zur Honorierung, etwa einen prozentualen Verteilungsschlüssel des Honorars über die fünf Projektstufen. Beispielsweise sieht die AHO-Empfehlung (Stand 2020) vor, dass die Ausführungsphase (Projektstufe 4) mit ca. 30% den größten Anteil am Honorar ausmacht, gefolgt von Projektvorbereitung, Planung und Ausführungsvorbereitung mit etwas geringeren Anteilen und der Projektabschlussphase mit dem kleinsten Anteil. Diese Werte sind jedoch nicht verbindlich, sondern dienen lediglich der Orientierung; das tatsächliche Honorar ist Verhandlungssache und wird im Vertrag explizit festgelegt.

Für dieses Projekt wurde eine Honorarform von […] vereinbart (z. B. Pauschalhonorar in Höhe von X Euro zzgl. MwSt., zahlbar in bestimmten Raten gemäß Fortschritt; oder laufendes Zeithonorar nach festgelegten Stundensätzen mit monatlicher Abrechnung). Die Einzelheiten – einschließlich Zahlungsplan, Fälligkeiten, etwaiger Vorschüsse oder Abschlagsrechnungen – sind im Hauptvertrag bzw. einem Honorarblatt festgehalten. Wichtig ist, dass der Projektsteuerer nur diejenigen Leistungen abrechnet, die im Rahmen seines definierten Leistungsbildes erbracht werden. Nachträge oder Erweiterungen des Leistungsumfangs (z. B. Übernahme zusätzlicher Projektstufen oder Sonderleistungen) müssen vorab schriftlich vereinbart werden, inklusive einer Regelung zu etwaigen Mehrhonoraren. Ohne solche Vereinbarung besteht kein Anspruch auf zusätzliche Vergütung (und der Projektsteuerer ist umgekehrt auch nicht verpflichtet, zusätzliche Leistungen ohne Vergütungsregelung zu erbringen).

Soweit die Honorierung an Projektphasen gekoppelt ist, erfolgt die Abnahme der Projektsteuerungsleistungen nicht in einem einzigen Endzeitpunkt, sondern stufenweise nach Abschluss jeder Projektstufe. Entsprechend werden Honoraranteile nach Erreichen definierter Meilensteine fällig (z. B. Abschluss der Planungsphase). Bei vorzeitiger Vertragsbeendigung (Kündigung) gelten die gesetzlichen und vertraglichen Regeln zur Vergütungsabrechnung (ggf. anteilige Vergütung erbrachter Leistungen, Kündigungsentschädigung etc.). Eine Koppelung an HOAI-Sätze besteht – sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart – nicht; selbst wenn Teile der Leistungen an Architektenleistungen angrenzen, werden sie im Rahmen dieses Projektsteuerungsvertrags außerhalb der HOAI auf freier Preisbasis erbracht. Damit haben beide Parteien die Möglichkeit, ein dem Projektrisiko und Aufwand angemessenes Honorar frei zu verhandeln.

Es sei darauf hingewiesen, dass alle genannten Vergütungsbestandteile zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer gelten. Der Projektsteuerer wird dem Auftraggeber ordnungsgemäße Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer stellen. Für den Fall, dass projektbedingt Leistungen pausieren oder sich Projektlaufzeiten verlängern, werden sich die Parteien rechtzeitig über erforderliche Anpassungen des Zahlungsplans oder des Honorars abstimmen (Störung der Geschäftsgrundlage, sofern einschlägig).

Ein erfolgreicher Projektsteuerungsvertrag setzt voraus, dass auch der Auftraggeber bestimmte Mitwirkungsleistungen erbringt. Der Auftraggeber verpflichtet sich daher, den Projektsteuerer im notwendigen Umfang zu unterstützen und sämtliche Zuarbeiten zu leisten, die für eine ordnungsgemäße Projektsteuerung erforderlich sind.

• Bereitstellung von Unterlagen und Informationen: Der Auftraggeber stellt alle projektbezogenen Unterlagen, Daten und Entscheidungsgrundlagen rechtzeitig zur Verfügung, soweit diese zur Aufgabenerfüllung des Projektsteuerers notwendig sind. Hierzu zählen z. B. Planungsunterlagen, Behördenbescheide, Verträge mit Dritten, Protokolle usw. Änderungen oder Neuerungen (etwa geänderte Bauherrenvorgaben) teilt der Auftraggeber dem Projektsteuerer unverzüglich mit, um eine aktuelle Arbeitsgrundlage zu sichern.

• Termingerechte Entscheidungen und Freigaben: Der Auftraggeber trifft erforderliche Entscheidungen zeitnah und innerhalb der mit dem Projektsteuerer abgestimmten Fristen. Insbesondere verpflichtet er sich, Entscheidungsvorlagen des Projektsteuerers unverzüglich – in der Regel innerhalb von [z. B. 5] Werktagen – zu prüfen und zu genehmigen oder etwaige Einwände mitzuteilen. Gleiches gilt für die Freigabe von Unterlagen, Planfreigaben, Budgetfreigaben oder ähnlichen Zustimmungen, die vom Projektsteuerer zur Weiterarbeit benötigt werden. Durch dieses zeitgerechte Handeln stellt der Auftraggeber sicher, dass keine vermeidbaren Verzögerungen im Projektablauf entstehen.

• Benennung eines Ansprechpartners/Projektverantwortlichen: Der Auftraggeber benennt für die Projektdauer einen oder mehrere kompetente Ansprechpartner (bzw. ein Projektteam auf Bauherrenseite), die befugt sind, mit dem Projektsteuerer alle projektrelevanten Fragen zu klären. Diese Ansprechperson soll für den Projektsteuerer erreichbar sein und hat die interne Koordination beim Auftraggeber zu übernehmen. Entscheidungen des Auftraggebers werden idealerweise über diesen Ansprechpartner kanalisiert. Änderungen in der Person des Ansprechpartners teilt der Auftraggeber unverzüglich mit.

• Förderung der Zusammenarbeit und externe Kommunikation: Der Auftraggeber unterstützt eine kooperative Projektkultur und fördert die Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten. Insbesondere verpflichtet er sich, bei Bedarf in die Kommunikation mit Dritten einzuwirken. So übernimmt der Auftraggeber erforderliche offizielle Kontakte und Repräsentationsaufgaben gegenüber Behörden, Nachbarn oder sonstigen externen Stellen, soweit hoheitliche Erklärungen oder formelle Handlungen gefordert sind. Beispielsweise unterschreibt der Auftraggeber – auf Vorbereitung durch den Projektsteuerer – fristgerecht alle Genehmigungsanträge, Verträge, Nachtragsvereinbarungen oder sonstigen Schriftstücke, die für den Projektfortschritt notwendig sind. Er erteilt dem Projektsteuerer gegebenenfalls Vollmachten oder Autorisierungen, damit dieser definierte Abstimmungen direkt mit Dritten durchführen kann (z. B. in Vergabeverfahren oder Behördenterminen). In jedem Fall obliegt es dem Auftraggeber, weisungsberechtigte Entscheidungen gegenüber Auftragnehmern (z. B. Baufirmen) zu treffen, sofern solche anstehen – der Projektsteuerer wird hierfür rechtzeitig Entscheidungsvorlagen liefern, die der Auftraggeber dann verbindlich bescheidet.

• Mitwirkung bei Konfliktlösung und Qualitätssicherung: Sollte der Projektsteuerer den Auftraggeber auf erforderliche Maßnahmen (etwa Vertragseingriffe, Nachforderungen gegenüber Dritten, Mängelanzeigen) hinweisen, so wird der Auftraggeber diese Empfehlungen sachgerecht prüfen und – falls angemessen – umsetzen. Er steht dem Projektsteuerer bei der Lösung von Konflikten mit Dritten zur Seite und nimmt erforderlichenfalls eigene Vertragrechte gegenüber Planern oder Bauunternehmen wahr (z. B. Abmahnungen, Vertragsstrafen geltend machen, Kündigungen), wenn der Projektsteuerer solche Schritte vorschlägt und sie zur Sicherung der Projektziele notwendig sind. Ebenso gehört es zu den Mitwirkungspflichten des Auftraggebers, projektexterne Faktoren zu steuern, wie z. B. die Bereitstellung des Baugrundstücks, Klärung von Finanzierungsfragen und ähnliches, damit der Projektsteuerer im definierten Rahmen effektiv arbeiten kann.

Sollte der Auftraggeber eine seiner Mitwirkungspflichten nicht, nicht vollständig oder verspätet erfüllen, wirken sich hieraus resultierende Verzögerungen, Mehrkosten oder Erschwernisse nicht zulasten des Projektsteuerers. Vielmehr verlängern sich vereinbarte Fristen entsprechend, und der Projektsteuerer behält seinen Vergütungsanspruch, auch wenn Leistungshindernisse in der Sphäre des Auftraggebers auftreten. Der Projektsteuerer wird den Auftraggeber jedoch rechtzeitig auf bevorstehende oder notwendige Mitwirkungen hinweisen und ihn bei deren Erbringung unterstützen (z. B. durch Vorlagenerstellung, Erinnerungsschreiben, Teilnahme an Behördengesprächen). Beide Parteien streben eine eng abgestimmte Zusammenarbeit an, in der offene Kommunikation und gegenseitige Unterstützung im Vordergrund stehen. Nur durch dieses partnerschaftliche Zusammenwirken kann der Projektsteuerer seine Steuerungsfunktion optimal erfüllen und der Auftraggeber die Gewissheit haben, dass sein Projekt strategisch und operativ bestmöglich vorangebracht wird.