Anlage zur Honorarvereinbarung im Projektsteuerungsvertrag
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Anlage zur Honorarvereinbarung (Projektsteuerungsvertrag)
Diese Vertragsanlage regelt umfassend die Vergütungsmodalitäten für Leistungen der Projektsteuerung im Bauwesen. Sie dient dem Zweck, für beide Vertragsparteien – öffentliche wie private Auftraggeber einerseits sowie Projektsteuerer (Auftragnehmer) andererseits – Klarheit und Transparenz über die Honorargestaltung herzustellen. Da das Leistungsbild der Projektsteuerung seit 2009 nicht mehr in der HOAI verordnet ist, stützt man sich heute auf anerkannte Branchenstandards wie die AHO-Schriftenreihe. Die AHO-Fachkommission definiert ein Leistungsbild mit Honorarordnung für das Projektmanagement in der Bau- und Immobilienwirtschaft (AHO-Heft Nr. 9) und gilt als allgemein anerkannter Maßstab für die Beauftragung und Vergütung von Projektsteuerungsleistungen.
Diese Anlage zur Honorarvereinbarung bildet einen integralen Bestandteil des Projektsteuerungsvertrags. Sie sollte in enger Abstimmung mit den übrigen Vertragsbestandteilen (insbesondere Leistungsbeschreibung und besonderen Vertragsbedingungen) erstellt werden, damit ein konsistentes Vertragswerk entsteht. Durch die hier formulierten klaren Regelungen zu Vergütungsmodell, Honorartafel, Zahlungsweise, Nebenkosten, Steuer, Zusatzleistungen, Anpassungsmechanismen und Stundenlohnsätzen wird sowohl Rechtssicherheit als auch praktikable Handhabung gewährleistet. Auftraggeber und Projektsteuerer erhalten ein verlässliches Instrument, das eine faire Honorierung sicherstellt und Konflikte bereits im Vorfeld minimiert. Die Orientierung an der AHO-Praxis stellt sicher, dass bewährte und anerkannte Standards zum Tragen kommen, während die spezifischen Vereinbarungen dieser Anlage die Besonderheiten des jeweiligen Projekts berücksichtigen. So wird die Honorarvereinbarung zu einem tragfähigen Fundament für eine erfolgreiche Projektabwicklung.
Anlage: Honorarvereinbarung im Projektsteuerungsvertrag
- Vergütungsmodelle
- Honorarstruktur
- Zahlungsmodalitäten
- Nebenkosten
- Umsatzsteuer
- Sonderleistungen
- Honoraränderungen
- Stundenverrechnungssätze
Vergütungsmodelle
Die Vertragspartner legen zu Beginn fest, nach welchem Vergütungsmodell der Projektsteuerer honoriert wird. In Betracht kommen insbesondere zwei Modelle, die jeweils unterschiedliche Risiken und Anpassungsmechanismen mit sich bringen:
Pauschalhonorar
Beim Pauschalhonorar wird ein Festpreis für die geschuldeten Projektsteuerungsleistungen vereinbart. Der Auftragnehmer erhält damit eine feste Vergütung, unabhängig von den letztlich entstehenden Projektkosten. Dieses Modell bietet Kostensicherheit für den Auftraggeber und einen klaren finanziellen Rahmen für den Auftragnehmer. Voraussetzung ist eine möglichst präzise Leistungsbeschreibung, da sämtliche Grundleistungen des Projektsteuerers im vereinbarten Pauschalbetrag enthalten sind. Änderungen im Projektumfang oder zusätzliche Leistungen müssen gesondert vereinbart werden, da sie sonst vom Pauschalhonorar nicht abgedeckt sind. Das Pauschalhonorar kann entweder für den Gesamtauftrag oder – bei stufenweiser Beauftragung – für einzelne Projektphasen festgelegt werden. In jedem Fall sind Umfang der Leistung, etwaige Ausnahmen und inkludierte Nebenkosten ausdrücklich zu definieren, um Missverständnisse zu vermeiden. Ein Pauschalhonorar erfordert vom Projektsteuerer die Übernahme eines Kalkulationsrisikos: Steigen die Projektanforderungen oder dauert das Projekt länger als geplant, bleibt das Honorar grundsätzlich unverändert, sofern keine vertragliche Anpassungsklausel greift.
Kostenabhängiges Honorar nach anrechenbaren Kosten
Das kostenabhängige Honorar bemisst sich auf Grundlage der anrechenbaren Projektkosten des Bauvorhabens. Ähnlich dem früheren HOAI-Modell wird hierbei das Honorar als Prozentsatz der anrechenbaren Kosten ermittelt. Als anrechenbar gelten in der Regel die Kosten der Kostengruppen 200–700 nach DIN 276 (Baukonstruktion, Technische Anlagen etc.), während u.a. Grunderwerb (KG 100), Finanzierungskosten (KG 800) und sonstige nicht bauliche Aufwendungen des Auftraggebers ausgeschlossen werden. Grundlage der Berechnung sind üblicherweise die vom Auftraggeber genehmigten Kostenberechnungen zum Projekt, etwa die Kostenberechnung zur Entwurfsplanung oder – falls noch nicht vorliegend – die genehmigte Kostenschätzung im Rahmen der Projektdefinition.
Das Honorar wird bei diesem Modell prozentual aus den anrechenbaren Kosten abgeleitet. Die AHO-Honorarordnung stellt hierfür Orientierungstabellen zur Verfügung, die – analog zu den HOAI-Honorartafeln – eine Honorarbandbreite je nach Projektgröße und Schwierigkeitsgrad ausweisen. Üblicherweise wird das Projekt in eine Honorarzone eingestuft (z.B. Zone III für durchschnittliche Anforderungen). Innerhalb der Honorarzone kann ein Honoraransatz frei vereinbart werden, oft orientieren sich die Parteien am Mindestsatz der AHO-Tabelle, sofern nicht besondere Projektkomplexität einen höheren Satz rechtfertigt. Zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses wird das Honorargefälle anhand der aktuellen Kostenschätzung berechnet; eine Anpassung erfolgt in der Regel bei abschließender Abrechnung auf Basis der tatsächlich entstandenen anrechenbaren Kosten. Dadurch partizipiert das Honorar am Projektumfang: Steigt der Projektaufwand und damit die Baukosten, erhöht sich das Honorar entsprechend, während bei Einsparungen auch das Honorar sinken kann. Dieses Modell erfordert eine klare Definition der Kostenermittlung und Mechanismen zur Honoraranpassung, um Streitigkeiten zu vermeiden. Die Honorarberechnung nach anrechenbaren Kosten gemäß AHO bietet den Vorteil, dass sie als allgemein anerkannter Standard einen transparenten, leistungsbezogenen Maßstab darstellt und Schnittstellenüberschneidungen mit anderen Beteiligten (z.B. Architektenleistungen) weitgehend vermeidet.
Hinweis: Unabhängig vom gewählten Modell ist seit der HOAI-Novelle 2021 auch für Projektsteuerungsleistungen eine freie Honorarvereinbarung zulässig. Empfohlene Richtwerte, etwa aus AHO-Heft Nr. 9, dienen nur der Orientierung und sind nicht bindend. Auftraggeber – insbesondere öffentliche – greifen jedoch häufig auf diese Richtwerte zurück, um eine angemessene und nachvollziehbare Vergütung zu ermitteln.
Honorarstruktur nach Projektphasen und Leistungsbereichen
Dem Projektsteuerungsvertrag liegt das stufenweise Leistungsbild der Projektsteuerung zugrunde.
Gemäß AHO-Standard gliedern sich die Leistungen in fünf Projektstufen (Projektphasen 1 bis 5), die inhaltlich den HOAI-Leistungsphasen grob nachgebildet sind:
Projektstufe 1 – Projektvorbereitung: Entspricht der Grundlagenermittlung des Projekts. Hier werden die Projektziele definiert, Machbarkeitsstudien und Bedarfsplanungen erstellt und alle Rahmenbedingungen für die Planung vorbereitet. Empfohlener Honoraranteil: ca. 19 % des Gesamthonorars.
Projektstufe 2 – Planung: Umfasst die Vor-, Entwurfs- und Genehmigungsplanung des Vorhabens. Der Projektsteuerer koordiniert in dieser Phase die Planungsbeteiligten, sorgt für die Detaillierung von Terminen und Budgets und stellt die Voraussetzungen für die Ausführung sicher. Empfohlener Honoraranteil: ca. 21 % des Gesamthonorars.
Projektstufe 3 – Ausführungsvorbereitung: Entspricht im Wesentlichen der Ausführungsplanung und der Vorbereitung der Vergabe. Der Projektsteuerer sorgt für die Abstimmung der Ausführungspläne aller Gewerke, prüft Kostenanschläge und bereitet Ausschreibungen sowie Verträge vor. Empfohlener Honoraranteil: ca. 22 % des Gesamthonorars.
Projektstufe 4 – Ausführung: Deckt die Bauausführung (entspricht etwa HOAI-Leistungsphase 8) ab. In dieser intensivsten Phase übernimmt der Projektsteuerer das tägliche Controlling von Terminen, Qualitäten und Kosten, koordiniert Baustellenabläufe und führt ein konsequentes Berichtswesen. Empfohlener Honoraranteil: ca. 30 % des Gesamthonorars.
Projektstufe 5 – Projektabschluss: Umfasst die Projektabnahme, Inbetriebnahmevorbereitungen und den Abschluss des Projekts (entspricht HOAI-Leistungsphase 9). Der Projektsteuerer sorgt für die geordnete Übergabe, die Zusammenstellung der Projektdokumentation sowie Abschlussberichte. Empfohlener Honoraranteil: ca. 8 % des Gesamthonorars (Restquote, sodass insgesamt 100 % erreicht werden).
Die oben genannten prozentualen Anteile für die Projektphasen stellen gängige AHO-Richtwerte dar. In der Praxis werden diese Anteile im Vertrag konkret festgelegt – entweder verbindlich oder zumindest als Orientierungsgröße für Abschlagszahlungen. So kann das Honorar z.B. phasenweise ausgewiesen und abgerechnet werden, was insbesondere bei stufenweiser Beauftragung bedeutsam ist: Wird der Auftragnehmer zunächst nur für bestimmte Projektstufen beauftragt, so ist das Honorar für diese Stufen aus dem Gesamthonorar herauszurechnen. Eine später folgende Beauftragung weiterer Stufen erfolgt dann zu den vorab vereinbarten Konditionen.
Neben den Phasen (zeitlichen Projektstufen) werden die Leistungen auch in Leistungsbereiche bzw. Handlungsbereiche A–E gegliedert.
Diese fünf Handlungsbereiche durchziehen alle Projektphasen und definieren die inhaltlichen Schwerpunkte der Projektsteuerung:
Handlungsbereich A: Organisation, Information, Koordination und Dokumentation – Sicherstellung einer reibungslosen Projektorganisation, transparenter Informationsflüsse, Koordination aller Beteiligten und lückenloser Dokumentation.
Handlungsbereich B: Qualitäten und Quantitäten – Definition von Qualitäts- und Quantitätszielen, Überwachung von Soll-Ist-Abweichungen, Qualitätsmanagement und Mengenkontrolle zur Sicherstellung der geforderten Projektstandards.
Handlungsbereich C: Kosten und Finanzierung – Kostenplanung nach DIN 276, Budgetkontrolle, Mittelabflussplanung, Rechnungsprüfung und Nachtragsmanagement, um die Einhaltung des Finanzrahmens zu gewährleisten.
Handlungsbereich D: Termine, Kapazitäten und Logistik – Termin- und Fortschrittsplanung, Ressourcenabgleich, Steuerung des Bauzeitenplans und Logistik, Überwachung von Fristen und Meilensteinen sowie Vorbereitung der Inbetriebnahme.
Handlungsbereich E: Verträge und Versicherungen – Mitwirkung bei Vertragsgestaltungen, Überwachung der Vertragserfüllung, Nachtragsprüfungen und Koordination mit Versicherungen im Schadensfall.
Die vorstehende Aufteilung nach Projektstufen und Handlungsbereichen entspricht der gängigen AHO-Praxis und stellt sicher, dass sämtliche Leistungen des Projektsteuerers strukturiert erfasst werden. In der Honorarvereinbarung ist festzuhalten, welche Projektstufen und Handlungsbereiche vom Auftrag umfasst sind. So werden regelmäßig alle fünf Handlungsbereiche A–E in jeder beauftragten Projektstufe geschuldet, sofern nicht explizit einzelne Leistungen ausgenommen werden. Durch diese klare Zuordnung lässt sich das Honorar bei Bedarf auch teilweise kürzen oder erhöhen, etwa wenn einzelne Leistungsbereiche nicht abgerufen werden oder zusätzliche Leistungen (siehe unten) hinzukommen.
Zahlungsmodalitäten
Eine verlässliche Regelung der Zahlungsmodalitäten stellt den kontinuierlichen Finanzfluss für den Auftragnehmer sicher, ohne den Auftraggeber unangemessen vorleisten zu lassen. Üblicherweise werden im Projektsteuerungsvertrag Abschlagszahlungen vereinbart. Der Auftragnehmer kann in regelmäßigen Abständen, typischerweise monatlich, Abschläge in Höhe des erbrachten Leistungsumfangs in Rechnung stellen. Die Abschlagszahlungen erfolgen gegen prüfbare Abrechnungsunterlagen (Leistungsnachweis, Aufstellung der erbrachten Teilleistungen nach Phasen und Bereichen) und decken den Anteil des Honorars sowie angefallene Nebenkosten ab. Jede Abschlagsrechnung muss den vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen genügen, d.h. insbesondere eine nachvollziehbare Berechnung der erbrachten Leistungen enthalten, und wird vom Auftraggeber sachlich und rechnerisch geprüft.
Die Fälligkeit von Abschlagszahlungen wird vertraglich festgelegt. Im öffentlichen Auftragswesen ist es verbreitet, eine Zahlungsfrist (z.B. 18 Werktage nach Zugang der prüffähigen Rechnung) vorzusehen. In der Privatwirtschaft gelten meist die gesetzlichen Bestimmungen (§ Zahlungsverzug BGB), sofern keine abweichende Frist vereinbart ist. Wichtig ist, dass die Intervalle und Voraussetzungen für Abschlagsrechnungen klar definiert sind – etwa monatlich zum Monatsende gegen Leistungsbericht oder nach Erreichen bestimmter Meilensteine.
Neben den Abschlagszahlungen wird eine Schlusszahlung vereinbart. Die Schlussrechnung darf der Auftragnehmer typischerweise stellen, sobald alle vertraglich geschuldeten Leistungen erbracht und vom Auftraggeber förmlich abgenommen sind. In der Schlussrechnung sind sämtliche bereits geleisteten Abschläge aufzuführen und vom Gesamthonorar abzuziehen, sodass eine Endabrechnung erfolgt. Vertraglich wird häufig bestimmt, dass die Schlussrechnung innerhalb einer bestimmten Frist nach Projektabschluss einzureichen ist (z.B. binnen 2 Monaten) und ebenfalls prüfbar sein muss. Gegebenenfalls werden in der Schlusszahlung noch ausstehende Sonderleistungen oder verhandelte Nachträge berücksichtigt.
Um einen Ausgleich der Interessen zu erreichen, kann der Vertrag zusätzlich Sicherheiten vorsehen (z.B. Einbehalt eines gewissen Prozentsatzes jeder Zahlung als Sicherheit für Vertragserfüllung oder Mängelansprüche). Solche Regelungen erhöhen die juristische Tragfähigkeit, sind aber in dieser Honorar-Anlage nur zu erwähnen, falls einschlägig, da Sicherheiten oft in separaten Vertragsklauseln geregelt werden.
Nebenkosten
Unter Nebenkosten fallen alle Aufwendungen des Auftragnehmers, die nicht sein eigentliche Honorar für die Arbeitsleistung darstellen, sondern zur Durchführung des Auftrags notwendig sind. Hierzu zählen z.B. Auslagen für Reisen, Übernachtungen, Kommunikation (Telefon, Internet), Vervielfältigungen von Unterlagen, Porto sowie allgemeine Büromaterialien.
Die Parteien müssen vereinbaren, wie mit Nebenkosten umgegangen wird:
Pauschalabgeltung: Oft werden Nebenkosten pauschal mit einem bestimmten Prozentsatz des Netto-Honorars abgegolten. Beispielsweise kann vereinbart werden, dass sämtliche Nebenkosten mit 5 % des Honorars vergütet sind. In diesem Fall stellt der Auftragnehmer keine einzelnen Belege für Nebenkosten in Rechnung, sondern erhält die Pauschale unabhängig von den tatsächlich angefallenen Auslagen. Die Pauschale sollte so bemessen sein, dass übliche Aufwendungen (normale Kommunikationskosten, regionale Reisetätigkeit, Kopien etc.) abgedeckt sind. Besondere Nebenkosten, die diese Pauschale übersteigen (etwa internationale Reisen, große Druckvolumen), müssen dann vorab vom Auftraggeber genehmigt oder gesondert geregelt werden.
Einzelnachweis nach Aufwand: Alternativ kann vereinbart werden, dass der Auftraggeber Nebenkosten gegen Beleg erstattet. In diesem Modell trägt der Auftragnehmer die Kosten zunächst selbst und stellt sie dem Auftraggeber zusammen mit entsprechenden Nachweisen (Reisekostenabrechnung, Quittungen etc.) in Rechnung. Oft wird hierfür ein Budget oder Höchstbetrag festgelegt, um die Kosten im Rahmen zu halten. Einzelnachweis bietet höchste Nachvollziehbarkeit, ist jedoch verwaltungsintensiv. Daher wird in der Praxis häufig die pauschale Abgeltung vorgezogen, außer der Auftraggeber verlangt aus haushaltsrechtlichen Gründen den Einzelnachweis.
Unabhängig vom gewählten Modell sind bestimmte Kostenkategorien vom Nebenkostenersatz ausgeschlossen, falls sie schon im Honorar enthalten sein sollten. So sind z.B. allgemeine Bürokosten und Sekretariatsleistungen des Auftragnehmers mit dem Honorar abgegolten und nicht separat als Nebenkosten erstattungsfähig. Ebenso werden Fahrtzeiten und Reisezeiten in der Regel nicht als Nebenkosten vergütet, sondern gelten als Teil der Arbeitsleistung – es sei denn, der Vertrag trifft hierzu eine spezielle Regelung (z.B. Vergütung von Reisezeiten zu 50 % des Stundensatzes, falls Reisen außerhalb des üblichen Projektumfelds erforderlich sind).
Die Honorarvereinbarung sollte klar festhalten, ob das vereinbarte Honorar inklusive oder exklusive Nebenkosten verstanden wird. Ist nichts Abweichendes geregelt, gilt in der Regel das Honorar zuzüglich Nebenkosten (im Zweifel nach Einzelnachweis). Öffentliche Auftraggeber schreiben häufig eine konkrete Nebenkostenpauschale vor (z.B. „Nebenkosten gelten mit 3 % des Honorars als abgegolten“), um die Vergleichbarkeit von Angeboten sicherzustellen. Diese Anlage bietet Raum, eine solche Quote oder alternative Regelung explizit festzulegen.
Umsatzsteuer
Sämtliche Honorarangaben in dieser Vereinbarung verstehen sich netto, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) ist vom Auftragnehmer in den Rechnungen stets gesondert auszuweisen. Im Bauwesen beträgt der Steuersatz aktuell 19 %, sofern kein ermäßigter Satz greift. Der Auftraggeber schuldet also auf das Nettohonorar und die Nebenkosten die jeweils anfallende Umsatzsteuer, die der Auftragnehmer an das Finanzamt abzuführen hat.
In der Vertragsgestaltung ist klarzustellen, dass ein angebotener Preis – etwa bei Vergabeverfahren – als Nettopreis zu verstehen ist, auf den die Umsatzsteuer hinzukommt. Damit wird vermieden, dass Umsatzsteuerirrtümer zu Finanzierungslücken führen. Sofern der Auftraggeber vorsteuerabzugsberechtigt ist (was bei den meisten gewerblichen und öffentlichen Auftraggebern der Fall ist), wirkt sich die Umsatzsteuer nur als durchlaufender Posten aus. Nichtsdestoweniger muss die Honorarvereinbarung die Umsatzsteuer aus Transparenzgründen ausdrücklich erwähnen.
Sonderleistungen
Sonderleistungen im Projektsteuerungsvertrag sind Leistungen, die über das übliche Leistungsbild (die Grundleistungen nach AHO) hinausgehen. Während die Grundleistungen in der Regel pauschal durch das Grundhonorar abgedeckt sind, müssen Sonderleistungen separat vergütet werden.
Beispiele für Sonderleistungen können sein:
Mitwirkung bei der Grundstücksbeschaffung oder Projektentwicklung, soweit sie über die Standard-Projektsteuerung hinausgeht,
das Management von Zusatzprojekten oder Nutzerbetreuung, die nicht im ursprünglichen Projektumfang enthalten waren,
besondere Anforderungen des Auftraggebers, etwa die Organisation von Bürgerbeteiligungsverfahren, umfangreiche Berichtswesen über das übliche Maß hinaus, spezielle Fördermittelakquise oder Ähnliches,
Leistungen der Projektleitung im Gegensatz zur beratenden Projektsteuerung (sofern der Auftragnehmer teilweise Entscheidungs- und Weisungsbefugnis übernimmt, was eigentlich vom Leistungsbild der Projektsteuerung nicht umfasst ist).
Sonderleistungen sollten in dieser Anlage konkret benannt und beschrieben werden, sofern sie bei Vertragsschluss bereits absehbar sind. Man hält idealerweise fest, welche Vergütung für jede Sonderleistung vereinbart ist – häufig erfolgt dies in Form eines Pauschalhonorars je Sonderleistung (z.B. ein Festbetrag für die Betreuung eines zusätzlichen Bauabschnitts). Alternativ kann auf Stundenabrechnung verwiesen werden, insbesondere wenn Umfang und Eintritt der Sonderleistung bei Vertragsschluss ungewiss sind. In diesem Fall gelten die vereinbarten Stundensätze (siehe nächster Abschnitt) als Obergrenze, und der tatsächliche Aufwand wird nach Stundenaufzeichnungen abgerechnet.
Wichtig ist, dass Sonderleistungen nur auf ausdrückliche Anordnung des Auftraggebers erbracht werden sollen. Der Auftragnehmer hat die Pflicht, den Auftraggeber rechtzeitig darauf hinzuweisen, wenn eine gewünschte Tätigkeit nicht vom vereinbarten Grundleistungsumfang gedeckt ist. So kann der Auftraggeber entscheiden, ob er diese zusätzliche Leistung beauftragen will. Ohne vorherige Beauftragung besteht kein Anspruch auf Zusatzhonorar. Ebenso empfiehlt es sich, festzuhalten, dass Sonderleistungen schriftlich zu vereinbaren sind, idealerweise vor ihrer Ausführung. Damit wird vermieden, dass im Nachhinein Unstimmigkeiten über Vergütungsansprüche entstehen.
Honoraränderungen bei Leistungsabweichungen
Ein Bauprojekt unterliegt häufig Änderungen – sei es durch Planungsänderungen, unvorhergesehene Ereignisse oder andere Umstände.
Die Honorarvereinbarung sollte daher regeln, unter welchen Bedingungen und in welchem Umfang Honoraränderungen zulässig sind, wenn der tatsächliche Leistungsumfang von den vertraglichen Annahmen abweicht.
Änderungen des Projektumfangs (Kosten oder Mengen): Beim kostenabhängigen Vergütungsmodell werden Umfangsänderungen automatisch durch Anpassung der anrechenbaren Kosten berücksichtigt – das Honorar steigt oder fällt mit den Kosten. Sollte allerdings beim Pauschalhonorar das Projekt erheblich vergrößert oder verkleinert werden, ist eine Honorarneu verhandlung angezeigt. Hier kann eine Klausel greifen, die z.B. besagt, dass bei Überschreitung des ursprünglich zugrunde gelegten Kostenrahmens um mehr als X % eine Vertragsanpassung erfolgen soll. Umgekehrt kann vereinbart werden, dass Einsparungen ab einer gewissen Schwelle an den Auftraggeber weitergegeben werden. Wichtig ist, eine klare Bezugsgröße festzulegen (etwa die Kostenberechnung bei Beauftragung als Basis) und transparente Kriterien, ab wann neu verhandelt wird. Ohne eine solche Vereinbarung trägt der Auftragnehmer bei Pauschalhonoraren grundsätzlich das Risiko von Mehrleistungen selbst. Dennoch kann in extremen Fällen (z.B. Verdopplung des Projektvolumens) auch ohne explizite Klausel eine Vertragsanpassung aus Treu und Glauben geboten sein – was jedoch im Sinne der Rechtssicherheit besser vorab geregelt wird.
Leistungsänderungen und Zusatzleistungen: Ordnet der Auftraggeber während der Vertragslaufzeit zusätzliche Leistungen an, die ursprünglich nicht Vertragsbestandteil waren, so ist vor Ausführung schriftlich eine Zusatzhonorar-Vereinbarung zu treffen. Fehlt eine solche Vereinbarung, besteht grundsätzlich kein Anspruch des Auftragnehmers auf gesonderte Vergütung – es sei denn, die Leistung war zweifelsfrei nicht geschuldet und der Auftraggeber verlangt sie dennoch. Im Zweifelsfall ist der Projektsteuerer verpflichtet, die Leistung zunächst zu erbringen, sofern der Auftraggeber darauf besteht, und kann hinterher strittige Vergütungsfragen klären lassen. Um solche Konflikte zu vermeiden, sollte diese Anlage klare Verfahrensregeln enthalten: Anzeige- und Angebotspflicht des Auftragnehmers bei Zusatzleistungen. D.h., der Auftragnehmer muss den Auftraggeber proaktiv darauf hinweisen, wenn Mehrleistungen erforderlich werden, und ein entsprechendes Honorarangebot unterbreiten. Der Auftraggeber kann dann zustimmen (schriftliche Beauftragung der Zusatzleistung und Annahme des Honorarangebots) oder darauf verzichten. Gegebenenfalls kann vereinbart werden, dass bei abschätzbarem Aufwand vorrangig ein Pauschalhonorar für die Zusatzleistung zu vereinbaren ist; nur wenn das nicht möglich ist, erfolgt Abrechnung nach Stunden.
Verzögerungen und Projektlaufzeit: Ein wichtiger praktischer Punkt ist die Regelung von Honoraransprüchen bei Verzögerungen im Projektablauf. Erfahrungsgemäß können Bauvorhaben länger dauern als geplant. Viele Verträge – insbesondere für öffentliche Auftraggeber – sehen vor, dass zeitliche Verlängerungen keinen zusätzlichen Vergütungsanspruch begründen. Die Begründung: Es gehört zur Aufgabe des Projektsteuerers, Verzögerungen zu vermeiden bzw. aufzufangen, und ein gewisses zeitliches Risiko ist mit dem Grundhonorar abgegolten. Gleichwohl kann in Fällen außergewöhnlicher Verzögerung, die nicht vom Projektsteuerer beeinflussbar waren (z.B. Baustopp aus höherer Gewalt, lange Genehmigungshänge), eine Anpassung des Honorars verhandelt werden. Hierzu kann die Anlage Kriterien definieren, etwa: „Für eine vom Auftraggeber nicht zu vertretende Verlängerung der Projektlaufzeit um mehr als 6 Monate werden die Parteien eine angemessene Honorarerhöhung verhandeln.“ Ebenso könnte geregelt werden, dass bei vom Auftraggeber verschuldeten Verzögerungen (z.B. Planungsunterbrechung durch Umplanung auf Wunsch des Bauherrn) ein Nachtragsangebot des Auftragnehmers zulässig ist. In jedem Fall sollte klargestellt werden, dass der Projektsteuerer keinen Anspruch auf zusätzliche Vergütung hat, solange die Leistungsänderung oder Verzögerung im Rahmen des vertraglich Vereinbarten liegt. Andernfalls wäre der Pauschalpreis bzw. das vereinbarte Honorar hinfällig.
Reduzierung des Leistungsumfangs: Sollte das Projekt vorzeitig beendet oder der Leistungsumfang reduziert werden (etwa Wegfall einzelner Projektstufen), so ist das Honorar entsprechend der tatsächlich erbrachten Leistungen zu reduzieren. Da das Honorar nach Projektphasen und Leistungsbereichen gegliedert ist, kann die nicht erbrachte Leistung anhand der vereinbarten Prozentsätze oder Teilhonorare abgezogen werden. Ggf. ist im Vertrag anzugeben, dass bereits gezahlte Abschläge für entfallene Leistungen zurückzuzahlen oder mit anderen Forderungen zu verrechnen sind. Diese Regelung schützt den Auftraggeber vor Überzahlung, stellt aber zugleich sicher, dass der Auftragnehmer für bereits erbrachte Leistungen bezahlt bleibt.
Durch die vorstehenden Mechanismen wird die Honorarvereinbarung flexibel genug gestaltet, um auf typische Planungsänderungen und Projektrisiken zu reagieren, ohne dass die vertragliche Klarheit verloren geht. Jede Änderung am Leistungsumfang sollte – soweit möglich – schriftlich dokumentiert und zwischen den Parteien einvernehmlich geregelt werden, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Stundenverrechnungssätze
Für Leistungen, die nicht pauschal vergütet werden oder für Zusatzleistungen mit unklarem Umfang, werden in der Honorarvereinbarung Stundenverrechnungssätze festgelegt. Diese regeln die Vergütung auf Zeitbasis und sind insbesondere in zwei Fällen relevant: (a) wenn von vornherein bestimmte Leistungen des Projektsteuerers nur nach Aufwand abgerechnet werden sollen (z.B. Beratungsleistungen, die auf Abruf erfolgen), und (b) für Nachträge/Sonderleistungen, falls eine Stundenabrechnung vereinbart wird.
Wesentliche Punkte, die in Bezug auf Stundenhonorare in dieser Anlage zu regeln sind:
Kategorien von Mitarbeitern: In der Regel werden unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Qualifikations- oder Verantwortungsstufen vereinbart. Beispielsweise kann man mindestens drei Kategorien vorsehen: Projektleiter (höchste Qualifikation, z.B. Geschäftsführer oder leitender Projektsteuerer) – Fachingenieure/Projektsteuerer (Dipl.-Ing. o. Ä., mittlere Stufe) – Sachbearbeiter/Techniker (zur Unterstützung, einfachere Aufgaben).
Die Vereinbarung könnte tabellarisch wie folgt aussehen:
| Kategorie | Beschreibung (Beispiel) | Stundensatz netto (EUR) |
|---|---|---|
| Gruppe I | Projektleiter / Auftragnehmer persönlich | z.B. 120,00 € |
| Gruppe II | Projektsteuerer Mitarbeiter (Dipl.-Ing.) | z.B. 100,00 € |
| Gruppe III | Technischer Zeichner / Hilfskräfte (qualifiziert) | z.B. 80,00 € |
Diese Sätze sind vom Auftragnehmer im Angebot anzugeben und werden vertraglich festgeschrieben. Eine Erhöhung der Stundensätze während der Vertragslaufzeit ist in aller Regel ausgeschlossen, um Kalkulationssicherheit zu gewährleisten.
Leistungsumfang bei Stundenlohn: Zu präzisieren ist, für welche Leistungen die Stundenabrechnung gelten soll. Dies kann entweder generisch formuliert werden („für alle nicht vom Pauschalhonorar abgedeckten Leistungen, die der Auftraggeber schriftlich beauftragt“) oder spezifisch („für die Leistung X, Y wird nach Aufwand gem. Stundensatz abgerechnet“). Wichtig ist der Verweis, dass Zuschläge (z.B. Überstundenzuschläge, Nachtarbeitszuschläge) auf diese Sätze nicht gezahlt werden – es handelt sich um All-in-Kalkulationen für produktive Arbeitszeit.
Nachweispflichten: Die Abrechnung auf Stundenbasis erfordert einen genauen Stundennachweis. Der Auftragnehmer muss die geleisteten Stunden einzelnen Aufgaben zuordnen und z.B. wöchentlich oder monatlich dem Auftraggeber in Form von Stundenbelegen vorlegen. Diese Belege sind vom Auftraggeber gegenzuzeichnen, um den Leistungsnachweis zu bestätigen. Nicht bestätigte Stunden gelten als nicht abrechnungsfähig. Ebenso ist zu regeln, dass nur effektive Arbeitszeit vergütet wird – Reisezeiten, Wartezeiten, Krankheitsausfall etc. werden nicht vergütet, sofern nicht ausnahmsweise anderweitig vereinbart.
Maximalstunden / Budget: Gegebenenfalls kann ein Stundenbudget oder eine Obergrenze vereinbart werden, insbesondere bei Leistungen, die zunächst auf Abruf beauftragt werden. Z.B.: „Für Leistung XY stehen maximal 100 Stunden zur Verfügung; darüber hinausgehende Stunden bedürfen einer schriftlichen Freigabe des Auftraggebers.“ Dadurch behält der Auftraggeber die Kosten im Griff.
Die Vereinbarung von Stundenverrechnungssätzen ergänzt das Honorarregime um die nötige Flexibilität für unvorhergesehene oder schwer kalkulierbare Tätigkeiten. Sie entspricht der gängigen Praxis, Zusatzleistungen zunächst nach Aufwand abzurechnen, wobei der Auftraggeber durch transparente Stundensätze und Dokumentation geschützt wird. Gleichzeitig weiß der Auftragnehmer, welcher Stundensatz für welche Tätigkeit gilt, und kann seine Personaleinsatzplanung entsprechend optimieren. Alle genannten Stundensätze verstehen sich ebenfalls netto zuzüglich Umsatzsteuer und schließen die allgemeinen Geschäftsnebenkosten mit ein (Vorhaltung von Büro, IT, Administration etc., bereits in den Stundensatz einkalkuliert).
