Projektsteuerung. Richtig verhandlelt. Verträge.

Facility Management: Verträge und Vereinbarungen » FM-Verträge » Projektsteuerungsverträge

Projektsteuerungsverträge für Großprojekte

Die Projektsteuerung und die Einbindung des Facility Managements (FM) bereits in der Planungs- und Bauphase großer Bauprojekte ist heute unerlässlich, um den späteren Gebäudebetrieb effizient, rechtssicher und wirtschaftlich zu gestalten. Vertragszusätze für das FM in Projektsteuerungsverträgen (baubegleitendes Projektmanagement) sollen sicherstellen, dass FM-Anforderungen frühzeitig berücksichtigt und nahtlos in den Betrieb überführt werden. Dies gilt besonders für Industrie- und Verwaltungsgebäude, die hohe Ansprüche an Technik, Sicherheit und Compliance stellen. Fehlende FM-Integration kann zu kostenintensiven Planungsfehlern und erhöhten Lebenszykluskosten führen – Studien zeigen, dass die Bau- und Abrisskosten nur etwa 20 % der Lebenszykluskosten eines Gebäudes ausmachen, während der Betrieb (Instandhaltung, Reinigung, Energie) rund 80 % ausmacht. Baubegleitendes FM (planungsbegleitendes FM) kann diese späteren Betriebskosten jedoch um bis zu 20 % senken und gleichzeitig die Nutzungsqualität erhöhen. Vertragszusätze dienen dazu, FM-Leistungen strategisch und vertraglich so zu verankern, dass technische Qualität, Betreiberpflichten, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit im späteren Betrieb systematisch gesichert sind.
Verträge stellen sicher, dass bereits in der Planung und Bauausführung die Weichen für einen effizienten, rechtssicheren und nachhaltigen Betrieb gestellt werden. In Deutschland müssen solche Zusätze den strengen rechtlichen Anforderungen (BGB, Betreiberpflichten, Arbeitsschutz, etc.) genügen und sollten sich an den Best Practices der FM-Branche orientieren, etwa durch klare Leistungsbeschreibungen, Service Level Agreements und Compliance-Klauseln. Besonders bei Industrie- und Verwaltungsbauten zahlt sich eine professionelle FM-Integration aus: Neben der Senkung von Lebenszykluskosten und der Vermeidung von Haftungsrisiken wird die Qualität und Wertbeständigkeit der Immobilien gesteigert.
Für die Umsetzung in der Praxis bedeutet dies, dass Auftraggeber und Projektsteuerer frühzeitig FM-Expertise einbinden und die gewonnenen Erkenntnisse vertraglich festschreiben. Ein umfassender Projektsteuerungsvertrag mit FM-Vertragszusatz definiert präzise die Schnittstellen, Pflichten und Erwartungen aller Beteiligten – von der Planungsphase bis zum laufenden Betrieb. Nur so herrscht Klarheit darüber, wer welche Verantwortung trägt und wie die Ergebnisse des Bauprojekts in den Betreiberalltag übertragen werden. Letztlich schaffen gut konzipierte FM-Vertragszusätze Transparenz und Verbindlichkeit, was die Zusammenarbeit aller Parteien stärkt und den Projekterfolg sichert. Wie die Erfahrung zeigt, werden langfristige Geschäftsbeziehungen im FM nur dann auf eine solide Grundlage gestellt, wenn die vertraglichen Regelungen präzise und vollständig sind. In diesem Sinne trägt die hier vorgestellte Forschung dazu bei, die Entwicklung solcher Vertragszusätze fundiert zu unterstützen – im Einklang mit deutschem Recht, den etablierten FM-Praktiken und den unabdingbaren Compliance-Vorschriften.

Industrie- vs. Verwaltungsgebäude: Besondere FM-Anforderungen

Verwaltungsgebäude
Bauprojekte
Schwerpunkte
Compliance

Besondere FM-Anforderungen

Industriebauten (Produktions- und Anlagengebäude): In industriellen Gebäuden steht neben dem allgemeinen Gebäudebetrieb oft die technische Anlage im Vordergrund. Hier ergeben sich zusätzliche Compliance-Vorschriften: Beispielsweise verlangt das BImSchG bei genehmigungsbedürftigen Industrieanlagen strenge Auflagen zum Immissionsschutz und zum betriebssicheren Zustand der Anlagen. Außerdem sind häufig Gefahrstoffverordnungen, Brandschutzauflagen und spezielle Unfallverhütungsvorschriften (UVV) relevant, da in Produktionsstätten erhöhte Risiken (z.B. Maschinenunfälle, Explosionsgefahr in Ex-Bereichen) bestehen. FM-Vertragszusätze für Industriebauten müssen diese Anforderungen adressieren, etwa durch Verpflichtung zu regelmäßigen Sicherheitsunterweisungen, Prüfungen nach DGUV-Vorschriften (z.B. elektrische Anlagen – DGUV V3) und Wartung nach Herstellervorgaben. Ein besonderer Fokus liegt auf dem Instandhaltungsmanagement: Ausfallzeiten von Produktionsanlagen sind kritisch, daher müssen Service-Level-Agreements (SLAs) klare Reaktionszeiten und Eskalationsverfahren für Störungen definieren. Oft erfordert die Betreiberverantwortung in Industriebetrieben ein enges Zusammenspiel zwischen Anlagenwartung und Gebäudetechnik – FM-Dienstleister übernehmen hier z.T. auch Aufgaben der Betriebstechnik. Nicht zuletzt gilt es, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement (z.B. Gefahrstofflagerung, Lärmschutz, Emissionskontrolle) vertraglich zu verankern, um Rechtskonformität sicherzustellen.

Verwaltungs- und Bürogebäude: In Büroimmobilien liegt der Schwerpunkt der FM-Leistungen auf dem Nutzerkomfort, der Arbeitsplatzsicherheit und der effizienten Bewirtschaftung. Die Arbeitsstättenverordnung definiert grundlegende Anforderungen an Belüftung, Beleuchtung, Ergonomie, Fluchtwege etc. in Büros – FM-Verträge sollten daher z.B. Regelungen zur Einhaltung von Raumtemperaturen, Luftqualitätsmessungen (Stichwort Legionellenprävention in Kühlsystemen) und regelmäßigen Sicherheitsübungen (Feueralarmproben, Evakuierungspläne) enthalten. Verwaltungsgebäude haben zwar selten genehmigungspflichtige Anlagen wie Industriebauten, aber auch hier existieren überwachungsbedürftige Einrichtungen: Etwa Aufzüge, die nach BetrSichV wiederkehrend zu prüfen sind, oder Sprinkler- und Feuerlöschanlagen, die Wartungsintervalle nach DIN/VdS einhalten müssen. FM-Vertragszusätze für Büros sollten die Verantwortung für solche Prüfpflichten eindeutig klären (wer organisiert TÜV-Prüfungen, wer dokumentiert Mängel). Zudem sind Datenschutz und IT-Sicherheit zunehmend relevant, da moderne Bürogebäude Smart-Building-Technologien nutzen – etwa Zugangssteuerungen oder Flächenmanagement-Software, die datenschutzkonform betrieben werden müssen. Ein weiterer Aspekt ist die Nachhaltigkeit/ESG-Compliance: Große Unternehmen unterliegen Berichts- und Sorgfaltspflichten in Bezug auf Nachhaltigkeit. Daher erwarten viele Auftraggeber von FM-Dienstleistern in Bürogebäuden ein Energiemanagement (z.B. regelmäßige Energieaudits nach DIN EN 16247 oder ISO 50001) und Maßnahmen zur CO₂-Reduktion. Vertragszusätze können z.B. vorschreiben, dass der FM-Partner Energiesparpotenziale meldet und ein bestimmtes Nachhaltigkeitsreporting liefert. Generell unterscheiden sich Industrie- und Verwaltungsgebäude also in den konkreten technischen Standards und Rechtsvorschriften, doch in beiden Fällen muss der FM-Vertrag sicherstellen, dass alle betrieblichen Pflichten – von Arbeitssicherheit bis Umweltschutz – beachtet und erfüllt werden.

Integration von Facility Management in Bauprojekte (planungs- und baubegleitendes FM)

Mitwirkung an der Bedarfs- und Konzeptphase: Unterstützung bei der Erstellung von Raum- und Funktionsprogrammen, um zukünftige Nutzungsanforderungen optimal abzubilden. FM-Experten prüfen hier z.B., ob Flächen für Wartung, Lager, Entsorgung ausreichend eingeplant sind und ob Gebäudestrukturen spätere Anpassungen zulassen.
Prüfung der Betreiberverantwortung in der Planung: Frühzeitige Kontrolle von Planungen auf FM-Gerechtheit, d.h. Wartungsfreundlichkeit und Sicherheit. So wird z.B. geprüft, ob technische Anlagen gut zugänglich sind, ob Flucht- und Rettungswege den Vorschriften entsprechen und ob Instandhaltungsintervalle für alle Komponenten bedacht sind.
Entwicklung von Bewirtschaftungs- und Betreiberkonzepten: Schon während der Planung erstellt pbFM ein Betriebskonzept und ggf. ein Betreiberkonzept für den gesamten Lebenszyklus. Darin werden die organisatorischen Weichen für den späteren Betrieb gestellt – von Personalbedarf über Instandhaltungsstrategie bis hin zu Outsourcing-Entscheidungen. Ein Betreiberkonzept formuliert generelle Anforderungen an den optimalen Gebäudebetrieb und bildet die Grundlage für Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen im FM. GEFMA-Richtlinien (z.B. GEFMA 100-2, GEFMA 192) und Tools wie Lebenszykluskostenberechnungen leisten hier Hilfestellung.
Unterstützung bei der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA)-Planung: pbFM bringt betriebliches Know-how in die TGA-Planung ein, z.B. unter Beachtung von Normen wie DIN 31051 (Instandhaltung) oder VDI 3810 (Betrieb von Gebäudetechnik). So wird sichergestellt, dass technische Anlagen nicht nur funktional für die Fertigstellung, sondern auch langfristig effizient und normgerecht betrieben werden können. Beispielsweise achtet das FM darauf, dass Wartungsstege, Absperreinrichtungen, Sensoren für Monitoring etc. von Anfang an vorgesehen werden.
Vorbereitung von FM-Ausschreibungen und Services: Bereits parallel zur Bauausschreibung kann pbFM die Ausschreibung von FM-Dienstleistungen für die Betriebsphase vorbereiten. Etwa werden Reinigungs- und Wartungsleistungen definiert, Leistungskennzahlen festgelegt und Vertragsentwürfe erstellt, damit nahtlos zum Betriebsstart die benötigten Services verfügbar sind. Die Vergabe solcher Verträge kann zeitlich abgestimmt mit der Bauübergabe erfolgen.
Mitwirkung bei Abnahmen, Inbetriebnahme und Übergabe: In der Bauabschlussphase unterstützt pbFM die TGA-Abnahmen, führt Qualitätskontrollen aus Betreiber-Sicht durch und organisiert die reibungslose Übergabe der Gebäude an den Betrieb. Dazu gehört auch die Planung der Inbetriebnahme von Anlagen im Zusammenspiel mit späteren Betreibern und Nutzern (z.B. Probebetrieb von Klimaanlagen unter realen Nutzungsbedingungen).
Digitales Daten- und Dokumentationsmanagement: Ein weiterer wesentlicher Aufgabenbereich ist die Übernahme von Bestandsdaten und Dokumentationen in Systeme des Betreibers. pbFM sorgt dafür, dass sämtliche relevante Baudokumentation – Pläne, Revisionsunterlagen, Prüfprotokolle – vollständig und in geeigneten Formaten an das CAFM-System oder Dokumentenmanagement (DMS) des Facility Managements übergeben werden. Auch wird abgestimmt, welche digitalen Übergabeformate (z.B. BIM-Modelle, Datenbanken) verbindlich sind. Dieser frühe Fokus auf Daten schafft Transparenz und erleichtert das Nachweiswesen im Betrieb (Wartungshistorie, Prüftermine).

All diese Leistungen der Projektsteuerung und des planungs- und baubegleitenden FM müssen vertraglich fixiert werden, damit Klarheit über den Umfang besteht und die Beiträge des FM für Planung und Bau nachweisbar und einforderbar sind. In der Praxis werden pbFM-Leistungen entweder als Teil des Projektsteuerungsvertrags (Erweiterung des Leistungsbilds des Projektsteuerers) oder über eigenständige Beraterverträge bzw. Dienstleistungsverträge vergeben. Wichtig ist, dass pbFM nicht isoliert agiert, sondern in die Gesamtprojektsteuerung integriert wird. So sollten Verträge vorsehen, dass der FM-Partner an Planer- und Baubesprechungen teilnimmt, Zugang zu allen relevanten Projektinformationen erhält und eng mit dem Projektsteuerer und Bauherrn abgestimmt ist. Digitale Vertragsakten mit Zugriff für alle Stakeholder (Bauherr, Projektleitung, Nutzervertreter, zukünftiger Betreiber) sowie ein abgestimmtes Fristenmanagement (für Prüfungen, Abnahmen, Übergaben) sind dabei State of the Art. Insgesamt gilt: Planungsbegleitendes FM trägt wesentlich dazu bei, Fehler zu vermeiden und einen betriebsoptimierten Bau zu schaffen – vertraglich untermauert bildet es einen Mehrwert für alle Projektbeteiligten, indem es bereits während der Projektabwicklung die Weichen für einen erfolgreichen Gebäudebetrieb stellt.

Inhalte und Schwerpunkte der FM-Vertragszusätze

Klare Leistungsabgrenzung und Pflichtenheft: Der Vertragszusatz muss genau definieren, welche FM-Leistungen während der Planungs- und Bauphase zu erbringen sind und bis zu welchem Detailgrad. Beispielsweise ist festzulegen, ob der FM-Dienstleister lediglich beratend tätig wird (z.B. Prüfungen von Planungen) oder auch ausführende Aufgaben übernimmt (z.B. Erstellung eines Betriebsführungshandbuchs). Ein separates Leistungsverzeichnis oder Pflichtenheft kann diese Aufgaben katalogisieren. Außerdem sollten Mitwirkungsrechte und -pflichten klar abgegrenzt sein – etwa wer Entscheidungen vorbereiten darf und wie Abstimmungsprozesse mit Architekten, Fachplanern und Behörden aussehen.
Zugang zu Projektinformationen: Um effektiv arbeiten zu können, benötigt das FM-Team umfassenden Zugang zu Plänen, BIM-Modellen, Protokollen und Entscheidungen. Vertragsklauseln sollten ein Zugangsrecht zu allen planungs- und baurelevanten Informationen sichern. Dazu zählt auch die Beteiligung an Projektmeetings und die Aufnahme in Verteiler für Änderungen oder Mängelanzeigen. Nur mit frühzeitiger Information kann das FM konstruktiv eingreifen.
Meilensteine und Berichtspflichten: Es empfiehlt sich, wichtige Meilensteine für FM-Beiträge im Projektablauf festzulegen – zum Beispiel Termine, bis wann ein Betreiberkonzept vorliegen muss, Zeitpunkte für die Begleitung von Abnahmen oder Deadlines für die Bereitstellung von Dokumentationsdaten. Parallel sollten regelmäßige Berichtspflichten des FM implementiert werden (z.B. monatliche Statusberichte über festgestellte Betriebsrisiken, Kostenprognosen für den Unterhalt etc.). Dies erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Leistungen.
Übergabemanagement und Dokumentation: Ein Kernpunkt ist die verbindliche Regelung der Gebäudeübergabe an den Betrieb. Der Vertragszusatz sollte Vorgaben machen, in welchen Formaten und zu welchen Bedingungen die Baudokumentation zu übergeben ist (digital/analog, strukturierte Datensätze, ggf. BIM-Daten für CAFM). Vereinbart werden kann z.B., dass ein Abnahmeprotokoll im FM-Kontext erstellt wird, das den Zustand der Gebäude- und Anlagentechnik bei Übergabe dokumentiert. Ebenso kann festgelegt werden, dass bestimmte Restleistungen (z.B. letzte Schulungen des Betriebspersonals, Mängelbeseitigungen) vom pbFM nachverfolgt werden. Ziel ist, einen lückenlosen Übergabeprozess zu garantieren, bei dem kein erforderliches Dokument und keine Information fehlt.
Schnittstelle zum Betreibervertrag: Um Kontinuität sicherzustellen, sollte der Zusatz eine Anbindung an den künftigen Betreibervertrag (FM-Betriebsvertrag) schaffen. Praktisch bedeutet das: Ergebnisse und Erkenntnisse aus der Bauphase müssen im Betreibervertrag berücksichtigt werden. Beispielsweise könnte im Zusatz geregelt sein, dass der spätere FM-Dienstleister Zugang zu den im Projekt gesammelten Wartungsdaten erhält oder dass der pbFM-Dienstleister bei Erstellung des FM-Vertrags unterstützend mitwirkt. Diese Schnittstelle verhindert Medienbrüche – der Betreibervertrag “übernimmt” nahtlos die Dokumentation und Vereinbarungen aus der Bauphase.
Verwertung von Leistungsergebnissen: Alle im Rahmen des pbFM erarbeiteten Leistungsergebnisse (Konzepte, Daten, Analysen) sollten so aufbereitet sein, dass sie im Betrieb verwertbar sind. Vertraglich kann vereinbart werden, dass z.B. ein Wartungskonzept oder Prüfplan erstellt wird, der direkt im FM-Betrieb genutzt wird. Auch Controlling-Aspekte spielen eine Rolle: Die Ergebnisse müssen nachprüfbar sein, damit der Auftraggeber den Nutzen bewerten kann. Ein Beispiel ist die Verpflichtung, Einsparpotenziale in Euro zu beziffern oder Kennzahlen zur Betriebsqualität zu liefern, die später im Controlling dienen.

Je nach Projekt kann der Vertragszusatz in Form eines eigenständigen Annex oder als integraler Bestandteil des Projektsteuerungsvertrags gestaltet werden. Wichtig ist in beiden Fällen, dass die Vertragssprache eindeutig und rechtskonform ist. Dazu gehört die konsistente Verwendung von Begriffen (Definitionsklausel für "Betreiberpflichten", "FM-gerechte Planung" etc.) sowie die Abstimmung mit bestehenden Vertragswerken (Architektenverträge, Bauverträge), um Widersprüche zu vermeiden. Werden externe FM-Berater eingebunden, ist auch deren Haftung zu regeln – beispielsweise ob sie für Planungsfehler haftbar sind, die trotz FM-Prüfung übersehen wurden, oder wie Gewährleistungsansprüche bei unvollständiger Dokumentation aussehen.

Compliance und Risikomanagement im FM-Vertrag

Da Facility Management unmittelbar mit Rechts- und Sicherheitsfragen verknüpft ist, müssen FM-Vertragszusätze konsequent auf Compliance ausgerichtet werden. Compliance im FM bedeutet die Einhaltung aller einschlägigen Gesetze, Verordnungen und internen Richtlinien – von Umweltauflagen über Sicherheitsstandards bis hin zu arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Ein FM-Vertrag sollte spezifische Klauseln enthalten, die die Einhaltung dieser Vorschriften sicherstellen. Üblich ist etwa eine Compliance-Klausel, in der der Auftragnehmer zusichert, alle gesetzlichen Prüf- und Wartungspflichten zu erfüllen, Mitarbeiter gemäß Vorschrift zu schulen und erforderliche Nachweise zu führen. Oft wird dem Auftraggeber ein Auditrecht eingeräumt, um die Umsetzung zu überprüfen. In sensiblen Bereichen (z.B. Umgang mit Gefahrstoffen, Brandschutz) kann der Vertrag auf bestehende Normen und Zertifikate Bezug nehmen – z.B. Verpflichtung zur Einhaltung von ISO-Standards oder VdS-Richtlinien.

Teil des Compliance-Managements ist das Betreiberpflichtenmanagement, also die strukturierte Organisation aller Prüf- und Wartungstermine, Sicherheitsbegehungen und Schulungen. Vertragszusätze sollten regeln, dass der FM-Dienstleister ein solches Betreiberpflichtenmanagement-System einsetzt und dem Auftraggeber regelmäßig Reportings liefert. Kritische Fristen (etwa TÜV-Termine) sind zu benennen und zu überwachen. Zudem muss die Dokumentation aller vorgenommenen Prüfungen, Wartungen und Unterweisungen vertraglich eingefordert werden, da sie im Schadensfall den Nachweis der Sorgfalt ermöglicht. Eine lückenhafte Dokumentation würde das Haftungsrisiko deutlich erhöhen.

Wichtig ist auch die Schadenverhütung und Versicherung: Der Vertrag sollte darlegen, wie mit Risiken umgegangen wird – zum Beispiel durch Risikobeurteilungen und entsprechende Versicherungen (Haftpflicht, Betriebshaftpflicht für FM-Leistungen). Vereinbarungen zur Haftungsbegrenzung des FM-Dienstleisters können getroffen werden, dürfen aber nicht gegen zwingendes Recht verstoßen. In der Regel wird der FM-Partner vertraglich verpflichtet, den Auftraggeber von Schäden freizustellen, die aus Nichterfüllung der Betreiberpflichten resultieren, sofern sie in seinen Verantwortungsbereich fallen. Zugleich verbleiben unverzichtbare Pflichten beim Auftraggeber (etwa die Überwachung der Pflichterfüllung, siehe oben), was im Vertragstext transparent gemacht werden sollte, um falsche Sicherheitsannahmen zu vermeiden.

Eine rechtssichere Vertragsgestaltung ist hier das A und O: Da FM-Verträge komplexe technische und rechtliche Sachverhalte abdecken, erfordert ihre Erstellung spezielles Know-how. Empfehlenswert ist die Prüfung von Vertragszusätzen durch Fachexperten (Juristen mit FM-Erfahrung), um sicherzustellen, dass alle Compliance-Vorschriften abgebildet sind. Dies verhindert unwirksame Klauseln und minimiert das Risiko von späteren Rechtsstreitigkeiten. Letztlich schützt ein guter FM-Vertragszusatz nicht nur die Unternehmen vor Haftungsfallen, sondern gewährleistet auch den sicheren Betrieb der Immobilie und den Schutz von Menschen und Umwelt.