Übergabeprotokoll für Miet und Pachtverträge von FM Flächen
Anlage: Übergabeprotokoll zum Mietvertrag (FM-Flächen)
Ein Übergabeprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das bei Einzug (und später bei Auszug) einer Mietfläche den Zustand der Mietsache detailliert festhält. Es dient dazu, Schäden, Mängel und den allgemeinen Zustand der Räume zum Übergabezeitpunkt genau zu dokumentieren. Damit werden beide Vertragsparteien – Mieter und Vermieter – vor späteren Streitigkeiten geschützt, da klar belegbar ist, welche Schäden bereits bei Einzug vorhanden waren und welche erst im Laufe der Mietzeit entstanden sind. Insbesondere bei längeren Mietverhältnissen beugt ein Übergabeprotokoll Unklarheiten vor, indem es am Ende der Mietzeit erleichtert, Verantwortlichkeiten für Instandsetzungen oder Renovierungen zuzuordnen.
Rechtlich ist ein Übergabeprotokoll nicht zwingend vorgeschrieben, aber es ist dringend anzuraten. Es bietet eine vollständige, Punkt-für-Punkt-Dokumentation des Zustands und der übergebenen Ausstattungen, einschließlich aller sicherheitsrelevanten Einrichtungen. Dadurch werden Missverständnisse und Konflikte vermieden, da Transparenz über den Anfangszustand herrscht. Der Vermieter demonstriert, dass die Mieträume den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und über die nötige Sicherheitsausstattung verfügen; der Mieter bestätigt den Erhalt in ordnungsgemäßem Zustand und übernimmt die Verantwortung, innerhalb dieser Räumlichkeiten für einen sicheren Betrieb zu sorgen. Ein sorgfältig erstelltes Übergabeprotokoll – auf höchstem inhaltlichem Niveau und detailliert ausgearbeitet – ist also ein wesentlicher Qualitätsfaktor für Miet- und Pachtverträge im FM-Bereich. Es kombiniert juristische Absicherung mit praktischer Vorsorge und schafft Vertrauen zwischen den Vertragsparteien von Anfang an.
Durch diese umfassenden Punkte wird das Übergabeprotokoll zu einem detaillierten Anhang des Mietvertrages, der den Zustand und alle Übergabedetails punktgenau festhält. Es sollte idealerweise in zweifacher Ausfertigung erstellt werden, sodass jede Partei ein unterschriebenes Original erhält.
Arbeitsschutz und indirekte Sicherheitsverpflichtungen
Arbeitsschutz-Belange werden im Mietvertrag für FM-Flächen meist indirekt berücksichtigt, spielen aber in der Praxis eine wichtige Rolle. Grundsätzlich gilt: In angemieteten Räumlichkeiten ist der Mieter (bzw. der dort ansässige Arbeitgeber) verantwortlich dafür, die Arbeitsschutzvorschriften und Unfallverhütungsvorschriften für seine Mitarbeiter einzuhalten. Das bedeutet, der Mieter muss etwa für sichere Arbeitsbedingungen, die Einhaltung der Arbeitsstättenverordnung (inklusive z.B. ausreichender Fluchtwege, Erste-Hilfe-Material, etc.) und die Durchführung erforderlicher Sicherheitsunterweisungen sorgen. Diese Pflichten richten sich gesetzlich an den Arbeitgeber/Mieter und nicht unmittelbar an den Vermieter.
Allerdings hat der Vermieter eine Vorleistungspflicht, nämlich die Mietsache so bereitzustellen, dass der Mieter seine Arbeitsschutzpflichten überhaupt erfüllen kann. Insbesondere muss der bauliche Zustand der Räume den gesetzlichen Mindestanforderungen (z.B. der Landesbauordnung und der Arbeitsstättenrichtlinien) entsprechen. Konkret bedeutet das: Die Immobilie muss z.B. über die nötige Anzahl und Breite von Flucht- und Rettungswegen verfügen, es müssen bauordnungsrechtlich vorgeschriebene Brandschutzmaßnahmen installiert sein (Brandschutztüren, Alarmierungseinrichtungen etc.), und technische Anlagen müssen den Sicherheitsstandards genügen, bevor der Mieter einzieht. Der Vermieter stellt also die Basis-Sicherheit sicher, indem er Räume übergibt, die allen behördlichen Auflagen genügen und keine unzumutbaren Gefahren aufweisen.
Im Übergabeprotokoll kann dies indirekt berücksichtigt werden, indem – wie oben erwähnt – alle vorhandenen Sicherheitseinrichtungen im Mietbereich aufgeführt sind. Ein solcher Hinweis auf die vorhandene Sicherheitsausstattung (etwa Feuerlöscher, Rauchwarnmelder, Sprinkler, Notbeleuchtung, Alarmanlagen) zeigt, welche Schutzeinrichtungen der Vermieter bei Übergabe bereitstellt. Damit dokumentiert man auch, dass diese Einrichtungen funktionstüchtig übergeben wurden. Anschließend obliegt es häufig dem Mieter, diese Einrichtungen im betriebsbereiten Zustand zu halten (z.B. regelmäßige Wartung von Feuerlöschern und Notbeleuchtung, falls vertraglich nicht anders geregelt). Dies kann in separaten Vertragspassagen oder der Hausordnung festgelegt sein – zum Beispiel, ob der Vermieter oder der Mieter die Wartung übernimmt und wer für die Kosten aufkommt. Wichtig ist, dass keine Partei ihrer Rechtspflicht entgeht: Der Mieter muss für die Sicherheit seiner Beschäftigten und Besucher sorgen, der Vermieter für die allgemeine Verkehrssicherheit des Gebäudes und dafür, dass keine versteckten Mängel die Sicherheit beeinträchtigen.
Ein Beispiel für die indirekte Regelung von Arbeitsschutz im Mietvertrag ist die Verkehrssicherungspflicht: Der Vermieter bleibt verantwortlich, dass von der Bausubstanz keine Gefahr ausgeht (etwa dass Gebäudeteile nicht marode sind, Brandmeldeanlagen in gemeinschaftlichen Bereichen funktionieren etc.). Der Mieter hingegen ist dafür verantwortlich, dass in seinem Nutzungsbereich die betrieblichen Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden (z.B. dass Fluchtwege in den gemieteten Räumen freigehalten werden, dass vorgeschriebene Feuerlöscher vorhanden und einsatzbereit sind, und dass Arbeitnehmer-Unterweisungen stattfinden). Solche Pflichten müssen nicht alle explizit im Vertrag stehen, da sie sich bereits aus Gesetzen wie dem Arbeitsschutzgesetz und der Arbeitsstättenverordnung ergeben – doch der Mietvertrag kann klarstellende Hinweise enthalten. Ein häufig praktizierter Weg ist etwa ein Hinweis im Übergabeprotokoll oder Mietvertrag, dass „der Mieter die Räume in eigener Verantwortung gemäß den geltenden Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften betreibt“ und „der Vermieter zusichert, dass die baulichen Voraussetzungen für einen sicheren Betrieb zum Übergabezeitpunkt erfüllt sind“. Damit ist dokumentiert, dass beide Seiten ihre jeweiligen Verantwortungsbereiche kennen.
Zusammenfassend wird Arbeitsschutz im Mietvertrags-Anhang nicht als eigener Abschnitt mit detaillierten Pflichten abgehandelt, sondern über die Dokumentation der Sicherheitsausstattung und über klar definierte Verantwortlichkeiten mitbedacht. So erkennt der Mieter bei Übergabe, welche Sicherheitsstandards bereits vorhanden sind, und übernimmt daraufhin die Fläche in dem Wissen, dass er nun für die Einhaltung aller einschlägigen Sicherheitsvorschriften in seinem Betrieb sorgen muss. Der Vermieter wiederum hat durch die Übergabedokumentation nachgewiesen, dass er seiner Bereitstellungspflicht (bspw. funktionierende Sicherheitseinrichtungen, baulich sichere Räumlichkeiten) nachgekommen ist.
Übergabeprotokolls
Übergabedatum und Beteiligte: Das Datum der Übergabe sowie Namen und Anschriften von Vermieter und Mieter werden festgehalten. Diese Formalia sichern ab, wann und zwischen welchen Parteien die Zustandsfeststellung erfolgt ist.
Objektbeschreibung: Die Anschrift des Mietobjekts und eine genaue Bezeichnung der übergebenen Fläche (z.B. Gebäudeteil, Etage, Raum-Nr.) werden angegeben. Dadurch ist klar, welche Räumlichkeiten das Protokoll umfasst.
Räume und Zustand: Alle Räume und Flächen (ggf. inklusive Außenflächen oder Nebenräume wie Keller) werden einzeln aufgelistet. Zu jedem Raum wird der Zustand detailliert beschrieben. Dies umfasst Wände, Decken, Böden, Fenster, Türen sowie fest eingebaute Einrichtungen. Man dokumentiert etwa Sauberkeit, Abnutzungen, Beschädigungen oder Renovierungszustand jedes Bereichs.
Festgestellte Mängel und Schäden: Akribisch werden alle Mängel oder Schäden festgehalten, die bei der gemeinsamen Begehung sichtbar auffallen. Jede vorhandene Beschädigung (z.B. Kratzer, defekte Teile, Feuchtigkeitsflecken) wird möglichst genau beschrieben und lokalisiert. Gegebenenfalls können Fotos als Anlage hinzugefügt werden, um den Zustand zu illustrieren. Wichtig: Hier können auch besondere Vereinbarungen notiert werden, etwa wenn der Vermieter zusagt, einen Schaden noch zu beheben, oder der Mieter trotz eines Mangels auf Rechte verzichtet.
Zählerstände: Alle Zählerstände der Versorgungsmedien werden am Tag der Übergabe abgelesen und protokolliert. Typischerweise umfasst dies Strom, Gas, Wasser (sofern zutreffend auch Fernwärme oder andere Zähler). Die exakten Standwerte werden notiert, um den Energie- und Wasserverbrauch eindeutig abgrenzen zu können. Dies verhindert spätere Unklarheiten bei der Abrechnung der Nebenkosten.
Schlüsselübergabe: Die Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel wird vermerkt. Man listet beispielsweise auf: “3 Haustürschlüssel, 2 Büroschlüssel, 1 Kellerschlüssel etc.” inklusive eventueller Schlüsselnummern. Dadurch bestätigen beide Seiten, wie viele Schlüssel existieren; der Mieter haftet später für diese Anzahl und muss sie bei Auszug zurückgeben.
Inventar und Ausstattung: Falls zur Mietsache Inventar oder besondere Ausstattung gehört, wird dies ebenfalls aufgelistet. Zum Inventar zählen z.B. Möblierung, technische Geräte oder sonstige Gegenstände, die vom Vermieter mitvermietet werden. In FM-Flächen könnte dies etwa sein: fest installierte Maschinen, Regalsysteme, Kücheneinrichtungen oder IT-Infrastrukturkomponenten, sofern Teil des Vertrages. Zu jedem Stück Inventar wird der Zustand oder funktionsfähige Beschaffenheit vermerkt.
Sicherheitsausstattung: Es ist ratsam, auch die vorhandene sicherheitstechnische Ausstattung im Mietbereich zu dokumentieren. Hier werden Feuer- und Arbeitsschutz-Einrichtungen aufgezählt, die bei Übergabe vorhanden sind – z.B. die Zahl und Art von Feuerlöschern, Wandhydranten, Rauchmeldern/Brandmeldern, Sprinkleranlagen, Notausgangsbeschilderungen, Not- und Sicherheitsbeleuchtung, Erste-Hilfe-Einrichtungen etc., soweit diese zur Mietsache gehören. Ebenso notiert man den Zustand dieser Einrichtungen (z.B. Prüfplaketten auf Feuerlöschern, Funktionstest von Rauchmeldern). Diese Auflistung stellt sicher, dass der Mieter über alle vorhandenen Sicherheitsvorkehrungen informiert ist und deren ordnungsgemäßen Zustand bei Einzug bestätigt. Sie dient zugleich als Referenz, welche Sicherheitsausstattung bei Vertragsende zurückzugeben oder in funktionsfähigem Zustand zu hinterlassen ist. (Obwohl dies kein zwingender Standardpunkt in jedem Wohnungsprotokoll ist, ist es im gewerblichen Kontext mit Arbeitsschutz-Relevanz sehr sinnvoll.)
Aufgaben und Fristen (bei Mängeln): Sollte man Mängel festgestellt haben, kann im Protokoll festgehalten werden, welche Partei sich um deren Beseitigung kümmert und bis wann. Beispielsweise: „Wasserschaden an Decke im Lagerraum – Vermieter lässt Reparatur bis zum xx.xx.20xx durchführen.“ Solche Absprachen im Protokoll schaffen Klarheit über Pflichten unmittelbar nach Einzug.
Unterschriften: Am Ende unterschreiben beide Parteien (oder deren Bevollmächtigte) das Protokoll. Die Unterschrift bestätigt, dass Vermieter und Mieter gemeinsam die Angaben geprüft und anerkannt haben. Das Protokoll erhält dadurch Vertragscharakter und hohe Beweiskraft: Spätere Änderungen oder Ergänzungen sind ausgeschlossen, außer beide Seiten stimmen zu.