Anlage für Miet- und Pachtverträge von FM-Flächen

Im Mietvertrag für FM-Flächen ist die Regelung der Nebenkosten (Betriebskosten) von großer Bedeutung. Als Nebenkosten werden die laufenden, regelmäßig wiederkehrenden Kosten bezeichnet, die dem Eigentümer durch das Eigentum und den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie entstehen. Dazu zählen insbesondere Kosten für den Betrieb und Unterhalt des Gebäudes, die der Mieter neben der Grundmiete zu tragen hat, sofern dies vertraglich vereinbart ist.

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) liefert den rechtlichen Rahmen dafür, welche Nebenkosten ein Vermieter überhaupt auf den Mieter umlegen darf. In der BetrKV ist klar geregelt, was als umlagefähige Betriebskosten gilt und was nicht. So dürfen z.B. Verwaltungskosten oder Instandsetzungskosten nicht auf den Mieter abgewälzt werden – solche Kosten muss der Vermieter selbst tragen. Umlagefähig sind hingegen vor allem die in § 2 BetrKV aufgezählten Betriebskostenarten. Diese umfassen beispielsweise Grundsteuer, Gebühren der Wasserversorgung und Entwässerung, Heizungs- und Warmwasserkosten (einschließlich Wartung der Anlagen), Kosten des Personen- oder Lastenaufzugs, Müllbeseitigung und Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen, Sach- und Haftpflichtversicherungen fürs Gebäude sowie Kosten für den Hausmeister, sofern derartige Leistungen am Objekt anfallen. All diese Posten dürfen nur dann vom Mieter getragen werden, wenn sie im Mietvertrag wirksam vereinbart wurden.

Um Rechtssicherheit zu schaffen, ist es üblich und empfehlenswert, im Vertrag einen ausdrücklichen Verweis auf die BetrKV aufzunehmen. Eine mögliche Formulierung lautet etwa: "Zusätzlich zur Miete trägt der Mieter die auf seine Mieteinheit entfallenden umlagefähigen Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV)". Durch einen solchen Verweis in Verbindung mit der Beifügung der BetrKV als Anlage zum Vertrag muss nicht jede Nebenkostenposition einzeln im Vertrag aufgeführt werden. § 2 BetrKV listet abschließend alle umlagefähigen Kostenarten auf; werden diese insgesamt in Bezug genommen, können sämtliche darin genannten Nebenkosten im Rahmen der jährlichen Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden. Dies gilt selbst dann, wenn sich die BetrKV in Zukunft ändern sollte – der Vertrag bleibt aktuell, ohne dass eine Anpassung nötig ist.

Hinweis: Unter den in § 2 BetrKV aufgeführten Positionen finden sich an letzter Stelle auch „sonstige Betriebskosten“ (Nr. 17). Darunter fallen seltene oder objekt-spezifische Betriebskosten, die nicht eindeutig in die Kategorien 1–16 passen. Sonstige Betriebskosten führen häufig zu Streit, daher dürfen sie nur umgelegt werden, wenn konkret im Mietvertrag einzeln benannt und vereinbart. Außerdem müssen sie bestimmten Kriterien genügen (objektbezogen, laufend, betrieblich veranlasst, dem Gebrauch der Mietsache dienend), damit ihre Umlage rechtens ist. Im Zweifel sollte der Vermieter solche Posten explizit definieren (z.B. Wartung der Feuerlöscher oder Dachrinnenreinigung als umlagefähige sonstige Kosten).

Durch die strikte Orientierung am Katalog der BetrKV wird gewährleistet, dass die Nebenkostenabrechnung transparant und rechtssicher ist. Mieter und Vermieter wissen genau, welche Kosten umgelegt werden dürfen, was beiden Seiten zukünftige Konflikte erspart. Insgesamt sollte also der Mietvertrag alle vereinbarten Nebenkostenarten in Anlehnung an die BetrKV aufführen bzw. diese Verordnung als Anlage einschließen, um den formalen Anforderungen zu genügen und eine vollständige Umlage aller zulässigen Betriebskosten zu ermöglichen.

Für Mietflächen in industriell oder gewerblich genutzten Gebäuden (FM-Flächen im industriellen Kontext) spielen oft die Ausbauqualität und technische Ausstattung der Mietsache eine große Rolle. Hier können Standards der Arbeitsgemeinschaft Industriebau e.V. (AGI) relevant sein. Die AGI ist ein Zusammenschluss der Bau- und Liegenschaftsabteilungen großer Wirtschaftsunternehmen sowie von Fachplanern, Herstellern und Hochschulen im Bereich Industrie- und Gewerbebau. Ziel der AGI und ihrer Mitglieder ist es unter anderem, kostenbewusstes, modulares Bauen zu fördern, einen Wissenstransfer über nachhaltige Bauweisen und intelligente Bausysteme sicherzustellen und insgesamt die Qualität und Wirtschaftlichkeit im Industriebau zu steigern.

Im Rahmen dessen veröffentlicht die AGI sogenannte AGI-Arbeitsblätter, die als Praxisstandards für Planung, Bau und Ausbau industrieller Gebäude dienen. Diese Richtlinien decken vielfältige technische und organisatorische Aspekte ab – von Konstruktion und Brandschutz über Gebäudetechnik bis hin zum Innenausbau (Ausbauten). Für Mietverträge bedeutet dies: Wenn ein Mieter eigene Ausbauten oder Umbauten in der Fläche vornehmen darf (z.B. Einbauten, Hallenerweiterungen, technische Anlagen), kann im Vertrag festgelegt werden, dass diese Maßnahmen AGI-Standards entsprechen müssen. Durch eine solche Klausel wird sichergestellt, dass etwaige Ausbauten fachgerecht, modular und nachhaltig erfolgen, wie es die Industriebaurichtlinien vorsehen.

Ein praktisches Beispiel ist die Ausführung von Mieterausbauten nach einem bestimmten Qualitätsstandard: Die AGI-Arbeitsblätter der Reihe Q definieren beispielsweise Qualitätsstufen für Bauteile und Ausstattungen (etwa Bodenbeläge, Beleuchtung, Klimatisierung) im Industriebau. Werden diese im Vertrag referenziert, erhält der Mieter klare Vorgaben, welche Beschaffenheit die von ihm eingebrachten Einrichtungen haben müssen. Ebenso könnten in einem FM-Mietvertrag für Produktionsflächen bestimmte Lastannahmen, Industrieboden-Standards oder Brandschutzanforderungen gemäß AGI-Dokumenten festgelegt sein, um den ordnungsgemäßen Betrieb sicherzustellen. Zwar sind AGI-Standards keine gesetzlichen Normen, doch sie genießen in der Fachwelt Anerkennung und reflektieren den Stand der Technik im Industriebau. Ihre Berücksichtigung im Mietvertrag stellt somit eine qualitativ hochwertige und zukunftssichere Nutzung der Flächen sicher.

(Hinweis: Die Anwendung von AGI-Standards ist insbesondere dort sinnvoll, wo es um technisch anspruchsvolle oder branchenspezifische Ausbauten geht – zum Beispiel Reinräume, Produktionsstätten, Logistikhallen etc. In rein büromäßig genutzten FM-Flächen spielen AGI-Richtlinien oft eine geringere Rolle, dort greifen eher allgemeine Ausbaustandards.)

Sofern es sich bei den betroffenen FM-Flächen um öffentlich geförderte oder von der öffentlichen Hand angemietete Gebäude handelt, treten zusätzliche Regularien in den Vordergrund. In solchen Fällen wird häufig die VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) in Bau- und Ausstattungsfragen relevant. Die VOB – insbesondere Teil B und Teil C – enthält standardisierte Vertragsbedingungen und technische Anforderungen für Bauleistungen. Für Bauverträge der öffentlichen Hand ist die Anwendung der VOB verpflichtend vorgeschrieben. Das bedeutet: Wurden Bau- oder Ausbauarbeiten im Rahmen eines öffentlich geförderten Projekts durchgeführt, mussten sie gemäß VOB vergeben und ausgeführt werden. Dies spiegelt sich mitunter auch im Mietvertrag wider, etwa durch Verweise auf VOB-Bedingungen bei Umbauten oder Instandhaltungen während der Mietzeit.

Im konkreten Kontext ist vor allem die VOB Teil C von Interesse, welche die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen (ATV) für Bauleistungen enthält. Diese technischen Normen – als DIN-Normen veröffentlicht – spezifizieren die Ausführungsstandards für praktisch alle Gewerke am Bau. So existiert z.B. die ATV DIN 18299 als allgemeine Grundnorm für Bauarbeiten jeder Art, daneben zahlreiche weitere ATV-Normen für Betonarbeiten, Elektroinstallationen, Lüftungstechnik, Bodenbeläge usw., die jeweils detaillierte Vorgaben zur fachgerechten Ausführung und Abrechnung dieser Leistungen machen. Wenn also im Mietobjekt (dem Gebäude) öffentliche Fördermittel stecken oder es sich um ein Projekt der öffentlichen Hand handelt, kann davon ausgegangen werden, dass alle baulichen Maßnahmen nach VOB/C-Standards erfolgt sind. Der Mietvertrag könnte in solchen Fällen Klauseln enthalten, die sicherstellen, dass auch während der Mietdauer durchgeführte bauliche Änderungen den VOB/C-Normen genügen.

Für einen rein privatwirtschaftlichen Mietvertrag ohne öffentlichen Bezug ist die VOB/C weniger relevant – hier gelten primär die Regelungen des BGB und individuell ausgehandelte Vertragsklauseln. Die VOB darf im privaten Bereich zwar freiwillig vereinbart werden, ist aber nur bindend, wenn sie ausdrücklich als Vertragsbestandteil einbezogen wird. In der Praxis wird dies bei normalen Mietverträgen selten gemacht, da Mietverträge keine klassischen Bauverträge sind. Nichtsdestotrotz ist es hilfreich zu wissen, dass bei öffentlich geförderten Bauten ein hoher technischer Standard gemäß VOB/C vorausgesetzt werden kann. Dies kann z.B. Auswirkungen auf Gewährleistungsfristen für eingebaute Anlagen oder die Beschaffenheit von auszubauenden Einrichtungen haben, die im Mietvertrag bedacht werden sollten.

(Zusammengefasst: Öffentliche Förderung zieht in der Bauphase VOB-Regularien nach sich. Im Mietvertrag für solche Flächen sollte geprüft werden, ob Referenzen auf VOB/C sinnvoll sind, etwa um die Qualität von späteren Änderungen oder Wartungen an die etablierten technischen Standards zu knüpfen.)

Abschließend ist der Aufbau und die Struktur des Mietvertrags selbst von Bedeutung – insbesondere bei FM-Flächen, wo oft zusätzliche Dienstleistungen und betriebliche Verantwortlichkeiten zwischen den Parteien geregelt werden. Die ISO 41012 (DIN EN ISO 41012:2018) ist eine internationale Norm im Facility Management, die Leitlinien für die strategische Beschaffung und die Entwicklung von Vereinbarungen bietet. Obwohl sie keinen rechtlich bindenden Charakter für Mietverträge hat, gibt sie wertvolle empfehlende Hinweise, wie Verträge mit Nutzern oder Dienstleistern klar zu strukturieren sind.

ISO 41012 behandelt unter anderem verschiedene Arten von FM-Verträgen sowie die empfohlene Entwicklung, Struktur und den Inhalt solcher Vereinbarungen. Dazu zählt z.B. die klare Definition von Begriffen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Vertrag, die transparente Beschreibung der Leistungsinhalte (etwa welche Facility-Services der Vermieter oder Betreiber erbringt und was der Mieter selbst übernimmt) und die Festlegung von Leistungsindikatoren oder Berichtspflichten. Insgesamt zielt der Standard darauf ab, durch gut strukturierte Verträge Mehrwert zu schaffen – etwa indem Missverständnisse vermieden, Leistungsbereiche eindeutig abgegrenzt und somit Kosten optimiert werden. Ein klar gegliederter Mietvertrag nach den Prinzipien der ISO 41012 erleichtert sowohl das tägliche Facility Management als auch die langfristige Zusammenarbeit zwischen Eigentümer (bzw. FM-Dienstleister) und Nutzer der Flächen.

Für den konkreten Mietvertrag über FM-Flächen bedeutet dies: Es ist ratsam, den Vertrag systematisch aufzubauen (z.B. in Abschnitte zu Flächen, Leistungen, Kosten, Pflichten, Laufzeiten etc.), Begriffe konsequent zu verwenden und alle Vereinbarungen schriftlich, verständlich und umfassend festzuhalten. Die ISO 41012 liefert hierfür einen Orientierungsrahmen. Indirekt stellt sie sicher, dass der Vertrag vollständig ist (alle wesentlichen Punkte enthält), verständlich für beide Seiten formuliert ist und effiziente Prozesse im Gebäudebetrieb unterstützt. Dies deckt sich mit dem Prinzip, Verträge mit Nutzern klar und strukturiert zu gestalten, wie es in modernen FM-Standards empfohlen wird. Zwar ersetzt ISO 41012 keinesfalls juristischen Rat, aber ihre Anwendungshilfen tragen zu einem Best Practice-Aufbau bei, der auch im akademischen und praktischen Diskurs als vorbildlich gilt.