Ausstattungsbeschreibung (Baubeschreibung) als Vertragsanhang
Eine Ausstattungsbeschreibung (oftmals auch Baubeschreibung genannt) ist bei neu ausgebauten oder renovierten Mietflächen ein wichtiger Anhang zum Mietvertrag. Darin wird der Ausbau-Standard der Mietsache detailliert festgehalten – also welche Baumaterialien und welche technische Ausstattung die Mietsache aufweist (beispielsweise ob eine Klimaanlage vorhanden ist oder nicht). Durch diese präzise Dokumentation wissen sowohl der Mieter als auch das Facility Management genau, was zur Mietsache gehört und welchen Zustand bzw. welche Ausstattung der Vermieter schuldet. Eine genaue Beschreibung der Mietsache im Vertrag ist aus fachlicher Sicht sehr zu empfehlen, um spätere Streitigkeiten oder Unklarheiten zu vermeiden, insbesondere bei Gewerbeobjekten. Die Ausstattungsbeschreibung wird ausdrücklich zum Bestandteil des Mietvertrags gemacht, wodurch sie rechtlich bindend ist – der Vermieter muss die beschriebene Ausstattung bereitstellen, und der Mieter erhält Gewissheit über den vereinbarten Ausbaustandard.
Die Ausstattungsbeschreibung als Anhang zum Mietvertrag stellt sicher, dass der vereinbarte Ausbaustandard der Mietsache lückenlos dokumentiert ist. Sie beschreibt punktgenau alle Merkmale der Mietsache von der baulichen Ausführung bis zur technischen Ausstattung. Im Ergebnis profitieren alle Beteiligten: Mieter erhalten Transparenz über die Beschaffenheit der angemieteten Räume, Vermieter sichern sich ab, indem der geschuldete Zustand klar definiert ist, und das Facility Management kann auf Basis der Angaben effizient arbeiten. Gerade bei neu ausgebauten Flächen – wo oft erhebliche Investitionen in Ausbau und Technik getätigt wurden – ist dieser Anhang unerlässlich, um den vertraglich geschuldeten Zustand festzuhalten. Die Ausstattungsbeschreibung sorgt für klare Verhältnisse darüber, “was zur Mietsache gehört”, und bildet somit eine wichtige Grundlage für ein reibungsloses Mietverhältnis.
Baulicher Ausbau und Materialien: Beschreibung der baulichen Gestaltung der Mietfläche. Dies umfasst z.B. Grundriss und Raumaufteilung sowie die verwendeten Baumaterialien in den einzelnen Bereichen. Beispielsweise wird festgehalten, welche Bodenbeläge vorhanden sind (Teppich, Parkett, Vinyl etc.), welche Wandoberflächen (Putz, Anstrich, Fliesen) und Decken (etwa abgehängte Decke mit Akustikplatten) verbaut wurden. Auch besondere konstruktive Merkmale – etwa eingezogene Trennwände oder abgehängte Decken – werden hier dokumentiert. Ziel ist, den Qualitäts- und Ausbaustandard des Mietobjekts transparent zu machen.
Technische Gebäudeausstattung: Ausführliche Auflistung aller technischen Anlagen und Einrichtungen, die Teil der Mietsache sind.
Heizungs- und Klimatechnik: Art der Beheizung (z.B. Fernwärme, Gaszentralheizung) und Angaben zur Lüftungs- bzw. Klimaanlage. Es wird ausdrücklich festgehalten, ob eine Klimaanlage vorhanden ist oder nicht, und falls ja, welche Bereiche klimatisiert sind. Diese Angabe ist wichtig, da eine vorhandene Klimatisierung den Nutzwert der Fläche erhöht und ihre Wartung typischerweise vom Facility Management übernommen wird.
Elektrische Installation und Beleuchtung: Ausstattung mit Elektro- und Datenanschlüssen. Anzahl und Platzierung der Steckdosen, vorhandenene EDV-Verkabelung (Netzwerkdosen, Serverraumanschlüsse) sowie die Beleuchtungskörper (z.B. integrierte Deckenbeleuchtung, Notbeleuchtung) werden beschrieben. So wissen Mieter und FM, welche Installationen ohne weitere Nachrüstung genutzt werden können.
Sanitär- und Kücheninstallationen: Beschreibung der sanitären Einrichtungen (Anzahl und Ausstattung von Toiletten, Waschräumen) und ggf. Teeküchen oder Pantry-Küchen. Es wird z.B. angegeben, ob Einbauküchen oder Sanitärgegenstände gestellt werden und in welcher Qualität. Diese Punkte sind für beide Vertragsparteien wesentlich, da z.B. eingebaute Küchenzeilen oder Sanitärobjekte fest zur Mietsache gehören und vom Vermieter bereitgestellt werden.
Aufzug und Fördertechnik: Falls zum Mietobjekt ein Personen- oder Lastenaufzug gehört (etwa bei Büroetagen), wird dessen Vorhandensein und Zugänglichkeit beschrieben. Sollte ein Aufzug nicht Teil der Mietsache sein oder dem Mieter nicht zur Verfügung stehen, wird auch dies klar vermerkt. Ebenso werden andere Förderanlagen (z.B. Rolltreppen in Einkaufsflächen) hier aufgeführt.
Brandschutz- und Sicherheitstechnik: Auflistung vorhandener Brandmeldeanlagen, Sprinkleranlagen, Feuerlöscher, Sicherheitsbeleuchtung, Alarmanlagen etc., soweit diese zur vermieteten Fläche gehören. Damit ist klar, welche sicherheitstechnische Grundausstattung der Vermieter bereitstellt und was ggf. vom Mieter zusätzlich zu installieren wäre.
Sonstige Ausstattungsmerkmale
Alle weiteren zur Mietsache gehörenden Ausstattungen werden dokumentiert. Dazu zählen z.B. Sonnenschutzvorrichtungen (Markisen, Jalousien) an Fenstern, die vom Vermieter installiert wurden, oder fest eingebaute Möbel und Vorrichtungen (etwa Einbauschränke, Regalsysteme), soweit sie Bestandteil der Vermietung sind. Ebenfalls aufgeführt werden können Zubehörflächen und Einrichtungen außerhalb der Mieträume, die mitvermietet werden – etwa Stellplätze, Keller- oder Lagerräume – soweit diese in direktem Zusammenhang mit der Ausstattung der Hauptfläche stehen. Wichtig ist, dass alles, was der Vermieter dem Mieter zur ständigen Nutzung überlässt und wofür keine separate Vergütung vereinbart ist, als Ausstattungsbestandteil gilt. Dadurch wird eindeutig festgelegt, welche Gegenstände und Installationen vom Mietzins abgedeckt sind.
Qualitäts- und Ausführungsstandards
Die Ausstattungsbeschreibung enthält oft auch qualitative Angaben, z.B. Marken, Modelltypen oder Normen, nach denen gebaut wurde. Beispielsweise könnte vermerkt sein, dass die Fenster dreifach verglast und nach einer bestimmten DIN-Norm schallisoliert sind, oder dass der Bodenbelag eine bestimmte Abriebklasse aufweist. Solche Angaben stellen sicher, dass der Mieter den erwarteten Standard erhält und dienen dem Facility Management zugleich als Referenz für Wartung und ggf. Ersatzbeschaffungen. Fotos oder Pläne können ergänzend beigefügt sein, um den Zustand visuell zu dokumentieren.
Vorteile für Mieter und Facility Management
Klarheit und Rechtssicherheit: Alle Ausstattungsmerkmale sind schwarz auf weiß festgehalten. Damit besteht Einigkeit darüber, in welchem Zustand und mit welchen Einrichtungen die Mietsache übergeben wird. Unstimmigkeiten werden vermieden, da nichts der vagen mündlichen Absprache überlassen bleibt. Sollte es doch zu Diskussionen kommen, kann auf den Anhang verwiesen werden, der Bestandteil des Vertrages ist und somit verbindlich die Pflichten des Vermieters beschreibt. Dies erhöht die Rechtssicherheit, zumal bei Gewerbemietverträgen die exakte Bezeichnung des Mietgegenstands und seines Zubehörs für die Wirksamkeit des Vertrags entscheidend sein kann.
Planungsgrundlage für Facility Management (FM): Das Facility-Management-Team erhält eine vollständige Liste aller technischen Anlagen und Ausstattungen, die im Mietbereich vorhanden sind. Dies ist essenziell, um Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen zu planen. Beispielsweise weiß das FM sofort, ob klimatechnische Anlagen vorhanden sind und gewartet werden müssen, welche Aufzüge zu betreuen sind, oder welche Beleuchtungssysteme Lampenwechsel erfordern. Ohne eine solche Beschreibung müsste das FM den Ausstattungsumfang erst aufwendig selbst erheben; mit ihr liegen alle Informationen von Anfang an vor. Außerdem kann das FM anhand der dokumentierten Materialien (z.B. Bodenbelag, Wandfarbe) geeignete Reinigungs- und Pflegekonzepte entwickeln, um die Immobilie sachgerecht zu bewirtschaften.
Grundlage für Wert und Miete: Für den Mieter spiegelt der dokumentierte Ausbaustandard auch den Gegenwert der Miete wider. Je hochwertiger und umfangreicher die Ausstattung, desto eher rechtfertigt sich eine höhere Miete. Umgekehrt kann der Mieter prüfen, ob die tatsächliche Ausstattung den vertraglich festgehaltenen Zusagen entspricht, und bei Abweichungen ggf. Mängelrügen erheben. Für Eigentümer und eventuelle Investoren ist die Ausstattungsbeschreibung ebenfalls relevant: Sie gibt detailliert Auskunft über den Immobilienwert und mögliche Folgekosten. In einem späteren Verkauf der Immobilie wüsste ein Käufer z.B. genau, welche technischen Anlagen im Gebäude vom Vermieter gestellt wurden – Informationen, die ohne Dokumentation schwer nachvollziehbar wären.
