Vertragsanlage: Arbeitsschutz und Sicherheitskoordination in FM-Mietverhältnissen

Dem Vermieter (bzw. von ihm Beauftragten) steht das Recht zu, den Mietbereich nach vorheriger angemessener Ankündigung und während der üblichen Geschäftszeiten zu betreten, um die Einhaltung der in dieser Anlage sowie der gesetzlichen Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorschriften zu überprüfen oder um erforderliche Wartungs-, Prüf- oder Instandhaltungsmaßnahmen an der Bausubstanz und gebäudetechnischen Anlagen durchzuführen.

In dringenden Gefahrenfällen oder zur Schadenabwehr ist ein Zutritt auch ohne vorherige Ankündigung und außerhalb der Geschäftszeiten zulässig. Der Mieter darf den Zutritt in den vorgenannten Fällen nicht verweigern und hat im erforderlichen Umfang Unterstützung zu leisten.

Der Vermieter ist ferner berechtigt, vom Mieter Nachweise über dessen Arbeitsschutzmaßnahmen und den Zustand sicherheitsrelevanter Einrichtungen im Mietbereich zu verlangen. Insbesondere kann der Vermieter Prüfprotokolle, Wartungsnachweise oder Schulungsnachweise anfordern, soweit dies zur Überprüfung der Vertragspflichten oder zur Sicherstellung des sicheren Betriebs erforderlich ist. Festgestellte Mängel oder Verstöße hat der Mieter unverzüglich zu beheben.

Die vom Vermieter für das Gebäude erlassene Hausordnung einschließlich aller brandschutzbezogenen Bestimmungen ist für den Mieter und seine Beschäftigten verbindlich. Der Mieter bestätigt, eine Ausfertigung der Hausordnung (einschließlich ggf. vorhandener Brandschutzordnung nach DIN 14096 Teil A, B, C) erhalten zu haben. Er wird seine Mitarbeiter und sonstige Personen, die sich auf seine Veranlassung im Mietbereich aufhalten, über die Inhalte der Hausordnung und die einzuhaltenden Sicherheitsregeln unterrichten.

• Freihalten von Flucht- und Rettungswegen: Alle Gänge, Flure, Türen, Treppenhäuser und Ausgänge, die als Rettungswege dienen, sind jederzeit frei von Hindernissen zu halten. Notausgänge und Brandschutztüren dürfen nicht blockiert oder unzulässig offen gehalten werden. Auch die vom Vermieter gekennzeichneten Feuerwehrzufahrten und Aufstellflächen für Einsatzkräfte sind vom Mieter nicht zu versperren.

• Umgang mit Feuer und Rauchverbot: Im Gebäude sowie im Mietbereich gelten die festgelegten Regelungen zum Umgang mit offenem Feuer und Rauchverboten. Das Entzünden von Feuer oder das Rauchen ist nur in ausdrücklich dafür freigegebenen Bereichen gestattet. Der Mieter hat die Einhaltung eventueller Rauchverbote durch seine Beschäftigten und Besucher sicherzustellen.

• Brandschutzordnung und Meldewege: Die vom Vermieter vorgegebene Brandschutzordnung sowie die Verhaltensregeln im Brandfall (Alarmierung der Feuerwehr, Betätigung von Handfeuermeldern, Nutzung der Feuerlöscher, Evakuierung) sind vom Mieter umzusetzen. Er hat insoweit seine Mitarbeiter über die Meldewege bei einem Brand oder Unfall und über die Standorte von Brandmeldeeinrichtungen und Löschmitteln zu informieren.

Sofern der Mieter selbst Einrichtungen oder Anlagen betreibt, die besondere brandschutzrechtliche Auflagen erfordern (z. B. Lagerung von Gefahrstoffen, Nutzung offener Flammen, besondere technische Anlagen), hat er dies dem Vermieter vor Inbetriebnahme schriftlich anzuzeigen und alle behördlich vorgeschriebenen Genehmigungen vorzulegen. Der Mieter trägt dafür Sorge, dass alle derartigen Anlagen den bauordnungsrechtlichen und brandschutztechnischen Anforderungen entsprechen.

Werden im Gebäude Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber tätig (Mehrmieterbetrieb), sind gemäß § 8 ArbSchG alle Arbeitgeber verpflichtet, bei der Arbeitssicherheit zusammenzuarbeiten. In einem Objekt mit mehreren Mietern übernimmt der Vermieter die übergeordnete Koordinierung der Sicherheits- und Notfallmaßnahmen, um ein einheitliches Sicherheitsniveau sicherzustellen.

• Abstimmung von Maßnahmen: Der Mieter hat geplante Arbeiten oder betriebliche Vorgänge, die Auswirkungen auf die Sicherheit im Gebäude haben können, rechtzeitig mit dem Vermieter abzustimmen. Dies gilt insbesondere für Bau- oder Installationsarbeiten im Mietbereich, den Einsatz externer Dienstleister, das Einbringen größerer Maschinen oder Anlagen sowie für Tätigkeiten mit erhöhter Gefährdung (z. B. Schweißen, Arbeiten mit offenem Feuer, Umgang mit Gefahrstoffen).

• Vermeidung gegenseitiger Gefährdungen: Der Mieter ergreift geeignete Vorkehrungen, damit von seinem Betrieb keine Gefahren für die Beschäftigten anderer Mieter oder für vom Vermieter beauftragtes Personal (z. B. Wartungs- und Reinigungskräfte) ausgehen. Er weist eigene externe Auftragnehmer an, die im Gebäude tätig werden, auf die geltenden Sicherheits- und Verhaltensregeln hin und koordiniert deren Tätigkeiten mit dem Vermieter.

• Benennung verantwortlicher Ansprechpartner: Der Mieter benennt dem Vermieter einen verantwortlichen Ansprechpartner (z. B. Sicherheitsbeauftragten oder Objektverantwortlichen), der für Fragen des Arbeitsschutzes und der Sicherheit als Koordinator auf Mieterseite dient. Dieser steht in Kontakt mit dem Sicherheitsverantwortlichen des Vermieters, um Informationen auszutauschen und gemeinsame Sicherheitsmaßnahmen abzustimmen.

Der Vermieter ist berechtigt, für das Gebäude einen übergreifenden Sicherheits- bzw. Notfallkoordinator zu benennen, der die Zusammenarbeit der einzelnen Mietparteien lenkt. Dessen angemessene Weisungen zur Gefahrenabwehr und zur Einhaltung einheitlicher Sicherheitsstandards sind vom Mieter zu befolgen.

Zur Aufrechterhaltung eines hohen Sicherheitsniveaus und zur Vorbereitung auf eventuelle Notfälle führen Vermieter und Mieter regelmäßig gemeinsame Evakuierungsübungen und andere Notfalltrainings durch. Der Vermieter ist berechtigt, mindestens einmal jährlich eine Evakuierungsübung für das Gebäude anzusetzen. Er wird den Mieter über Termin, Ablauf und Umfang einer solchen Übung rechtzeitig im Voraus informieren.

Der Mieter ist verpflichtet, an diesen Übungen mitzuwirken und die Teilnahme seiner Beschäftigten zu ermöglichen. Während der Evakuierungsübung haben sich alle anwesenden Personen an die vorgegebenen Evakuierungsanweisungen zu halten und sich unverzüglich zu den vorgesehenen Sammelstellen zu begeben.

Neben gemeinschaftlichen Übungen hat der Mieter auch unternehmensinterne Notfalltrainings durchzuführen. Dies umfasst z. B. die Unterweisung der Mitarbeiter im Umgang mit Feuerlöschern, Erste-Hilfe-Maßnahmen und das Einüben von Alarmierungswegen und Verhalten im Brand- oder Unfallfall. Neue Mitarbeiter sind im Rahmen der Einarbeitung unverzüglich über die Notfall- und Evakuierungsverfahren zu informieren. Der Mieter dokumentiert die Durchführung solcher Unterweisungen und Übungen.

Sollten bei Evakuierungsübungen oder realen Notfällen Mängel im Ablauf oder in den Einrichtungen (z. B. defekte Alarmeinrichtungen, unklare Fluchtwegsituationen) festgestellt werden, werden Vermieter und Mieter gemeinsam entsprechende Verbesserungsmaßnahmen beraten und umsetzen.

Als Bestandteil dieser Vertragsanlage wird den Parteien ein Sicherheitskonzept für das Objekt zur Verfügung gestellt (siehe separate Anlage "Sicherheitskonzept").

• Prüf- und Wartungsplan: Ein Prüfkalender, der alle regelmäßigen Prüfungen, Wartungen und sicherheitstechnischen Kontrollen im Gebäude und im Mietbereich aufführt (z. B. Prüfintervalle für Feuerlöscher, Sprinkleranlagen, Brandmeldeanlagen, Notbeleuchtung, Aufzüge, elektrische Anlagen). Der Prüfplan weist jeweils die zuständige Partei (Vermieter oder Mieter bzw. ein beauftragter Dienstleister) und die Fristen für die Durchführung aus. Der Mieter ist verpflichtet, die ihm zugewiesenen Prüf- und Wartungsaufgaben fristgerecht zu erfüllen und dem Vermieter die Durchführung zu bestätigen.

• Zuständigkeiten und Ansprechpartner: Eine Übersicht der Zuständigkeiten, welche Sicherheitsaufgaben vom Vermieter und welche vom Mieter zu erfüllen sind. Insbesondere werden Verantwortliche benannt für Bereiche wie Arbeitsmedizin und Erste Hilfe, Brandschutzbeauftragte, Evakuierungshelfer, Koordinatoren für Arbeitssicherheit sowie Ansprechpartner für Behörden. Der Mieter stellt sicher, dass für seinen Verantwortungsbereich alle erforderlichen Beauftragten bestellt sind (z. B. Brandschutz- und Ersthelfer gemäß DGUV-Vorschrift) und teilt dem Vermieter deren Kontaktdaten mit.

• Evakuierungs- und Notfallplan: Einen Evakuierungsplan des Gebäudes bzw. des Mietbereichs mit Kennzeichnung aller Flucht- und Rettungswege, Notausgänge, Standorte von Feuerlöschern, Alarmierungseinrichtungen und Erste-Hilfe-Stationen. Darin enthalten sind auch Verhaltensanweisungen für verschiedene Notfallszenarien (Brand, Unfall, Bombendrohung etc.) und die festgelegten Sammelplätze außerhalb des Gebäudes. Der Mieter integriert diesen Evakuierungs- und Notfallplan in seine betriebliche Organisation und macht ihn allen Beschäftigten durch Aushang und Unterweisung bekannt.

Der Mieter bestätigt den Erhalt des Sicherheitskonzepts und erklärt sich mit dessen Inhalten einverstanden. Das Sicherheitskonzept kann vom Vermieter bei Bedarf – etwa aufgrund geänderter Rechtsvorschriften oder organisatorischer Erfordernisse – angepasst werden. Wesentliche Änderungen werden dem Mieter rechtzeitig schriftlich mitgeteilt. Beide Parteien arbeiten darauf hin, das Sicherheitskonzept kontinuierlich fortzuentwickeln und den aktuellen Gegebenheiten anzupassen.