Gewerbemietverträge

In der FM-Praxis haben sich verschiedene Vertragsmodelle herausgebildet, um die Bewirtschaftung großer Gewerbeimmobilien effizient zu regeln. International sind Begriffe wie Single Net, Double Net und Triple Net verbreitet, welche auch in Deutschland verwendet werden, insbesondere bei großflächigen Gewerbeobjekten.

• Single-Net-Vertrag: Der Mieter trägt neben der Grundmiete lediglich die umlagefähigen Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (ähnlich dem Standardfall im Wohnraummietrecht).

• Double-Net-Vertrag: Zusätzlich zu den Betriebskosten übernimmt der Mieter auch Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten für das Objekt – typischerweise mit der Ausnahme „Dach und Fach”, d.h. der Vermieter bleibt für die Instandhaltung von Dach, Fundamenten und tragenden Gebäudeteilen verantwortlich.

• Triple-Net-Vertrag: Der Mieter/Pächter übernimmt nahezu alle dem Vermieter obliegenden Kosten und Pflichten, einschließlich der Instandhaltung von Dach und Fach. Praktisch bedeutet dies, dass der Mieter für Reparaturen am Dach, den Außenwänden, tragenden Strukturen etc. genauso einstehen muss wie für die restliche Objektinstandhaltung. Dieses Modell ist insbesondere bei großen Gewerbeobjekten – etwa Einkaufszentren, Hotels, Fachmarktzentren, Fitnessstudios oder Industrieanlagen – etabliert und bewährt. Für Vermieter hat es den Reiz, dass sämtliche Bewirtschaftungskosten vom Mieter getragen werden und somit die Nettorendite der Immobilie planbar hoch bleibt. Triple-Net-Verträge werden oft im Rahmen von Sale-and-Lease-Back Transaktionen oder mit sehr bonitätsstarken Mietern (z.B. Filialisten) vereinbart.

Allerdings zeigen genau diese Modelle auch die Herausforderungen in der Vertragsgestaltung. Die Übertragung umfangreicher Pflichten birgt Risiken, wenn sie nicht klar und konsistent geregelt wird. Es kann zu Schnittstellenproblemen kommen, wenn Mietvertrag, FM-Dienstleistungsvertrag und sonstige Vereinbarungen nicht aufeinander abgestimmt sind. In der Vergangenheit wurden FM-Verträge und Mietverträge oft getrennt und unabhängig voneinander verhandelt – etwa Mietrechtsexperten gestalten den Gewerbemietvertrag, während zu einem späteren Zeitpunkt Dienstleistungsverträge mit FM-Firmen abgeschlossen werden. Dies führt leicht zu Doppelregelungen oder Lücken: So findet man in vielen Gewerbemietverträgen formularmäßig die Übertragung der Instandhaltung und Verkehrssicherung (z.B. Winterdienst) auf den Mieter, während parallel ein externer FM-Dienstleister mit genau diesen Leistungen beauftragt wird. Die Folgen sind Unsicherheit, welcher Vertrag Vorrang hat, wer haftet und wer welche Kosten tragen soll. Ein Beispiel: Wird ein Winterdienst-Unternehmen vom Vermieter (bzw. dessen FM-Dienstleister) beauftragt und die Kosten über die Nebenkosten abgerechnet, gleichzeitig aber im Mietvertrag „üblich” dem Mieter die Räum- und Streupflicht auferlegt, entsteht ein Widerspruch. Die Rechtsprechung wertet eine solche Konstellation als unklar und intransparent (§ 305c Abs. 2 BGB), was die Unwirksamkeit der entsprechenden Klausel im Mietvertrag zur Folge hat.

In der Technik und Normung existieren klare Definitionen: So unterteilt etwa die DIN 31051 Instandhaltung in die Elemente Wartung, Inspektion und Instandsetzung (sowie Verbesserung). In FM-Dienstleistungsverträgen wird häufig genau diese Terminologie übernommen, wobei vertraglich meist nur Wartung, Inspektion und Instandsetzung geschuldet sind – nicht aber Verbesserungen oder vollständige Erneuerungen von Anlagen. Demgegenüber nutzt die Rechtsprechung im Mietrecht den Begriff Instandhaltung oftmals anders: Der BGH versteht darunter v.a. Maßnahmen zur Erhaltung des vertragsgemäßen Gebrauchs durch Beseitigung der durch Abnutzung, Alterung und Witterung entstehenden Mängel, während er Instandsetzung als Reparatur- und Wiederbeschaffungskosten definiert. Diese Begriffsdifferenzen führen dazu, dass eine im Mietvertrag auf den Mieter übertragene „Instandhaltungspflicht” nach BGH-Rechtsprechung nur einen Teil der technischen Instandhaltungsaufgaben abdeckt – nämlich laufende Erhaltungsreparaturen – während größere Instandsetzungen weiterhin beim Vermieter verbleiben. Viele Vertragsparteien sind sich dessen nicht bewusst. Überträgt der Vermieter also „mantraartig” per Formularmietvertrag die Instandhaltung auf den Mieter, so bedeutet dies nach BGH-Auffassung eben keine vollständige Befreiung des Vermieters von allen Instandsetzungslasten. Kommt noch hinzu, dass im selben Vertrag eine umfassende Betriebskostenumlage vereinbart wurde, die ebenfalls Instandhaltungskosten enthält, sind Widersprüche vorprogrammiert. Im schlimmsten Fall entstehen Lücken in der Zuständigkeitsverteilung, und bestimmte Pflichten verbleiben unwissentlich beim Eigentümer, der dann weiterhin – überraschend – dafür verantwortlich und zahlungspflichtig bleibt.

Die Lösung in der Branche besteht darin, Mietverträge und FM-Verträge eng aufeinander abzustimmen. Bereits bei der Konzeption eines FM-Konzepts für eine Liegenschaft sollten bestehende Miet- oder Pachtverträge geprüft und ggf. angepasst werden. Sind Änderungen nicht möglich (etwa bei laufenden Verträgen), kann ein Vertragszusatz oder Addendum erstellt werden, das die neuen FM-Vereinbarungen mit dem Hauptmietvertrag verzahnt.

• Vollübertragung an den FM-Dienstleister: In diesem Modell übernimmt ein externer FM-Dienstleister im Auftrag des Eigentümers alle relevanten technischen und infrastrukturellen Bewirtschaftungsaufgaben. Damit der Dienstleister effektiv handeln kann, befreit der Vermieter den Mieter im Mietvertrag von entsprechenden Eigenpflichten. Klauseln, die dem Mieter bislang Instandhaltung oder Verkehrssicherung auferlegten, werden gestrichen oder ausgesetzt. Gleichzeitig wird im Mietvertrag klargestellt, dass der Vermieter (bzw. dessen Erfüllungsgehilfe FM-Dienstleister) diese Aufgaben übernimmt – und die dadurch entstehenden Kostenarten in der Betriebskostenregelung auf die Mieter umgelegt werden. Der Mieter zahlt also wirtschaftlich für die FM-Leistungen, gewinnt jedoch Rechtssicherheit, dass ein Profi sich darum kümmert, und er reduziert seine eigene Haftungsmasse. Dieses Vorgehen ist auch für den Vermieter vorteilhaft, da die Verantwortung zentral beim beauftragten FM-Unternehmen liegt. In manchen Fällen wird anstelle einer verbrauchsabhängigen Nebenkostenumlage auch eine Inklusivmiete diskutiert, bei der sämtliche FM-Leistungen pauschal mit der Miete abgegolten werden – so etwas kann die Abrechnung vereinfachen, bedarf aber genauer Kalkulation.

• Teilübertragung / Mieter als Betreiber: In anderen Fällen verbleiben bestimmte Bereiche beim Mieter, insbesondere wenn Single-Tenant-Konstellationen vorliegen (ein Mieter nutzt das ganze Objekt allein) oder wenn die Parteien aus Kostengründen eine schlanke Lösung anstreben. Dann kann vereinbart werden, dass der Mieter selbst (ggf. via Subunternehmer) definierte FM-Aufgaben übernimmt, während der Vermieter andere Bereiche abdeckt. Hier ist es essenziell, Miet- und FM-Vertrag inhaltlich genau abzustimmen, sodass klar ist, wer für welchen Bereich zuständig ist und welche Leistungen ggf. vom Vermieter über Nebenkosten abgerechnet werden dürfen. Oft wird dem Mieter in so einem Modell nahegelegt, selbst einen FM-Dienstleister zu beauftragen oder den vom Vermieter vorgeschlagenen Dienstleister zu nutzen, damit ein professionelles Management gewährleistet ist – letztlich entsteht eine Art Kettenvertrag, bei dem der Mieter als Zwischeninstanz agiert. Wichtig ist, dass auch hier der Vermieter zumindest einen Überwachungs- und Notfallvorbehalt hat: Sollte der Mieter seinen FM-Pflichten nicht nachkommen, muss der Vermieter einschreiten dürfen (etwa durch Ersatzvornahme auf Kosten des Mieters), um Schäden abzuwenden.

Es ist die Branchenpraxis im gewerblichen FM-Vertragswesen geprägt von Flexibilität und Maßarbeit. Standardmietverträge „von der Stange” genügen bei großen Objekten oft nicht den komplexen Anforderungen. Stattdessen werden häufig individuelle Vertragszusätze (Side-Letters, Anhänge oder separate Service Level Agreements) entworfen, um alle FM-Aspekte abzudecken. Es gilt der Grundsatz: So konkret wie nötig, so flexibel wie möglich. Alle Beteiligten – Vermieter, Mieter und FM-Dienstleister – sollten genau wissen, welche Leistungen geschuldet sind, wer sie erbringt und bezahlt und was passiert, wenn Leistungen nicht ordnungsgemäß erbracht werden. Klare Leistungsbeschreibungen (z.B. in Form eines Leistungsverzeichnisses als Vertragsanlage) sind unerlässlich. Für komplexe technische Liegenschaften (insbesondere industrielle Anlagen) empfiehlt sich vor Vertragsabschluss sogar eine technische Due Diligence: Dabei wird der Anlagenzustand geprüft und ein Wartungs- und Prüfplan erstellt, sodass im Vertrag realistische Pflichten und Intervalle vereinbart werden können. All diese Maßnahmen der sorgfältigen Vertragsgestaltung minimieren das Risiko späterer Streitigkeiten, insbesondere gegen Ende der Vertragslaufzeit, wenn geklärt werden muss, ob der Mieter allen übernommenen Pflichten nachgekommen ist.

Bei der Entwicklung von Vertragszusätzen für Facility Management im Mietvertrag kommt es darauf an, alle relevanten Punkte umfassend und rechtskonform zu regeln. Solche Zusätze – oft als Anhang, Addendum oder Sonderbedingung bezeichnet – werden typischerweise dem Hauptmietvertrag beigefügt.

• Leistungsumfang und Definitionen: Zunächst muss klar beschrieben werden, welche FM-Leistungen abgedeckt sind. Dies umfasst technisches Gebäudemanagement (z.B. Wartung von Heizungs-, Klima-, Lüftungsanlagen, Aufzügen, elektrische Prüfungen), infrastrukturelles Gebäudemanagement (z.B. Reinigungsdienste, Winterdienst, Sicherheitsdienst, Gartenpflege) und ggf. kaufmännisches Gebäudemanagement (z.B. Mietflächenmanagement, Nebenkostenabrechnung). Eine saubere Begriffsbestimmung ist hier entscheidend. Es empfiehlt sich, anerkannte Standards zu verwenden – etwa die DIN EN 15221 bzw. ISO 41011, welche FM-Begriffe definieren. So wird z.B. der Begriff Facility Management im Europäischen Standard sehr breit gefasst (inkl. Planung, Betrieb, Umbau, Verwertung einer Immobilie). Daher sollte im Vertrag genauer eingegrenzt werden, welche Teilbereiche davon gemeint sind. Man kann beispielsweise definieren, dass „technisches Gebäudemanagement“ alle Wartungs-, Inspektions- und Instandsetzungsleistungen an Gebäudetechnik umfasst, während „infrastrukturelles Gebäudemanagement“ die Dienstleistungen wie Reinigung, Hausmeister, Grünanlagenpflege etc. beinhaltet. Wichtig ist, dass im Mietvertrag exakt die gleichen Begriffe verwendet werden, die dann auch in der Kostenumlage auftauchen. Eine Klausel sollte z.B. festhalten: „Der Mieter trägt die Kosten des infrastrukturellen und technischen Gebäudemanagements gemäß Leistungsbeschreibung X.“ Dadurch ist sichergestellt, dass in der Nebenkostenabrechnung keine überraschenden Posten wie ein pauschales „Facility Management“ auftauchen, die so gar nicht vereinbart wurden. Fehlt diese Präzision, riskieren Vermieter, dass Teile der abgerechneten Kosten vom Mieter mangels Vereinbarung zurückgewiesen werden (so war etwa eine Klausel, die Center-Management-Kosten ohne nähere Spezifikation umlegen wollte, vor Gericht unwirksam).
  Zudem sollten Leistungsstandards festgelegt werden. Häufig erfolgt dies über ein Leistungsverzeichnis oder einen Service Level Agreement (SLA)-Abschnitt. Darin wird definiert, in welcher Qualität und Häufigkeit Leistungen zu erbringen sind. Beispiel: „Die Büroflächen sind werktäglich (5x pro Woche) nach 18:00 Uhr zu reinigen, inklusive Entleerung der Abfallbehälter; Fensterreinigung vierteljährlich.“ oder „Die Wartung der Lüftungsanlage erfolgt 2x jährlich gemäß Herstellerempfehlung und VDI-Richtlinie XY.“ Solche konkreten Vorgaben eliminieren Unsicherheiten über die geschuldete Leistung und ermöglichen ein objektives Monitoring. Auch Bonus-Malus-Regelungen können Bestandteil des SLA sein, insbesondere bei leistungsbezogenen FM-Verträgen. Zu beachten ist dabei, dass solche Vertragsstrafen oder Boni im Einklang mit dem jeweiligen Vertragstyp (Dienst- vs. Werkvertrag) stehen und nicht die gesetzlichen Gewährleistungsrechte aushebeln. In einem Vertragszusatz zum Mietvertrag werden SLAs allerdings eher sparsam und deskriptiv eingesetzt, da das Mietverhältnis kein Werkvertrag ist; detaillierte Leistungsstörungen und deren Folgen regelt dann der Dienstleistungsvertrag mit dem FM-Unternehmen. Dennoch: Wenn der Mieter selbst Leistungen übernimmt, kann man auch hier z.B. festhalten, dass bestimmte Qualitätskriterien erfüllt sein müssen (z.B. Temperaturbereiche für die Klimaanlage, Reaktionszeiten bei Störungsmeldungen etc.), andernfalls hat der Vermieter ein Eingriffsrecht oder es greifen vereinbarte Sanktionen.

• Zuständigkeits- und Risikoabgrenzung: Ein Kernpunkt jedes FM-Vertragszusatzes ist die klare Verteilung von Pflichten, Zuständigkeiten und Haftungsrisiken zwischen Vermieter, Mieter und ggf. Dritt-Dienstleistern. Hier sollte tabellarisch oder in Textform festgehalten werden, wer für welche Anlage oder Aufgabe verantwortlich ist.

• Tragende Gebäudeteile, Dach, Fassade: Verantwortlich für Instandhaltung/Instandsetzung bleibt Vermieter (bzw. dessen FM-Dienstleister); Kosten über umlagefähige Betriebskosten (Position X) vom Mieter tragbar, jedoch nur bis zu einer bestimmten jährlichen Höchstgrenze (Kosten darüber trägt Vermieter).

• Technische Gebäudeausrüstung (Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär, Elektro): Laufende Wartung und Inspektion durch FM-Dienstleister im Auftrag des Vermieters; Kleinreparaturen bis Betrag X werden direkt vom FM-Dienstleister ausgeführt und als Betriebskosten umgelegt; größere Reparaturen oder Austausch nur in Abstimmung mit Vermieter und auf dessen Kosten (ggf. über Modernisierungsvereinbarungen regelbar).

• Mietereigene Installationen oder Maschinen: Verantwortlichkeit des Mieters, der diese selbst wartet und instand hält; Vermieter/FMdienstleister hat hier keine Pflicht, außer es betrifft Schnittstellen zum Gebäude (z.B. Stromanschlüsse). Der Mieter stellt den Vermieter von Ansprüchen frei, die aus dem Betrieb dieser mietereigenen Anlagen resultieren.

• Infrastrukturelle Dienste (Reinigung, Sicherheit, Empfang): Entweder vom Vermieter zentral organisiert (dann Umlage der Kosten) oder dem Mieter zur Selbstorganisation überlassen. Falls Letzteres, könnte der Vertrag Mindestanforderungen setzen (z.B. „Es ist eine Wachfirma mit zertifizierter Qualifikation nach XYZ einzusetzen, die Gebäudeüberwachung mind. einmal pro Nacht durchführt.“).

Diese Aufzählung ist nicht abschließend – jeder Vertrag muss auf das konkrete Objekt zugeschnitten sein. Wichtig ist, Widersprüche zu vermeiden: Jede Pflicht sollte genau einer Partei zugeordnet sein. Wenn beispielsweise im Mietvertrag eine Kleinreparaturklausel existiert (Mieter trägt kleine Instandsetzungen bis z.B. 100 € pro Fall bis zu einem Maximalbetrag jährlich), muss klar sein, ob dies trotz FM-Vertrag weiter gilt oder ob diese Klausel durch den FM-Zusatz aufgehoben wird. Oft werden Kleinreparaturklauseln bei umfangreichem FM-Service obsolet, da der FM-Dienstleister auch kleine Mängel direkt behebt und abrechnet. Gleiches gilt für Schönheitsreparaturen (Renovierung von dekorativen Elementen wie Anstrich): Ist im Gewerbemietvertrag häufig dem Mieter übertragen, sollte geregelt werden, ob der FM-Dienstleister hier unterstützend tätig wird oder ob der Mieter das weiterhin allein verantwortet.

In diesem Zusammenhang empfiehlt sich auch der Verweis auf anerkannte Regelwerke. Ein FM-Vertragszusatz kann beispielsweise auf DIN 31051 (Instandhaltungsbegriffen) Bezug nehmen oder auf VDI-Richtlinien (wie VDI 3810 zur Betreiberverantwortung) und GEFMA 190 (Leitfaden Betreiberverantwortung) zur Verdeutlichung der Pflichten. Durch solche Verweise wird transparent, welche Standards bei Wartung und Prüfung eingehalten werden müssen. Allerdings muss man sich bewusst sein, dass damit auch ein Mindeststandard Vertragsbestandteil wird – man sollte also nur Regelwerke nennen, die man auch erfüllen kann.

• Kostenregelung (Entgelt und Umlage): Essenziell in jedem FM-Zusatz ist die Klärung der Kostenfrage. Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze: Entweder ist ein Teil der FM-Leistungen bereits in der Miete enthalten (Inklusivmiete) oder sie werden zusätzlich im Rahmen der Nebenkosten abgerechnet. In Deutschland ist es üblich, Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV) umzulegen, sofern sie in der Betriebskostenvereinbarung des Mietvertrags ausdrücklich benannt sind. Viele FM-Leistungen lassen sich unter die dort aufgeführten Kostenarten subsumieren (z.B. Gartenpflege, Wachschutz, Aufzugwartung, Müllentsorgung etc.). Allerdings gibt es auch Verwaltungskosten und nicht-umlagefähige Kosten, die vom Vermieter zu tragen sind, sofern nicht individuell anders vereinbart. Kosten eines externen FM-Dienstleisters können teilweise als Betriebskosten gelten, wenn sie z.B. Hausmeisterdiensten entsprechen. Doch Achtung: Facility Management als solches ist kein eigenständiger Posten der BetrKV. Deshalb muss der Mietvertrag eindeutig regeln, welche Bestandteile des FM als Nebenkosten weiterbelastet werden dürfen. Ist dort nur von „Hausverwaltung“ die Rede, kann der Vermieter nicht einfach ein umfassendes „Facility Management” abrechnen. Die Sprache des Vertragszusatzes sollte exakt an die Nebenkostenpositionen anknüpfen. Beispielsweise: „Kosten für technische Gebäudebetreuung (Wartung und regelmäßige Prüfung der technischen Anlagen gemäß Leistungsbeschreibung) gelten als umlagefähige Betriebskosten i.S.d. § 2 Nr. 17 BetrKV (sonstige Betriebskosten) und werden anteilig auf den Mieter umgelegt.“ Ebenso könnte eine Position „Center-Management“ oder „FM-Managementpauschale“ eingeführt werden – diese muss aber hinreichend bestimmt sein, damit klar ist, was damit abgedeckt wird. In einem Urteil aus 2011 wurde z.B. die Umlage einer pauschalen Center-Management-Gebühr mangels Transparenz für unwirksam erklärt. Im Zweifel sollte man also eher einzelne Leistungen auflisten als einen unbestimmten Pauschalbegriff verwenden.

Bei Triple-Net-Konstellationen – wo der Mieter praktisch alle Kosten trägt – wird oft die Grundmiete entsprechend reduziert. In einem Vertragszusatz kann festgehalten werden, dass die Miethöhe im Hinblick auf die Übernahme von Instandhaltungs- und Betriebskostenpflichten durch den Mieter angepasst wurde (z.B. „Netto-Kaltmiete in Höhe von X €/m² unter der Annahme der Übernahme folgender Pflichten durch den Mieter: …”). Dennoch empfiehlt es sich, trotz Triple Net gewisse Kostenbegrenzungen einzubauen, zumindest in Form einer "Unwesentlichkeitsgrenze" oder Cap. Beispielsweise könnte vereinbart werden, dass der Mieter zwar alle Reparaturen trägt, jedoch einzelne Reparaturmaßnahmen oberhalb eines bestimmten Betrags (oder Summen über eine Jahresgrenze hinaus) vom Vermieter übernommen werden. Dies erhöht die Bestandskraft der Klauseln erheblich, da es dem Mieter ein kalkulierbares Maximum an Belastung zusichert.

Ferner sollte geregelt werden, wie mit Modernisierungskosten umgegangen wird. Erneuerungen und Verbesserungen (z.B. energetische Sanierungen) sind per Gesetz nicht umlagefähig als Betriebskosten; sie berechtigen den Vermieter ggf. zu Mieterhöhungen nach § 559 BGB (bei Wohnraum) oder zu individuellen Vereinbarungen im Gewerbemietrecht. Ein moderner FM-Vertragszusatz könnte sogenannte „Green Lease“-Elemente enthalten, wonach Vermieter und Mieter Maßnahmen zur Verbesserung der Nachhaltigkeit gemeinsam tragen (siehe Abschnitt Compliance unten). Wichtig ist, dass derartige Kosten, die über den reinen Erhaltungsbedarf hinausgehen, separat behandelt werden und nicht versteckt in FM-Kosten untergebracht werden, da sonst Streit über die Zulässigkeit vorprogrammiert ist.

• Überwachung, Reporting und Anpassungsmechanismen: In großen FM-Projekten ist es unerlässlich, Kontrollrechte und Berichtspflichten festzulegen. Zum einen will der Vermieter sicherstellen, dass der Mieter (bzw. dessen FM-Dienstleister) die delegierten Pflichten auch tatsächlich erfüllt. Zum anderen benötigt der Mieter Transparenz darüber, was mit seinen Nebenkostenbeiträgen passiert.

• Reporting: Der FM-Dienstleister oder der Mieter (wer immer operativ tätig ist) muss dem Vermieter regelmäßig Bericht erstatten. Beispielsweise ein jährlicher Wartungsbericht über alle technischen Anlagen, inkl. festgestellter Mängel und durchgeführter Reparaturen. Auch eine Vorschau geplanter Instandsetzungen kann verlangt werden.

• Belegeinsicht: Zahlt der Mieter Betriebskosten für FM-Leistungen, hat er ein Recht auf Belegeinsicht. Im Vertragszusatz kann man dies konkretisieren, z.B. digitale Zurverfügungstellung von Wartungsprotokollen, Prüfberichten und Rechnungen der Dienstleister, um Transparenz zu schaffen.

• Kontrollrecht des Vermieters: Wenn der Mieter selbst Betreiberpflichten übernimmt, sollte dem Vermieter das Recht eingeräumt werden, nach vorheriger Ankündigung Inspektionen durchzuführen oder Nachweise von Wartungen/Prüfungen anzufordern. So kann der Vermieter seiner Aufsichtspflicht nachkommen (dazu im nächsten Abschnitt mehr).

• Anpassungsklauseln: Da FM-Leistungen dynamisch sind, sollte der Vertrag eine Möglichkeit vorsehen, den Leistungsumfang und die Vergütung anzupassen, falls sich z.B. gesetzliche Vorgaben ändern oder der Mieter andere Nutzungen hat, die mehr/weniger FM erfordern. Dies kann durch eine jährlich gemeinsam zu beschließende Leistungsplanung erfolgen oder eine Indexierung von FM-Kosten. Wichtig ist, dass Änderungen schriftlich festgehalten werden (idealerweise als Nachtrag zum Vertrag), um weiterhin Rechtssicherheit zu haben.

• Laufzeit, Kündigung und Übergang: FM-Vertragszusätze müssen in Einklang mit der Laufzeit des Mietvertrags gebracht werden. Oft wird der Zusatz auf dieselbe feste Mietlaufzeit geschlossen. Man sollte festlegen, dass bei vorzeitiger Beendigung des Mietvertrags auch der FM-Zusatz endet. Umgekehrt, falls der Mieter ein Sonderkündigungsrecht für FM-Leistungen erhalten soll (etwa Wechsel des Dienstleisters), muss geregelt sein, wie das die übrigen Pflichten beeinflusst – übernimmt dann der Mieter selbst oder benennt er einen neuen Dienstleister? Bei Pachtverträgen, wo ganze Betriebsprozesse dranhängen, kann es komplizierter sein: Beispielsweise könnte ein Pächter bei Kündigung bestimmte Wartungsverträge an den Verpächter zurückübertragen müssen. Solche Übergaberegelungen (inkl. Übernahme von Wartungsverträgen, Personaleinsatz etc.) sollten im Voraus bedacht werden, um einen reibungslosen Betreiberwechsel am Vertragsende sicherzustellen.

Es sollte ein gut ausgearbeiteter FM-Vertragszusatz alle relevanten Punkte rund um Leistung, Kosten, Verantwortung und Kontrolle abdecken. Er fungiert als Bindeglied zwischen Mietvertrag und operativem FM-Vertrag. Insbesondere sorgt er dafür, dass das, was wirtschaftlich vereinbart ist (z.B. der Mieter zahlt für Reinigung und Wartung), auch juristisch sauber zugeordnet ist (wer schuldet was, und wofür genau zahlt der Mieter). Dies erfordert interdisziplinäre Abstimmung: Juristen, Techniker und Betriebswirte sollten gemeinsam die Vertragsdokumente erstellen, um technische Notwendigkeiten, rechtliche Vorgaben und wirtschaftliche Angemessenheit in Einklang zu bringen.

Ein entscheidender Aspekt bei FM-Vertragszusätzen – gerade im industriellen und großgewerblichen Umfeld – ist die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Betreiberpflichten. Unter Betreiberpflichten versteht man die Pflichten, die jemand hat, der eine Anlage oder ein Gebäude betreibt, also für dessen sicheren Zustand und bestimmungsgemäßen Gebrauch verantwortlich ist. Per Gesetz trifft diese Verantwortung zunächst immer den Eigentümer der Immobilie, getreu dem Grundsatz „Eigentum verpflichtet“ (Art. 14 GG). Jeder Grundstücks- und Gebäudeeigentümer ist automatisch Träger der Betreiberverantwortung für sein Objekt. Dies bedeutet, dass er dafür Sorge tragen muss, alle einschlägigen Gesetze, Verordnungen und technischen Regeln einzuhalten, die den Gebäudebetrieb betreffen – vom Arbeitsschutz über Brandsicherheit bis zum Umweltschutz. Bei Verstoß drohen Haftungsansprüche (z.B. aus § 823 BGB bei Verletzung der Verkehrssicherungspflicht) oder behördliche Maßnahmen.

Nun kann der Eigentümer die tatsächlichen Betreiberaufgaben natürlich an Dritte delegieren – sei es an den Mieter (etwa in einem Triple-Net-Mietverhältnis) oder an einen Facility-Management-Dienstleister. Rechtlich ist eine solche Übertragung ausdrücklich möglich und üblich. Wenn etwa im Mietvertrag geregelt ist, dass der Mieter die Verkehrssicherung und Wartung übernimmt, oder wenn per Vertrag ein externer Facility Manager eingesetzt wird, um alle Betreiberaufgaben wahrzunehmen, handelt es sich um eine Delegation der Betreiberpflichten. Wichtig: Die Verantwortung im haftungsrechtlichen Sinne bleibt aber zumindest teilweise beim Eigentümer hängen, sofern die Delegation nicht voll wirksam ist. Die Rechtsprechung spricht hier von einer „halben Miete“: Durch Vertrag kann man Pflichten übertragen, aber der Eigentümer (Delegierende) muss nachweisen, dass er alles Erforderliche getan hat, um den Delegationsempfänger auszuwählen, anzuweisen und zu überwachen. Nur dann kann er sich im Schadensfall entlasten (exkulpieren), indem er zeigt, dass die Pflichtverletzung trotz ordnungsgemäßer Delegation passiert ist. Ist die Delegation hingegen unzureichend – etwa weil Pflichten unklar übertragen wurden oder keine Kontrolle erfolgte – bleibt die Betreiberverantwortung beim Eigentümer und er haftet voll, ggf. wegen Organisationsverschuldens.

Folglich müssen Verträge, die Betreiberpflichten betreffen, mit größter Sorgfalt gestaltet sein. Es reicht nicht aus, lapidar zu schreiben „der Mieter übernimmt alle gesetzlichen Betreiberpflichten“.

• Klare Definition der übertragenen Pflichten in Inhalt und Umfang (am besten detailliert im Vertrag oder Anhang beschrieben).

• Sorgfältige Auswahl des Delegationsempfängers (nur geeignete, fachkundige Personen/Firmen dürfen betraut werden).

• Ausstattung mit nötigen Mitteln und Kompetenzen (der Mieter oder FM-Dienstleister muss die technische und finanzielle Möglichkeit haben, die Aufgaben zu erfüllen, inkl. Zugangsrechte, Budgets, Entscheidungsbefugnisse).

• Einweisung/Schulung des Delegationsempfängers in seine Pflichten, inklusive schriftlicher Anweisungen, was zu tun ist.

• Laufende Überwachung der Aufgabenerfüllung durch den Delegierenden.

Diese Punkte sollten idealerweise auch im Vertrag reflektiert werden. Z.B. kann der FM-Vertragszusatz festhalten, dass der Mieter nur qualifiziertes Fachpersonal oder zertifizierte Dienstleister einsetzen darf (Auswahlkriterium), dass er bestimmte Prüfnachweise führen muss (Überwachung) und dass der Vermieter jederzeit berechtigt ist, Dokumentationen einzusehen (Kontrolle). Auch sollte dokumentiert werden, welche Weisungen erteilt wurden – oftmals geschieht dies außerhalb des Vertrags, etwa über Übergabeprotokolle, Betreiberhandbücher oder Service-Level-Dokumente. Der Vertrag kann aber vorsehen, dass der Mieter/Betreiber ein organisatorisches Konzept zur Einhaltung aller Pflichten vorlegen muss.

• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz: z.B. regelmäßige Unterweisungen der Beschäftigten, Gefährdungsbeurteilungen gemäß Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in den Mietbereichen, Bereitstellung sicherer Arbeitsmittel (Betriebssicherheitsverordnung).

• Technische Anlagen-Prüfungen: Viele Anlagen unterliegen Prüfpflichten, z.B. Aufzüge (wiederkehrende TÜV-Prüfung nach BetrSichV), Druckbehälter, Elektroanlagen (DGUV Vorschrift 3 Prüfungen), Brandschutzeinrichtungen (Regelprüfungen nach Landesbauordnung, z.B. Sprinkler, Feuerlöscher, Rauchabzüge), Lüftungsanlagen (Hygieneinspektionen nach VDI 6022). Der Vertragszusatz sollte spezifizieren, wer diese Prüfungen durchführt und bezahlt – in der Regel derjenige, der die Betreiberpflicht hat. Empfehlenswert ist, einen Prüfplan als Anlage beizufügen oder den FM-Dienstleister zur Führung eines digitalen Prüfbuchs zu verpflichten.

• Verkehrssicherungspflicht: Hierunter fallen alle Pflichten, Gefahren für Dritte abzuwenden – z.B. die Sicherung von Wegen (Stolperstellen vermeiden, Beleuchtung, Winterdienst), aber auch Baustellenabsicherung bei Umbauten, regelmäßige Kontrollen des Gebäudes auf Gefahrenquellen (lose Fassadenteile, Äste etc.). Vertraglich sollte geregelt sein, wer den Winterdienst stellt (Eigenleistung des Mieters oder externer Dienst über Nebenkosten) und wer z.B. Begehungen durchführt. Bei größeren Objekten ist es üblich, einen Sicherheitsbeauftragten oder Objektverantwortlichen zu benennen, der solche Pflichten koordiniert.

• Umweltschutz und Immissionsschutz: Bei Industriebetrieben kommen oft Genehmigungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG) hinzu. Hier wird meist der Mieter als Anlagenbetreiber verantwortlich sein, aber der Eigentümer sollte sicherstellen, dass z.B. nötige Emissionsmessungen oder Wartungen von Filteranlagen durchgeführt werden. Auch Themen wie Abfallentsorgung (Kreislaufwirtschaftsgesetz), Umgang mit Gefahrstoffen, Gewässerschutz (WHG) können je nach Objekt relevant sein. Der FM-Zusatz kann zumindest allgemein vorschreiben, dass der Mieter alle umweltrechtlichen Pflichten in Bezug auf seine Nutzung erfüllt und den Vermieter von diesbezüglichen Haftungen freihält.

• Brandschutz und Notfallmanagement: Hier gibt es Überschneidungen mit Arbeitsschutz und Verkehrssicherung. Ein Bürogebäude muss z.B. über Brandmelder, Feuerlöscher, Fluchtwege verfügen – der Eigentümer sorgt baulich dafür, aber der Betreiber muss diese Einrichtungen instand halten und im Ernstfall reagieren. Verträge sollten regeln, wer die Feuerlöscher prüft, wer Evakuierungsübungen organisiert, ob der Mieter einen Brandschutzhelfer stellt etc.

• Dokumentation und Nachweispflichten: Ein oft unterschätzter Teil der Compliance ist die Dokumentation aller getroffenen Maßnahmen. Für den Eigentümer ist die lückenlose Dokumentation seine Lebensversicherung im Haftungsfall – nur so kann er nachweisen, dass alle zumutbaren Vorkehrungen getroffen wurden. Daher sollte ein FM-Vertragszusatz den Mieter/FMdienstleister verpflichten, Nachweisdokumente zu erstellen und aufzubewahren (Prüfberichte, Wartungsprotokolle, Mängelmeldungen und deren Erledigung). Ebenso sollten Unterweisungsdokumente vorliegen, die zeigen, dass Personal in richtige Verhaltensweisen eingewiesen wurde. Der Vertrag kann z.B. festlegen, dass der Mieter jährlich ein Compliance-Report an den Vermieter liefert, der alle relevanten Prüfungen und Wartungen mit Datum und Ergebnis auflistet.

Die Übertragung der Betreiberpflichten auf einen Facility Manager oder Mieter heißt nicht, dass der Eigentümer sorglos sein darf. Aufsicht und Kontrolle bleiben ihm im gewissen Umfang auferlegt. Praktisch bedeutet das: Der Eigentümer sollte ein Pflichtenmanagement-System installieren – etwa regelmäßige Audits oder Reviews der FM-Berichte – um sicherzustellen, dass keine Pflicht in Vergessenheit gerät. Moderne digitale CAFM-Systeme (Computer Aided Facility Management) können hier unterstützen, indem sie alle Termine und Aufgaben verfolgen.

Ein aktueller Trend im Bereich Compliance und FM-Verträge ist die Integration von ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) in Mietverträge, oft unter dem Begriff Green Lease. Ein Green Lease 2.0 Muster wurde 2024 vom ZIA veröffentlicht, um Nachhaltigkeitsaspekte systematisch in Gewerbemietverträge einzubauen. Dazu gehören Regelungen über den Austausch von Energiedaten zwischen Vermieter und Mieter, Vereinbarungen zur Steigerung der Energieeffizienz (z.B. Verpflichtung zu LED-Beleuchtung, intelligente Gebäudeleittechnik) und zur Nutzung erneuerbarer Energien vor Ort. Auch soziale und Governance-Aspekte (z.B. bevorzugte Berücksichtigung von Barrierefreiheit, regelmäßige ESG-Berichte) halten Einzug. Solche Klauseln können als Vertragszusatz formuliert sein, der beide Parteien verpflichtet, bestimmte Nachhaltigkeitsziele zu verfolgen. Für FM ist dies relevant, da viele nachhaltige Betriebsmaßnahmen (Einsparung von Wasser/Strom, Abfallmanagement, gesundes Raumklima) in den Aufgabenbereich des Facility Managements fallen. Ein FM-Vertragszusatz in einem Green Lease könnte z.B. festlegen, dass der FM-Dienstleister jährlich den CO₂-Fußabdruck des Gebäudebetriebs ermittelt und Vorschläge zur Reduktion macht, oder dass Vermieter und Mieter eine Energieersparnis-Teilen-Klausel vereinbaren (etwa: Einsparungen durch Effizienzmaßnahmen werden zwischen beiden geteilt). Solche modernen Klauseln gehen über die klassische Compliance hinaus und zielen auf eine freiwillige, aber immer wichtigere Verantwortungsübernahme für Nachhaltigkeit. Angesichts der Tatsache, dass fast 40% der globalen CO₂-Emissionen aus dem Gebäudesektor kommen, wird klar, warum Green-Lease-Regelungen im FM an Bedeutung gewinnen.

Ein FM-bezogener Vertragszusatz sollte nicht nur die Aufgabenseite (wer macht was?) regeln, sondern explizit auch die rechtlichen Pflichten adressieren. Durch klare Delegation und Kontrolle der Betreiberpflichten schützen sich Eigentümer vor Haftungsrisiken und stellen einen ordnungsgemäßen, sicheren Gebäudebetrieb sicher. Mieter profitieren, indem sie genau wissen, welche Compliance-Auflagen sie erfüllen müssen und wo ihre Verantwortungsbereiche enden. Letztlich dient eine saubere vertragliche Regelung in diesem Bereich dem Schutz von Menschen (Beschäftigte, Besucher), dem Werterhalt der Immobilie und der Erfüllung öffentlich-rechtlicher Auflagen.