Vertrag über Grünanlagenpflege

Nachhaltigkeit bedeutet hier, ökologische, ökonomische und soziale Kriterien gleichgewichtig zu berücksichtigen – z.B. Ressourcen- und Energieeinsparung, umweltfreundliche Verfahren und fairer Umgang mit Mitarbeitern. In der Praxis könnte dies für Grünanlagenpflege bedeuten: Verzicht auf umweltbelastende Chemikalien, Förderung der Biodiversität auf dem Firmengelände, und effiziente Abfallentsorgung. Qualitätsmanagement (wie wird die Leistung gemessen und sichergestellt?), die Übernahme von Drittverträgen (z.B. wenn Subunternehmer für Spezialaufgaben eingebunden werden) sowie der Einsatz von CAFM-Systemen (Computer Aided Facility Management) zur Leistungssteuerung und -dokumentation. Gerade bei großskaligen FM-Projekten ist der Einsatz digitaler Tools heute üblich, um Wartungspläne, Tickets und Berichte effizient zu managen. Für den Bereich Instandhaltung wurden die Inhalte in Richtung einer modernen, zustandsorientierten Strategie aktualisiert (Inspektion, Wartung, Instandsetzung mit Wertgrenzen und Pauschalen) – was etwa bei der Pflege von Außenanlagen relevant wird, wenn bauliche Elemente wie Bewässerungsanlagen oder Beleuchtung im Grünbereich zu erhalten sind.

Leistungsspezifikation: Best Practice im FM ist es, Service Level Agreements (SLAs) oder detaillierte Leistungsverzeichnisse als Vertragsanhang zu verwenden. Darin werden alle Aufgaben, Häufigkeiten und Qualitätskriterien genau beschrieben. Für die Grünanlagenpflege existieren branchenspezifische Normen und Richtlinien, die oft als Grundlage dienen. Zum Beispiel definiert die DIN 18919:2016-12 („Vegetationstechnik im Landschaftsbau – Instandhaltungsleistungen für die Entwicklung und Unterhaltung von Vegetation“) Anforderungen und Standardleistungen für Grünflächenpflege. In dieser Norm werden Pflegemaßnahmen für Pflanzflächen, Rasenflächen etc. mitsamt Kriterien für Zeitpunkt, Häufigkeit und Ausführungsqualität beschrieben. Ebenso gibt es von der Forschungsgesellschaft Landschaftsentwicklung Landschaftsbau (FLL) Regelwerke – etwa die ZTV-Baumpflege (Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen und Richtlinien für Baumpflege) – die den Stand der Technik für Baumschnitt, Kronenpflege, Verkehrssicherheitsprüfungen von Bäumen usw. vorgeben. Professionelle FM-Dienstleister orientieren sich an solchen Standards: So wird z.B. die Baumpflege regelmäßig nach FLL-Vorgaben durchgeführt und dokumentiert. Die Verwendung einheitlicher Standards stellt sicher, dass Leistungen verschiedener Anbieter vergleichbar sind und Mindestqualitäten eingehalten werden.

Verträge definieren messbare Key Performance Indicators (KPIs) oder zumindest Qualitätskriterien (etwa maximale Grashöhe, zulässiger Unkrautbewuchs, Reaktionszeiten bei Sonderfällen wie Sturmschäden). Häufig werden regelmäßige Begehungen oder Audits vereinbart, bei denen Vertreter von Auftraggeber und Auftragnehmer die Außenanlagen inspizieren und die Erfüllungsqualität bewerten. Abweichungen werden protokolliert und müssen vom Dienstleister innerhalb bestimmter Fristen behoben werden. Ein vertraglich verankertes Abnahmemanagement stellt sicher, dass Mängel entweder im Rahmen von Gewährleistung (bei Werkleistung) beseitigt werden oder zu Vergütungskürzungen bzw. Vertragsstrafen führen können (bei fortlaufendem Dienstleistungscharakter). Die Dokumentation aller Leistungen – idealerweise digital über ein CAFM-System oder ein Ticketportal – ist ebenfalls üblich, sodass Transparenz über durchgeführte Pflegemaßnahmen, Personalstunden und Verbrauchsmaterialien besteht.

Leistungsumfang und Objektbeschreibung: Zunächst ist das Pflegeobjekt genau zu beschreiben. Dazu gehören Lagepläne oder Flächenangaben der Grünanlagen, Auflistung der zu betreuenden Flächenarten (z.B. Rasenflächen, Beete, Hecken, Bäume, Teichanlagen, Dachbegrünungen, Verkehrsgrün) und deren Größen/Anzahlen. Für einen Industriebetrieb oder Büropark wäre z.B. anzugeben: X m² Gebrauchsrasen, Y lfd. m Hecken, Z Stück Bäume etc. Je genauer diese Grundlage, desto besser kann der Dienstleister kalkulieren und Leistungserfüllung gemessen werden. Oft werden die Grünflächen nach DIN 276 oder ähnlich systematisch erfasst und in Kategorien eingeteilt (z.B. Intensivgrün, Extensivgrün).

Einzelleistungen und Frequenzen: Alle Pflegemaßnahmen sind in Form eines Leistungsverzeichnisses oder SLA-Katalogs aufzuführen. Typische Leistungen in der Grünanlagenpflege umfassen: Rasenpflege (Mähen, Vertikutieren, Bewässern, Düngen, Nachsaat), Beet- und Blumenpflege (Jäten von Unkraut, Bodendurchlockern, Mulchen, Rückschnitt verblühter Pflanzen), Hecken- und Sträucherschnitt (Formschnitt ein- bis zweimal jährlich, Entfernung von Totholz), Baumpflege (jährliche Baumkontrolle auf Verkehrssicherheit, ggf. Kronenpflege und Astschnitte nach ZTV-Baumpflege, Baumentfernung bei Absterben) sowie Herbstlaubbeseitigung und Entsorgung von Grünabfällen. Auch Rasenmahd-Intervalle sind festzulegen: z.B. in der Wachstumsperiode so oft mähen, dass eine Wuchshöhe von 8 cm nicht überschritten wird (Schnitthöhe etwa 3–5 cm). Die Frequenzen können zeit- oder bedarfsorientiert definiert sein – etwa alle 7–14 Tage mähen je nach Witterung, Hecken im Juni und September schneiden, Laub wöchentlich im Herbst entfernen. Wichtig ist, die Qualitätskriterien zu benennen: z.B. maximale Grashöhe, kein Wildkrautbewuchs über 10 % auf Beeten, Hecken gleichmäßig auf Höhe X geschnitten etc. Solche Kriterien können an anerkannte Richtwerte anknüpfen (etwa Empfehlungen der FLL oder Kommunalstandards). Ergänzend sind Sonderleistungen zu definieren, die nicht in der Regelpflege enthalten sind – z.B. Neupflanzungen, Reperatur von Rasenstellen, Bekämpfung von Schädlingen/krankheiten – und wie diese bei Bedarf beauftragt und vergütet werden.

Personalqualifikation und Ausrüstung: Der Vertrag sollte Anforderungen an das eingesetzte Personal stellen. In großem Maßstab ist davon auszugehen, dass der Dienstleister Fachpersonal aus dem Garten- und Landschaftsbau einsetzt. Rechtlich vorgeschrieben ist, dass gefährliche Tätigkeiten nur von geschulten Kräften ausgeführt werden dürfen – z.B. Motorkettensägen dürfen „nur von ausgebildeten und unterwiesenen Personen“ bedient werden, und Personen unter 18 Jahren dürfen solche Arbeiten allenfalls zu Ausbildungszwecken unter Aufsicht ausführen. Entsprechend verlangt man im Vertrag häufig den Nachweis bestimmter Sachkundenachweise oder Schulungen: z.B. Kettensägenschein für Baumpflegepersonal, Lehrgänge für den Einsatz von Hubarbeitsbühnen (für Baumkronenarbeiten), etc. Ebenso muss der Dienstleister alle erforderlichen Arbeitsmittel bereitstellen – vom Rasenmäher/Traktor bis zur persönlichen Schutzausrüstung (Schnittschutzkleidung, Gehörschutz, Warnwesten). Der Vertrag kann auf die einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften (DGUV-Regeln) verweisen, welche PSA (Persönliche Schutzausrüstung) zu tragen ist und welche sicherheitstechnischen Regeln zu beachten sind. Beispielsweise listet die DGUV-Regel 114-610 für die „Branche Grün- und Landschaftspflege“ detaillierte Schutzmaßnahmen auf, wie Forsthelme, Schnittschutzhosen und Sicherheitsstiefel beim Kettensägeneinsatz. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, diese Arbeitsschutzstandards einzuhalten und seine Beschäftigten regelmäßig zu unterweisen.

Vorgaben zur Ausführung und Qualität: Hierunter fallen alle technischen und organisatorischen Details, damit die Leistung den Erwartungen entspricht. Oft wird vereinbart, dass anerkannte Regeln der Technik einzuhalten sind – das umfasst u.a. die zuvor genannten DIN- und FLL-Standards. So könnte im Vertrag stehen, dass die Pflege von Rasen- und Pflanzflächen gemäß DIN 18919 (Unterhaltungspflege von Grünflächen) zu erfolgen hat. Für Bäume wird die Einhaltung der FLL-Baumpflegerichtlinie (ZTV-Baumpflege) vorgeschrieben, inkl. Dokumentation jeder Baumkontrolle und -maßnahme. Falls auf dem Gelände Spielplätze oder Sportanlagen vorhanden sind, müssen auch hierfür spezifische Prüfintervalle beachtet werden (z.B. Spielplatzkontrollen nach DIN EN 1176 wöchentlich visuell, jährlich Hauptinspektion durch Sachkundigen). In Industriearealen können besondere Auflagen gelten, etwa Schutz von Biotopen oder Umgang mit kontaminiertem Boden – solche Besonderheiten wären individuell zu regeln.

Saisonale und witterungsbedingte Leistungen: Die Vertragsanhänge sollten die Jahreszeiten berücksichtigen. Im Sommer steht die Vegetationspflege im Vordergrund (Wachstum), im Herbst Laub und evtl. Pflanzungen, im Winter ruht die Vegetation weitgehend. Manche Verträge pausieren gewisse Leistungen im Winter und kombinieren stattdessen den Winterdienst (Schnee- und Eisbeseitigung) hinzu. Hier ist zu definieren, ob der Grünpflegevertrag in den Wintermonaten reduziert wird oder ob separate Regelungen gelten. Auch Extremsituationen sind abzudecken: z.B. Sturm- und Unwetterschäden. Laut Verkehrssicherungspflicht muss nach außergewöhnlichen Ereignissen (Sturm, Orkan) eine außerplanmäßige Baumkontrolle erfolgen. Der Vertrag sollte festhalten, dass der Dienstleister in solchen Fällen unverzüglich reagiert – etwa innerhalb von 24 Stunden nach einem Sturm eine Kontrolle und Gefahrenbeseitigung (z.B. abgebrochene Äste entfernen) vornimmt. Solche Einsätze können als Teil der Pauschale oder als Sonderleistung vergütet werden, aber sie müssen vertraglich zumindest dem Grunde nach vereinbart sein.

Dokumentation und Meldungen: Ein essenzieller Bestandteil ist die Pflicht des Auftragnehmers, alle durchgeführten Arbeiten und Prüfungen zu dokumentieren und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen. Das kann in Form von Leistungsberichten, digital per CAFM-Eintrag oder Wartungsprotokollen geschehen. Gerade im Hinblick auf die Verkehrssicherung ist eine lückenlose Dokumentation Gold wert – im Schadensfall muss nachweisbar sein, dass z.B. die Wege kontrolliert und Bäume geprüft wurden. Ebenso sollte festgelegt sein, dass der Dienstleister Schadensfälle, Risiken oder besondere Vorkommnisse sofort an den Auftraggeber meldet. Findet der Gärtner z.B. einen bruchgefährdeten Baum oder Schäden durch Vandalismus, muss er dies anzeigen, damit Gegenmaßnahmen veranlasst werden können. Ein weiterer Aspekt ist die Turnusberichterstattung: Üblich sind monatliche oder quartalsweise Reports über erbrachte Leistungen, ggf. ergänzt durch jährliche Evaluationsgespräche.

Leistungsüberwachung und Sanktionen: Zur Sicherstellung der vereinbarten Qualität sieht der Vertrag Mechanismen vor. Der Auftraggeber behält sich Stichprobenkontrollen vor oder gemeinsame Begehungen. Die Kriterien, wann eine Leistung als mangelhaft gilt, sollten definiert sein (z.B. wenn Gras höher als X cm, oder wenn Unkrautquote überschritten, oder wenn ein Inspektionsintervall versäumt wurde). Im Falle von Schlechtleistung müssen Nachbesserungsrechte und ggf. Vertragsstrafen geregelt sein. Bei einem werkvertraglichen Charakter könnte der Auftraggeber Mängelbeseitigung innerhalb angemessener Frist fordern und Zahlungen bis zur Erfüllung zurückbehalten. Bei fortlaufender Dienstleistung kann man vereinbaren, dass bei Nichterreichen von KPI-Zielen eine Vergütungskürzung erfolgt – z.B. 5% Abzug in dem Monat, in dem die Qualität unter dem Schwellenwert lag. Solche Klauseln müssen AGB-rechtlich zulässig und angemessen sein. Das OLG Hamm hat etwa eine Vertragsklausel gebilligt, die bei Unterschreitung einer vereinbarten Mindeststundenzahl eine Kürzung der Vergütung erlaubte, da dies als dienstvertragliches Element im ansonsten werkvertraglichen Vertrag wirksam vereinbart werden konnte.

Vergütung und Anpassung: Die Vergütung wird meist als Pauschale pro Monat oder pro Jahr vereinbart, basierend auf dem definierten Leistungsumfang. Enthalten sind alle regelmäßigen Pflegearbeiten. Separat abzurechnen sind in der Regel Zusatzleistungen auf Anforderung (z.B. Sturmschadenbeseitigung, Neupflanzungen). Preisgleitklauseln können integriert sein, um z.B. Lohnsteigerungen oder Entsorgungskosten anzupassen über eine mehrjährige Laufzeit. Bei großflächigen Anlagen sollte auch an eine Indexierung (z.B. Inflationsausgleich) gedacht werden. Wichtig ist klarzustellen, ob bestimmte Verbrauchsmaterialien im Preis inbegriffen sind (Saatgut, Dünger, Streusalz) oder vom Auftraggeber gestellt werden.

Laufzeit, Kündigung: Meist werden mehrjährige Laufzeiten mit Verlängerungsoption vereinbart, da Grünpflege eine kontinuierliche Aufgabe ist und Wechsel des Dienstleisters aufwendig sein können. Gleichwohl sollte ein Kündigungsrecht bei wichtigem Grund festgeschrieben sein (etwa wiederholte grobe Schlechtleistung, Verstöße gegen Gesetze). Ordentliche Kündigungsfristen bei unbefristeten Verträgen richten sich nach §621 BGB (bei Dienstverträgen) bzw. können vertraglich definiert werden. Da es sich hier oft um dienstvertragliche Elemente handelt, ist eine Kündigung zum Ende eines Kalendervierteljahres mit Frist von 6 Wochen z.B. denkbar, sofern nichts Abweichendes vereinbart ist. Bei öffentlichen Auftraggebern können vergaberechtliche Vorgaben gelten (maximale Vertragslaufzeiten, z.B. 4 Jahre bei EU-Vergaben, außer es gibt Verlängerungsoptionen).

Arbeitsschutz und Unfallverhütung: Der Auftragnehmer muss sämtliche Arbeitsschutzgesetze (ArbSchG, Arbeitssicherheitsgesetz usw.) sowie die DGUV-Vorschriften der Unfallversicherung einhalten. Das bedeutet u.a., Gefährdungsbeurteilungen für alle Pflegetätigkeiten zu erstellen, Mitarbeiter zu unterweisen und geeignete Schutzmaßnahmen bereitzustellen. Bestimmte Arbeiten erfordern speziell qualifiziertes Personal und Ausrüstung, wie oben erwähnt (z.B. Kettensägen nur durch Befähigte, Hebebühnen nur mit Bedienerschulung, Umgang mit Gefahrstoffen nach GefStoffV). Der Dienstleister sollte verpflichtet werden, Schulungsnachweise vorzulegen und regelmäßige Sicherheitsunterweisungen durchzuführen. Ferner ist eine Abstimmung mit dem Auftraggeber notwendig, wenn dessen Mitarbeiter oder andere Firmen auf dem Gelände tätig sind – hier greift die Koordinationspflicht (§8 ArbSchG), wonach bei mehreren Arbeitgebern an einem Arbeitsplatz ein Koordinator benannt und Informationsaustausch stattfinden muss. In Industriearealen gibt es oft Werksvorschriften (z.B. Safety Induction-Programme), denen Fremdfirmen-Personal vor Arbeitsaufnahme unterzogen werden muss. Solche Werksregeln (z.B. bezüglich Meldewegen bei Unfällen, Zugangsbeschränkungen, Rauchverboten) sollten vertraglich als verbindlich für den Dienstleister vereinbart werden.

Umwelt- und Chemikalienrecht: In der Grünpflege können Pflanzenschutzmittel (Herbizide, Insektizide) und Düngemittel zum Einsatz kommen. Hier gelten strenge Vorschriften: Ohne Sachkundenachweis ist weder die Anwendung noch der Vertrieb von Pflanzenschutzmitteln erlaubt. Der Auftragnehmer muss also über Mitarbeiter mit Sachkundenachweis Pflanzenschutz verfügen, falls chemische Mittel eingesetzt werden, und alle Anwendungsbestimmungen (z.B. Zulassungen, Abstandsauflagen, Dokumentationspflichten nach PflSchG) einhalten. Oft bevorzugen Auftraggeber heute sogar vertraglich den Verzicht oder die Minimierung von Pestiziden (Stichwort Integrierter Pflanzenschutz). Auch die Entsorgung von Grünabfällen unterliegt Regelungen: größeres Schnittgut, Laub etc. ist umweltgerecht zu entsorgen (Bioabfallverordnung, KrWG). Der Dienstleister sollte bestätigen, dass er als Entsorgungsfachbetrieb geeignete Nachweise führt oder an die kommunale Kompostierung abgibt. In Industrieparks könnte zusätzlicher Bodenschutz relevant sein – etwa kein Eintrag von Gefahrstoffen in den Boden, Schutz von Grundwasser (WHG – Wasserhaushaltsgesetz, falls Dünge- oder Spritzmittel eingesetzt werden). Compliance bedeutet hier, alle einschlägigen Umweltauflagen zu kennen und zu befolgen. Gegebenenfalls verlangen Auftraggeber auch Nachweise eines Umweltmanagementsystems (nach ISO 14001) oder ähnliche Zertifikate, um sicherzugehen, dass der Dienstleister nachhaltig arbeitet.

Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht: Der Vertrag sollte Klauseln enthalten, die den Auftragnehmer verpflichten, alle sozialversicherungsrechtlichen Pflichten und gesetzlichen Arbeitszeitregeln einzuhalten. Insbesondere ist Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung auszuschließen. Der Auftraggeber kann sich zusichern lassen, dass der Dienstleister keine unbezahlten Praktikanten oder Scheinselbständige einsetzt und sämtliche Löhne, Beiträge und Steuern ordnungsgemäß abführt. Hintergrund ist, dass Auftraggeber unter Umständen haftbar sein können, wenn beauftragte Firmen z.B. entgegen dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz Mindestlöhne unterschreiten oder Sozialbeiträge hinterziehen. Eine Freistellungs- bzw. Haftungsübernahmeklausel zu Gunsten des Auftraggebers für solche Fälle ist üblich. Ebenso wird auf die Einhaltung des MiLoG verwiesen (siehe oben), was mittlerweile Standard ist. Sollten Subunternehmer zulässig sein, muss der Auftragnehmer auch sicherstellen, dass diese die gleichen Pflichten erfüllen; oft muss der Einsatz von Subunternehmen vom Auftraggeber genehmigt werden, um Qualitäts- und Compliancerisiken zu kontrollieren.

Betreiberverantwortung und Verkehrssicherung: Wie zuvor erläutert, kann der Auftraggeber delegierbare Betreiberpflichten (z.B. regelmäßige Kontrolle der Bäume, Spielplatzprüfung, Wegekontrolle) auf den Dienstleister übertragen. Ein zentraler Compliance-Aspekt ist hier die Pflichtenübertragung in schriftlicher Form. Der Vertrag muss genau festhalten, welche Pflichten in welchem Umfang übertragen werden und dass der Dienstleister geeignete Maßnahmen ergreift, um sie zu erfüllen. Zudem sollte geregelt sein, dass der Dienstleister den Auftraggeber unverzüglich informiert, falls ihm Gefahren auffallen, die er nicht selbst abstellen kann (z.B. akute Baumbruchgefahr, die eine Sperrung erfordert). So bleibt der Auftraggeber in der Lage, seine allgemeine Verkehrssicherungspflicht zu überwachen. Es kann auch vereinbart werden, dass der Dienstleister den Auftraggeber bei der Haftungsabwehr unterstützt – etwa durch Bereitstellung aller Dokumente im Schadensfall. Manche Verträge sehen vor, dass der Dienstleister eine Haftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme unterhält (z.B. 5 Mio. € für Personen- und Sachschäden), um etwaige durch ihn verursachte Schäden oder Versäumnisse abzudecken. Eine solche Versicherung gehört zum Compliance-Rahmen, da z.B. ein vom Dienstleister verursachter Unfall (etwa durch ungesicherte Arbeitsstellen auf dem Gelände) ansonsten zu erheblichen Ansprüchen führen könnte.

Nachhaltigkeit und Corporate Compliance: Viele Unternehmen haben interne Compliance-Richtlinien, die auch von Dienstleistern einzuhalten sind. Das umfasst Verhaltenskodizes (z.B. keine Korruption, keine Annahme von Vorteilen gegenüber Mitarbeitern des Auftraggebers), Datenschutzvorgaben (falls etwa Personendaten von Ansprechpartnern verarbeitet werden, DSGVO-Konformität) und Nachhaltigkeitsziele. Speziell im FM wird Nachhaltigkeit immer stärker verankert: Der Mustervertrag 4.0 fordert beispielsweise vom Auftragnehmer nach Auftragsstart ein Energiekonzept mit Optimierungsvorschlägen zu erstellen – übertragen auf Grünanlagen könnte dies bedeuten, Konzepte zur Wassereinsparung (Regenwassernutzung für Bewässerung) oder zur Förderung der Biodiversität zu liefern. Der Auftraggeber kann bestimmte Compliance-Kriterien vorschreiben, wie den bevorzugten Einsatz von Elektro-Geräten statt benzinbetriebener (Stichwort Emissionsminderung, Lärmschutz) oder die Berücksichtigung von ESG-Kriterien (Environment, Social, Governance) bei der Leistungserbringung. Diese Aspekte sollten im Vertrag dokumentiert sein, um sie später einfordern zu können.