Anhang FM-Vertrag: Doku, Schulung, Normen

Über die unmittelbaren Schichtaufzeichnungen hinaus sind regelmäßige Berichte ein weiterer wichtiger Bestandteil der Dokumentation bei Dienstverträgen. Solche Berichte dienen dazu, dem Auftraggeber periodisch einen Überblick über die Leistungserbringung, Qualität und etwaige Probleme zu geben.

• Leistungs- und Tätigkeitsberichte: Häufig wird monatlich oder quartalsweise ein Leistungsbericht gefordert, der die erbrachten Services zusammenfasst. Darin können Kennzahlen (KPIs) zur Servicequalität oder -menge aufgeführt sein, etwa die Anzahl der geleisteten Stunden, durchgeführten Kontrollen oder bearbeiteten Vorfälle. Vertragsanhänge können festlegen, welche KPIs zu erfassen und zu berichten sind. Solche Berichte schaffen Transparenz über die Leistung des Dienstleisters und ermöglichen dem Auftraggeber, Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen.

• Ereignis- und Zwischenfallberichte: Neben Routinetätigkeiten müssen besondere Ereignisse oder Störungen gesondert berichtet werden. Bei Sicherheitsdienstleistern gehören hierzu z.B. Vorfallsberichte bei Sicherheitsereignissen; im Catering könnten Hygienemängel oder Unfälle gemeldet werden. Der Vertrag kann vorschreiben, dass solche Incident Reports unverzüglich erstellt und dem Auftraggeber vorgelegt werden, um gemeinsam geeignete Maßnahmen abzuleiten.

• Qualitäts- und Verbesserungsberichte: Im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) kann vereinbart werden, dass der Dienstleister regelmäßige Qualitätsberichte oder Meetings anbietet. Darin werden Ergebnisse von Qualitätssicherungsmaßnahmen, Kundenfeedback und Verbesserungsvorschläge dokumentiert. Dies fördert die proaktive Steuerung des Vertrags und die Anpassung der Dienstleistungen an geänderte Anforderungen.

Durch klar definierte Berichtswesen-Anforderungen im Dienstleistungsvertrag wird gewährleistet, dass der Auftraggeber stets informiert ist. Die Dokumentationsanhänge sollten Formate, Inhalte und Intervalle dieser Berichte festhalten. So wird die Erwartungshaltung an den Dienstleister transparent und verbindlich dokumentiert. Insgesamt bilden Schichtprotokolle und Berichte gemeinsam ein umfassendes Nachweis-System, welches die erbrachte Leistung belegt und die Grundlage für Evaluierungen bildet.

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Vertragsdokumentation sind Schulungs- und Qualifikationsnachweise des eingesetzten Personals. Dienstleistungsverträge – vor allem in sicherheits- oder hygienekritischen Bereichen – sollten sicherstellen, dass nur ausreichend geschulte und qualifizierte Mitarbeiter eingesetzt werden.

• Fachliche Mindestqualifikationen: Im Sicherheitsdienst ist beispielsweise der Nachweis der erfolgreich absolvierten Sachkundeprüfung nach § 34a GewO für Wach- und Sicherheitspersonal gesetzlich vorgeschrieben. Vertragsanhänge können verlangen, dass für jeden eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter die Bescheinigung dieser Sachkundeprüfung vorgelegt wird. Ebenso sind Belehrungen in Dienstanweisungen sowie unterschriebene Verpflichtungserklärungen zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit für das Sicherheitspersonal erforderlich. Diese Dokumente stellen sicher, dass das Personal über die nötige rechtliche und fachliche Befähigung verfügt, um die Dienstleistung ordnungsgemäß und verantwortungsvoll auszuführen.

• Hygiene- und Sicherheitsschulungen: Im Catering- und Lebensmittelbereich sind Hygieneschulungen unverzichtbar. Gemäß § 4 der Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV) müssen alle Mitarbeiter, die mit leicht verderblichen Lebensmitteln umgehen und keine einschlägige Ausbildung haben, umfassend in Lebensmittelhygiene geschult werden. Ein Dienstvertrag im Catering sollte daher Kopien der Hygieneschulungs-Zertifikate des Personals oder zumindest die Verpflichtung zur Schulung nach LMHV als Anhang beinhalten. Ähnlich kann im Sicherheitsgewerbe eine regelmäßige Unterweisung in Arbeitssicherheit und Erste-Hilfe verlangt werden – z.B. Nachweis einer aktuellen Ersthelferqualifikation alle zwei Jahre.

• Fort- und Weiterbildungsnachweise: Qualität lebt von kontinuierlicher Weiterbildung. Viele Standards fordern daher den Nachweis regelmäßiger Fortbildungen. So schreibt etwa die DIN 77200 vor, dass Sicherheitsmitarbeiter laufend weitergebildet werden müssen und ein schriftliches Weiterbildungskonzept existiert. Vertragsdokumente sollten festhalten, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Verlangen Aus- und Weiterbildungsnachweise der Mitarbeiter vorlegen muss. Dadurch kann der Auftraggeber überprüfen, ob das Personal aktuell geschult ist und neue gesetzliche Vorgaben oder Technologien beherrscht.

Schulungsnachweise in den Vertragsanhängen erhöhen die Vertrauenswürdigkeit des Dienstleisters und verringern Risiken für den Auftraggeber. Sie dokumentieren schwarz auf weiß, dass das eingesetzte Personal den fachlichen und gesetzlichen Anforderungen entspricht. Darüber hinaus kann der Vertrag regeln, dass der Dienstleister neuen Mitarbeitern nur nach Vorlage bestimmter Qualifikationen einsetzen darf und dass Schulungen regelmäßig aufzufrischen sind. Dies schafft einen nachvollziehbaren Qualifikationsstandard für die Dienstleistung.

Unter „Werkzeug“ im Kontext eines Dienstleistungsvertrags sind die Hilfsmittel und Systeme zu verstehen, die der Auftragnehmer einsetzt, um die Servicequalität zu gewährleisten und die vorgeschriebene Dokumentation effizient zu führen. Solche Werkzeuge können sowohl physischer Natur (Geräte, Ausrüstung) als auch digital/organisatorisch (Software, Checklisten, Kontrollsysteme) sein.

• Einsatz von Kontroll- und Aufzeichnungssystemen: Gerade im Sicherheitsbereich ist es üblich, technische Kontrollsysteme einzusetzen, um Präsenz und Leistung zu überwachen. Beispiele sind elektronische Wächterkontrollsysteme (digitale Rundgangslesegeräte), Videoüberwachungssysteme oder computergestützte Leitstände. Solche Systeme ermöglichen die automatisierte Erfassung von durchgeführten Tätigkeiten und Ereignissen in Echtzeit. Die DIN 77200 empfiehlt, die dabei gesammelten Daten regelmäßig dem Auftraggeber zur Auswertung bereitzustellen. In den Vertragsanhängen kann festgelegt sein, welche Systeme verwendet werden dürfen oder sollen und in welchem Turnus die Auswertungen (z.B. Besucherzahlen, Kontrollzeiten, Alarmhistorie) zu berichten sind.

• Arbeitsmittel und Ausrüstung: Für die eigentliche Leistungserbringung muss der Dienstleister oft bestimmte Werkzeuge bzw. Ausrüstungsgegenstände bereitstellen. Ein Reinigungsdienst etwa benötigt Maschinen und Putzmittel, ein Catering-Service bringt eigenes Küchengerät mit, und ein Sicherheitsdienst muss für seine Mitarbeiter Uniformen, Kommunikationsmittel (Funkgeräte, Mobiltelefone) sowie ggf. Schutz- und Überwachungstechnik stellen. Im Dienstvertrag kann ein Anhang “Arbeitsmittel” festhalten, welche Ausstattung vom Auftragnehmer mitzubringen ist und welche vom Auftraggeber gestellt wird. Wichtig ist hierbei auch die Dokumentation der Übernahme solcher Ausrüstung: Wird dem Auftragnehmer Equipment vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt, muss dies nachvollziehbar dokumentiert und bei Rückgabe überprüft werden (z.B. Übergabeprotokolle für Schlüssel oder Geräte).

• Dokumentations-Tools und -Vorlagen: Oft nutzt der Dienstleister standardisierte Formulare oder Software, um die geforderte Dokumentation zu führen. Zum Beispiel können digitale Schichtbücher oder Ticketing-Systeme eingesetzt werden, um Vorfälle zentral zu erfassen. Im Bereich Facility Management werden zunehmend Computer Aided Facility Management (CAFM)-Systeme genutzt, um Leistungen und Dokumente zu verwalten. Der Vertrag sollte regeln, ob der Auftraggeber Zugriff auf solche Systeme erhält oder regelmäßige Exporte/Ausdrucke aus diesen Tools als Anhang geliefert werden. Einheitliche Checklisten und Formblätter (etwa für Reinigungsrundgänge oder Sicherheitskontrollen) können ebenfalls als Werkzeug gelten – diese sollten im Vertrag als Bestandteil der Leistung beschrieben oder mustermäßig angehängt sein, um ein einheitliches Vorgehen zu sichern.

Der Aspekt Werkzeuge im Dienstleistungsvertrag zielt darauf ab, klarzustellen, wie die Leistung erbracht und überwacht wird. Durch die richtige Auswahl von Hilfsmitteln und eine transparente Dokumentation ihrer Nutzung wird die Dienstleistungsqualität objektiv messbar. Der Vertrag und seine Anhänge sollten daher sowohl die Bereitstellung von geeigneten Werkzeugen als auch die Dokumentationspflichten bei deren Einsatz eindeutig regeln.

Zur Sicherstellung hoher Qualitätsstandards und branchenspezifischer Compliance ist es ratsam, in Dienstleistungsverträgen auf anerkannte Normen und Standard-Konzepte Bezug zu nehmen. Diese Normen können im Vertragstext oder als Anhang eingebunden werden, sodass der Auftragnehmer sich verpflichtet, deren Anforderungen einzuhalten.

• DIN 77200 (Sicherheitsdienstleistungs-Standard): Die DIN 77200 ist eine deutsche Norm, die einheitliche Mindeststandards für Sicherheitsdienstleistungen definiert. Im Fokus stehen dabei Organisation, Personalqualifikation, Prozessmanagement sowie Planung und Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen. Viele Auftraggeber verlangen von ihren Sicherheitsdienstleistern einen objektiven Qualitätsnachweis nach dieser Norm. Daher kann im Dienstleistungsvertrag festgelegt werden, dass der Auftragnehmer nach DIN 77200 zertifiziert sein muss oder zumindest die Normanforderungen erfüllt. Dies umfasst u.a. die oben genannten Dokumentations- und Nachweispflichten (z.B. jährliche Vorlage von Führungszeugnissen, Finanzamtsunbedenklichkeitsbescheinigung, Mindestlohn-Eigenerklärung, Datenschutz- und Verschwiegenheitserklärungen). Durch die Einbindung von DIN 77200 im Vertrag wird ein transparentes und einheitliches Qualitätsniveau sichergestellt, an dem sich der Dienstleister messen lassen muss. Für den Auftraggeber schafft dies Vertrauen, dass der Dienstleister organisatorisch und personell gut aufgestellt ist und nachprüfbare Standards (etwa in Punkto Dokumentation, Ausrüstung, Schulung des Personals) einhält.

• HACCP-Konzept im Catering: HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) ist ein international anerkanntes Konzept des vorsorgenden Qualitäts- und Hygienemanagements in der Lebensmittelbranche. EU-rechtlich sind alle Lebensmittelunternehmer verpflichtet, ein HACCP-Konzept einzuführen und zu dokumentieren. Konkret muss jeder Betrieb die für die Lebensmittelsicherheit kritischen Kontrollpunkte definieren, Überwachungsmaßnahmen durchführen und diese lückenlos aufzeichnen. In Catering-Verträgen sollte deshalb verlangt werden, dass der Auftragnehmer ein HACCP-Konzept implementiert hat und nach diesem arbeitet. Als Nachweis können z.B. Hygienehandbücher, Reinigungs- und Temperaturprotokolle oder Prüfzertifikate angehängt werden. Wichtig ist, dass das HACCP-System schriftlich dokumentiert ist und die entsprechenden Aufzeichnungen der Lebensmittelüberwachung auf Verlangen vorgelegt werden können. Die Bezugnahme auf HACCP im Vertrag stellt sicher, dass der Caterer alle gesetzlichen Hygienevorgaben erfüllt und ein hohes Maß an Lebensmittelsicherheit gewährleistet. Zudem kann der Vertrag auch regelmäßige Audits oder Kontrollen (ggf. durch den Auftraggeber oder Drittprüfer) vorsehen, um die Einhaltung des HACCP-Konzepts zu überwachen.

Durch die Einbindung solcher Normen und Standards in den Dienstleistungsvertrag entsteht Verbindlichkeit für den Dienstleister, bewährte Verfahren einzuhalten. Es empfiehlt sich, im Vertragstext klar anzugeben, welche Normversion gilt und ob Abweichungen zulässig sind. Gegebenenfalls können Zertifikate (z.B. DIN 77200-Zertifikat durch eine akkreditierte Stelle, oder HACCP-Schulungszertifikate) als Anlagen beigefügt werden. Dies untermauert den hohen Qualitätsanspruch des Vertrags. Darüber hinaus können auch weitere Normen je nach Dienstleistungsbereich relevant sein – etwa ISO 9001 (Qualitätsmanagementsystem) zur Unterstützung des Berichtswesens und Beschwerdemanagements oder branchenspezifische Richtlinien (z.B. GEFMA-Standards im Facility Management). Entscheidend ist, dass normative Anforderungen im Vertrag konkret benannt und durch entsprechende Dokumentationsanhänge belegt werden.