Dienstverträge im Facility Management

• Leistungsumfang und Spezifikation: Üblicherweise werden im FM-Vertrag die konkreten Leistungen und Standards detailliert festgelegt, oft in Form eines Leistungsverzeichnisses als Vertragsanlage. Darin wird beschrieben, welche Aufgaben der FM-Dienstleister übernimmt (z.B. Gebäudeunterhalt, technische Wartung, Reinigung, Catering, Sicherheit etc.) und in welcher Qualität und Häufigkeit. Diese Klarheit ist unverzichtbar, um ein gemeinsames Verständnis zu sichern und Erwartungen zu steuern. Der Auftraggeber sollte sich im Vorfeld genau überlegen, welche Inhalte und Standards er festschreiben möchte. So ist z.B. bei Reinigungsleistungen zu entscheiden, ob konkrete Intervalle (etwa „3–4 Reinigungen pro Woche“) vereinbart werden oder ein dauerhafter Zustand („permanente Sauberkeit“) geschuldet ist – letzteres lässt mehr Interpretationsspielraum und birgt eher Konfliktpotenzial.

• Service Level Agreements (SLAs) und Qualitätskontrolle: In modernen FM-Verträgen werden häufig Service Level Agreements eingebunden, um Qualität, Quantität und Leistungsstandards messbar zu definieren. SLAs legen z.B. fest, welche Reaktionszeiten bei Störungen gelten, welche Verfügbarkeiten technischer Anlagen sicherzustellen sind oder welche Sauberkeitskriterien erfüllt werden müssen. Durch solche objektiven Vorgaben lassen sich Unsicherheiten über die geschuldete Leistung beseitigen und ein eigenes Sanktionssystem etablieren. Gängig ist die Vereinbarung von Bonus-Malus-Regelungen: Bei übererfüllter Leistung (z.B. überdurchschnittliche Servicequalität oder Kosteneinsparungen) erhält der Dienstleister einen Bonus; bei Schlechtleistung werden Abzüge (Malus) von der Vergütung vorgenommen. Dies motiviert zur Einhaltung hoher Qualität und gibt beiden Parteien von vornherein Klarheit über die Folgen von Abweichungen. Wichtig: Solche Klauseln müssen sorgfältig formuliert sein, damit sie wirksam sind und nicht mit gesetzlichen Rechten kollidieren. Insbesondere dürfen vertragliche Sanktionsmechanismen nicht die gesetzlichen Gewährleistungsrechte aushebeln oder unzulässig einschränken, da sonst Nichtigkeit droht. In der Praxis sind Bonus-Malus-Systeme zwar beliebt, aber stets individuell anzupassen – kein Gebäude und keine Service-Situation ist exakt gleich.

• Vertragsdauer und Flexibilität: Großangelegte FM-Dienstverträge laufen oft über mehrere Jahre, da ein häufiger Dienstleisterwechsel ineffizient wäre. Üblich sind feste Grundlaufzeiten (z.B. 3–5 Jahre) mit Verlängerungsoptionen. Angesichts langer Laufzeiten ist ein Änderungsmanagement im Vertrag wichtig: Es sollte Regelungen geben, wie Leistungsänderungen, zusätzliche Leistungen oder Reduzierungen gehandhabt werden. Dies kann eine Change-Request-Klausel sein, die die Anpassung der Vergütung und Leistungsbeschreibungen bei geänderten Anforderungen ermöglicht. Auch Preisanpassungsklauseln (z.B. Indexierung an einen Verbraucher- oder Lohnkostenindex) sind gängig, um Inflation oder Tariflohnsteigerungen über die Vertragsdauer zu berücksichtigen.

• Vergütung und Abrechnung: Die Vergütung in FM-Verträgen erfolgt häufig pauschal als monatliche Pauschale für den definierten Leistungsumfang. Einzelne Leistungen können aber auch nach Aufwand abgerechnet werden, falls sie nicht regelmäßig anfallen (z.B. Sonderreinigungen, Reparaturen außerhalb der Wartung). In jedem Fall sollte klar geregelt sein, welche Leistungen von der Pauschale umfasst sind und welche separat vergütet werden. Zudem sind Zahlungsmodalitäten (Fälligkeit, Rechnungslegung, ggf. Sicherheiten) festzulegen. Bei umfangreichen Aufträgen können Staffelpreise oder Mengenrabatte eine Rolle spielen, z.B. wenn mehrere Liegenschaften in einem Vertrag gebündelt sind.

• Rollen und Organisation: Da FM-Leistungen häufig vor Ort im Objekt erbracht werden, ist die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber, FM-Dienstleister und ggf. Nutzern organisatorisch zu regeln. Empfehlenswert sind vertragliche Festlegungen zu Ansprechpartnern, Berichtspflichten und Meetings (z.B. monatliche Leistungsbesprechungen, Quartalsberichte über KPIs). Dadurch wird die erwartete Kommunikation institutionalisiert. Zudem sollte die Personalstellung klar sein: Das vom Dienstleister eingesetzte Personal untersteht dessen Weisungsrecht; ein Beschäftigungsverhältnis zum Auftraggeber wird ausdrücklich nicht begründet (wichtig zur Abgrenzung von Scheinselbständigkeit oder verdeckter Arbeitnehmerüberlassung). Falls der Dienstleister Subunternehmer einsetzt, muss der Vertrag hierzu Bestimmungen enthalten (siehe dazu unten Compliance bei Einsatz von Subunternehmern).

• Zudem rücken Nachhaltigkeit und ESG (Environmental, Social, Governance) stärker in den Fokus: Der nachhaltige Betrieb von Immobilien ist längst ein Thema in FM-Verträgen und erhält durch neue europäische und nationale Gesetze (Stichwort EU-Taxonomie-Verordnung) noch mehr Bedeutung. Die aktuelle GEFMA-510-Auflage enthält Empfehlungen für ein strukturiertes ESG-Berichtswesen, um z.B. Berichtspflichten gemäß EU-Taxonomie erfüllen zu können. Auch Leitsätze zum energieeffizienten und klimafreundlichen Gebäudebetrieb werden verstärkt integriert. Ein weiterer neuer Baustein im Mustervertrag sind pandemiespezifische Regelungen. Die COVID-19-Pandemie hat zahlreiche Rechtsfragen aufgeworfen (etwa zu Leistungsänderungen bei Lockdowns, Vergütungsanpassungen wegen Hygienemehraufwand etc.), denen der Mustervertrag nun mit einem eigenen Kapitel Rechnung trägt.

Ergänzend zum Vertrag wurde auch die GEFMA-Leistungsbeschreibung (GEFMA 520) überarbeitet. Dieses Dokument beschreibt standardisierte FM-Leistungen detailliert und umfasst nun ebenfalls ESG-Aspekte im Sinne des European Green Deal. Neu hervorgehoben werden darin die Aufgaben beim Start und Ende einer Zusammenarbeit (z.B. Übernahme bestehender Gebäudeinformationen beim Vertragsbeginn, Rückgabe von Dokumentationen und reibungslose Übergabe an einen Nachfolger beim Vertragsende). Solche Übergangsleistungen sind in groß angelegten FM-Projekten kritisch, damit beim Dienstleisterwechsel keine Lücken in der Betreiberorganisation entstehen. Schließlich bietet die Leistungsbeschreibung auch ein Muster-Leistungsverzeichnis und Preisgerüst zur Kalkulation. All diese Branchenstandards erleichtern die Erstellung und Ausschreibung von FM-Verträgen, ersetzen aber nicht die individuelle Anpassung: GEFMA betont selbst, dass auch ihr Mustervertrag nur als Grundlage dient und im konkreten Einzelfall angepasst werden muss.

Ein zentrales Thema bei FM-Verträgen in Deutschland ist die Compliance – die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Pflichten im Gebäudebetrieb. Eigentümer und Betreiber von Immobilien unterliegen in Deutschland zahlreichen, teils zunehmend strengen Pflichten aus Gesetzen, Verordnungen, technischen Regeln und der Rechtsprechung. Schätzungen zufolge enthalten rund 2.000 Gesetze und Regelwerke immobilienbezogene Pflichten, die unter dem Stichwort „Betreiberverantwortung“ zusammengefasst werden können. Diese Pflichten dienen dem Schutz von Leben, Gesundheit, Sicherheit und Umwelt im Gebäudebetrieb. Werden sie vernachlässigt, drohen nicht nur Gefahren für Personen und Sachwerte, sondern auch erhebliche Haftungsrisiken für den Betreiber.

• Betreiberpflichten und Delegation: Nach dem Grundsatz "Eigentum verpflichtet" ist zunächst der Gebäudeeigentümer bzw. der formale Betreiber selbst Träger der gesetzlichen Betreiberverantwortung. Er muss z.B. für Arbeitssicherheit, Brandschutz, Verkehrssicherung (z.B. Winterdienst, bauliche Sicherheit), Umweltschutz (Immissionsschutz, Entsorgung gefährlicher Abfälle) und technische Anlagensicherheit (Prüfungen von Aufzügen, Druckbehältern, Elektroanlagen etc.) sorgen. Viele Vorschriften – vom Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) über die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), Landesbauordnungen, Unfallverhütungsvorschriften (DGUV-Regeln) bis hin zur Umweltgesetzgebung (z.B. BImSchG) – definieren Pflichten, oft ergänzt durch technische Normen (DIN, VDE, VDI etc.). Wichtig zu verstehen: Nicht alles ist eins zu eins Gesetz. Neben unmittelbar verbindlichen Pflichten (z.B. ausdrücklich gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen in bestimmten Intervallen – Konformitätslevel 1) gibt es viele Mittelbare Pflichten mit Ermessensspielräumen (Gesetze fordern einen sicheren Betrieb, die genaue Umsetzung überlässt der Gesetzgeber teils dem Betreiber – Level 2), dazu anerkannte Regeln der Technik als Empfehlungen (Level 3) und schließlich vertragliche Pflichten über das gesetzliche Maß hinaus (Level 4). Ein professioneller FM-Dienstleister muss diese Unterschiede kennen und in Absprache mit dem Eigentümer entscheiden, welche Standards eingehalten oder vertraglich vereinbart werden sollen, um Sicherheit und Wirtschaftlichkeit in Einklang zu bringen.

• Der Eigentümer/Betreiber kann seine Pflichten vertraglich auf den FM-Dienstleister delegieren. Bei externem Facility Management ist das üblich und auch rechtlich zulässig, entbindet den Eigentümer aber nicht vollständig von Verantwortung. Entscheidend ist, dass die Delegation wirksam erfolgt, denn bleiben Anforderungen unerfüllt oder erfolgt die Übertragung nicht ordnungsgemäß, haftet der ursprüngliche Betreiber weiter.

• Klare Definition und Abgrenzung des Inhalts und Umfangs der übertragenen Pflichten (im Vertrag oder via konkreter Anweisung). Es muss unmissverständlich dokumentiert sein, welche Betreiberaufgaben der FM-Dienstleister übernimmt (z.B. Durchführung aller gesetzlich geforderten Prüfungen von Brandschutzanlagen, Wartung der Lüftungsanlagen nach VDI 6022, Organisation der Arbeitsmedizin und Sicherheitsunterweisungen etc.). Oft wird hierfür eine Verantwortungsmatrix erstellt, die jede Pflicht und den verantwortlichen Akteur ausweist.

• Sorgfältige Auswahl des Delegationsempfängers (hier: des FM-Dienstleisters). Der Auftragnehmer muss fachkundig, zuverlässig und von seiner Organisation her in der Lage sein, die Pflichten zu erfüllen. Dieses Kriterium ist sowohl bei der Ausschreibung/Vergabe zu beachten als auch laufend, z.B. wenn der Dienstleister seinerseits Subunternehmer einsetzt.

• Angemessene Ressourcenausstattung und Kompetenzen für den Dienstleister. Der Auftraggeber muss sicherstellen, dass der FM-Anbieter Zugang zu allen notwendigen Informationen, Plänen, Räumen und Mittel hat, um seine Aufgaben zu erfüllen. Ebenso muss der Dienstleister befugt sein, im notwendigen Umfang Anordnungen zu treffen (z.B. Zutritt für Prüfer organisieren, Anlagen abschalten für Wartung etc.).

• Umfassende Unterweisung und Information des Dienstleisters bezüglich der Pflichten. Alle relevanten gesetzlichen Anforderungen sollten im Rahmen der Vertragsübergabe kommuniziert werden. Ggf. sind gemeinsame Begehungen oder Einweisungen durchzuführen. Wichtig ist die Dokumentation dieser Unterweisungen und der vertraglichen Pflichtenübertragung.

• Laufende Überwachung der Aufgabenerfüllung. Trotz Delegation darf der Eigentümer die Oberaufsicht nicht völlig aus der Hand geben. Er muss regelmäßige Kontrollen oder Audits durchführen bzw. sich berichten lassen, ob der FM-Dienstleister die Pflichten einhält (z.B. stichprobenartige Prüfungsnachweise kontrollieren). Die Aufsichtspflicht verbleibt beim Delegierenden: Selbst wenn der FM-Dienstleister intern eigene Kontrollen etabliert, schuldet der Auftraggeber eine angemessene Oberaufsicht.

Werden diese Voraussetzungen erfüllt und lückenlos dokumentiert, kann die Betreiberverantwortung weitgehend risikolos durch den FM-Dienstleister wahrgenommen werden. Im Schadensfall kann sich der Eigentümer dann entlasten (Exkulpation), indem er auf die wirksame Delegation verweist. Geschieht dies jedoch nicht, bleibt der Eigentümer haftbar, als hätte keine Delegation stattgefunden. Praxisgerecht bedeutet das: Der FM-Vertrag sollte exakt festhalten, welche gesetzlichen Prüfungen, Wartungen, Sicherungsmaßnahmen und Dokumentationen vom Dienstleister übernommen werden. Weiterhin sollte der Dienstleister verpflichtet werden, den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, falls ihm eine Rechtsänderung bekannt wird, die neue Pflichten nach sich zieht (z.B. geänderte Verordnung mit kürzeren Prüfintervallen). Beide Seiten profitieren davon, wenn Compliance strukturiert gemanagt wird – Haftungsrisiken sinken und der Gebäudebetrieb wird effizienter.

• Dokumentation und Nachweisführung: Ein Sprichwort im Betreiberrecht lautet: "Was nicht dokumentiert ist, wurde nicht gemacht." Daher ist dem Thema Dokumentation besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Der FM-Vertrag sollte vorschreiben, welche Nachweisdokumente der Dienstleister führen muss – etwa Prüfberichte, Wartungsprotokolle, Gefahrstoffkataster, Unterweisungsnachweise – und wie diese dem Auftraggeber verfügbar gemacht werden (z.B. via CAFM-System oder regelmäßige Reports). Eine lückenlose, aktuelle Dokumentation ist nicht nur für die Behörden und Versicherungen wichtig, sondern auch für die eigene Entlastung im Haftungsfall. Empfehlenswert ist zudem eine vertragliche Regelung, dass alle im Zuge des FM erstellten technischen Dokumentationen, Prüfprotokolle und Daten am Vertragsende an den Auftraggeber übergehen bzw. diesem gehören – so bleibt die Betreiberhistorie im Haus, auch wenn der Dienstleister wechselt.

• Haftung und Versicherungen: Auf die Haftungsverteilung sollte im Vertrag detailliert eingegangen werden. Der FM-Dienstleister hat für schuldhafte Pflichtverletzungen (z.B. eine verpasste Prüfung mit Schadenfolge) einzustehen. Üblicherweise enthält der Vertrag Klauseln zur Freistellung des Auftraggebers von Ansprüchen Dritter, die durch Versäumnisse des Dienstleisters entstehen. Ein Beispiel: Verletzt der FM-Dienstleister die Verkehrssicherungspflicht (z.B. unterlässt Winterdienst) und kommt es zu einem Unfall, hält eine Freistellungsklausel den Eigentümer schadlos – der Dienstleister muss alle Forderungen übernehmen. Solche Klauseln sind im Lichte von § 307 BGB (Inhaltskontrolle AGB) sorgfältig zu formulieren, um wirksam zu sein (kein vollständiger Haftungsausschluss für grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Dienstleisters möglich, etc.). Zusätzlich ist der FM-Dienstleister vertraglich zu ausreichendem Versicherungsschutz zu verpflichten (Betriebshaftpflicht, Umwelthaftpflicht, evtl. Vermögensschadenhaftpflicht), inklusive der Pflicht, auf Verlangen Versicherungsnachweise vorzulegen. So hat der Auftraggeber die Sicherheit, dass im Ernstfall die finanziellen Folgen gedeckt sind.

• Arbeitsrechtliche Compliance (Mindestlohn, Arbeitnehmerrechte): Die FM-Branche arbeitet stark mit Fremdpersonal und Subunternehmern, insbesondere in Bereichen wie Reinigung oder Sicherheit. Seit Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) 2015 müssen Auftraggeber darauf achten, dass auch sämtliche Nachunternehmer den gesetzlichen Mindestlohn zahlen – andernfalls droht dem Auftraggeber eine Haftung als Bürge gem. § 13 MiLoG i.V.m. § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Das heißt, ein Unternehmen, das einen FM-Dienstleister beauftragt, haftet im Zweifel so, als hätte es selbst den Lohn nicht gezahlt. Dieses verschuldensunabhängige Haftungsrisiko ist erheblich.

• Der FM-Dienstleister sollte ausdrücklich zur Einhaltung des MiLoG und aller anwendbaren Tarifverträge verpflichtet werden.

• Vertragsklauseln können regelmäßige Nachweispflichten vorsehen, z.B. die Vorlage von Erklärungen oder Testaten (etwa Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialkasse oder geprüfte Lohnabrechnungen).

• Ein Zustimmungsrecht des Auftraggebers für den Einsatz von Subunternehmern ist ratsam. So kann der Auftraggeber „schwarze Schafe“ ausschließen, bevor sie tätig werden.

• Weiter sollten Vertragsstrafen oder ein Sonderkündigungsrecht vereinbart werden für den Fall, dass der Dienstleister oder seine Nachunternehmer gegen die Mindestlohnpflicht verstoßen.

• Auch Sicherheitseinbehalte oder Bürgschaften können verlangt werden, die nur freigegeben werden, wenn nachgewiesen ist, dass alle Löhne gezahlt wurden.

Zwar kann man die gesetzliche Haftung nicht vollständig wegbedingen (ein Haftungsausschluss wäre unwirksam), aber diese präventiven Maßnahmen mindern das Risiko deutlich. Der Gesetzgeber wollte bewusst Druck auf Auftraggeber ausüben, nur seriöse Dienstleister zu wählen – daher ist die Due Diligence bei der Anbieterwahl wichtig (Bonitätsprüfung, Referenzen, Plausibilitätsprüfung der Angebotspreise auf Einhaltung des Mindestlohns). In Summe gehört eine sauber geregelte Subunternehmerklausel in jeden FM-Vertrag: Darin sollte stehen, dass der Einsatz von Subunternehmen der Zustimmung bedarf, diese ebenfalls alle gesetzlichen Pflichten (inkl. MiLoG) einhalten müssen, und der Hauptdienstleister seine Nachunternehmer entsprechend vertraglich verpflichtet und überwacht. Zudem empfiehlt sich eine Freistellungsvereinbarung, wonach der FM-Dienstleister den Auftraggeber von jeglichen Ansprüchen wegen Mindestlohnverstößen seiner Erfüllungsgehilfen freizustellen hat.

• Datenschutz und Vertraulichkeit: In Bürogebäuden können FM-Dienstleister mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, z.B. durch Betrieb von Zutrittskontrollsystemen, Verarbeitung von Mitarbeiterdaten (Poststelle, Empfang) oder Videoüberwachung. Seit Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist hier besondere Sorgfalt nötig. Der FM-Vertrag sollte eine Datenschutzklausel enthalten, die die Einhaltung aller Datenschutzgesetze zusichert. Sofern der Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet (typischerweise der Fall bei Zutrittsdaten, Besucherverwaltung etc.), ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Darin werden u.a. Zweck, Dauer, Art der Verarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragnehmer etc. geregelt. Zusätzlich sind Vertraulichkeitsvereinbarungen wichtig: Das FM-Personal erhält häufig Zugang zu vertraulichen Bereichen und Informationen (Büros, Serverräume, Produktionsstätten). Eine Klausel zur Verschwiegenheit verpflichtet den Dienstleister und seine Mitarbeiter, alle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftraggebers zu wahren – auch über die Vertragslaufzeit hinaus.

• Umwelt- und Nachhaltigkeitsauflagen: Insbesondere in Industrieanlagen kann FM Tätigkeiten umfassen, die umweltrelevant sind (z.B. Gefahrstofflagerung, Emissionsanlagen, Abfallentsorgung). Der Vertrag sollte den Dienstleister verpflichten, alle umweltrechtlichen Vorschriften einzuhalten und z.B. nur zugelassene Entsorger zu beauftragen. Mit Blick auf Nachhaltigkeit verlangen immer mehr Auftraggeber auch Nachhaltigkeitsberichte oder die Umsetzung von Energieeffizienz-Maßnahmen durch den FM-Dienstleister. In großen Büroportfolios spielt etwa die EU-Taxonomie eine Rolle, die vorschreibt, welche Leistungen als ökologisch nachhaltig gelten. Wie erwähnt, gibt der GEFMA-Mustervertrag bereits Hinweise für ein ESG-Berichtswesen. So kann im Vertrag z.B. festgelegt sein, dass der Dienstleister Kennzahlen zum Energieverbrauch, CO₂-Emissionen, Recyclingquoten etc. erfasst und regelmäßig meldet. Auch Green-Building-Zertifizierungen (LEED, DGNB, BREEAM) können Einfluss auf FM-Verträge haben, wenn der Betrieb bestimmten Nachhaltigkeitskriterien genügen muss.

• Arbeitsschutz und Qualifikationen: Der FM-Vertrag sollte betonen, dass der Dienstleister alle Arbeitsschutzvorschriften für sein Personal einhält. Dazu zählt die Bereitstellung angemessener Schutzausrüstung, die Durchführung von Sicherheitsunterweisungen und die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen. Gerade bei industriellem FM ist sicherzustellen, dass Dienstleister-Mitarbeiter über erforderliche Qualifikationen verfügen (etwa Elektrofachkräfte für elektrotechnische Arbeiten gemäß DGUV Vorschrift 3, Zertifikate für den Betrieb von Kälteanlagen etc.). Solche Anforderungen können im Leistungsverzeichnis oder als vertragliche Mindestanforderung definiert werden.

Zusammenfassend verlangt das Thema Compliance im FM-Vertrag eine sorgfältige Auseinandersetzung mit allen einschlägigen Vorschriften und Branchenstandards. Die genannten Klauseln und Mechanismen sorgen dafür, dass gesetzliche Anforderungen systematisch erfüllt und Haftungsrisiken minimiert werden. Die GEFMA-Richtlinie 190 „Betreiberverantwortung im FM“ – erstmals 2004 veröffentlicht und 2022 grundlegend aktualisiert – bietet hierfür einen Orientierungsrahmen. Darin wird beschrieben, wie Betreiberpflichten im Facility Management identifiziert, delegiert und überwacht werden können, um einen rechtskonformen und sicheren Gebäudebetrieb zu gewährleisten. Neuere Entwicklungen (Stichwort Betreiberverantwortung 2.0) beziehen auch Klimaschutz und gesellschaftliche Verantwortung mit ein. Ein FM-Dienstvertrag der neuesten Generation sollte diese Aspekte reflektieren.

• Leistungsverzeichnis / Leistungsbeschreibung: Als Anhang zum Vertrag listet es detailliert alle vom Dienstleister zu erbringenden Leistungen, inklusive Leistungsumfang, Qualitätsstandards, Häufigkeiten und ggf. Richtlinien oder Normen, die anzuwenden sind. Dieses Dokument ist oft sehr umfangreich (gerade bei industriellem FM, wo hunderte von Anlagen und Aufgaben erfasst sind) und bildet die Basis für Leistungsüberwachung und Vergütung. Die GEFMA 520 kann hier als Vorlage dienen.

• Service Level Agreement (SLA): Ein eigener Abschnitt oder Anhang, der Leistungskennzahlen (KPIs) und Zielwerte definiert. Beispiele: Maximale Störungsbehebungszeit für kritische Anlagen: 4 Stunden, Verfügbarkeit der Gebäudeleittechnik: 99%, Reinigungsqualität nach objektiven Kriterien (vgl. DIN 32711) etc. Dazu gehört ein Monitoring- und Reporting-Prozess sowie die Verknüpfung mit Bonus-Malus-Regelungen (etwa Bonus bei >99% Verfügbarkeit, Malus bei <95%). SLAs machen die Vertragserfüllung messbar und transparent.

• Änderungsmanagement-Klausel: Eine Regelung, die es beiden Parteien erlaubt, Änderungen des Leistungsumfangs oder -standards einvernehmlich vorzunehmen. Typischerweise wird ein Prozess beschrieben: schriftlicher Change Request, Prüfung der Auswirkungen auf Kosten und Qualität, Vertragsnachtrag bei Einigung. Dies verhindert Streit, falls z.B. der Auftraggeber zusätzliche Services benötigt (z.B. neue Fläche kommt hinzu) oder gewisse Leistungen reduziert werden sollen.

• Preis- und Vergütungsklauseln: Neben der Angabe der Vergütungshöhe sollte der Vertrag regeln, wie Preisanpassungen erfolgen können (Indexklausel, Anpassung bei Mindestlohnänderungen, Veränderung von Energiekosten sofern vom Dienstleister zu tragen etc.). Auch Zahlungspläne (monatlich im Voraus/nachträglich, Zahlungsziel, Skonti) und Sicherheiten (Kaution, Vertragserfüllungsbürgschaft) werden hier vereinbart, insbesondere bei großen Vertragsvolumina.

• Qualitätssicherungs- und Abnahmeregelungen: Für werkvertragliche Teile (z.B. Instandsetzungsprojekte, Umbauten durch den FM-Dienstleister) sollten Abnahmeverfahren definiert werden. Generell kann vereinbart werden, dass der Auftraggeber regelmäßige Qualitätsaudits durchführen darf oder externe Gutachter zur Prüfung einsetzen kann. Zudem sollte festgehalten werden, wie mit Mängeln verfahren wird – etwa: Verpflichtung zur Nacherfüllung innerhalb bestimmter Fristen, Minderung der Vergütung bei andauernden Qualitätsmängeln, oder die Möglichkeit der Selbstvornahme (Auftraggeber lässt Mangel durch Dritte beheben auf Kosten des Dienstleisters). Diese Rechte müssen jedoch zur jeweiligen Vertragsart passen (Dienst- vs. Werkvertrag, vgl. oben Gewährleistung).

• Haftungs- und Versicherungsbedingungen: Klarstellung der Haftung des Dienstleisters für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, Verschuldensmaßstäbe, Haftungsbegrenzungen (falls zulässig) und Ausschlüsse. Wichtig: In vielen FM-Verträgen gibt es eine Kumulierte Haftungsobergrenze pro Jahr oder insgesamt (z.B. Beschränkung der Haftung auf einen bestimmten Betrag, außer bei Vorsatz/Grob fahrlässigkeit). Zudem Versicherungsklauseln: Verpflichtung, bestimmte Mindestdeckungssummen in der Haftpflicht zu haben (z.B. 5 Mio. € für Personenschäden) und Benennung des Auftraggebers als Mitversicherter oder zumindest Meldepflicht bei Versicherungswechsel.

• Subunternehmerklausel: Wie oben beschrieben, muss geregelt sein, ob und in welchem Umfang der FM-Dienstleister Leistungen an Nachunternehmer weitergeben darf. Üblich ist ein Schriftform-Erfordernis und Zustimmungsvorbehalt: Der Auftragnehmer darf nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers Subunternehmer einsetzen. Ferner sollte festgelegt sein, dass der Hauptauftragnehmer alle Pflichten (inkl. Datenschutz, MiLoG, Qualität) an die Subunternehmer weiterreicht und für deren Verschulden wie für eigenes Verschulden haftet. Bei großen FM-Aufträgen ist oft eine Liste der vorgesehenen Nachunternehmer bereits bei Vertragsbeginn bekannt und wird angehängt. Änderungen (z.B. Wechsel eines Nachunternehmers für Reinigung) müssten dann vom Auftraggeber genehmigt werden.

• Compliance- und Rechtskonformitätsklausel: Eine allgemeine Klausel, in der der FM-Dienstleister zusichert, alle geltenden Gesetze, Verordnungen und behördlichen Auflagen im Rahmen der Leistungserbringung einzuhalten. Dazu gehört die Verpflichtung, alle für den Betreiber relevanten Prüf- und Wartungstermine fristgerecht zu organisieren, erforderliche Genehmigungen einzuholen usw. Oft wird auch verlangt, dass der Dienstleister ein Compliance-Management-System unterhält oder einen Compliance-Beauftragten benennt. Elemente können sein: Antikorruptions-Versicherung (z.B. dass keine Bestechung im Zusammenhang mit dem Vertrag erfolgt), Einhaltung des Lieferkettengesetzes (falls anwendbar, etwa wenn FM-Materialien aus dem Ausland bezogen werden, wobei das im FM weniger relevant ist), und Meldung von Compliance-Verstößen. Im Rahmen von Nachhaltigkeit kann hier auch die Verpflichtung aufgenommen werden, bestimmte Nachhaltigkeitsziele zu unterstützen (z.B. Reduktion Energieverbrauch um X% jährlich).

• Betreiberverantwortung/Delegationsklausel: Spezifisch für die Übertragung der Betreiberpflichten sollte der Vertragstext eine Delegationsvereinbarung enthalten. Darin steht beispielsweise: "Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen dieses Vertrags in Vertretung des Auftraggebers die Pflichten des Betreibers nach [Auflistung relevanter Rechtsgrundlagen, z.B. BetrSichV, ArbSchG, etc.] für die im Vertragsumfang enthaltenen Anlagen und Einrichtungen. Er wird diese Pflichten fachgerecht und entsprechend dem Stand der Technik erfüllen. Der Auftraggeber überträgt dem Auftragnehmer hierzu die erforderlichen Entscheidungs- und Handlungsbefugnisse. Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von Ansprüchen Dritter frei, die aus einer Verletzung der übernommenen Betreiberpflichten resultieren." – Gefolgt von der Auflistung der fünf Bedingungen einer wirksamen Delegation (Pflichtenklarheit, Eignung, Ressourcen, Unterweisung, Überwachung) in geeigneter juristischer Formulierung, um dokumentiert zu haben, dass beide Seiten diese Anforderungen kennen und erfüllen. So eine Klausel, kombiniert mit dem Leistungsverzeichnis und Reporting-Pflichten, bildet das Kernstück dafür, dass Compliance nicht abstrakt bleibt, sondern vertraglich verankert ist.

• Vertragslaufzeit, Kündigung und Exit-Management: Schließlich bedarf es klarer Bestimmungen zur Dauer des Vertrags, zu Verlängerungsmodalitäten (falls gewünscht automatische Verlängerung um 1 Jahr, sofern nicht 6 Monate vorher gekündigt, etc.) und zu Kündigungsrechten. Neben der ordentlichen Kündigung zum Laufzeitende sind bei langfristigen FM-Verträgen außerordentliche Kündigungsgründe wichtig. Typische Gründe sind erhebliche Pflichtverletzungen (z.B. wiederholte schwere SLA-Verfehlungen, grobe Verstöße gegen Arbeitsschutz oder Compliance-Vorgaben, Insolvenz des Dienstleisters). Ferner kann ein Sonderkündigungsrecht für den Auftraggeber vorgesehen werden, falls etwa die Immobilie verkauft oder stillgelegt wird (dann benötigt der Betreiber evtl. keinen FM-Dienstleister mehr). In Zusammenhang mit Kündigung ist das Exit-Management zu regeln: Der Dienstleister muss beim Übergang die Zusammenarbeit für eine definierte Übergangszeit fortsetzen oder den neuen Dienstleister einarbeiten, sämtliche Dokumentationen und Daten übergeben und ggf. Personalübergänge unterstützen. Ziel ist ein nahtloser Übergang ohne Gefährdung des laufenden Betriebs. GEFMA 520 gibt hierzu Hinweise, welche Einzelleistungen beim Exit erforderlich sind.

• Streitbeilegungsklausel: Aufgrund der langen Laufzeit und Komplexität empfiehlt sich eine Escalation Procedure und ggf. ein Mediations- oder Schiedsverfahren im Vertrag festzulegen. Beispielsweise können die Parteien vereinbaren, dass bei Meinungsverschiedenheiten zunächst die Projektleiter versuchen, eine Lösung zu finden, dann die Geschäftsführungen beider Seiten eingeschaltet werden, bevor der Rechtsweg beschritten wird. Manche FM-Verträge, vor allem im internationalen Kontext, enthalten eine Schiedsklausel (Arbitration) statt des ordentlichen Gerichtswegs, um Streitigkeiten vertraulich und schneller beizulegen. In Deutschland ist das weniger verbreitet, aber denkbar. Auf jeden Fall sollte der Gerichtsstand und anwendbares Recht (deutsches Recht) festgehalten sein.

All diese Vertragszusätze tragen dazu bei, das umfangreiche Aufgabengebiet des Facility Managements vertraglich beherrschbar zu machen. Die Erfahrung zeigt, dass ein sorgfältig ausgearbeiteter FM-Vertrag die Grundlage für eine erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit ist. Klauseln, die auf den ersten Blick sehr detailliert wirken, zahlen sich langfristig aus, indem sie Transparenz, Rechtssicherheit und gegenseitiges Verständnis schaffen. Gerade bei großskaligen FM-Projekten mit vielen Beteiligten, hohen Sachwerten und strengen Compliance-Vorgaben ist dies unverzichtbar. Klaus Forster formulierte treffend: „Der FM-Vertrag muss so gestaltet werden, dass die rechtlichen Beziehungen und Leistungen zwischen den Vertragsparteien präzise und möglichst vollständig geregelt sind“, um langfristige Geschäftsbeziehungen auf eine solide Basis zu stellen und spätere Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.