Catering / Kantinenverträge

• Leistungsumfang und Betriebszeiten: Der Vertrag sollte klar definieren, welche Dienstleistungen der Caterer erbringt. Dazu zählen Art und Anzahl der Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen, Snacks, Getränkeversorgung, Event-Catering etc.), die Öffnungszeiten der Kantine, Servicemodelle (Selbstbedienung, Bedienung, Automatenangebote) und die erwartete Kapazität (z.B. Versorgung von X Mitarbeitern pro Tag). Auch Sonderleistungen wie Konferenzbewirtung oder Catering bei Veranstaltungen im Unternehmen können hier aufgeführt werden.

• Qualitätsanforderungen an Speisen und Angebot: Es ist essenziell festzulegen, welche Art von Speisen angeboten werden sollen und welche Qualitätsstandards gelten. Die Vereinbarung sollte z.B. vorschreiben, dass täglich ausgewogene Mahlzeiten inkl. vegetarischer/Veganer Optionen bereitgestellt werden und spezielle Ernährungsbedürfnisse berücksichtigt sind (z.B. allergikerfreundliche Kost, glutenfreie oder laktosefreie Optionen). Weiterhin können Anforderungen an die Lebensmittelherkunft und -beschaffenheit gestellt werden. Etwa kann festgelegt sein, dass bevorzugt regionale und saisonale Produkte verwendet werden und keine genmanipulierten oder bestrahlten Zutaten eingesetzt werden. Solche Vorgaben stellen sicher, dass die Verpflegung nicht nur schmackhaft, sondern auch gesundheitlich und ethisch einwandfrei ist.

• Hygiene- und Lebensmittelsicherheit: Hygiene-Maßnahmen genießen oberste Priorität im Lebensmittelbereich. Der Vertrag sollte detaillierte Klauseln zur Einhaltung der Hygienestandards enthalten: vom täglichen Reinigungsplan für Küche und Gastraum über Temperaturkontrollen in Kühlgeräten bis zur Schädlingsprävention. Die HACCP-Pflichten des Caterers sind ausdrücklich zu erwähnen, einschließlich Dokumentationspflichten und ggf. Vorlage des HACCP-Konzepts beim Auftraggeber. Ebenso gehört die Verpflichtung, dass alle Mitarbeiter im Küchenbereich nach Infektionsschutzgesetz unterwiesen sind und regelmäßig an Hygieneschulungen teilnehmen. Es kann auch festgelegt werden, dass der Caterer unabhängige Hygiene-Audits durchführen (oder zulassen) muss und Beanstandungen innerhalb bestimmter Fristen abzustellen sind. Im Sinne der Betreiberverantwortung des Auftraggebers ist es wichtig, dass Kontrollrechte vereinbart werden: Der Auftraggeber sollte z.B. das Recht haben, während der Öffnungszeiten Begehungen durchzuführen oder Einsicht in Hygiene-Nachweise zu verlangen.

• Mitarbeiterqualifikation und -einsatz: Die Qualität der Kantine hängt maßgeblich vom Personal ab. Daher ist zu regeln, dass der Dienstleister nur ausreichend qualifiziertes Personal einsetzt – z.B. ausgebildete Köche, Küchenhilfen mit Erfahrung und Servicekräfte mit entsprechenden Kenntnissen. Alle Mitarbeiter müssen die gesetzlichen Vorgaben erfüllen (Gesundheitszeugnis/Belehrung, Arbeitsschutzunterweisungen etc.). Oft wird vereinbart, dass ein benannter Objektleiter oder Küchenchef als Ansprechpartner fungiert. Zudem sollte der Vertrag Aussagen zur Personalstärke (Mindestbesetzung zu Stoßzeiten) und Vertretungsregelungen bei Ausfall enthalten. Falls der Caterer Azubis oder Aushilfen einsetzt, können Quoten oder Auflagen zur Betreuung definiert werden. Nicht zuletzt ist auf faire Arbeitsbedingungen zu achten: Im Rahmen der Compliance kann verlangt werden, dass der Caterer arbeitsrechtliche Standards und eventuell geltende Tarifverträge einhält sowie die Mitarbeiter angemessen entlohnt und behandelt (Stichwort sozialverträgliche FM-Dienstleistung).

• Verantwortlichkeiten für Ausstattung und Infrastruktur: In vielen Fällen stellt der Auftraggeber die Kantinenräume, Kücheninstallationen und Geräte zur Verfügung. Der Vertragszusatz sollte genau regeln, welche Infrastruktur dem Caterer überlassen wird (ggf. in einer Anlage mit Inventarliste). Zugleich ist festzulegen, wer für Wartung, Instandhaltung und Prüfung der Geräte verantwortlich ist. Beispielsweise könnten tägliche Reinigungen und kleine Wartungsaufgaben (Entkalken der Kaffeemaschine, Wechseln von Filter) dem Caterer obliegen, während größere Reparaturen oder behördliche Prüfungen (z.B. von Feuerlöschern, Dunstabzügen) vom Eigentümer bzw. dessen technischem FM übernommen werden. Wichtig sind klare Schnittstellen: etwa dass der Caterer Mängel oder Defekte unverzüglich melden muss und ohne Freigabe keine baulichen Veränderungen vornehmen darf. Auch die Nutzung von Betriebsmitteln (Energie, Wasser) kann geregelt sein – oft übernimmt der Auftraggeber diese Nebenkosten, es sei denn, es handelt sich um einen Pachtvertrag mit eigenständigem Wirtschaften.

• Kosten, Preise und Abrechnung: Hier unterscheiden sich die Geschäftsmodelle. Im reinen Bewirtschaftungs- oder Konzessionsmodell trägt der Caterer das wirtschaftliche Risiko und finanziert sich über die Essensumsätze – Preise für Speisen werden vom Caterer (mit Zustimmung des Auftraggebers) festgelegt, oft mit sozialen Vorgaben (preiswerte Mitarbeiterverpflegung) und ggf. Zuschüssen. Alternativ im Dienstleistungsvertrag bezahlt der Auftraggeber den Caterer pauschal oder nach Aufwand, und die Speisen werden entweder kostenlos oder zu subventionierten Preisen an die Mitarbeiter ausgegeben. Beide Modelle bedürfen klarer vertraglicher Regeln: Bei Konzessionsverträgen sollte z.B. geregelt sein, ob der Caterer eine Pacht zahlt oder gratis Räume nutzt, welche Preisobergrenzen für Speisen gelten und ob der Auftraggeber Mindestabnahmen oder Defizitausgleich garantiert. Bei Dienstleistungsverträgen sind Abrechnungsmodalitäten zu definieren (etwa monatliche Pauschalen, Abrechnung pro Essen oder nach Wareneinsatz plus Management-Fee). Unabhängig vom Modell sollten Preisänderungsklauseln enthalten sein – etwa die Möglichkeit, bei starken Rohstoffpreissteigerungen oder Tariflohnerhöhungen die Essenspreise oder Vergütung anzupassen, meist orientiert an einem Index (z.B. Verbraucherpreisindex oder spezifischer Lebensmittelindex). Dadurch bleibt der Vertrag über mehrere Jahre wirtschaftlich tragfähig für beide Seiten.

• Leistungsüberwachung und Reporting: Ein professioneller FM-Cateringvertrag etabliert Mechanismen zur Überwachung der Dienstleistungsqualität. Typischerweise wird der Caterer verpflichtet, regelmäßig Berichte vorzulegen – z.B. monatliche Kennzahlen zur Anzahl der Essen, Umsatz, Beschwerden, Ergebnisse von Gästebefragungen oder Hygieneinspektionen. Vertragszusätze können vorsehen, dass Jour Fixe Treffen stattfinden, in denen Auftraggeber und Caterer die Performance besprechen. Bei Abweichungen von den Zielwerten greifen ggf. die erwähnten Bonus-Malus-Regelungen. Wichtig ist auch das Thema Kundenzufriedenheit: Der Vertrag kann z.B. verlangen, dass der Caterer einmal jährlich eine anonyme Mitarbeiterbefragung zur Zufriedenheit mit dem Kantinenangebot durchführt und die Ergebnisse sowie geplante Verbesserungsmaßnahmen präsentiert.

• Compliance und regulatorische Auflagen: Neben den bereits erwähnten Gesetzen sollte der Vertrag sämtliche Compliance-Vorgaben des Auftraggebers einbeziehen. Viele Unternehmen haben interne Richtlinien, z.B. zu Compliance (Anti-Korruption) – relevant im Catering, da hier Bestellung von Lebensmitteln oder Auswahl von Lieferanten erfolgt –, zu Datenschutz (Umgang mit personenbezogenen Daten der Beschäftigten), oder zu Umweltschutz (Abfalltrennung, Energieeinsparung in der Küche). Es ist sinnvoll, den Caterer vertraglich zur Einhaltung der konzerninternen Regeln zu verpflichten und ihm diese vorab zugänglich zu machen. Die Betreiberpflichten müssen, wie oben erwähnt, klar delegiert und kontrolliert werden. Beispielsweise sollte der Vertrag ausdrücklich vorschreiben, dass der Caterer für die Umsetzung aller einschlägigen Hygiene- und Sicherheitskonzepte verantwortlich ist (inkl. Führung eines Hygienehandbuchs, Unterweisungsdokumentation der Mitarbeiter usw.). Auch die Gewährleistung der Arbeitssicherheit in der Kantine (z.B. Vermeidung von Unfällen mit Küchengeräten, Brandschutz in Fritteusen) liegt im Verantwortungsbereich des Caterers, wofür er geeignete Maßnahmen und Schulungen nachweisen muss. Nicht zuletzt gehört dazu die Datensicherheit, falls z.B. elektronische Kassensysteme persönliche Daten speichern – hier muss der Caterer gemäß DSGVO verfahren und ggf. eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit dem Auftraggeber schließen.

• Laufzeit, Kündigung und Vertragsbeendigung: Große FM-Cateringverträge laufen oft mehrere Jahre (typisch 3-5 Jahre mit Verlängerungsoption), da der Caterer Investitionen tätigt und eine Anlaufzeit benötigt. Der Vertragszusatz sollte die Vertragsdauer und Verlängerungskonditionen nennen. Wichtig sind zudem Kündigungsklauseln: eine ordentliche Kündigungsfrist (z.B. 6 Monate zum Jahresende) sowie außerordentliche Kündigungsgründe. Letztere könnten sein: grobe Verstöße gegen Hygienevorschriften, wiederholte schwere Leistungsmängel, Insolvenz des Caterers, oder Verlust behördlicher Genehmigungen. Zudem empfiehlt sich eine Exit-Regelung: Bei Vertragsende ist z.B. zu regeln, dass der Caterer die Räumlichkeiten sauber und mit kompletter Inventarausstattung zurückgibt, Rezepte oder besondere Konzepte ggf. überträgt, und ob Übernahmeangebote an das Personal gemacht werden müssen. Sollte es einen Betriebsübergang geben, sind die Pflichten zur Mitarbeiterinformation gemäß §613a BGB zu beachten. Klar definierte Beendigungsmodalitäten sorgen für einen reibungslosen Übergang bei Wechsel des Dienstleisters.

• Besondere Klauseln (Pandemie, höhere Gewalt): Angesichts der Erfahrungen aus der Corona-Zeit wird empfohlen, eine Pandemieklausel oder allgemein eine höhere Gewalt-Regelung aufzunehmen. Darin wird festgelegt, wie bei epidemiebedingten Einschränkungen oder behördlichen Auflagen vorzugehen ist. Beispielsweise kann vereinbart werden, dass der Vertrag bei behördlich verfügter Kantinenschließung ruht und der Caterer für diesen Zeitraum von seiner Leistungspflicht (und der Auftraggeber von der Zahlungspflicht) entbunden ist, oder dass alternative Versorgungsformen (z.B. Lunchpakete, Essenslieferungen) angeboten werden können. Ebenso sollte geklärt sein, ob der Caterer im Pandemiefall Kurzarbeit für sein Personal nutzen kann und wie die Kommunikation mit dem Auftraggeber abläuft. Insgesamt dient eine solche Klausel dazu, Risiken und Kostenverantwortung im Krisenfall transparent zu regeln, damit nicht eine Partei allein die Last trägt. Neben Pandemien können ähnliche Regelungen für andere Fälle höherer Gewalt (Naturkatastrophen, behördliche Schließungen aus anderen Gründen) vorgesehen werden.

Die aufgeführten Inhalte machen deutlich, dass ein Catering-Vertragszusatz sehr umfangreich sein kann. Er sollte alle Aspekte des Kantinenbetriebs abdecken, um sowohl die Leistungsqualität sicherzustellen als auch rechtliche Risiken zu minimieren. Die Branchenpraxis zeigt, dass es sinnvoll ist, strukturierte Anlagen zum Vertrag zu verwenden – etwa eine detaillierte Leistungsbeschreibung Verpflegung als Anhang, in dem alle operativen Details und Standards festgeschrieben sind. Diese kann Bestandteil des Vertrags sein, sodass bei Bedarf Aktualisierungen (z.B. Anpassung des Speisenangebots oder der Öffnungszeiten) durch einen Vertragszusatz vereinbart und dokumentiert werden können, ohne den Grundvertrag komplett neu zu fassen.

• Anforderungsanalyse: Zunächst werden die Bedürfnisse des Auftraggebers und der Nutzer (Mitarbeiter) ermittelt. Wie viele Personen sollen verpflegt werden? Welche Art von Verpflegung wird gewünscht (z.B. Kantine mit Vollküche, Cafeteria, Automaten)? Gibt es besondere Ziele (z.B. gesundheitsfördernde Ernährung, repräsentative Gästebewirtung)? In dieser Phase sollten auch die lokalen Gegebenheiten (Küchenausstattung, räumliche Kapazitäten) und die Unternehmenskultur berücksichtigt werden. Frühzeitig ist zudem eine Compliance-Analyse nötig: alle anwendbaren gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien sind zusammenzustellen, damit keine Anforderungen übersehen werden.

• Einholung von Best Practices und Vorlagen: Auf Basis der Anforderungsanalyse lohnt ein Blick auf vorhandene Musterverträge und Richtlinien. Die GEFMA-Dokumente, branchenspezifische Leitfäden oder öffentlich verfügbare Muster (z.B. Kantinenverträge von Behörden) können als Vorlage dienen, die an die eigenen Bedürfnisse adaptiert wird. Solche Referenzdokumente stellen sicher, dass man keine wichtigen Vertragspunkte vergisst und sich an bewährten Formulierungen orientiert. Beispielsweise kann aus einem Muster-Kantinenvertrag entnommen werden, wie Spezifikationen zur Hygiene oder Personalqualifikation juristisch präzise formuliert sind.

• Abstimmung der Leistungsbeschreibung: Parallel zur juristischen Vertragsgestaltung ist die Leistungsbeschreibung auszuarbeiten – idealerweise in enger Zusammenarbeit mit FM- und Catering-Experten. Hier werden die operativen Details festgelegt: Menüpläne (ggf. Beispiel-Wochenpläne als Anlage), Qualitätskriterien für Zutaten, Verfahren zur Temperaturkontrolle, Reinigungspläne, etc. Oft erarbeitet der (potenzielle) Caterer im Rahmen der Ausschreibung ein Konzept, das dann Teil des Vertrags wird. Der Vertrag sollte vorsehen, dass dieses gastronomische Konzept bindend ist und Änderungen nur in Absprache vorgenommen werden dürfen. In dieser Phase sind auch Schnittstellen zu anderen FM-Leistungen zu klären – z.B. wenn der Reinigungsdienst oder Sicherheitsdienst des Gebäudes bestimmte Unterstützungsleistungen erbringen soll (Reinigung des Kantinenbereichs außerhalb der Öffnungszeiten, Schließdienst, Wareneingangskontrollen an der Pforte etc.). Solche Schnittstellen gehören klar in den Vertrag oder die Leistungsbeschreibung definiert, um späteren Unklarheiten vorzubeugen.

• Juristische Formulierung und Prüfung: Auf Grundlage der gesammelten Inhalte wird der Vertragszusatz formuliert. Dabei ist darauf zu achten, klare und eindeutige Klauseln zu schreiben, um Interpretationsspielraum zu minimieren. Alle zuvor identifizierten rechtlichen Erfordernisse müssen ihren Niederschlag finden – sei es als eigener Paragraph (z.B. Hygienevorschriften, Arbeitsschutz, Datenschutz) oder als Abschnitt innerhalb einer Klausel. Die Formulierungen sollten mit der bestehenden Vertragsstruktur harmonieren. Wenn der Catering-Vertrag ein Zusatz zu einem Rahmenvertrag ist, muss er konsistent mit den allgemeinen Vertragsbedingungen sein (z.B. in Bezug auf Haftungsbegrenzungen oder Versicherungsnachweise). Eine interne juristische Prüfung oder Einschaltung externer Rechtsberater (insbesondere mit Spezialisierung auf FM-Recht) ist ratsam, um die Durchsetzbarkeit und Wirksamkeit der Klauseln zu gewährleisten. Gerade Spezialthemen wie Pandemieklauseln oder ESG-Vorgaben sind neuartig und sollten juristisch belastbar gestaltet sein.

• Stakeholder-Beteiligung und Freigabe: Bevor der Vertrag finalisiert wird, sollten relevante Stakeholder eingebunden werden. Dazu gehören z.B. die Geschäftsleitung (für strategische Ziele der Verpflegung, Budgetfreigaben), die Personalabteilung oder der Betriebsrat (falls Mitarbeiterbelange betroffen sind, z.B. Zuschüsse zum Essen oder Öffnungszeiten, die die Arbeitszeit tangieren), sowie Fachexperten für Arbeitssicherheit/Hygiene (zur Validierung, dass alle notwendigen Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigt sind). Durch Feedback dieser Stakeholder können letzte Anpassungen vorgenommen werden. Insbesondere die Transparenz gegenüber dem Betriebsrat fördert die Akzeptanz der gewählten Catering-Lösung innerhalb der Belegschaft.

• Implementierung und Kontrolle: Nach Vertragsabschluss beginnt die Leistungserbringung – doch auch dann ist der Vertragszusatz lebendig zu halten. Es empfiehlt sich, gleich zu Vertragsbeginn gemeinsam mit dem Caterer einen Kontroll- und Kommunikationsplan aufzusetzen. Darin wird festgelegt, wann Berichte geliefert werden, in welchem Turnus Qualitätstreffen stattfinden und wie etwaige Änderungen oder Probleme adressiert werden. Der Auftraggeber sollte Verantwortliche benennen (z.B. einen Facility Manager als Vertragsmanager), die die Einhaltung der Vereinbarungen überwachen. Bei größeren Verträgen kann ein Vertragscontrolling eingerichtet werden, um die Performance über die Zeit zu verfolgen und bei Abweichungen Gegenmaßnahmen einzuleiten. Sollte sich im Laufe der Zeit herausstellen, dass bestimmte Regelungen unpraktikabel sind oder neue Anforderungen entstehen (etwa geänderte gesetzliche Auflagen oder veränderte Nutzerzahlen), kann der Vertrag mittels schriftlicher Vertragszusätze/Amendments angepasst werden. Diese sollten wiederum formal von beiden Parteien unterzeichnet werden und eindeutig Bezug auf den Hauptvertrag nehmen, um wirksam zu sein.