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Vertragsaspekte bei Bauverträgen

Vertragsaspekte bei Bauverträgen

Facility Management (FM) umfasst in Deutschland die ganzheitliche Betreuung von Gebäuden über den gesamten Lebenszyklus hinweg, von der Planung über den Bau bis zum Betrieb und Rückbau. Insbesondere bei Industrie- und Verwaltungsgebäuden gewinnt FM an strategischer Bedeutung, da die Nutzungskosten eines Gebäudes oft schon nach 7–10 Jahren die Höhe der Errichtungskosten übersteigen. Um langfristig effizienten, rechtssicheren und kostengünstigen Betrieb sicherzustellen, müssen bereits beim Bauvertrag bzw. Anlagenbauvertrag entsprechende Vertragszusätze für das FM integriert werden. Diese Vertragsbestandteile regeln die Übergabe in die Betriebsphase, definieren FM-Leistungen und Verantwortlichkeiten und stellen die Compliance mit deutschen Normen und gesetzlichen Vorgaben sicher. Die Entwicklung von Vertragszusätzen für das Facility Management in großen Bau- und Anlagenbauprojekten erfordert eine umfassende und interdisziplinäre Herangehensweise. Es gilt, aktuelle deutsche Rechtsnormen (vom BGB-Bauvertragsrecht über Betreiberpflichten bis zu AGB-Vorgaben) ebenso einzubeziehen wie Branchenstandards (Normen, Richtlinien, Regeln) und die Best Practices der FM-Branche. Solche Vertragszusätze verbinden die Bau- und Betriebsphase nahtlos, indem er schon im Bauvertrag die Weichen für einen rechtssicheren, effizienten und nachhaltigen Gebäudebetrieb stellt.

Konkret bedeutet das: Sämtliche für den Betrieb nötigen Informationen und Pflichten werden vertraglich fixiert – von der technischen Dokumentation über Wartungsverpflichtungen bis hin zu Qualitätskriterien für Dienstleistungen. Gleichzeitig werden Compliance-Risiken gemindert, indem Verantwortlichkeiten für Sicherheit, Prüfungen und Gesetzeseinhaltung klar verteilt sind. Moderne Themen wie ESG-Compliance und Digitalisierung finden Eingang, sodass der Vertrag auch zukünftigen Anforderungen gerecht wird. Damit leisten diese Vertragszusätze einen wesentlichen Beitrag dazu, dass „Bau“ und „Betrieb“ im Sinne eines ganzheitlichen Facility Managements Hand in Hand gehen.

Bauverträge und Risikoverteilung im Überblick

Bauvertragsrecht und werkvertragliche Grundlagen

Mit der Baurechtsreform 2018 wurden im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) erstmals spezifische Regelungen für Bauverträge eingeführt. Ein FM-Vertrag als solcher ist im BGB jedoch nicht eigenständig typisiert. In der Praxis handelt es sich meist um einen gemischten Vertrag mit Elementen des Werkvertrags- und Dienstvertragsrechts. So schuldet der FM-Dienstleister einerseits konkrete Erfolge (z.B. Funktionsfähigkeit einer Anlage nach Wartung, Sauberkeit eines Gebäudes) – diese Teile unterliegen dem Werkvertragsrecht – und erbringt andererseits dauerhafte Dienste (z.B. Hausmeister-, Management- oder Empfangsdienste) – diese Aspekte fallen unter das Dienstvertragsrecht. Juristisch spricht man von einem komplexen Geschäftsbesorgungsvertrag, der sowohl Werk- als auch Dienstleistungen umfasst.

Für Bau- und Anlagenbauverträge bedeutet dies: Soll der Auftragnehmer auch FM-Leistungen übernehmen (etwa Betriebsführung, Wartung oder Gebäudebewirtschaftung im Anschluss an die Bauphase), müssen diese Leistungen und Erfolgsziele klar vertraglich definiert werden. Andernfalls drohen im Streitfall Unsicherheiten, ob Werkvertragsrecht (mit Gewährleistung, Nachbesserungsansprüchen etc.) oder Dienstvertragsrecht (mit einfacher Kündbarkeit etc.) Anwendung findet – was erhebliche Unterschiede bei Haftung, Verjährung und Kündigungsfristen bedeuten kann.

Zusätzlich zum BGB sind die VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil B) und VOB/C (Allgemeine Technische Vertragsbedingungen) relevant, sofern sie vereinbart wurden. Die VOB/C-Normen fordern z.B. standardmäßig bestimmte Dokumentationen als Teil der geschuldeten Werkleistung. Werden Bauverträge nach VOB geschlossen, gelten diese technischen Regeln ipso facto als Vertragsbestandteil (§ 1 Abs.1 VOB/B). In einem Anlagenbauvertrag (etwa beim Errichten technischer Anlagen oder Fabrikeinrichtungen) greifen ebenfalls werkvertragsrechtliche Grundsätze: Der Errichter schuldet ein funktionierendes Werk inkl. aller zugesagten Eigenschaften. Vertragszusätze für FM stellen hier sicher, dass der Auftragnehmer auch nach Inbetriebnahme definierte Betreiberaufgaben erfüllt oder unterstützt.

Normen, Richtlinien und Branchenstandards im FM

Die FM-Branche in Deutschland orientiert sich an diversen Normen und Richtlinien, die bei der Vertragsgestaltung berücksichtigt werden sollten. DIN 32736 definiert Begriffe und Leistungen des Gebäudemanagements und unterteilt dieses in technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement. Die europäische Norm EN 15221 (bzw. Nachfolger ISO 41011 ff.) bietet eine Rahmendefinition für FM und betont die Ausrichtung der FM-Leistungen an den Primärprozessen des Nutzers. Wichtig für Verträge ist zudem die deutsche Richtlinienreihe der GEFMA (Deutscher Verband für FM): Beispielsweise beschreibt GEFMA 100-2 ein umfassendes FM-Leistungsspektrum über alle Phasen und kann als Checkliste für zu vereinbarende Leistungen dienen.

Bereits in der Planungs- und Bauphase wird FM-relevante Leistung heute ausdrücklich berücksichtigt. So nennt die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) seit einiger Zeit FM-Aufgaben als besondere Leistungen in Leistungsphase 8 (Objektüberwachung). Dazu zählt z.B. die Erstellung einer Dokumentation für Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Konzepte. Das heißt, Bauherren können (und sollten) schon bei Architektenverträgen festlegen, dass planungsbegleitend FM-Daten und -Dokumente aufbereitet werden – gegen ein zusätzliches Honorar, das sich im späteren Betrieb jedoch vielfach auszahlt. Praxisbeispiele zeigen nämlich, dass FM-gerechte Planung und lückenlose Baudokumentation enorme Folgekosten verhindern. „Wenn nicht FM-gerecht geplant wird und Lücken in der Dokumentation auftreten, entstehen immer enorme Sanierungskosten“, warnt etwa Bausachverständiger Tobias Hanspach aus Erfahrung. Diese Erkenntnis unterstreicht die Bedeutung von FM-Vertragszusätzen bereits in der Bauphase.

Ebenfalls zu nennen ist der verstärkte Einsatz von Building Information Modeling (BIM). Öffentliche Auftraggeber verlangen inzwischen häufig BIM-basierte Planungsdaten, um den späteren Betrieb zu optimieren. In Nordrhein-Westfalen wurde z.B. ab 2020 die verpflichtende Nutzung von BIM bei öffentlichen Bauvorhaben eingeführt. BIM ermöglicht die Übergabe eines digitalen Gebäudezwillings mit allen relevanten technischen Daten an das Facility Management. Ein Vertragszusatz kann hier regeln, welche As-Built-Daten, Modelle und Parameter der Auftragnehmer für das FM bereitstellen muss (Stichwort „7D-BIM“ für den Gebäudebetrieb). Zusammenfassend legen Normen und Standards also nahe, Vertragsinhalte so zu gestalten, dass FM-Dokumentation, Datenstrukturen und Leistungen bereits früh definiert sind und anerkannten Richtlinien entsprechen.

Betreiberverantwortung und Compliance-Vorschriften

Ein zentrales Thema für FM-Vertragsklauseln in Deutschland ist die Betreiberverantwortung. Gesetzlich ist jeder Eigentümer/Betreiber einer Immobilie verpflichtet, für den sicheren Betrieb und die Verkehrssicherheit der baulichen und technischen Anlagen zu sorgen. Diese Pflichten umfassen z.B. die regelmäßige Wartung und Inspektion, die Durchführung vorgeschriebener Prüfungen (z.B. TÜV-Abnahmen von Aufzügen, Prüfung von Elektroanlagen nach DGUV-Vorschrift 3, Überprüfung von Brandschutz- und Lüftungsanlagen) sowie die Einhaltung von Arbeits- und Umweltschutzvorgaben. Versäumnisse können zu Haftungsfällen oder behördlichen Sanktionen führen. In großen Liegenschaften – ob Bürokomplex oder Industrieanlage – ist das Einhalten dieser Vorgaben ohne professionelle FM-Strukturen kaum zu bewältigen.

FM-Vertragszusätze sollten daher klare Klauseln enthalten, um die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorschriften sicherzustellen. Darin ist zu regeln, wer welche Betreiberpflichten wahrnimmt und wie der Nachweis erfolgt. Oft werden Aufgaben der Betreiberverantwortung per Delegation auf den FM-Dienstleister übertragen – etwa dass dieser die Organisation aller Prüftermine und Wartungsintervalle übernimmt. Die GEFMA-Richtlinie 190 „Betreiberverantwortung im FM“ (aktualisiert 2023) dient hier als wichtige Grundlage. Sie systematisiert die Pflichten und empfiehlt, dass Auftraggeber und FM-Auftragnehmer gemeinsam ein Rechtskataster führen und Prozesse nach dem Plan-Do-Check-Act-Prinzip etablieren. Neuere Entwicklungen betonen außerdem, dass Compliance im FM nicht bei gesetzlichen Mindeststandards enden darf. Die aktuelle GEFMA 190 (Version 2.0) adressiert ESG-Aspekte wie Klimaschutz, Nachhaltigkeit und Cybersicherheit als zukünftige Anforderungen an den Gebäudebetrieb. Vertraglich kann dies bedeuten, Nachhaltigkeitsberichte, energieeffiziente Betriebsführung oder Datenschutz-Maßnahmen (z.B. für Smart Building-Technologien) verbindlich zu vereinbaren.

Aus Compliance-Sicht relevant sind ferner sektorale Vorschriften: In Industriebauten greifen beispielsweise die Betriebssicherheitsverordnung (für den Betrieb technischer Arbeitsmittel), Umweltauflagen wie das Bundes-Immissionsschutzgesetz (bei genehmigungsbedürftigen Anlagen) oder das Wasserhaushaltsgesetz (Umgang mit wassergefährdenden Stoffen). In Verwaltungs- und Bürogebäuden stehen Arbeitsschutz (Arbeitsstättenverordnung), Brandschutz und Barrierefreiheit im Vordergrund. Vertragszusätze sollten diese Regelungsbereiche reflektieren, etwa durch Verpflichtung des FM-Dienstleisters zur Einhaltung aller geltenden Sicherheitsstandards und zur Unterstützung des Betreibers bei behördlichen Prüfungen und Dokumentationen. Wichtig ist auch die Kontrolle und Schulung: Regelmäßige Schulungen des Personals sowie Audits können im Vertrag vorgesehen werden, um die Einhaltung der Vorschriften laufend zu überwachen. Insgesamt schafft eine saubere vertragliche Regelung der Betreiberpflichten Rechtssicherheit für beide Seiten.

c

Verwendung von Vertragsmustern und AGB-Kontrolle

Bei FM-Verträgen für den großflächigen Einsatz – z.B. wenn ein Unternehmen ein Standard-Vertragszusatzmodul für alle Bauprojekte oder FM-Dienstleister nutzt – ist die rechtliche Qualität der Klauseln essenziell. Vorformulierte Vertragsbedingungen, die für eine Vielzahl von Fällen genutzt werden sollen, gelten rechtlich als Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Sie unterliegen der strengen AGB-Kontrolle nach §§ 305 ff. BGB. Das bedeutet: Klauseln müssen transparent und ausgewogen sein, dürfen nicht überraschend oder benachteiligend formuliert sein, sonst sind sie unwirksam. Ein Vertragszusatz, der in jedes Bau- oder FM-Vertragsdokument eingefügt wird, erfüllt in der Regel die Kriterien eines AGB-Musters.

Daher ist besondere Sorgfalt geboten, solche Muster regelmäßig zu prüfen und an neue Gesetzeslage oder Rechtsprechung anzupassen. Risiko „Schubladenvertrag“: Werden veraltete oder unpassende Musterklauseln ungeprüft übernommen, bilden sie oft nicht die konkreten Interessen der Parteien ab und können im Ernstfall unwirksam sein. Beispielsweise sind starre pauschale Haftungsausschlüsse oder unverhältnismäßig lange Kündigungsfristen typischer Fallstricke im FM-Bereich, die einer AGB-Prüfung nicht standhalten. Die Empfehlung lautet, Vertragszusätze möglichst als Individualvereinbarungen zu formulieren, die genau auf das jeweilige Projekt zugeschnitten sind. Bei großem Maßstab (vielen ähnlichen Verträgen) lässt sich Standardisierung zwar kaum vermeiden, aber die Klauseln sollten zumindest bei jeder neuen Verwendung auf ihre Angemessenheit geprüft und dokumentiert werden (ggf. mit einem Hinweis, dass Anpassungen vorgenommen wurden, um den AGB-Charakter abzumildern). Auch von der Kombination mehrerer Muster („Puzzlevertrag“) ohne juristische Durchdringung ist abzuraten, da Widersprüche und Intransparenz drohen. Kurz: Ein guter FM-Vertragszusatz vereint Standardisierung mit genügend Flexibilität für Individualabreden und hält den AGB-rechtlichen Vorgaben stand.

Inhaltliche Gestaltung von FM-Vertragszusätzen

Welche konkreten Inhalte sollten nun solche Vertragszusätze für das Facility Management in großen Bau- und Anlagenbauprojekten aufweisen? Im Folgenden werden die wichtigsten Punkte und Best Practices dargestellt, wie sie sich aus aktuellen Normen, FM-Branchenpraktiken und Compliance-Erfordernissen ergeben.

Dokumentation und Datenübergabe

Eine der wichtigsten Komponenten ist die Übergabedokumentation. Der Auftragnehmer muss alle Unterlagen liefern, die der Auftraggeber für den Betrieb, die Instandhaltung und die gesetzliche Prüfung der gebauten Anlage benötigt. Häufig kommt es hier zu Streitigkeiten, wenn Art und Umfang der Dokumentation nicht präzise vereinbart wurden – mit der Folge, dass Unterlagen fehlen, Zahlungen zurückgehalten werden und der Betreiber seine Pflichten (z.B. Prüfungen) nicht erfüllen kann. Ein guter Vertragszusatz definiert daher ausführlich, welche Dokumente in welcher Form zu übergeben sind (Soll-Beschaffenheit der Doku). Dazu kann man eine Anlage (Dokumentenliste) beifügen. Möglich ist auch, eine Musterdokumentation als Referenz zu vereinbaren, die Gliederung und Inhalt vorgibt.

Typische Unterlagen, die in Bauverträgen als mitzuliefernd festgelegt werden, sind zum Beispiel:

  • Planungs- und Revisionsunterlagen: As-built-Pläne aller Gewerke (Architektur, Statik, Elektro, HLS), Funktionsschemata, Leitungs- und Kabelpläne etc.

  • Technische Dokumentationen: Übersichten der verbauten Anlagen und Schlüsseldaten, Hersteller- und Typenlisten, Ersatzteillisten.

  • Prüf- und Zertifikatsnachweise: Kopien aller relevanten Prüfbescheinigungen, Abnahmeprotokolle (z.B. TÜV-Abnahmen, Brandschutznachweise, Druckproben, Dichtigkeitsprüfungen).

  • Betriebs- und Wartungsanleitungen: Vollständige Betriebsanleitungen und Wartungshandbücher für alle technischen Anlagen, so dass ein sicherer und wirtschaftlicher Betrieb möglich ist. Gegebenenfalls sind auch die erforderlichen Software-Dokumentationen und Zugriffsdaten für digitale Systeme (GLT, Aufzugsfernüberwachung etc.) zu liefern.

  • Schulungs- und Übergabeprotokolle: Nachweis der Einweisung des Bedien- und Wartungspersonals in die Anlagen, Protokolle über Betriebsfähigkeitstests, Mängellisten bei Abnahme etc.

All diese Punkte sind beispielsweise in der VOB/C für bestimmte Gewerke bereits aufgeführt (siehe etwa DIN 18379 für Raumlufttechnik, die in Abschnitt 3.6 genau solche Unterlagen vorschreibt). Der Vertragszusatz kann auf solche Normvorgaben Bezug nehmen oder sie direkt zitieren, um Klarheit zu schaffen. Wichtig: Wird die VOB/B vereinbart, sind viele Dokumentationspflichten ohne gesonderte Vergütung vom Auftragnehmer zu erfüllen. Hingegen zusätzliche Dokumentationen über das Normale hinaus müssen ausdrücklich als besondere Leistung vereinbart werden – inklusive Regelung, ob sie extra vergütet werden.

In modernen FM-Verträgen spielt zudem die digitale Datenübergabe eine Rolle. Hier sollte festgelegt werden, in welchem Format Daten bereitgestellt werden (z.B. GAEB-Dateien für FM-Systeme, BIM-Modell im IFC-Format, digitale Raumbücher, Anlagenschemen in CAD). Einige öffentliche Auftraggeber verwenden hierfür detaillierte FM-Datenstandards – etwa das FM-Handbuch Niedersachsen, das einheitliche Vorgaben für Bestandsdokumentation und digitalen Datenübergang macht. Ein Vertragszusatz kann solche Standards adaptieren, um sicherzustellen, dass der Betreiber nahtlos an die Planungs- und Baudaten anknüpfen kann. Im Idealfall ermöglichen gut strukturierte und vollständige Unterlagen dem FM, sofort nach Inbetriebnahme ein CAFM-System oder einen digitalen Zwilling mit Leben zu füllen. Dies reduziert Einarbeitungszeiten und Folgekosten erheblich.

Instandhaltung, Gewährleistung und Betriebsunterstützung

Für Industrieanlagen und komplexe Gebäude ist es üblich, bereits im Bau- oder Liefervertrag bestimmte Instandhaltungsleistungen durch den Auftragnehmer zu vereinbaren. Neben der gesetzlichen Gewährleistung (Mängelhaftung) – typischerweise 4 Jahre nach BGB für Bauwerke bzw. 2 Jahre für Anlagen, sofern keine längeren Fristen vereinbart – können zusätzliche Wartungs- und Serviceverträge als Vertragszusatz abgeschlossen werden.

Dabei gibt es verschiedene Modelle:

  • Gewährleistungsverlängerung mit Wartungsvertrag: Der Ersteller der Anlage bietet an, gegen Entgelt über die normale Gewährleistungsfrist hinaus Wartung durchzuführen und im Gegenzug Gewährleistungsansprüche zu verlängern. So wird die Anlage vom Fachpersonal betreut, und der Betreiber hat weniger Risiko. Dies sollte vertraglich klar umrissen werden (Leistungsumfang, Reaktionszeiten, Kosten).

  • Initiale Betriebsphase durch Auftragnehmer: Insbesondere bei technisch anspruchsvollen Anlagen kann vereinbart werden, dass der Auftragnehmer die ersten x Monate/Jahre den Betrieb begleitet oder führt. In dieser Zeit stellt er z.B. Personal vor Ort, schult das Personal des Auftraggebers und optimiert die Anlagenparameter. Ein solcher Passus erleichtert die Übergabe in die Nutzungsphase und sorgt dafür, dass Kinderkrankheiten direkt vom Errichter behoben werden.

  • Verfügbarkeitsgarantien: In Industrieverträgen sind oft Garantien über Anlagenverfügbarkeiten oder Leistungskennzahlen (z.B. Output einer Maschine, Energieeffizienzwerte) enthalten. Werden diese nicht erreicht, greifen vertragliche Pönalen oder Nachbesserungspflichten. Diese Regelungen überschneiden sich mit FM-Zielen (eine hohe Verfügbarkeit und niedrige Betriebskosten) und sollten daher integraler Bestandteil der Vertragszusätze sein. Beispielsweise könnte im Vertrag stehen, dass ein Hersteller innerhalb von x Stunden bei einem Anlagenstillstand reagieren muss oder dass ein bestimmter Energieverbrauchswert nicht überschritten wird, andernfalls zahlt er Strafzahlungen oder implementiert Verbesserungen.

Wichtig ist, dass Instandhaltungspflichten genau beschrieben werden: Was umfasst Wartung (Routineinspektionen, präventiver Austausch von Verschleißteilen nach DIN 31051), was fällt unter Instandsetzung (Reparaturen bei Ausfall) und wer trägt die Kosten für Material und Personal? Oft wird in FM-Verträgen auf die einschlägigen Begriffsdefinitionen Bezug genommen, z.B. DIN EN 13306 oder DIN 31051, um Missverständnisse zu vermeiden. Ein guter Vertragszusatz könnte etwa vorsehen: "Der Auftragnehmer übernimmt die Wartung und Inspektion gemäß den Herstellerangaben und den anerkannten Regeln der Technik in definierten Intervallen. Er führt ein Wartungsbuch und meldet dem Auftraggeber notwendige Instandsetzungen unverzüglich. Ersatzteile werden bis zur Höhe von EUR X vom Auftragnehmer gestellt." Solche Festlegungen verbinden Bauleistung und FM nahtlos und sichern den laufenden Betrieb.

Gerade bei Industrieanlagen kommt noch die Ersatzteilversorgung hinzu. Verträge sollten regeln, ob der Errichter eine gewisse Anzahl kritischer Ersatzteile mitliefert oder über einen definierten Zeitraum verfügbar hält. Einige Anlagenbauverträge enthalten z.B. Klauseln, wonach der Lieferant für 10 Jahre Ersatzteile zu angemessenen Preisen bereitstellen muss – was für den FM des Betreibers enorm wichtig ist, um langfristig die Anlage instand zu halten. Ebenso können Schulungen des Instandhaltungspersonals vereinbart werden (z.B. technische Trainings für die Hausmeister oder Techniker des Betreibers während oder kurz nach der Inbetriebnahme).

Zusammenfassend dienen diese Vertragsinhalte dazu, Wartung und Betriebssicherheit ab Tag 1 sicherzustellen. Bau- und FM-Vertrag wachsen hier zusammen: Der Betreiber erhält nicht nur ein fertiges Bauwerk, sondern auch ein Betreuungspaket, das den Wert und die Funktion der Anlage langfristig erhält. Das reduziert Haftungsrisiken (z.B. Ausfall einer Wartung = Verstoß gegen Betreiberpflicht) und stellt einen effizienten Anlagenbetrieb sicher.

Leistungsbeschreibungen, Service Level und Qualitätssicherung

Bei großvolumigen FM-Dienstleistungen – etwa wenn ein externer Dienstleister für ein ganzes Portfolio von Bürogebäuden das FM übernimmt – sind detaillierte Leistungsbeschreibungen und Service Level Agreements (SLA) unverzichtbar. Diese werden häufig als Vertragsanlage oder Zusatz ausgeführt. Darin wird für jede FM-Leistung genau definiert, was gemacht werden muss, in welcher Frequenz, in welcher Qualität und mit welchen Erfolgsparametern.

Ein Leistungsverzeichnis im FM könnte z.B. folgende Punkte enthalten:

  • Aufgabenbeschreibung je Gewerk: Gebäudereinigung (Liste der zu reinigenden Flächen, Reinigungsintervalle, Qualitätsstufe nach Sicht-/Unterhalts-/Grundreinigung), Technisches Gebäudemanagement (Liste der Anlagen und die darauf anzuwendenden Wartungspläne), Garten- und Landschaftspflege (Flächen, Pflegeintervalle, Saisonarbeiten) etc.

  • Verantwortlichkeiten: Welche Partei stellt Verbrauchsmaterial? Wer koordiniert Subunternehmer? Welche Meldewege gibt es bei Störungen?

  • Leistungskennzahlen: z.B. Reaktionszeiten (wie schnell muss der Dienstleister auf einen Aufzugsausfall reagieren?), Verfügbarkeiten (z.B. 99% Verfügbarkeit der Klimaanlage während Betriebszeiten) oder Nutzungsgrad bestimmter Services.

  • Dokumentationspflichten im laufenden Betrieb: z.B. monatliche Berichte, Störungsprotokolle, Energieverbrauchs-Reportings.

Um Unsicherheiten über die geschuldete Leistung auszuräumen, bietet sich die Vereinbarung messbarer Service Levels an. So kann im Vertrag festgelegt sein, dass Büroflächen dauerhaft "sauber" sein müssen, wobei ein objektiviertes Bewertungssystem (etwa ein Reinigungs-Qualitätsindex) definiert wird. Alternativ oder ergänzend kann man Frequenzen vorschreiben (z.B. 3 Unterhaltsreinigungen pro Woche), je nachdem was besser zum Kontrollbedarf passt.

Zur Qualitätssicherung werden häufig Bonus-Malus-Regelungen eingebaut: Erbringt der FM-Dienstleister herausragende Leistung (z.B. seltene Störfälle, Unterschreitung von Energieverbrauchszielen, hohe Nutzerzufriedenheit), erhält er einen Bonus; im Falle von Schlechtleistung (viele Beschwerden, Nichteinhaltung von SLAs) wird ein Malus bzw. eine Vergütungskürzung verhängt. Solche Anreize müssen sorgfältig formuliert sein, damit sie mit den gesetzlichen Mängelrechten im Einklang stehen und einer AGB-Prüfung standhalten. Ihr Vorteil ist, dass beide Parteien schon vorab wissen, welche Konsequenzen Qualitätsabweichungen haben.

In größeren FM-Verträgen wird außerdem ein Kennzahlen- und Berichtswesen etabliert. Verträge können festlegen, dass der Dienstleister monatliche Leistungsberichte liefert und gemeinsame Review-Meetings stattfinden. Dabei werden Key Performance Indicators (KPIs) betrachtet, die vertraglich definiert sind (z.B. durchschnittliche Reparaturdauer, Anzahl der Havarien, Reinigungsgrad etc.). Ein Beispiel aus einem Rahmenkonzept: "Die Parteien legen folgende Qualitätskriterien und KPI fest: maximale Ausfallzeit Aufzug 4 h/Monat, Zielwert Energieverbrauch < 100 kWh/m²a, Nutzerzufriedenheit > 90%. Der AN berichtet quartalsweise; bei Zielverfehlung >10% findet ein außerordentliches Abstimmungsgespräch statt." Solche Mechanismen fördern Transparenz und kontinuierliche Verbesserung. Brancheninitiativen wie FM-Excellence (GEFMA 700ff) geben hierfür Anhaltspunkte, wie man Qualitätsmanagement im FM vertraglich untermauern kann.

Praktisch wird die SLA-Vereinbarung oft in einem eigenen Abschnitt oder Anhang des Vertrags geregelt (siehe z.B. Tabelle in der Schweizer FM-Richtlinie: Abschnitt 2 umfasst Service-Level-Beschreibungen, Qualitätsmessung und KPIs als eigene Vertragsteile). Dieser modulare Aufbau erleichtert es, bei Bedarf Leistungen zu erweitern oder anzupassen, ohne den gesamten Grundvertrag zu ändern. Gerade im Großmaßstab – etwa wenn ein Dienstleister viele Objekte betreut – sind einheitliche Leistungsstandards über alle Standorte hinweg wichtig, um Vergleichbarkeit und Konsistenz sicherzustellen. Ein Vertragszusatz sollte also auch berücksichtigen, wie Änderungen von Leistungsumfang oder -niveau gehandhabt werden (Change-Request-Verfahren, Preisanpassungsklauseln bei Leistungsänderungen etc.).

Rollen, Haftung und Risikoverteilung

Ein weiterer kritischer Aspekt ist die klare Rollenverteilung zwischen Eigentümer/Betreiber (Auftraggeber) und FM-Dienstleister bzw. Betreibervertretung (Auftragnehmer). Im Vertrag muss eindeutig festgelegt sein, wer welche Pflicht übernimmt und welche Entscheidungsbefugnisse delegiert werden. Zum Beispiel: Darf der FM-Dienstleister selbstständig Maßnahmen zur Gefahrenabwehr einleiten (z.B. Gebäude räumen bei akutem Sicherheitsrisiko)? Ist er bevollmächtigt, Fremdfirmen zu beauftragen? Diese Fragen sind nicht nur organisatorisch, sondern auch juristisch relevant.

Oft sind in FM-Verträgen Haftungsklauseln zu finden, die die Verantwortlichkeit regeln. Etwa haftet der FM-Dienstleister, wenn durch unsachgemäße Wartung ein Schaden entsteht, während der Eigentümer haftet, wenn er erforderliche Maßnahmen nicht freigibt oder die Arbeitsumgebung unsicher ist. Solche Klauseln müssen jedoch AGB-fest sein – vollständige Haftungsausschlüsse des Dienstleisters für grobe Fahrlässigkeit wären z.B. unwirksam. Üblich und sinnvoll ist es, die Haftung zumindest Höhe nach zu begrenzen (z.B. auf einen Vielfachen des Jahreshonorars) und eine Berufshaftpflichtversicherung des FM-Dienstleisters vorzuschreiben.

Auch die Schnittstellen zwischen Bauphase und Betriebsphase sollten im Vertragszusatz adressiert werden: Der Zeitpunkt der Gefahrenübergangs (üblicherweise mit Abnahme des Bauwerks) markiert auch eine Veränderung der Pflichten. Denkbar ist, dass der Bauunternehmer bis zur Abnahme für Sicherheit auf der Baustelle verantwortlich ist und ab Abnahme bestimmte Betreiberpflichten an den Eigentümer bzw. FM übergehen. Manche Verträge definieren eine gemeinsame Begehung zur Übergabe, bei der alle offenen Punkte (Restmängel, fehlende Dokumente etc.) festgehalten werden. Übergabeklauseln können genau vorschreiben, dass der Übergang der Anlage in den Betrieb nur erfolgt, wenn definierte Voraussetzungen erfüllt sind – z.B. "Übergabebedingungen: vollständige Dokumentation nach Anhang X liegt vor; sämtliche sicherheitsrelevanten Anlagen sind abgenommen und betriebsbereit; das Betriebspersonal ist geschult". Damit verknüpft ist oft eine Schlusszahlung im Bauvertrag, die erst fließt, wenn alle Übergabekriterien (FM-Dokumentation, Prüfprotokolle, Mängelbeseitigung) erfüllt sind. Solche Mechanismen geben dem Auftraggeber ein Druckmittel, um die FM-Belange durchzusetzen.

Zudem sollte die Risiko- und Versicherungslage geklärt sein: Etwa die Frage, wer das Betriebsrisiko trägt. Im FM-Kontext versteht man darunter Gefahren und Unsicherheiten im laufenden Betrieb (technisches Ausfallrisiko, rechtliche Risiken, finanzielle Schäden). In vielen PPP-Verträgen (öffentlich-private Partnerschaften) wird das Betriebsrisiko weitgehend auf den privaten Betreiber übertragen. In klassischen FM-Verträgen lässt sich die Risikoteilung so steuern, dass der Dienstleister für selbst zu vertretende Schäden haftet, der Eigentümer hingegen systemische Risiken oder höhere Gewalt trägt. Wichtig ist auch eine Vertragsstrafenregelung für den FM-Bereich vorzusehen (z.B. bei kritischen Compliance-Verstößen oder wiederholten SLA-Verletzungen), jedoch wiederum mit Bedacht formuliert, damit sie wirksam bleibt.

Während viele Grundsätze für FM-Vertragszusätze allgemein gültig sind, gibt es doch Unterschiede in den Schwerpunkten je nach Gebäudetyp:

  • Industrieanlagen und Fabriken: Hier steht die technische Infrastruktur und Produktionsunterstützung im Vordergrund. Vertragszusätze sollten daher verstärkt technisches FM (TGM) adressieren: Die Betreuung von Produktionsanlagen, speziellen Versorgungseinrichtungen (z.B. Kühlaggregate, Druckluft, Prozessabluft) und strenge Arbeitssicherheits- und Umweltauflagen. In industriellen Umgebungen herrschen oft zusätzlich Werksvorschriften, die der FM-Dienstleister einhalten muss (z.B. Sicherheitskleidung, Schulungen nach dem Bundesimmissionsschutz oder spezielle Zugangskontrollen). Auch das Thema 24/7-Bereitschaft ist in der Industrie wichtiger – Ausfälle können Produktionsstillstand bedeuten, daher müssen Servicezeiten und Reaktionsfristen entsprechend straff geregelt sein. Ein FM-Vertragszusatz für ein Industrieobjekt könnte z.B. vorsehen, dass kritische Anlagen binnen 2 Stunden repariert werden und ein Ersatzteillager vor Ort geführt wird. Zudem haben Industrieunternehmen oft andere KPI: Anlagenverfügbarkeit, OEE (Overall Equipment Effectiveness) oder HSE-Kennzahlen (Health, Safety, Environment). Verträge sollten diese branchenspezifischen Messgrößen abbilden. Schließlich spielt die Compliance mit branchenspezifischen Gesetzen eine große Rolle – etwa Störfallverordnung (falls gefährliche Stoffe gelagert werden) oder besondere Entsorgungspflichten. Hier empfiehlt es sich, alle einschlägigen Genehmigungsauflagen in den Vertragsanhängen aufzulisten und Verantwortlichkeiten (wer überwacht Emissionswerte, wer meldet Behörden?) zuzuweisen.

  • Verwaltungs- und Bürogebäude: Im Gegensatz dazu liegt der Fokus hier auf Nutzerkomfort, Kosteneffizienz und Flexibilität. Ein Bürokomplex hat regelmäßige Nutzer (Angestellte, Besucher) und erfordert vor allem exzellentes infrastrukturelles FM: Reinigung, Security, Catering, Flächenmanagement. Vertragszusätze sollten deshalb Servicequalität und Nutzerzufriedenheit betonen – z.B. Sauberkeitsstandards in Publikumsbereichen, kurze Reaktionszeiten für Nutzeranfragen (wie Raumklima-Probleme, Konferenzraumbuchungen) und vielleicht sogar Mieterbetreuungsleistungen. In modernen Bürowelten sind auch technologische Services wichtig: Betrieb von Konferenztechnik, IT-naher Gebäudedienst (für Smart Offices) etc. Bei Verwaltungsgebäuden (insbesondere öffentlichen) können zudem Regelungen zur Ausfallsicherheit relevant sein – etwa Notfallkonzepte für Stromausfall, IT-Ausfall, da Behördenbetrieb nicht beeinträchtigt werden darf.

  • Kostentransparenz ist oft ein Ziel im Office-Bereich: FM-Verträge enthalten dann Klauseln zur Kostenaufteilung (z.B. nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung, wichtig für Weiterberechnung an Mieter) und fordern vom FM-Dienstleister aktive Vorschläge zur Kostensenkung. Auch ESG-Kriterien sind bei Büroimmobilien im Zuge von Green Building-Zertifizierungen (LEED, DGNB, etc.) zunehmend relevant – der FM-Vertragszusatz könnte z.B. vorschreiben, dass der Dienstleister jährlich einen Nachhaltigkeitsbericht liefert oder bestimmte Materialien (wie Reinigungsmittel) nach ökologischen Standards verwendet.

Kurzum, jede Branche und Gebäudeart hat besondere Anforderungen an FM – diese sollten im Vertrag ausdrücklich berücksichtigt werden, statt nur generische Klauseln zu verwenden. Große Unternehmen differenzieren daher intern oft zwischen verschiedenen FM-Vertragsmodulen: etwa separate Module für „Produktionsnahe Instandhaltung“ vs. „Gebäudeservices“, die je nach Objekt kombiniert werden.

Aktuelle Entwicklungen bringen zwei Querschnittsthemen, die in FM-Vertragszusätzen für die kommenden Jahre an Bedeutung gewinnen:

  • Nachhaltigkeit und ESG: Wie oben erwähnt, verlangen Investoren und Gesetzgeber verstärkt nachhaltiges Handeln im Gebäudebetrieb. Die EU-Taxonomie und neue Reporting-Pflichten (CSRD) wirken sich auch auf Facility Management aus. Ein fortschrittlicher FM-Vertrag wird daher Nachhaltigkeitsziele festschreiben – z.B. Reduktionsziele für Energie- und Wasserverbrauch, Mülltrennung und Recyclingquoten, oder auch soziale Kriterien wie die Einhaltung von Tariflöhnen bei eingesetzten Kräften. Die GEFMA 163-1 liefert hierfür Anhaltspunkte und GEFMA 190 empfiehlt sogar freiwillige Maßnahmen vor Eintreten künftiger Gesetze. Im Vertragstext kann man beispielsweise Kennzahlen für CO₂-Einsparungen definieren und Bonuszahlungen vorsehen, wenn bestimmte Grenzwerte unterboten werden. Auch nachhaltige Beschaffung – etwa Einsatz von umweltfreundlichen Reinigungsmitteln, Strom aus erneuerbaren Quellen für den Gebäudebetrieb – kann verpflichtend vereinbart werden. All dies zielt auf einen zukunftssicheren, klimaverträglichen Gebäudebetrieb ab. Wichtig ist, die Messbarkeit und Berichtspflichten im Vertrag festzulegen, damit die Nachhaltigkeitsleistung nachvollziehbar ist.

  • Digitalisierung und Datenschutz: Immer mehr FM-Prozesse laufen IT-gestützt (Smart Buildings, IoT-Sensorik, cloudbasierte CAFM-Systeme). Verträge sollten regeln, wem die Daten gehören, die im FM anfallen, und wie mit ihnen umgegangen wird. Beispielsweise erzeugen moderne Gebäudeautomationssysteme kontinuierlich Betriebsdaten – der Vertrag könnte festhalten, dass der Dienstleister diese Daten dem Auftraggeber zugänglich machen muss und kein Zurückbehaltungsrecht daran hat. Auch Datenschutz (z.B. bei Videoüberwachung in Gebäuden, elektronischen Zugangskontrollen) ist zu beachten: Hier sollten FM-Dienstleister verpflichtet werden, die DSGVO einzuhalten und ggf. als Auftragsverarbeiter zu agieren. Zudem gewinnt Cybersecurity an Bedeutung: Gebäudeleittechnik oder Zutrittssysteme können Angriffspunkte bieten. GEFMA plant hierzu eigene Guidelines. Verträge könnten schon heute fordern, dass der FM-Dienstleister ein Informationssicherheitskonzept vorlegt, regelmäßige Backups durchführt und Sicherheitsvorfälle sofort meldet. Schließlich hat die Digitalisierung auch eine positive Facette im Vertrag: Möglichkeiten zum ferngesteuerten Facility Management (Störungsmeldungen per App, digitale Ticketing-Systeme für Nutzer etc.). Solche Innovationen können als Vertragszusatz vereinbart werden, um Effizienz zu heben – etwa dass der Dienstleister ein CAFM-System betreibt und dem Auftraggeber Rechte daran einräumt, oder dass bestimmte Leistungen remote erbracht werden dürfen (z.B. Fernwartung).

Beide Themen – Nachhaltigkeit und Digitalisierung – zeigen, dass FM-Vertragszusätze keine statischen Gebilde sind. Sie müssen mit technologischen und gesellschaftlichen Anforderungen Schritt halten. Im Großmaßstab sollten Unternehmen regelmäßig ihre Standardklauseln updaten, um diese Trends abzudecken (siehe z.B. Neuauflage GEFMA 190 in 2023 mit ESG-Fokus).