Architektenverträge. FM-Aspekte. Nachhaltig.

Eine bewährte Branchenpraxis ist die frühzeitige Integration von Facility Managern ins Projektteam, um Planungsentscheidungen auf ihre betrieblichen Konsequenzen hin zu optimieren. Je früher FM-Expertise eingebunden wird, desto einfacher lassen sich Anforderungen und Aufgaben aller Beteiligten abstimmen. Idealerweise holt der Bauherr schon in HOAI-Leistungsphase 1 (Grundlagenermittlung) einen FM-Berater hinzu – in der GEFMA-Lebenszykluslogik entspricht dies Phase 0 (Strategie). Bis zum Abschluss der Entwurfsplanung (HOAI Phase 3) können noch maßgebliche Weichen gestellt werden; danach sind tiefgreifende Optimierungen der Betriebs- und Wartungsfreundlichkeit kaum mehr möglich. In der Praxis hat sich daher das Konzept des planungs- und baubegleitenden Facility Managements (pbFM) etabliert, das folgende Kernaufgaben umfasst:

• Kostenfaktoren im Lebenszyklus identifizieren: Bereits im Entwurf analysiert das pbFM-Team, welche Aspekte des späteren Betriebs hohe Kosten verursachen könnten, und sucht nach planerischen Alternativen zur Kostensenkung. Beispiele sind die Auswahl pflegeleichter Materialien (z.B. robuster, leicht zu reinigender Bodenbelag statt rein ästhetischer Lösung) oder der Verzicht auf wartungsintensive Systeme ohne echten Mehrwert. Hilfsmittel wie Lebenszykluskosten-Analysen (vgl. GEFMA 220) unterstützen dabei, die wirtschaftlich optimale Variante zu finden.

• Betriebs- und Betreiberkonzept erstellen: Ein zentrales Lieferergebnis des pbFM ist ein umfassendes Konzept für den späteren Gebäudebetrieb. Dieses gliedert sich oft in ein Betriebskonzept (als Grundlage für FM-Dienstleistungsausschreibungen) und ein Betreiberkonzept (für die strategische Organisation des Eigentümers). Im Betriebskonzept werden u.a. die künftigen Nutzerprofile, Kernprozesse, Flächenbedarfe und funktionalen Anforderungen beschrieben, die das Gebäude erfüllen muss. Das Betreiberkonzept formuliert die übergreifenden Betriebsstrategien und -standards – z.B. welche Instandhaltungsstrategie verfolgt wird, welche Dokumentationsstandards gelten, wie Leistungen und Verantwortlichkeiten zwischen Eigen- und Fremdpersonal verteilt sind. Diese Konzepte erstrecken sich über den gesamten Lebenszyklus (HOAI Phasen 1–9) und dienen als verbindliche Vorgaben sowohl für Planer als auch für spätere FM-Dienstleister. Es empfiehlt sich, die Erarbeitung solcher Konzepte als Vertragszusatz ausdrücklich zu beauftragen und dabei auf anerkannte Richtlinien wie GEFMA 100-2 (FM-Leistungsspektrum), GEFMA 192 (Betreiberorganisation), GEFMA 200 (Flächenmanagement) sowie DIN 277 (Flächendefinitionen) zurückzugreifen.

• FM-gerechte Planung und Qualitätssicherung: Das pbFM begleitet die Planer interdisziplinär, um die Alltagstauglichkeit und Wartungsfreundlichkeit des Entwurfs sicherzustellen. So wird beispielsweise überprüft, dass ausreichend Technikflächen und Zugänglichkeiten für Wartung vorhanden sind und keine „Blindstellen“ entstehen (etwa zu enge Schächte oder unzugängliche Wartungspunkte). Auch Nutzungsflexibilität (z.B. modulare Raumkonzepte, Reserveflächen für Expansion) und technologische Zukunftsfähigkeit (Ausstattung für Building IoT, Sensorik, Automationsmöglichkeiten) werden einbezogen. Hierbei klärt das FM-Team gemeinsam mit den Architekten und Fachplanern, wer für welche Aufgabe zuständig ist, um Überschneidungen oder Lücken zu vermeiden. Wichtig ist zudem die fortlaufende Dokumentation von FM-Anforderungen und Entscheidungen während der Planung – Transparenz verhindert Wissensverluste und erleichtert die Einarbeitung der Betriebscrew. Daher sollte das pbFM alle Empfehlungen und deren wirtschaftliche Auswirkungen nachvollziehbar dokumentieren und diese Dokumentation als Vertragsanlage übergeben. Zur Qualitätssicherung gehört auch, dass vor Fertigstellung eine gemeinsame Abnahme-Begehung unter FM-Gesichtspunkten stattfindet. Dabei prüft der Facility Manager beispielsweise, ob sämtliche im Betreiberkonzept definierten Anforderungen tatsächlich umgesetzt wurden (etwa ob die vorgesehenen Sensoren, Anschlüsse, Brandschutz- und Wartungseinrichtungen korrekt installiert und zugänglich sind). Schließlich begleitet pbFM die Inbetriebnahme und Übergabe des Gebäudes an den Betreiber und Dienstleister, um einen strukturierten Wissenstransfer zu gewährleisten.

• Building Information Modeling (BIM) und Datenübergabe: Die Übergabe digitaler Gebäudedaten gewinnt ebenfalls an Bedeutung. Wird ein BIM-Modell genutzt, kann es als Datengrundlage für das Facility Management dienen. Allerdings erfordert die Aufbereitung eines BIM-Modells für FM-Zwecke (sogenanntes FM-Modell oder as-built-Betriebsmodell) beträchtliche Zusatzleistungen des Planers. In der Regel müssen die Planungsdaten um betriebsrelevante Attribute (Wartungszyklen, Ausstattungsdetails, Herstellerdaten etc.) ergänzt und vereinfacht werden. Dieses Erstellen eines FM-tauglichen Modells zählt nicht zu den Grundleistungen und sollte deshalb explizit als besondere Leistung mit eigener Vergütung in den Vertrag aufgenommen werden. Angesichts der seit 2020 bestehenden BIM-Pflicht bei öffentlichen Infrastruktur- und Bundesbauten und des generellen Trends zur Digitalisierung empfiehlt es sich, bereits im Planungsvertrag festzulegen, in welchem Umfang digitale Datenübergaben (BIM-Modelle, CAFM-Schnittstellen, digitale Raumbücher etc.) geschuldet sind.

Zusammenfassend sollte ein Architekten-/Planungsvertrag für ein großes Industrie- oder Bürogebäude alle pbFM-Leistungen in Vertragsanhängen präzisieren, inkl. Zuständigkeiten, Deliverables und Qualitätskriterien. Dies stellt sicher, dass die Planung FM-gerecht erfolgt und spätere Betriebsrisiken verringert werden. Durch diese enge Verzahnung von Planung und Betrieb entstehen alltagstaugliche, kosteneffiziente Gebäude, was letztlich beiden Seiten – Bauherr und Betreiber – zugutekommt.

Neben dem Planungsvertrag müssen auch die Facility-Management-Verträge für die Betriebsphase maßgeschneiderte Regelungen und Zusätze enthalten. In Großprojekten oder Portfolio-Verträgen (etwa wenn ein FM-Dienstleister mehrere Industrie- oder Bürostandorte betreut) sind Verträge oft mehrjährig und komplex, da sie eine Vielzahl technischer und infrastruktureller Leistungen abdecken. Die deutsche FM-Branche verfügt inzwischen über Standard-Musterverträge (z.B. den GEFMA/RealFM-Mustervertrag Facility Services, zuletzt aktualisiert 2023 als GEFMA 510, mit zugehöriger Leistungsbeschreibung GEFMA 520). Diese bieten eine solide Grundlage, müssen aber stets an den Einzelfall angepasst werden. Vorgefertigte Vertragsklauseln gelten juristisch meist als Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) und unterliegen strenger Kontrolle. Daher ist es ratsam, Vertragsmuster nicht unreflektiert zu übernehmen, sondern individuell auszuhandeln und auf Aktualität zu prüfen – auch im Lichte neuer Rechtsprechung und Normen. Ein guter FM-Vertrag sollte transparent, ausgewogen und vollständig sein, um langjährige Streitigkeiten zu vermeiden.

• Leistungsbeschreibung und Service Level: Eine detaillierte Leistungsanlage (oft als Vertragsanhang in Tabellenform) beschreibt alle vom FM-Dienstleister zu erbringenden Leistungen, getrennt nach Bereichen (z.B. technisches Gebäudemanagement, Infrastrukturdienste wie Reinigung, Sicherheit, Catering etc.). Hier werden auch Qualitätsstandards und Frequenzen festgelegt, etwa Wartungsintervalle für technische Anlagen, Reinigungsrhythmen oder Reaktionszeiten bei Störungen. Service-Level-Agreements (SLAs) können als Zusatz vereinbart werden, die messbare Leistungsindikatoren (z.B. Verfügbarkeiten, maximale Ausfallzeiten von Anlagen, Nutzerzufriedenheitswerte) enthalten. Obwohl solche Instrumente (inkl. Bonus-Malus-Regelungen bei Über-/Unterschreitung der SLAs) in der Theorie empfohlen werden, werden sie laut Branchenerfahrung in FM-Verträgen noch zurückhaltend genutzt. Oft schrecken Auftraggeber davor zurück, weil strikte Vertragsstrafen langfristig die Kooperation belasten könnten. Dennoch sollte die Leistungsbeschreibung möglichst eindeutig das vereinbarte Leistungssoll definieren, um unterschiedlichen Erwartungshaltungen vorzubeugen. Unklare Leistungsbilder gehören zu den häufigsten Konfliktursachen in der FM-Praxis, wenn Auftraggeber und Auftragnehmer von verschiedenen Annahmen ausgehen. Ein gut ausgearbeiteter Anhang mit Leistungskennzahlen schafft hier Abhilfe.

• Verantwortlichkeits- und Compliance-Matrix: Aufgrund umfangreicher gesetzlicher Pflichten des Gebäudebetriebs (Stichwort Betreiberverantwortung nach gültigen Vorschriften) ist ein eigener Vertragszusatz empfehlenswert, der die Aufgaben- und Pflichtenverteilung zwischen Auftraggeber (Eigentümer/Betreiber) und Auftragnehmer (FM-Dienstleister) festhält. Die GEFMA 190 in der Neufassung 2022 bietet hierfür ein strukturiertes Konzept, um Compliance-Anforderungen im Gebäudebetrieb vertraglich zu verankern. So sollte z.B. in einer Tabelle oder Matrix festgehalten werden, wer für welche prüfpflichtigen Anlagen und Sicherheitsaufgaben zuständig ist – etwa Feuerlöschanlagen, Aufzugsprüfung, Arbeitsschutz-Unterweisungen, Brandschauen, Legionellenprüfungen etc.. Alle gesetzlichen Betreiberpflichten (aus Arbeitsstättenverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, TrinkwasserV, Baurecht usw.) müssen entweder vom Dienstleister wahrgenommen oder ausdrücklich vom Leistungsumfang ausgenommen sein. Die GEFMA 190:2022 unterscheidet hierbei klar zwischen den Pflichten des Dienstleisters für einen rechtskonformen Betrieb der Gebäudetechnik und den Pflichten des Auftraggebers als Arbeitgeber (z.B. Arbeitsschutzorganisation). Diese Trennung sollte im Vertrag nachvollzogen werden. Wichtig: Selbst bei maximaler Delegation verbleibt ein Rest an Verantwortung immer beim Betreiber/Eigentümer – nämlich die Organisationshoheit und Überwachungspflicht. Deshalb gehört in den Vertrag auch die Pflicht des Dienstleisters, dem Auftraggeber regelmäßig über Compliance-Themen Bericht zu erstatten und Abweichungen sofort zu melden. Ein Beispiel für einen solchen Anhang ist eine Verantwortungsmatrix gemäß GEFMA 190, die jede relevante Betreiberpflicht einem Verantwortlichen zuordnet und zugleich den erforderlichen Dokumentationsnachweis benennt (z.B. Prüfprotokolle durch TÜV, Wartungsberichte etc.). Durch intensives Abstimmen dieser Vertragsanhänge schon bei Vertragsschluss werden Missverständnisse vermieden und beide Parteien haben eine synchronisierte Erwartungshaltung hinsichtlich der Rechts- und Anlagensicherheit im Betrieb.

• Vertragslaufzeit, Anpassungs- und Preisklauseln: Bei großvolumigen FM-Verträgen (z.B. für Industrieparks oder Bürokomplexe) ist Flexibilität über die Vertragsdauer hinweg entscheidend. In Vertragszusätzen sollten Anpassungsmechanismen vorgesehen sein, falls sich Rahmenbedingungen ändern. Beispielsweise kann eine Klausel regeln, wie mit schwankendem Leistungsbedarf umzugehen ist – etwa bei temporärem Leerstand von Flächen, Produktionsstopps oder veränderten Nutzerzahlen. Denkbar sind Modelle, bei denen während wirtschaftlicher Flauten nur die gesetzlich zwingenden Mindestleistungen erbracht werden, während in Normalzeiten ein erweitertes Leistungspaket läuft. Auch Preisanpassungsklauseln (z.B. an einen Kostenindex gekoppelt) gehören typischerweise zu den Vertragsanhängen, um Inflation, Tariflohnerhöhungen oder veränderte Energiepreise abzubilden. Diese sollten so gestaltet sein, dass sie einer AGB-Kontrolle standhalten (Transparenzgebot!) und für beide Seiten fair sind. Ferner ist festzulegen, in welchen Intervallen Leistungen und Preise überprüft und ggf. neu verhandelt werden können (beispielsweise jährliche Review-Gespräche).

• Qualitätsmanagement und Reporting: Moderne FM-Verträge enthalten häufig Anhänge zur Qualitätssicherung, in denen z.B. regelmäßige Berichtspflichten, Kennzahlen-Reports, Meetings und Auditierungen vereinbart werden. Der 2023 aktualisierte GEFMA-Mustervertrag integriert explizit Regelungen zur Qualitätssicherung zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Ein solcher Anhang kann festhalten, welche Reports der Dienstleister monatlich/quartalsweise liefern muss (z.B. Störungsstatistik, Energieverbrauch, erreichte SLAs), wie Kundenzufriedenheitsumfragen durchgeführt werden oder welches Abnahmeverfahren für die Leistungen gilt. Insbesondere bei administrativen Gebäuden mit vielen Nutzern (Bürogebäude) ist die Nutzerzufriedenheit ein zentraler Qualitätsindikator; hier kann z.B. ein jährlicher Mieter-/Mitarbeiter-Zufriedenheitsreport vereinbart werden. Bei Industrieanlagen könnten hingegen Anlageneffizienz und Verfügbarkeitsquoten im Vordergrund stehen. All diese Punkte lassen sich in einem Qualitäts- und Reporting-Anhang regeln, um die Performance des FM-Dienstleisters messbar und nachvollziehbar zu machen.

• Besonderheiten für Industrie- vs. Bürogebäude: Die Vertragszusätze sollten schließlich auch branchenspezifische Bedürfnisse reflektieren. Industrieimmobilien stellen meist höhere Anforderungen an das Technische Gebäudemanagement (TGM) – etwa die Betreuung komplexer Produktionsinfrastrukturen, Reinräume, Werkschutz, Gefahrstoffentsorgung oder emissionsschutzrechtliche Auflagen. Hier müssen die Leistungsbeschreibungen entsprechend spezifisch gefasst sein (z.B. Wartung von Druckluftanlagen, Krananlagen, Werksfeuerwehr-Unterstützung, Einhaltung von ISO-Normen in der Produktion). Büro- und Verwaltungsgebäude dagegen fokussieren stärker auf Infrastrukturdienste und Nutzerkomfort – klassische Leistungen wie Reinigung, Hausmeisterservice, Flächenmanagement, Konferenzraum-Service, Catering, IT-Helpdesk etc. – sowie auf Energieeffizienz im Gebäudebetrieb (Heizung/Kühlung, Smart Building-Technologien für Arbeitsplätze). Vertragsanlagen können hier bspw. Workplace-Management-Services umfassen (für flexible Bürokonzepte) oder besondere Regelungen für Mieterbetreuung in Multi-Tenant-Büros. In jedem Fall sollte der Vertrag im Anhang klar definieren, welche schnittstellenrelevanten Leistungen eventuell vom Auftraggeber selbst erbracht werden (z.B. IT-Betrieb bei sensiblen Produktionsanlagen) und wo genaue Abgrenzungen liegen. Solche klaren Spezifikationen sorgen dafür, dass der FM-Dienstleister genau weiß, was im jeweiligen Gebäudetyp erwartet wird, und der Auftraggeber die zugeschnittene Leistung erhält.

Ein zentrales Ziel aller Vertragszusätze ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und die Absicherung der Haftung. In Deutschland ist der Betreiber einer Immobilie dafür verantwortlich, dass Gesundheit und Leben der Nutzer geschützt und alle Sicherheitsauflagen erfüllt werden. Diese sogenannte Betreiberverantwortung umfasst ein breites Pflichten-Spektrum – von regelmäßiger Wartung und Prüfung technischer Anlagen, über Brandschutz, Arbeitssicherheit und Verkehrssicherung (z.B. Winterdienst, Stolperfallen vermeiden) bis hin zur Erfüllung umweltrechtlicher Vorgaben und gültiger Baugenehmigungen. Der FM-Vertrag muss diesem Umstand Rechnung tragen, indem er Compliance-Vorschriften explizit referenziert und die Umsetzung regelt. So sollte beispielsweise festgelegt sein, dass der Dienstleister alle relevanten Gesetze, Normen und technischen Regeln einhält und Änderungen proaktiv anzeigt. Oft wird dazu auf geltende Regelwerke verwiesen (z.B. die Betreiberpflichten gemäß technischen Normen, Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften, Arbeitsstättenrichtlinien etc.). Ebenso kann ein Anhang "Rechtskataster" beigelegt werden, der alle für das Objekt einschlägigen Rechtsvorschriften aufzählt – von der Landesbauordnung bis zu speziellen Verordnungen für industrielle Anlagen – und darlegt, wie deren Erfüllung kontrolliert wird. Für den Fall von Behördenauflagen oder neuen Gesetzen (z.B. geänderte Energieeffizienzvorschriften) sollten vertragliche Mechanismen definiert sein, wie entsprechende Mehrleistungen vergütet oder Vertragsanpassungen vorgenommen werden.

Nicht zuletzt sind Haftungsfragen sorgfältig in Einklang mit den Compliance-Regeln zu regeln. Zwar bleibt die Gesamtverantwortung des Betreibers unteilbar – dieser kann sich im Schadensfall nicht vollständig entlasten, indem er auf den Dienstleister verweist –, doch kann intern vereinbart werden, dass der FM-Dienstleister im Rahmen seiner Aufgabenfelder die Haftung für schuldhaft nicht erfüllte Pflichten übernimmt. Solche Haftungsübernahmen bzw. Freistellungsklauseln sollten eindeutig formuliert sein und ebenfalls einer AGB-Prüfung standhalten (kein genereller Haftungsausschluss für grobe Fahrlässigkeit/Vorsatz etc.). Wichtig ist zudem die Festlegung einer angemessenen Versicherungspflicht: Der Dienstleister sollte eine Berufshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme unterhalten, die auch Schäden aus Verletzung von Betreiberpflichten abdeckt. In der Praxis ist eine enge Zusammenarbeit beider Seiten essenziell: Ein guter Vertrag fördert den kontinuierlichen Dialog zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über Compliance-Themen (z.B. in Form von jährlichen Compliance-Meetings, gemeinsamen Begehungen). Die aktuelle GEFMA 190:2022 betont, dass durch gut durchdachte Vertragsklauseln und Anhänge sowie laufende Kommunikation entscheidende Hürden für die Compliance im Gebäudebetrieb und die Nutzerzufriedenheit abgebaut werden.