Anhang Betreibervertrag: Übergabeprotokolle FM

Ähnlich wichtig wie der Zustandsnachweis zu Vertragsbeginn ist das Übergabeprotokoll am Ende des Betreibervertrags, wenn der Betreiber die Immobilie an den Eigentümer (oder einen neuen Betreiber) zurückgibt. In vielen Betreiberverträgen ist geregelt, dass der Betreiber zum Vertragsende einen Zustandsbericht des Objekts vorlegen muss, der den aktuellen Zustand umfassend beschreibt. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass der Betreiber seine vertraglichen Pflichten im laufenden Betrieb erfüllt hat – insbesondere hinsichtlich Instandhaltung – und dass die Immobilie in einem vertragsgemäßen Zustand zurückgegeben wird.

Ein solcher Zustandsbericht zum Vertragsende sollte alle wesentlichen Aspekte des Gebäudezustands und der technischen Anlagen umfassen, analog zur initialen Bestandsaufnahme, jedoch nun fokussiert auf Veränderungen oder den Erhaltungszustand nach der Betriebsphase.

• Aktueller baulicher und technischer Zustand: Beschreibung des Gebäudezustands bei Rückgabe, inkl. etwaiger neuer Schäden oder Verschleiß, die während der Betreiberlaufzeit entstanden sind. Ebenso muss dokumentiert werden, ob der Betreiber etwaige während der Vertragszeit auftretende Mängel behoben hat oder ob Restmängel verbleiben.

• Restlebensdauer wesentlicher Anlagen: Ein besonderes Augenmerk liegt auf den wesentlichen technischen Anlagen (z.B. Heizungsanlage, Kälteanlage, Aufzüge, elektrotechnische Hauptanlagen). Im Zustandsbericht wird idealerweise die voraussichtliche verbleibende Nutzungsdauer dieser Anlagen angegeben. Damit soll der Eigentümer oder Nachfolger einschätzen können, wie lange die Anlagen noch funktionieren, bevor größere Investitionen (Austausch/Erneuerung) anstehen. Diese Angabe der Restlebensdauer ist wichtig, falls der Betreiber vertraglich verpflichtet war, die Anlagen in einem bestimmten Zustand zu hinterlassen. In komplexeren Betreiber- oder PPP-Verträgen wird oft festgelegt, dass die Anlagen bei Rückgabe noch eine gewisse Mindestnutzungsdauer haben müssen oder bestimmten technischen Standards entsprechen sollen. Solche klar definierten Kriterien stellen sicher, dass der Betreiber nicht kurz vor Vertragsende die Substanz „aufzehrt“ (das sogenannte “sweating the asset”, d.h. Unterlassen von Wartung, um Kosten zu sparen). Stattdessen muss der Zustand messbaren Anforderungen genügen. Was als „vertragsgemäßer Zustand“ gilt, wird idealerweise im Vertrag durch technische Standards und Kriterien präzise festgelegt, sodass beide Seiten klare Erwartungen haben.

• Vollständigkeit der technischen Dokumentation: Der Betreiber muss bei Vertragsende sämtliche Dokumentationen zum Objekt an den Eigentümer zurückgeben. Hierzu zählen aktualisierte Bestandspläne, technische Handbücher, Revisionsunterlagen, Wartungsprotokolle und Prüfberichte aller Anlagen. Es sollte nachgewiesen werden, dass die Dokumentation vollständig und auf dem neuesten Stand ist. Beispielsweise wäre im Protokoll festzuhalten, dass alle Wartungsnachweise und Prüfzertifikate der letzten Jahre übergeben wurden. Die Dokumentationsvollständigkeit ist essenziell, damit der Eigentümer bzw. neue Betreiber nahtlos anknüpfen kann. Insbesondere in Bezug auf sicherheitsrelevante Anlagen (z.B. Aufzüge, Brandmeldeanlagen) müssen die Prüf- und Wartungsdokumente lückenlos vorliegen, um den weiteren ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten.

• Erfüllung vertraglicher Instandhaltungsverpflichtungen: Oft wird geprüft, ob der Betreiber alle vertraglich vereinbarten Instandhaltungen ausgeführt hat. Ein Betreibervertrag kann vorsehen, dass kein erheblicher Instandstau bei Vertragsende vorliegen darf. Gegebenenfalls werden im Protokoll offene Wartungs- oder Reparaturmaßnahmen festgehalten. Sollte der Betreiber bestimmte vorbeugende Instandsetzungen bis Vertragsende schuldig geblieben sein, könnten daraus Ansprüche des Eigentümers entstehen (etwa Einbehalt von Sicherheiten oder Nachleistungsverpflichtungen).

• Schlüssel und Inventar: Neben dem technischen Zustand wird im Übergabeprotokoll auch die Rückgabe von Schlüsseln, Zugangsmedien und ggf. inventargebundenen Gegenständen dokumentiert. Alle vom Betreiber verwalteten Gegenstände (z.B. Mobiliar, Maschinen) sollten aufgeführt und ordnungsgemäß zurückgegeben werden.

Das Übergabeprotokoll am Vertragsende dient sowohl dem Betreiber als auch dem Eigentümer als Nachweis über den Zustand der Immobilie. Der Betreiber kann damit belegen, dass er seinen Pflichten nachgekommen ist und das Objekt in vertragsgemäßem Zustand zurückgibt. Umgekehrt kann der Eigentümer auf Basis dieses Protokolls mögliche Abweichungen vom Soll-Zustand feststellen. Eventuelle Differenzen zwischen dem vereinbarten Zustand und dem tatsächlichen Zustand können so objektiv festgehalten werden, noch bevor der Betreiber aus dem Vertrag entlassen wird. Dies ist wichtig, um etwaige Ansprüche – z.B. auf Schadenersatz oder Nachbesserung – rechtzeitig zu klären. In weitreichenden Betreiberverträgen (etwa im öffentlichen Bereich oder PPP) werden deshalb oft Mechanismen für die Endabnahme eingebaut: Zum Beispiel behält der Auftraggeber das Recht vor, einen Gutachter einzuschalten, der den Zustandsbericht prüft, oder es werden Reserven/Sicherheiten einbehalten, die erst freigegeben werden, wenn feststeht, dass die Anlage den Rückgabekriterien entspricht. So soll gewährleistet sein, dass die Übergabequalität den vertraglichen Vorgaben entspricht.

Es spiegelt das Abschluss-Übergabeprotokoll wider, in welchem Zustand der Betreiber die Immobilie hinterlässt. Es schafft Klarheit für den Eigentümer bzw. Nachfolger und schließt den Leistungsumfang des Betreibers ab. Oft bildet es auch die Grundlage für die Entlastung des Betreibers (ähnlich einer Schlussabnahme) – ist das Protokoll einvernehmlich unterzeichnet, sind spätere Reklamationen bezüglich des Zustands schwieriger, es sei denn, es treten versteckte Mängel zutage, die der Betreiber arglistig verschwiegen hat.

Ein weiterer besonders wichtiger Aspekt bei Betreiberwechseln betrifft den Arbeitsschutz und die Sicherheit im Objekt. Während der Betreiberlaufzeit hat der Betreiber die Verantwortung, für sichere Bedingungen im Gebäude zu sorgen – sei es für eigene Mitarbeiter, Nutzer oder Dritte. Beim Übergang der Betreiberverantwortung müssen alle relevanten Informationen über Gefährdungen und bereits umgesetzte Schutzmaßnahmen weitergegeben werden, damit der Eigentümer oder der neue Betreiber den Betrieb sicher fortführen kann.

Konkret bedeutet dies: Der scheidende Betreiber sollte eine Übersicht aller bekannten Gefahrenquellen im Gebäude sowie der getroffenen Arbeitsschutzmaßnahmen übergeben.

• Gefährdungsbeurteilungen: Gemäß Arbeitsschutzgesetz und Betriebssicherheitsverordnung hat der Betreiber während der Vertragslaufzeit Gefährdungsbeurteilungen für die Arbeitsplätze und technischen Anlagen im Objekt durchgeführt. In diesen Dokumenten ist festgehalten, welche Gefahren (physikalische, chemische, mechanische, etc.) im Gebäude oder bei seinem Betrieb bestehen – etwa Gefahrstoffe (Asbest, chemische Reinigungsmittel), spezielle Absturzgefahren (offene Dachkanten, nicht gesicherte Öffnungen), Brand- und Explosionsrisiken, elektrische Gefahren, usw. Ebenso ist dokumentiert, welche Schutzmaßnahmen jeweils ergriffen wurden (z.B. Installation von Absturzsicherungen, Persönliche Schutzausrüstung, Brandschutzkonzepte, Abschaltvorrichtungen, Warnschilder). Diese Unterlagen müssen dem Nachfolger zugänglich gemacht werden. Sie enthalten wertvolle Informationen darüber, wann welche Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt wurden und mit welchem Ergebnis. Ein umfassendes Betriebshandbuch des Betreibers beinhaltet typischerweise die Aufzeichnungen aller durchgeführten Sicherheitsprüfungen und Unterweisungen. Bei Übergabe sollte dieses Betriebshandbuch übergeben oder zumindest die relevanten Inhalte daraus weitergereicht werden.

• Unfall- und Beinaheunfall-Dokumentation: Falls während der Betreiberzeit Arbeitsunfälle oder Beinahe-Unfälle im Objekt aufgetreten sind, sollten diese Ereignisse und die daraus gezogenen Lehren an den neuen Verantwortlichen kommuniziert werden. Dies hilft, aus der Historie Gefahren besser einzuschätzen und Wiederholungen zu vermeiden.

• Anlagenbezogene Sicherheitsdokumente: Für bestimmte Anlagen gibt es vorgeschriebene Sicherheitsdokumente, z.B. das Explosionsschutzdokument (bei explosionsgefährdeten Bereichen), Prüfbücher für Aufzüge, Druckbehälter oder die Brandschutzordnung und Feuerwehrpläne. Sämtliche dieser sicherheitsrelevanten Dokumente und Nachweise über regelmäßige Prüfungen sind bei der Übergabe lückenlos zu übergeben. Dadurch wird sichergestellt, dass der neue Betreiber nahtlos an die bisherigen Sicherheitsvorkehrungen anknüpfen kann und keine Prüfintervalle versäumt werden.

• Information über aktuelle Schutzmaßnahmen: Der Betreiber sollte darlegen, welche Schutzmaßnahmen aktuell im Objekt implementiert sind. Zum Beispiel: sind alle vorgeschriebenen Feuerlöscher und Rauchmelder vorhanden und geprüft? Gibt es Sicherheitskennzeichnungen (Warn- und Verbotsschilder) an den notwendigen Stellen? Sind Absperrungen oder Absturzsicherungen installiert, wo nötig? Ebenso: Welche Notfallpläne existieren (Evakuierungsplan, Notfallkontakte) und wurden diese auf dem neuesten Stand gehalten? Diese Dinge sind oft Teil der Objekt- und Sicherheitsdokumentation und müssen übergeben werden.

• Offene Sicherheitsmängel oder geplante Maßnahmen: Falls es zum Zeitpunkt der Übergabe noch offene Sicherheitsmängel gibt, die nicht mehr behoben werden konnten, müssen diese transparent benannt werden. Gleiches gilt, wenn bestimmte Verbesserungsmaßnahmen zwar identifiziert, aber noch nicht umgesetzt wurden (z.B. “Der Lackierraum entspricht noch nicht vollumfänglich der neuen Gefahrstoffverordnung, Maßnahme X steht aus.”). Der Nachfolger muss über solche Punkte Bescheid wissen, um sie zeitnah anzugehen.

Die Weitergabe dieser Arbeitsschutz-Informationen ist nicht nur aus vertraglicher Sorgfalt geboten, sondern auch rechtlich begründet: Der alte Betreiber darf den neuen Betreiber oder Eigentümer nicht in Unkenntnis über bestehende Gefahren lassen, da dies zu Unfällen führen könnte. Umgekehrt hat der neue Betreiber die Pflicht, sich vor Übernahme über die Gefährdungen zu informieren. Ein geordnetes Übergabeprotokoll enthält daher idealerweise einen Abschnitt Arbeitsschutz/Sicherheit, in dem all diese Punkte aufgeführt oder auf Anlagen verwiesen werden.

In der Praxis kann es beispielsweise so aussehen, dass der Betreiber dem Eigentümer zum Abschluss eine Mappe oder ein digitales Verzeichnis mit allen arbeitsschutzrelevanten Unterlagen übergibt. Darin befinden sich u.a. die Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungsnachweise, Prüfprotokolle (z.B. von Regalprüfungen, elektrischen Prüfungen gemäß DGUV-Vorschrift), Wartungsnachweise sicherheitsrelevanter Systeme (Brandmeldeanlage, Sprinkler, Notbeleuchtung etc.) und Pläne für Notfälle. Damit wird gewährleistet, dass der Eigentümer oder neue Dienstleister nahtlos an die bisher getroffenen Sicherheitsvorkehrungen anknüpfen kann und keine Informationsverluste die Sicherheit beeinträchtigen.

Zusätzlich sollte bei der Übergabe ein persönliches Gespräch/Begehung erfolgen, bei dem der scheidende Betreiber den Nachfolgenden auf alle sicherheitskritischen Besonderheiten hinweist. Zum Beispiel könnten gefährliche Stellen im Gebäude direkt gezeigt werden (etwa „Achtung, dieser Maschinenraum hat eine niedrige Decke – hier besteht Kopfstoßgefahr, Helmpflicht wurde eingeführt“ oder „In diesem Labor lagern Gefahrstoffe XY, hier sind folgende Schutzmaßnahmen zu beachten...“). Solche mündlichen Übertragungen vertiefen die schriftlichen Protokolle.

Es gilt: Arbeitsschutz hört nicht beim Betreiberwechsel auf. Die Verantwortung für Sicherheit ist kontinuierlich. Daher ist ein vollständiger Informationsübergang hier essenziell, um Unfälle zu vermeiden und den gesetzlichen Pflichten zu genügen. Tatsächlich fordern die Regeln der Technik und einschlägige Richtlinien (z.B. GEFMA 190 zur Betreiberverantwortung) eine lückenlose Dokumentation und Übertragung sicherheitsrelevanter Informationen. Der neue Betreiber kann seine Betreiberhaftung nur dann wirksam wahrnehmen, wenn er von Anfang an über alle Gefahren und Schutzvorkehrungen im Bilde ist. Versäumnisse in diesem Punkt könnten im Ernstfall zu Organisationsverschulden führen, falls ein Unfall passiert und sich herausstellt, dass bekannte Risiken nicht kommuniziert wurden.