Anhang Schulungsnachweise im Facility-Management-Betreibervertrag

Im Catering- und Gastronomiebereich sind Hygiene-Schulungsnachweise unabdingbar, da unsachgemäßer Umgang mit Lebensmitteln erhebliche Gesundheitsgefahren bergen kann.

• Infektionsschutz-Belehrungen (§ 43 IfSG): Alle Mitarbeiter, die mit offenen Lebensmitteln umgehen, müssen eine gültige Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz nachweisen. Diese Belehrung (durch das Gesundheitsamt oder einen befugten Arzt) darf bei Tätigkeitsbeginn nicht älter als 3 Monate sein und muss regelmäßig aufgefrischt werden. Der Betreiber legt die Bescheinigungen dieser Gesundheitsbelehrungen (oft umgangssprachlich „Gesundheitszeugnis“ oder „Rote Karte“ genannt) für das gesamte Catering-Personal vor.

• Regelmäßige Hygieneschulungen: Zusätzlich zur IfSG-Belehrung ist gesetzlich vorgeschrieben, dass mindestens einmal jährlich eine Hygieneschulung für das Personal stattfindet. Dabei werden die Mitarbeiter in den Grundlagen der Lebensmittelhygiene unterwiesen (z. B. Themen wie Vermeidung von Kreuzkontamination, Kühlketteneinhaltung, Reinigungspläne). Diese Schulungen können vom Arbeitgeber selbst oder extern durchgeführt werden, müssen aber dokumentiert werden. Rechtsgrundlage hierfür ist das EU-Lebensmittelhygienerecht (Verordnung (EG) Nr. 852/2004, Anhang II Kapitel XII Nr. 1) sowie die nationale Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV, § 4). Der Betreibervertrag kann verlangen, dass Zertifikate oder Teilnahmebescheinigungen aller durchgeführten Hygieneschulungen vorgelegt werden.

• HACCP-Schulung und -Konzept: Eng verknüpft mit den Hygieneschulungen ist der Nachweis eines HACCP-Konzepts (Hazard Analysis and Critical Control Points). Der Betreiber erbringt idealerweise den Nachweis, dass verantwortliche Küchenmitarbeiter in HACCP geschult sind und ein aktuelles Hygienekonzept implementiert haben (inkl. Hygienepläne, Temperaturkontrollen, Dokumentation von CCPs). Dies zeigt, dass der Catering-Betrieb proaktiv Lebensmittelrisiken managt, was ebenfalls von Behörden gefordert wird.

Diese Nachweise im Bereich Catering gewährleisten, dass der Betreiber die Lebensmittelhygienevorschriften strikt einhält. Bei Audits oder behördlichen Kontrollen muss lückenlos dokumentiert sein, dass alle einschlägigen Schulungen durchgeführt wurden – nur so kann der Betreiber seiner Sorgfaltspflicht nachkommen und Haftungsrisiken (etwa im Falle von Lebensmittelinfektionen) minimieren.

Für die technischen Leistungen des Facility Management (etwa Gebäudetechnik, Instandhaltung, Wartung von Anlagen) ist qualifiziertes Fachpersonal essenziell. Der Betreibervertrag sollte daher detaillierte Qualifikationsnachweise für Techniker und Handwerker vorschreiben.

• Fachausbildung und Zertifikate: Der Betreiber muss belegen, dass eingesetzte Techniker über adäquate berufliche Ausbildung verfügen (z. B. Gesellenbrief, Meisterbrief oder Technikerabschluss in Elektrotechnik, HLK-Technik, Sanitär etc.). Wo erforderlich, sind Zusatzqualifikationen nachzuweisen – beispielsweise die Ausbildung zur Elektrofachkraft für Arbeiten an elektrischen Anlagen, Kühlmittelscheine für Kältetechniker, oder Schweißzertifikate. Viele Dienstleister setzen bewusst zertifizierte Techniker ein, um die Qualität der Wartung sicherzustellen. Solche Zertifikate (etwa TÜV-Schulungen, Herstellerzertifizierungen für Aufzugsanlagen, Brandmeldeanlagen etc.) sollten dem Auftraggeber offengelegt werden.

• Sachkundigen- und Befähigungsnachweise: Für bestimmte prüfpflichtige Anlagen und Arbeiten verlangt der Gesetzgeber Sachkunde- bzw. Befähigungsnachweise. Beispielsweise müssen Prüfer von Blitzschutzanlagen, Regalprüfer oder Aufzugswärter bestimmte Lehrgänge absolviert haben (vgl. TRBS 1203 zur „befähigten Person“). Im Vertrag kann festgelegt sein, dass der Betreiber Nachweise gemäß Technischer Regeln oder Unfallverhütungsvorschriften vorlegt, die bestätigen, dass das Personal zur Prüfung und Wartung der jeweiligen Anlagen befähigt ist.

• Weiterbildungs- und Schulungsplan: Technik entwickelt sich ständig weiter; daher erwarten viele Auftraggeber einen Nachweis kontinuierlicher Weiterbildung. Der Betreiber sollte ein Schulungskonzept präsentieren, aus dem hervorgeht, wie technische Mitarbeiter regelmäßig geschult werden (z. B. Updates zu Normen, neue Vorschriften wie VDI 6022 für Lüftungshygiene, Schulungen in neuer Gebäudeleittechnik). Auch interne Trainings oder Herstellerschulungen sind hier relevant und sollten dokumentiert werden.

Im Sinne der Betreiberverantwortung darf der Auftraggeber die Eignung des technischen Dienstleisters prüfen. Tatsächlich fordert eine ordnungsgemäße Delegation von Betreiberpflichten, dass der Auftraggeber sich vom Vorliegen aller erforderlichen Qualifikationen des Auftragnehmers überzeugt. Daher werden im Betreibervertrag oft Anhänge geführt, in denen für jedes Gewerk die erforderlichen Qualifikationsnachweise aufgelistet sind. So kann der Betreiber jederzeit belegen, dass die Instandhaltung fachgerecht und nach dem Stand der Technik erfolgt.

Facility-Management-Betreiber treten häufig als Multidienstleister auf, die infrastrukturelle, technische und kaufmännische Services integriert aus einer Hand anbieten. Ein solches Konzept erfordert flexibel einsetzbares Personal, das mehrere Aufgabengebiete abdecken kann.

• Bereichsübergreifende Qualifizierung: Der Betreiber sollte darlegen, dass sein Personal in mehreren Disziplinen geschult ist. Beispielsweise könnten bestimmte Mitarbeiter sowohl in der Gebäudereinigung als auch in einfachen Haustechnik-Tätigkeiten unterwiesen sein, oder Sicherheitsdienst-Mitarbeiter haben zugleich eine Unterweisung in Empfangsdienst und Brandschutzhelfer-Ausbildung erhalten. Solche Doppelausbildungen erhöhen die Einsatzbreite pro Mitarbeiter. Nachweise können hier interne Zertifikate oder Kursbescheinigungen über Service-übergreifende Schulungen sein.

• Einweisung in Multitasking-Prozesse: Darüber hinaus kann verlangt werden, dass der Betreiber ein Konzept zur Einarbeitung auf multifunktionale Aufgaben vorlegt. Darin wird dokumentiert, wie neue Mitarbeiter systematisch in alle relevanten Aufgabenfelder eingearbeitet werden (Rotation durch verschiedene Abteilungen, Job-Sharing-Modelle, modulare Schulungsmodule). Dieses Konzept sollte die Schulungsinhalte und -dauer je Bereich aufführen. Der Nachweis erfolgt etwa durch Schulungspläne, Teilnahme-Listen und Erfolgskontrollen für jeden Mitarbeiter.

• Nachweise der Schlüsselkompetenzen: Für jede Dienstleistungsart, die vom selben Personal erbracht wird, sind spezifische Kompetenznachweise zu führen. Z. B. falls ein Multiservice-Mitarbeiter zugleich kleinere Reparaturen übernimmt, muss er einen Elektro-Unterweisungsschein oder ähnliches vorweisen; übernimmt er zusätzlich Fahrtätigkeiten, ist ein Führerschein/Staplerschein nachzuweisen, etc. Der Betreibervertrag sollte diese Schlüsselqualifikationen definieren und vom Auftragnehmer die Vorlage der entsprechenden Bescheinigungen verlangen.

Ein multifunktionales Personalkonzept steigert zwar die Effizienz (ein Mitarbeiter kann verschiedene Aufgaben übernehmen), stellt aber hohe Anforderungen an Ausbildung und Organisation. Die vertragliche Fixierung von Schulungsnachweisen im Multidienstleister-Modell sorgt dafür, dass alle Teildienstleistungen kompetent ausgeführt werden und kein Qualitätsverlust durch „überforderte“ Mitarbeiter entsteht. Damit verknüpft ist oft auch eine Pflicht des Betreibers, ausreichende Personalstärke und Vertretungsregelungen nachzuweisen, damit ein Multi-Mitarbeiter nicht zeitgleich mehrere kritische Aufgaben vernachlässigen muss.

Neben fachlichen Schulungen in den einzelnen Service-Sparten legt ein guter Betreibervertrag auch großen Wert auf Arbeitsschutz-Schulungen – sowohl auf Mitarbeiterebene als auch für das Management des Dienstleisters.

Für alle Beschäftigten sind regelmäßige Sicherheitsunterweisungen gesetzlich vorgeschrieben. Gemäß Arbeitsschutzgesetz und DGUV-Vorschriften muss der Betreiber seine Mitarbeiter mindestens einmal jährlich über Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen. Solche Unterweisungen (z. B. im Umgang mit Arbeitsmitteln, zu Gefährdungsbeurteilungen, Erste Hilfe, Brandschutzhelfer-Ausbildung) sind vom Betreiber zu dokumentieren. Im Vertrag kann festgeschrieben sein, dass Unterweisungsnachweise vorzulegen sind – etwa in Form von unterschriebenen Teilnahmelisten oder Zertifikaten für absolvierte Sicherheitskurse (z. B. Erste-Hilfe-Schein, Evakuierungsübungen, Gefahrstoff-Unterweisung). Diese Nachweise stellen sicher, dass der Betreiber seiner Schutzpflicht gegenüber den Beschäftigten nachkommt und im Falle eines Unfalls belegen kann, seiner Unternehmerpflicht zur Prävention genügt zu haben.

Für die Führungskräfte des Betreibers – also Objektleiter, Facility Manager und das verantwortliche Management – können im Betreibervertrag ebenfalls spezielle Schulungsnachweise verlangt werden. Ziel ist, dass auch die Leitungsebene die Rechts- und Verkehrssicherungspflichten vollumfänglich kennt und erfüllt.

• Betreiberverantwortungs-Seminare (GEFMA & TÜV): Der Vertrag kann vorschreiben, dass Führungskräfte an anerkannten Weiterbildungen zur Betreiberverantwortung teilnehmen. So bietet z. B. die GEFMA (Deutscher Verband für Facility Management) Seminare nach der Richtlinie GEFMA 190 an, die die gesetzlichen Pflichten des Betreibers und Haftungsfragen behandeln. Ein Nachweis über die Teilnahme an solchen Betreiberseminaren oder vergleichbaren Kursen (etwa bei TÜV Akademie, DGWZ etc.) zeigt, dass das Management über aktuelles Fachwissen zu Betreiberpflichten verfügt. Insbesondere Themen wie Verkehrssicherungspflicht, Arbeitsschutzrecht, Technische Regeln (z. B. VDI 3810) und Organisation der Betreiberpflichten stehen dort im Fokus. Vertragsseitig könnte festgelegt sein, dass z. B. jährlich eine Fortbildung besucht werden muss oder dass neue Objektleiter binnen gewisser Frist eine Betreiberpflichten-Schulung nachholen.

• Schulungen zu spezifischen Rechtspflichten: Je nach Objekt können auch Schulungen zu speziellen gesetzlichen Anforderungen verlangt werden. Führt der Betreiber z. B. ein Team für den Brandschutz oder betreibt er Gefahrstoffanlagen, müssten die verantwortlichen Manager entsprechende Fachkunde-Lehrgänge (Brandschutzbeauftragter, Gefahrgutbeauftragter etc.) nachweisen. Ebenso denkbar sind Schulungsnachweise in Umweltrecht oder Energiemanagement, falls das FM-Mandat dies erfordert (Stichwort ESG-Schulungen für FM-Leiter). Der Zweck solcher Vorgaben ist, das Management für seine Aufsichtspflicht zu sensibilisieren und sicherzustellen, dass organisatorisch alle Risiken abgedeckt sind.

Es dienen diese umfangreichen Schulungsnachweise dazu, die Betreiberverantwortung abzusichern. Der Auftraggeber kann durch die eingeforderten Nachweise jederzeit prüfen, ob der Betreiber seinen Sorgfalts- und Verkehrssicherungspflichten nachkommt. Werden die genannten Qualifikations- und Schulungsnachweise lückenlos geführt, schafft dies Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Betreibers und minimiert Haftungsrisiken für beide Vertragsparteien. Der Betreibervertrag wird so zum Instrument, um einen rechtssicheren, qualitativ hochwertigen Gebäudebetrieb zu gewährleisten. Jede geforderte Schulung – vom Sicherheitspersonal über das Catering-Team bis zum technischen Dienst und Management – stellt sicher, dass Kompetenz und Verantwortungsbewusstsein auf allen Ebenen vorhanden sind. Dies entspricht dem Prinzip der ordentlichen Delegation von Betreiberpflichten: Nur ein ausreichend geschulter und informierter Dienstleister kann Pflichten effektiv und gefahrlos übernehmen, ohne dass der Eigentümer ein Organisationsverschulden befürchten muss.