Leistungsverzeichnis für Facility-Management-Betreibervertrag

Der AN übernimmt die technische Betriebsführung aller gebäudetechnischen Anlagen und gewährleistet deren sicheren, rechtskonformen und wirtschaftlichen Betrieb. Hierzu zählen u. a. Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HVAC), Kälteanlagen, Sanitär- und Trinkwasserversorgung, Elektrotechnik und Notstromanlagen, Aufzugs- und Fördertechnik, Gebäudeautomation (MSR), Sicherheits- und Brandschutzanlagen (Brandmelde-, Sprinkler-, Löschsysteme), Telekommunikations- und IT-Infrastruktur, Beleuchtungsanlagen sowie alle sonstigen technischen Einrichtungen des Objekts. Der AN überwacht kontinuierlich die Betriebszustände mittels vorhandener Leittechnik/ Gebäudeleitsystem (sofern vorhanden) und manuell durch Kontrollrundgänge. Er optimiert Anlagenparameter im Rahmen der vorgegebenen Sollwerte (siehe 2.6), z. B. Anpassung der Heizkurve an Witterung oder der Lüftungssteuerung an Nutzungszeiten, um Komfort und Energieeffizienz gleichermaßen sicherzustellen. Betriebsdaten (Verbrauchswerte, Temperaturen, Drücke etc.) werden regelmäßig erfasst und ausgewertet, um frühzeitig Abweichungen oder Verbesserungspotenziale zu erkennen.

• Verfügbarkeit & Störungsprävention: Der AN hält die Anlagen in einem Zustand, der eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet. Kritische Systeme verfügen über Redundanzen oder Notfallkonzepte (z. B. Ersatzaggregate). Durch proaktives Monitoring und trendbasierte Analysen minimiert der AN Ausfallrisiken.

• Betriebskontrollen: Der AN führt tägliche bzw. regelmäßige Inspektionsrundgänge durch (visuelle Kontrollen, Funktionsprüfungen), um Betriebsstörungen sofort festzustellen. Kleinere Ungereimtheiten werden direkt behoben oder dem zuständigen Fachdienst gemeldet.

• Einhaltung von Vorschriften: Alle Anlagen werden entsprechend der Herstellervorgaben, anerkannten Regeln der Technik (z. B. VDI-Richtlinien, DIN-Normen) und behördlichen Auflagen betrieben. Einstellungen sicherheitsrelevanter Anlagen (z. B. Druckbehälter, Brandmelderzentralen) dürfen nur von autorisiertem Fachpersonal vorgenommen werden.

• Anpassung an Nutzungsbedarf: Der AN passt die Fahrweisen der Anlagen an tatsächliche Bedarfe an (z. B. Absenkbetrieb der Heizung außerhalb der Geschäftszeiten, Lichtsteuerung über Zeitschaltuhren oder Sensoren). Nutzeranforderungen – etwa Raumtemperatur-Sollwerte für bestimmte Bereiche oder zusätzliche Lüftung bei Veranstaltungen – werden im Rahmen definierter Parameter berücksichtigt.

• Störungsmanagement: Im Störungsfall (siehe 2.3) ist der AN angehalten, zunächst gefahrbringende Situationen zu entschärfen (z. B. Anlage abschalten, Notdienst alarmieren) und dann eine schnelle Instandsetzung einzuleiten. Er verfügt über Notfallpläne für verschiedene technische Ausfälle (Stromausfall, IT-Ausfall, Wasserschaden etc.), um den Schaden gering zu halten und die Betriebsfähigkeit rasch wiederherzustellen.

Der AN führt sämtliche Wartungs- und Inspektionsarbeiten an den technischen Anlagen gemäß einem abgestimmten Instandhaltungsplan durch. Dieser Plan basiert auf den Vorgaben der Hersteller, den einschlägigen Normen (z. B. DIN 31051, VDI 3810 für den Betrieb und die Instandhaltung) sowie den gesetzlichen Prüfintervallen. Die Wartungszyklen sind so festgelegt, dass die Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Anlagen erhalten bleiben und vorzeitiger Verschleiß verhindert wird; dabei werden relevante Normen und Herstellerempfehlungen strikt berücksichtigt. Vorbeugende Inspektionen und Wartungen umfassen u. a.: Schmierung, Austausch von Verschleißteilen, Justierungen, Funktionsprüfungen, Kalibrierungen, Reinigungsarbeiten an Anlagen und technischen Bauteilen. Der AN beschäftigt oder beauftragt hierfür nur qualifiziertes Fachpersonal (z. B. Elektrofachkräfte nach DGUV Vorschrift 3 für elektrotechnische Arbeiten, Sachkundige für Brandschutztechnik, Befähigte Personen nach BetrSichV für bestimmte Prüfungen).

Neben turnusmäßigen Maßnahmen führt der AN auch Instandsetzungen (Reparaturen) im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen durch. Tritt ein Mangel oder Defekt an einer Anlage auf, der über die reine Wartung hinausgeht, behebt der AN diesen im Rahmen seiner Zuständigkeit oder meldet ihn umgehend dem AG mit einem Vorschlag zur Behebung (inkl. Kostenabschätzung), falls es sich um nicht inkludierte Leistungen handelt (siehe 3.5). Kleinere Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien (bis zur vereinbarten Kostengrenze) werden direkt durch den AN gestellt und ersetzt; größere Reparaturen und Investitionen erfolgen in Abstimmung mit dem AG.

Wiederkehrende Prüfungen sicherheitsrelevanter Anlagen werden fristgerecht organisiert: z. B. TÜV-Abnahmen von Aufzügen (alle 2 Jahre Hauptprüfung, Zwischenprüfungen nach BetrSichV), Druckbehälterprüfungen, Prüfungen von Brandschutzeinrichtungen (Sprinklerzentralen, Wandhydranten, Feuerlöschern) gemäß DIN und gesetzlichen Vorgaben, Potentialausgleichs- und Blitzschutzmessungen, E-Check gemäß DGUV V3 für elektrische Anlagen und Geräte etc. Der AN beauftragt hierzu zugelassene Überwachungsstellen oder befähigte externe Sachverständige und begleitet die Prüfungen. Etwaige Mängel aus Prüfberichten werden vom AN nachverfolgt und behoben. Alle Prüfzertifikate und Bescheinigungen werden dokumentiert und dem AG zugänglich gemacht.

Der AN verfolgt eine Instandhaltungsstrategie, die sowohl vorbeugende Maßnahmen (preventive maintenance) als auch zustandsorientierte Maßnahmen einschließt. Durch die Analyse der Inspektionsbefunde und Störungsdaten passt der AN die Wartungsintervalle bei Bedarf an (in Abstimmung mit dem AG), um eine optimale Balance zwischen Wirtschaftlichkeit und Risikominimierung zu erzielen. Die Festlegung der Wartungs- und Inspektionszyklen erfolgt risikobasiert im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung, sodass keine sicherheitskritischen Unterbrechungen übersehen werden. Bei neu in Betrieb genommenen Anlagen oder im Falle geänderter Nutzung überprüft der AN den Wartungsplan und aktualisiert ihn entsprechend (z. B. Anpassung der Filterwechselhäufigkeit bei höherer Raumluftbelastung). Für alle Wartungsarbeiten erstellt der AN Arbeits- und Prüfprotokolle, die von den Technikern abzuzeichnen sind und die Inhalte der durchgeführten Arbeiten sowie festgestellte Befunde festhalten. Diese Protokolle werden ausgewertet, um die Anlagennachverfolgung sicherzustellen (Trendanalysen, Prognosen zu Bauteilersatz etc.).

Abschließend ist festzuhalten, dass Wartungsleistungen in diesem Betreibervertrag als Erfolgsschuld geschuldet sind: Die Leistung gilt erst als erbracht, wenn die Anlage im ordnungsgemäßen, funktionsfähigen Zustand ist – nicht allein mit der Durchführung der Wartungsarbeit. Inspektion, Wartung und etwaige Mängelbeseitigung bilden eine Einheit, deren Ergebnis die Mangelfreiheit und Verfügbarkeit der Anlage ist; diese Leistungen sind im vereinbarten Pauschalentgelt zusammengefasst (siehe 3.5), soweit nicht anders vereinbart.

Der AN implementiert ein effizientes Störungsmanagement, um auf auftretende Mängel, Ausfälle oder sonstige Störungen im Gebäudebetrieb schnell zu reagieren. Ein zentraler Störmeldeweg (z. B. telefonisch über eine Hotline oder elektronisch über ein Ticketsystem/CAFM) steht den Nutzern und dem AG zur Verfügung. Meldungen werden rund um die Uhr entgegengenommen (vgl. 1.4) und priorisiert: Kategorie A (kritische Störung mit Gefahr für Personen oder Sachwerte, z. B. Gasleck, Totalstromausfall, Leckage größeren Ausmaßes), Kategorie B (erhebliche Betriebsbeeinträchtigung, jedoch keine akute Gefährdung, z. B. Ausfall einer Klimaanlage in Serverraum mit Redundanz) und Kategorie C (geringfügige Störung, Komfortbeeinträchtigung oder kosmetischer Mangel, z. B. defekte Leuchtstoffröhre). Entsprechend der Kategorie leitet der AN umgehend Maßnahmen ein: Bei A-Störungen sofortige Alarmierung von Notdiensten/Feuerwehr und Absicherung der Gefahrenstelle; bei B-Störungen schnellstmögliche Entsendung von Technikern; bei C-Störungen Bündelung und Behebung innerhalb angemessener Frist. Die Reaktionszeiten und Behebungsfristen für jede Kategorie sind vertraglich vereinbart (siehe 1.5 Service-Level).

Vor Ort untersucht das technische Personal die Ursache der Störung und trifft Sofortmaßnahmen, um Schäden zu begrenzen (z. B. Leck abdichten, Notstrom einschalten, betroffene Anlage abschalten). Danach erfolgt die eigentliche Störungsbeseitigung, ggf. durch Hinzuziehen von Spezialfirmen oder Herstellerservice, falls der AN die Behebung nicht mit eigenem Personal durchführen kann. Der AN informiert den AG zeitnah über schwere Störungen (insbesondere Kategorie A und B) und hält ihn über Fortschritt und Abschluss der Arbeiten auf dem Laufenden. Nach der Behebung wird eine Störungsmeldung erstellt, die Ursache, ergriffene Maßnahmen, Austauschteile und Ausfallzeiten dokumentiert. Diese Meldungen fließen in das Berichtswesen ein und werden für Ursachenanalysen genutzt. Der AN führt bei wiederholten Störungen an derselben Anlage eine Root-Cause-Analyse durch, um dauerhafte Lösungen zu finden und erneute Ausfälle zu vermeiden.

Für Notfälle und Havarien (Brand, Explosion, Überschwemmung, IT-Ausfall, Sicherheitsvorfälle) existieren separate Notfallpläne (siehe 6.5). Das Personal des AN ist mit diesen Plänen vertraut und handelt nach festgelegten Notfallprozedren. Der AN übernimmt in solchen Situationen die Koordinierung am Einsatzort bis zum Eintreffen externer Hilfskräfte (Feuerwehr, Polizei) und unterstützt diese mit Ortskenntnis und technischem Wissen. Nach einem Notfall stellt der AN gemeinsam mit dem AG einen Wiederanlaufplan auf, um den Normalbetrieb zügig wieder aufzunehmen, und dokumentiert den Vorfall für etwaige Versicherungs- oder Behördenmeldungen.

Der AN betreibt ein aktives Energie- und Umweltmanagement im Objekt in Abstimmung mit den Zielen des AG (z. B. Energieeinsparung, Nachhaltigkeit). Alle wesentlichen Energie- und Medienverbräuche (Strom, Wärme, Kälte, Wasser) werden vom AN erfasst, überwacht und monatlich ausgewertet. Auffällige Abweichungen vom Verbrauchsprofil meldet der AN dem AG und untersucht deren Ursachen (z. B. ineffizienter Betrieb, Defekt, Nutzerverhalten). In Abstimmung mit dem AG definiert der AN Einsparziele und Maßnahmenpläne, etwa Optimierung der Anlagennutzung, Modernisierungsvorschläge oder Nutzersensibilisierung, um die Energieeffizienz kontinuierlich zu verbessern (siehe auch 3.4 zu Einsparvereinbarungen). Der AN unterstützt den AG bei der Umsetzung von Energiemanagementsystemen nach DIN EN ISO 50001, falls gewünscht, und liefert hierfür die notwendigen Betriebsdaten und Berichte.

Im Tagesbetrieb achtet der AN auf einen umweltverträglichen Betrieb: Minimierung von Emissionen, Einhaltung von Grenzwerten (z. B. bei Kessel- oder Notstromaggregate-Emissionen gemäß BImSchV), korrekte Abfalltrennung und -entsorgung nach Kreislaufwirtschaftsgesetz, sparsamer Einsatz von Ressourcen. Umweltrelevante Anlagen wie z. B. Kühlmittelanlagen, Tanks für wassergefährdende Stoffe, Abscheider (Öl-/Fettabscheider) werden vom AN besonders überwacht, um Leckagen oder Gesetzesverstöße (AwSV, WHG) auszuschließen. Er sorgt dafür, dass vorgeschriebene Prüfungen (etwa Dichtheitsprüfungen von Tanks, Wartung von Abscheidern) rechtzeitig erfolgen. Bei Störungen mit Umweltauswirkung (z. B. Austritt von Kältemittel oder Heizöl) leitet der AN unverzüglich Gegenmaßnahmen ein und informiert Behörden gemäß Notfallplan.

Der AN berät den AG zu Nachhaltigkeitsaspekten im Facility Management. Dies umfasst z. B. Vorschläge zur Verbesserung der Energieeffizienz der Gebäudehülle oder der technischen Anlagen, Einsatz ökologischer Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterialien, Reduktion von Abfall (z. B. Recyclingprogramme im Gebäude) und ggf. Unterstützung bei Nachhaltigkeits-Zertifizierungen (LEED, BREEAM, DGNB). Sofern der AG Nachhaltigkeitsziele oder -richtlinien (z. B. GEFMA 160 "Nachhaltigkeit im FM") vorgibt, richtet der AN seine Betriebsführung daran aus und berichtet über erzielte Fortschritte.

Der AN stellt die Nutzerzufriedenheit und Betreuung der Gebäudenutzer sicher. Dazu wird ein Service Desk betrieben, der als zentrale Anlaufstelle für alle Serviceanliegen der Mieter bzw. Nutzer fungiert. Anfragen können telefonisch, per E-Mail oder über ein Ticketsystem gestellt werden und werden vom Service Desk erfasst, kategorisiert und an die zuständige Einheit beim AN weitergeleitet (z. B. Technik, Reinigung, Sicherheit). Typische Anliegen umfassen z. B. Raumklimawünsche, Beleuchtungsanpassungen, Möbelbereitstellung, Umzüge innerhalb des Gebäudes, zusätzliche Reinigungen oder Beschwerden. Der AN verpflichtet sich zu kundenorientiertem Auftreten seines Personals: die Mitarbeiter im Hausmeister- oder Empfangsservice begegnen Nutzern höflich, lösungsorientiert und mit der notwendigen Diskretion.

Für wiederkehrende Nutzerwünsche und -bedürfnisse richtet der AN Service-Prozesse ein. Beispielsweise werden Konferenzräume über ein Buchungssystem gemanagt, inkl. Bereitstellung von Technik und Catering nach Bedarf. Der Post- und Paketdienst im Haus wird zuverlässig abgewickelt (Annahme, Verteilung, Versand). Falls vom AG gewünscht, bietet der AN Concierge-Dienste an (z. B. Besorgungen, Ticketservice für Mitarbeiter) – diese sind separat zu vereinbaren oder Teil spezifischer infrastruktureller Leistungen.

Der AN informiert die Nutzer regelmäßig über gebäudebezogene Themen, z. B. Aushänge oder E-Mails bei Wartungsarbeiten, die bestimmte Bereiche betreffen (Stromabschaltung, Wasser abstellen etc.), damit sich Nutzer darauf einstellen können. Er holt zudem regelmäßig Feedback ein – etwa durch Nutzerzufriedenheitsbefragungen oder Beschwerdemanagement – um die Servicequalität zu überprüfen und bei Bedarf Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten. Anliegen der Nutzer werden dokumentiert und ausgewertet, und der AG erhält Einblick in die wichtigsten Kennzahlen (z. B. durchschnittliche Bearbeitungszeit von Tickets, Anzahl offener Tickets) im Rahmen des Berichtswesens. Durch diese proaktive Nutzerbetreuung trägt der AN zu einer reibungslosen Kernnutzung des Gebäudes bei und unterstützt den AG in der Rolle als verantwortlicher Betreiber gegenüber den Mietern/Nutzern.

Für einen ordnungsgemäßen und komfortablen Betrieb werden konkrete Sollwerte und Betriebsparameter definiert, die der AN einzuhalten hat. Diese Sollwerte richten sich nach den Nutzeranforderungen, gesetzlichen Vorgaben (z. B. Arbeitsstättenrichtlinien) sowie dem Stand der Technik.

• Raumtemperaturen: In Büro- und Aufenthaltsräumen z. B. 21–23 °C während der Betriebszeit im Winter, 23–26 °C im Sommer (sofern Klimatisierung vorhanden), sofern nicht anders vereinbart. In speziellen Bereichen (Serverraum, Labor, Lager) gelten angepasste Sollwerte laut Spezifikation (z. B. 18–22 °C im Serverraum mit max. 60% rel. Feuchte gemäß DIN EN 50600 für Rechenzentren).

• Raumluftqualität: CO₂-Konzentration < 1000 ppm in Büros (Kategorie II nach EN ISO 16890/DIN EN 13779) bzw. ausreichende Frischluftzufuhr gemäß Arbeitsstättenverordnung. Feuchtehaltung z. B. 40–60% rel. Feuchte in Klimabereichen zur Vermeidung von trockenem Klima. Keine unzulässigen Zuglufterscheinungen (Luftgeschwindigkeit <0,2 m/s in Aufenthaltszonen).

• Beleuchtungsstärke: Bereitstellung von Beleuchtungsniveau nach DIN EN 12464-1 in Arbeitsbereichen (z. B. 500 Lux auf Schreibtische) und notwenige Sicherheitsbeleuchtung nach DIN EN 1838 in Fluchtwegen. Der AN überwacht und wartet Beleuchtungsanlagen, sodass diese Werte gewährleistet sind (inkl. rechtzeitiger Lampenwechsel).

• Wasserqualität: Einhaltung der Trinkwasserverordnung (TVO) – regelmäßige Spülungen bei selten genutzten Entnahmestellen, Legionellenprüfungen im Warmwasser gemäß §14 TVO, Temperaturhaltung Warmwasser > 55 °C. Der AN dokumentiert alle Kontrollen im Trinkwasserhygieneplan.

• Schallpegel: Sicherstellung, dass haustechnische Anlagen keine unzumutbaren Lärmpegel in Arbeitsräumen verursachen (Richtwerte z. B. < 35 dB(A) für Lüftungsanlagen in Büros). Bei Beschwerden nimmt der AN Schallmessungen vor und trifft Abhilfemaßnahmen (Entkopplung, Dämpfer).

• Klimaparameter in Sonderbereichen: Für sensible Einrichtungen (Rechenzentrum, Museumsdepot, Reinraum etc.) hält der AN die spezifizierten Parameter exakt ein und überwacht sie kontinuierlich. Alarmierung erfolgt, falls Grenzwerte über-/unterschritten werden, und Gegenmaßnahmen (z. B. Zuschaltung Reservekühlung) greifen automatisch oder manuell.

Die Sollwerte sind entweder in dieser Leistungsbeschreibung oder in Anlagen (Betriebshandbuch, Klimakonzept) festgehalten. Der AN misst und regelt die relevanten Parameter mit den vorhandenen Steuerungssystemen (BMS) und führt bei Bedarf manuelle Kontrollen durch. Abweichungen werden unverzüglich korrigiert, sofern der AN Einfluss darauf hat. Falls Nutzer individuelle Einstellungen wünschen (z. B. höhere Raumtemperatur), bewegt sich der AN im Rahmen definierter Toleranzen und informiert den AG, falls Nutzerwünsche im Konflikt mit Energieeffizienz oder technischen Grenzen stehen. Änderungen an den Sollwerten bedürfen grundsätzlich der Abstimmung mit dem AG, insbesondere wenn sie Komfort gegen Energieverbrauch abwägen.

Zu Beginn des Betreibervertrags oder bei Inbetriebnahme neuer Objekte/Anlagenteile übernimmt der AN besondere Aufgaben, um einen reibungslosen Start des Gebäudebetriebs zu gewährleisten.

• Abnahme und Übergabe: Teilnahme an Bauabnahmen bei Neubau oder Sanierung, Entgegennahme aller Revisionsunterlagen, technischen Dokumentationen, Bedienungsanleitungen, Garantieurkunden und behördlichen Abnahmen. Der AN prüft diese Unterlagen auf Vollständigkeit und Verständlichkeit. Gemeinsam mit dem AG wird ein Übernahmekatalog offener Restpunkte erstellt.

• Inbetriebnahmemanagement: Unterstützung der Fachbauleiter oder Inbetriebnahmemanager bei Funktionsprüfungen der Anlagen. Der AN stellt sicher, dass Anlagen ordnungsgemäß in Betrieb gehen und die Dokumentation (Prüfprotokolle, Einstellwerte) vorhanden ist. Er nimmt an Probeläufen und Teststellungen (z. B. Probelauf Notstrom, Test des Brandmeldealarms) teil, um sich mit den Systemen vertraut zu machen.

• Erstwartung und Feinjustierung: Kurz nach Erstinbetriebnahme führt der AN initiale Wartungen/Inspektionen durch (z. B. Filterwechsel nach 4–6 Wochen Betrieb, Nachziehen von Schraubverbindungen) gemäß Herstellervorgaben, um Kinderkrankheiten zu beheben. Die Anlageneinstellungen werden anhand der ersten Betriebserfahrungen optimiert.

• Einweisung des Personals: Alle relevanten Mitarbeiter des AN (Techniker, Hausmeister, Objektleiter) erhalten eine ausführliche Ersteinweisung in die technischen Einrichtungen durch den Errichter oder Intern-Spezialisten. Dies umfasst Bedienung der Anlagen, Maßnahmen bei Störmeldungen, Wartungsanforderungen etc. Der AN dokumentiert die Einweisungen (Thema, Teilnehmer, Datum).

• Aufbau der Dokumentation: Der AN richtet zu Beginn die Betriebsdokumentation ein. Er übernimmt Bestandspläne und Anlagenlisten vom AG oder Bauprojekt und pflegt sie in sein CAFM-System. Er legt Wartungs- und Prüfpläne an, beschriftet Anlagen vor Ort (falls nicht erfolgt) mit eindeutigen Kennzeichnungen (ggf. nach DIN 6779/VDI 3814 Schema). Zudem erstellt er eine Kontaktdatenliste aller wichtigen Ansprechpartner (Hersteller-Support, Behörden, Notdienste).

• Mängelansprüche: Sollten bei Übernahme Mängel an Bau und Anlagen offensichtlich werden, dokumentiert der AN diese und unterstützt den AG, die Mängelansprüche gegenüber dem Bauunternehmen fristgerecht geltend zu machen (z. B. innerhalb der Gewährleistung). Er verfolgt die Mängelbeseitigung nach (Technikerauswahl, Termine für Nacharbeiten).

• Hochlaufphase: In den ersten Betriebsmonaten passt der AN gemeinsam mit dem AG die Prozesse ggf. an praktische Erfordernisse an (fine tuning). Regelmeetings klären aufkommende Fragen und verfeinern die Leistungserbringung.

All diese einmaligen Leistungen zur Vertrags- bzw. Betriebsaufnahme sind explizit im Leistungsumfang berücksichtigt. Der AN stellt damit sicher, dass vom ersten Tag an ein geordneter, sicherer und effizienter Betrieb möglich ist. Eventuelle Mehrleistungen, die hierbei über den Standardumfang hinausgehen, werden im Voraus mit dem AG abgestimmt (siehe 3.3 für Änderungsmechanismen).

Im Falle eines zukünftigen Betreiberwechsels oder bei Vertragsbeendigung sind spezielle Übergaberegelungen einzuhalten. Der AN ist verpflichtet, aktiv an einer geordneten Übertragung der Betriebsverantwortung mitzuwirken, um Kontinuität für den Gebäudebetrieb zu gewährleisten. Mindestens 3–6 Monate vor Vertragsende (sofern bekannt) erstellt der AN gemeinsam mit dem AG einen Exit-Plan, der alle erforderlichen Schritte und Termine der Übergabe definiert.

• Aktualisierung der Dokumentation: Der AN bringt sämtliche Betriebsdokumentationen auf den neuesten Stand (Wartungsnachweise, Prüfpläne, Anlagendaten, Schaltpläne, Nutzerlisten etc.). Alle Dokumente werden in einem vereinbarten Format an den AG oder den Nachfolge-AN übergeben. Digitale Daten (z. B. im CAFM) werden exportiert und übergeben.

• Herausgabe von Zugangsmitteln: Sämtliche Schlüssel, Keycards, Passwörter, Software-Lizenzen, Bedienprogramme, die der AN während der Betriebsführung genutzt hat, werden lückenlos übergeben. Eine Schlüssel- und Inventarliste wird gemeinsam abgeglichen.

• Personalübergang: Falls gemäß Vertrag oder Vereinbarung Personal übergehen soll (z. B. Übergang nach §613a BGB beim Dienstleisterwechsel), arbeitet der AN konstruktiv daran mit. Unabhängig davon stellt er sicher, dass Know-how nicht personengebunden verloren geht (durch Dokumentation der Abläufe, ggf. Schulung des Nachfolgeteams).

• Übergabe der laufenden Verträge: Der AN übergibt eine Übersicht aller von ihm in Erfüllung seiner Pflichten geschlossenen Drittverträge im Auftrag des AG (z. B. Wartungsverträge mit Spezialfirmen, Entsorgungsverträge). Soweit möglich, werden diese übertragen oder gekündigt gemäß Weisung des AG. Der AN unterstützt, damit keine Versorgungslücke entsteht.

• Zustandsbericht: Zum Vertragsende fertigt der AN einen Abschlussbericht über den Zustand der technischen Anlagen und der Infrastruktur an. Darin enthalten sind etwa Restlebensdauerschätzungen wichtiger Komponenten, noch offene Mängel oder Reparaturbedarfe, Lagerbestände an Ersatzteilen etc. Dies ermöglicht dem AG bzw. Nachfolger eine Einschätzung der Situation.

• Schlussbegehung: AG und AN führen kurz vor Betreiberwechsel eine gemeinsame Objektbegehung durch, um den ordnungsgemäßen Übergabezustand festzustellen. Eventuelle Beanstandungen werden protokolliert.

• Nachlaufunterstützung: In den ersten Wochen nach dem Betreiberwechsel steht der alte AN für Rückfragen oder zur Behebung verdeckter Mängel (die vor Übergabe nicht erkennbar waren) zur Verfügung, sofern vertraglich vereinbart.

Durch diese Maßnahmen wird ein nahtloser Betreiberwechsel sichergestellt, ohne dass Betreiberpflichten unerfüllt bleiben oder sicherheitskritische Aspekte übersehen werden. Der AN entbindet den AG mit Abschluss der Übergabe von allen übergegangenen Pflichten; verbleibende Resthaftungen werden im Hauptvertrag geregelt (z. B. Gewährleistung für bestimmte Leistungen bis zu einem Stichtag). Generell gilt, dass die Betreiberverantwortung stets beim AG verbleibt und dieser durch geeignete Übergabevorkehrungen sicherstellt, dass der neue Betreiber seine Aufgaben ohne Informations- oder Zeitverlust wahrnehmen kann.

Die Vergütung des AN für die beschriebenen Leistungen basiert auf definierten Kalkulationsgrundlagen, die im Vertrag festgehalten sind. Der Vertragswert (jährliche oder monatliche Pauschale) wurde auf Basis der zum Vertragsabschluss bekannten Objektparameter ermittelt: z. B. Bruttogeschossfläche/Nutzfläche, Anzahl und Art der technischen Anlagen, Nutzerzahlen, Servicezeiten, Leistungsfrequenzen. Als Referenz diente dem AN ggf. eine vom AG bereitgestellte Anlagenliste, Flächenaufstellung gemäß DIN 277/DIN EN 15221-6, sowie Erfahrungswerte und Normaufwände (z. B. Reinigungskosten je m², Wartungsstunden je Anlagentyp nach VDMA 24186).

Der Kalkulation liegen die aktuellen Lohn- und Materialkosten zugrunde. Sofern vereinbart, erfolgt eine Preisgleitklausel/Indexierung über die Vertragslaufzeit, um z. B. Tariflohnerhöhungen oder Inflationsänderungen auszugleichen. Übliche Indizes sind der Verbraucherpreisindex oder spezielle Lohnindizes des Statistischen Bundesamts bzw. ein FM-Branchenindex. Die konkrete Anpassungsformel und der Stichtag (oft jährlich zum Jahresbeginn) sind im Vertrag geregelt. Ohne eine solche Klausel gelten die Preise als Festpreise für die Dauer der Vertragslaufzeit.

In den Kalkulationsgrundlagen werden außerdem Annahmen und Ausschlüsse dokumentiert: Beispielsweise welche Auslastung des Objekts angenommen wurde (z. B. 100% Vermietungsstand), welche Öffnungs- oder Produktionszeiten (für Industrie) kalkuliert wurden, und dass außergewöhnliche Ereignisse (Pandemien, Streiks, höhere Gewalt) nicht eingepreist sind. Diese dienen im Falle wesentlicher Änderungen als Bezugspunkt für Anpassungen (siehe 3.3). Ferner werden vom AN in der Kalkulation etwaige Risikozuschläge für unvorhergesehene Leistungen berücksichtigt, sowie Effizienzgewinne, die er durch optimierte Abläufe erzielen kann. Die Gewinnmarge des AN ist Teil der Kalkulation, wird jedoch im Vertrag in der Regel nicht offen gelegt, sondern ist im Pauschalpreis inkludiert.

Die vertraglich vereinbarte Vergütung wird nach festgelegten Modalitäten abgerechnet. Üblicherweise erfolgt die Zahlung der Pauschale in gleichen monatlichen Raten im Nachhinein (z. B. zahlbar jeweils zum Monatsende innerhalb 30 Tagen netto nach Rechnungseingang). Im Vertrag sind die Abrechnungszeiträume (Monat, Quartal) und Zahlungsziele klar definiert. Der AN stellt dafür eine prüfbare Rechnung, die idealerweise die wichtigsten Leistungskennzahlen des Abrechnungszeitraums enthält (z. B. Störungsanzahl, erbrachte Stunden in variablen Gewerken), sofern vereinbart.

Zusätzliche oder variable Leistungen (siehe 3.5) werden separat ausgewiesen und nach den vereinbarten Einheitspreisen oder Stundensätzen abgerechnet. Hierfür führt der AN Leistungsnachweise (z. B. Regieberichte, Materialscheine), die vom AG gegengezeichnet werden, bevor sie in Rechnung gestellt werden. Anpassungen der Vergütung durch Indexierung (3.1) oder Leistungsänderungen (3.3) werden transparent dargestellt und fließen ab dem vereinbarten Zeitpunkt in die Rechnungsstellung ein.

Die Abrechnung erfolgt in der Regel ohne Umsatzsteuer- enthaltene Beträge (bzw. mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer nach UStG). Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass seine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen genügen (Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungszeitraum etc.). Im Betreibervertrag ist oft festgelegt, dass ein Teil der Vergütung bei nicht ausreichender Leistungserbringung gemindert werden kann (Malus-Regelung) oder dass Bonuszahlungen bei Übererfüllung bestimmter Ziele erfolgen (Bonus-Regelung). Solche Anreizmodelle sind in einem separaten Bonus/Malus-Katalog definiert, der Bestandteil des Vertrags sein kann (siehe 4.4 Leistungsziele). Falls ein Leistungsmesssystem (SLA/KPI mit Auswirkungen auf Vergütung) vereinbart ist, wird die Abrechnung um diese Faktoren entsprechend korrigiert – z. B. Abzüge für jede kritische Störung, die nicht binnen Frist behoben wurde, oder Bonus bei Unterschreitung vereinbarter Energieverbräuche.

Außerdem regelt der Vertrag die Aufrechnung und Zurückbehaltung: Der AG darf Zahlungen nur bei unstrittigen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen, um den Cashflow des AN nicht unzulässig zu beeinträchtigen. Im Gegenzug verpflichtet sich der AN, im Falle von Leistungsstörungen zügig Abhilfe zu schaffen, um etwaige Zurückbehaltungen zu vermeiden. Insgesamt stellt die Abrechnungsmodalität sicher, dass der AN laufend finanziert wird und der AG nur für tatsächlich vertragsgemäß erbrachte Leistungen zahlt.

Während der Vertragslaufzeit kann es zu Veränderungen kommen, die eine Anpassung des Leistungsumfangs und der Vergütung erforderlich machen. Typische Fälle sind: Flächenerweiterungen oder -reduzierungen (z. B. zusätzliche Gebäudeteile werden vom AN übernommen, oder Teile des Objekts werden stillgelegt), Nutzerwechsel oder geänderte Nutzungsarten (etwa andere Mieter mit höheren Anforderungen), Änderungen technischer Ausstattung (Installation neuer Anlagen, Wegfall alter Anlagen) oder geänderte Servicezeiten (z. B. längere Öffnungszeiten, wodurch mehr Personal notwendig wird). Auch gesetzliche Änderungen oder neue Normvorgaben, die den Betreibaufwand erhöhen (z. B. neue Prüfpflichten), können hierunterfallen.

Der Betreibervertrag enthält Mechanismen, um solche Änderungen geordnet umzusetzen. Grundlage ist meist eine Änderungsklausel, wonach beide Parteien bei Änderungsbedarf in Verhandlungen treten. Der AN hat in der Regel ein Hinweispflicht, den AG auf notwendige Anpassungen aufmerksam zu machen, sobald diese absehbar sind (z. B. wenn Auslastung des Gebäudes stark steigt und das Cleaning-Team verstärkt werden muss). Um eine objektive Anpassung zu erleichtern, sind im Vertrag Preisgrundlagen hinterlegt: etwa Einheitspreise pro m² für Reinigung, Mehrkosten je zusätzlicher Aufzugsanlage zur Wartung, Stundensatz für zusätzliches Personal, oder prozentuale Zuschläge/Abschläge je 10% Flächenänderung. Diese basieren oft auf dem ursprünglichen Angebot oder auf Marktdaten.

Im Änderungsprozess erstellt der AN auf Anforderung des AG (oder eigeninitiativ bei erkanntem Bedarf) ein Änderungsangebot, das den neuen Leistungsinhalt beschreibt und die Mehr- oder Minderkosten beziffert. Der AG prüft und gibt die Änderung frei. Beide Seiten halten die Anpassung schriftlich fest (Nachtrag zum Vertrag), wobei auch die Leistungsbeschreibung aktualisiert wird, um die neuen Leistungen aufzunehmen. Schriftformerfordernis: Jede Änderung der vertraglichen Leistungspflichten oder Vergütung muss schriftlich von beiden Vertragsparteien bestätigt werden, um wirksam zu sein – mündliche Abreden sind unwirksam (vgl. Abschnitt 4.5).

Beispiel: Bei Erweiterung des Gebäudes um einen Anbau mit 5.000 m² Bürofläche übernimmt der AN nach Abstimmung auch dort alle FM-Leistungen. Entsprechend wird ein Nachtragsangebot mit zusätzlichen Reinigungskosten (5.000 m² * vereinbarter Preis/m²), zusätzlichen Wartungskosten (für neue TGA-Anlagen, z. B. 2 neue Lüftungsgeräte) und ggf. einem zusätzlichen Hausmeister-Posten erstellt. Die Parteien einigen sich und passen den jährlichen Pauschalpreis an. Genauso wird bei Reduzierung von Flächen oder Leistungen eine Vergütungsabstockung vereinbart.

Sollte keine Einigung über die Konditionen einer Leistungsänderung erzielt werden, greifen ggf. vertragliche Anpassungsklauseln oder zur Not Kündigungsrechte, um unzumutbare einseitige Veränderungen zu vermeiden. Der Vertrag kann zudem festlegen, dass der AN bestimmte geringfügige Mehrleistungen bis zu einem bestimmten Aufwand vorbehaltlos erbringen muss (Kulanz oder innerhalb pauschaler Puffer), während wesentliche Änderungen zwingend einer Vertragsänderung bedürfen. Dies verhindert Streit über Bagatellabweichungen. Generell herrscht der Grundsatz: “Ohne Auftrag keine Zusatzleistung”, um ungenehmigte Kostenerhöhungen auszuschließen. Ebenso gilt: “Ohne Leistung keine Zahlung”, sodass Mehrforderungen nur bei entsprechend dokumentierter und genehmigter Mehrleistung gestellt werden können.

Der Betreibervertrag kann Einsparziele definieren, insbesondere im Bereich Energieverbrauch oder Betriebskosten, um einen Anreiz für den AN zu schaffen, wirtschaftlich und innovativ zu handeln. Beispielsweise kann vereinbart sein, den Energieverbrauch (Heizung/Strom) jährlich um X% zu senken gegenüber einer Baseline. Der AN würde dann Maßnahmen vorschlagen und umsetzen (z. B. Optimierung von Einstellungen, Schulung der Nutzer zum Energiesparen, Investitionsvorschläge an den AG für effiziente Technik). Die erreichten Einsparungen werden gemessen und bewertet. Ein mögliches Modell ist eine Bonusregelung, bei der der AN am finanziellen Nutzen beteiligt wird – z. B. erhält er X% der eingesparten Energiekosten als Bonus, während der AG den Rest behält.

• Neben Energie können auch andere Effizienzkennzahlen Ziele sein: Reduktion der Instandhaltungskosten durch Optimierung der Instandhaltungsstrategie, Verlängerung der Lebensdauer von Anlagen, Reduktion der Reinigungsmittelverbräuche (Umweltziel) oder Verbesserung der Recyclingquote beim Abfall. Die Ziele sollten messbar, realistisch und vereinbart sein. Der AN berichtet regelmäßig über den Stand der Einsparziele (siehe Berichtswesen) und liefert die notwendigen Daten, um den Erfolg zu überprüfen.

• Leistungsanreize können auch in der Servicequalität liegen: Beispielsweise ein Bonus für eine bestimmte Mieterzufriedenheit (gemessen durch Umfragen) oder für null kritische Zwischenfälle in einem Zeitraum. Auch Verfügbarkeitsgarantien für technische Anlagen (z. B. 100% Verfügbarkeit der Rechenzentrums-Kühlung) können mit Boni/Mali verknüpft sein – bei Unterschreiten zahlt der AN Vertragsstrafen oder Gewährleistungsbeträge zurück. Diese Anreizsysteme müssen im Vertrag klar definiert sein, um spätere Diskussionen zu vermeiden.

Wird kein dezidiertes Anreizsystem vereinbart, so ist dennoch implizit gefordert, dass der AN wirtschaftlich arbeitet. Das bedeutet, dass er z. B. günstigere Bezugsquellen für Materialien nutzt (sofern er Vergütung z. B. inkl. Material pauschal erhält, hat er eigenes Interesse) und Arbeiten effizient plant. Einsparungen, die dadurch entstehen, kommen dem AN zugute (höherer Gewinn) – soweit sie nicht zu Lasten der Qualität gehen. Der AG hat das Recht, sich von der Marktkonformität der Preise zu überzeugen, etwa durch Offenlegung bestimmter Kalkulationsbestandteile oder regelmäßige Benchmarking-Gespräche. Letztlich dienen Einsparziele im Betreibervertrag dazu, Innovation und Optimierung zu fördern, indem beide Seiten vom verbesserten Ergebnis profitieren.

In der Leistungsbeschreibung ist klar zwischen inkludierten Leistungen (im Pauschalpreis enthalten) und separat zu vergütenden Leistungen zu unterscheiden, um Transparenz zu schaffen und Streitigkeiten vorzubeugen. Grundsätzlich sind alle in Kapitel 1 und 2 beschriebenen Leistungen Bestandteil der Pauschalvergütung, sofern nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet. Der Betreibervertrag stellt sicher, dass normale Betriebsleistungen abgedeckt sind, während Sonder- oder Zusatzleistungen nur auf Abruf und gegen gesonderte Bezahlung erfolgen.

Inklusivleistungen sind z. B.: turnusmäßige Wartungen und Inspektionen aller vereinbarten Anlagen, die Behebung kleinerer Störungen und Mängel (ggf. bis zu einer bestimmten Aufwandgrenze oder Kostengrenze pro Einzelfall, z. B. 500 € Materialwert), regelmäßige Reinigungen gemäß Leistungsprogramm, Bereitschaftsdienst und Notfallintervention, Bedienung der Anlagen im Alltag, Erstellen der Berichte, Durchführung von Unterweisungen des Personals etc. Sämtliche Personal- und Sachkosten hierfür trägt der AN im Rahmen der Pauschale, inklusive allgemeiner Aufwendungen wie Anfahrt, Werkzeugvorhaltung, Administration, Gewinn und Risiko. Auch Verbrauchsmaterialien, die im Routinebetrieb anfallen (etwa Leuchtmittel, Schmierstoffe, Reiniger), sind häufig inkludiert – außer es wurde eine abweichende Aufteilung (z. B. Material extra) vereinbart.

Separat vergütet werden demgegenüber alle Leistungen, die außerhalb des vereinbarten Leistungssolls liegen oder auf besondere Anforderung des AG erbracht werden. Beispiele: Zusätzliche Umbauten oder technische Änderungen, die nicht in der Instandhaltungspflicht des AN liegen (z. B. Einbau neuer Steckdosen, Umbau von Wänden – dies wären Bauleistungen), Investitionsmaßnahmen wie Austausch von Großanlagen am Lebenszyklusende (diese sind meist vom AG zu tragen), ausserplanmäßige Reparaturen oberhalb der Kleinreparaturgrenze (z. B. Trafotausch nach Überspannung, sofern nicht versichert), Sonderservices wie Bewachung außerhalb der vereinbarten Zeiten, zusätzliche Reinigungen für Events, Umzüge großer Umfangs, Entsorgung von Gefahrgut, Gestellung von extra Personal wegen Sondernutzungen etc. Auch Drittleistungen, die der AN nur vermittelt (z. B. externe Gutachter, Behördengebühren, Spezialreinigungen von Fassaden durch Fremdfirma), sind separat zu vergüten, typischerweise gegen Nachweis der Kosten plus einem evtl. Handling-Zuschlag.

Die Abgrenzung ist im Vertrag oft mittels Positiv- und Negativlisten geregelt. Eine Positivliste zählt alle enthaltenen Leistungen auf, während eine Negativliste typische ausgenommene Leistungen benennt. Ebenso können Schwellenwerte festgelegt sein (z. B. Arbeiten über 8 Stunden oder Materialkosten über 200 € gelten als Zusatzauftrag). Für separat vergütbare Leistungen werden entweder Einheitspreise vorab festgelegt (z. B. Stundenverrechnungssätze je Gewerk, Preis je m² Zusatzreinigung) oder sie werden im Einzelfall angeboten und per Zusatzauftrag beauftragt. In jedem Fall dürfen solche Leistungen nur gegen vorherige Beauftragung durch den AG ausgeführt werden, außer in akuten Notfällen, in denen zur Schadenminderung sofort gehandelt werden muss – dann ist der AG jedoch umgehend zu informieren und die Genehmigung nachzuholen.

Wichtig ist ferner, dass Doppelvergütungen ausgeschlossen sind: Eine Leistung, die bereits in der Pauschale bezahlt wird, darf nicht nochmals separat abgerechnet werden, selbst wenn der Aufwand höher war als erwartet – dieses Risiko trägt der AN. Umgekehrt hat der AG keinen Anspruch darauf, zusätzliche Leistungen ohne Vergütung zu verlangen, nur weil der AN ohnehin vor Ort ist. Diese klare Leistungstrennung schafft für beide Seiten Planungssicherheit: Der AG kennt die Kosten des Regelbetriebs, und der AN weiß, welche Tätigkeiten durch die Pauschale abgedeckt sind und wo Mehrvergütung generiert werden kann.

Der Betreibervertrag wird in der Regel als Dienstleistungs- und Werkvertrag kombiniert gestaltet. Die meisten FM-Leistungen haben Dienstvertragscharakter (§§ 611 ff. BGB), da ein fortlaufendes Bemühen geschuldet wird (z. B. Hausmeisterservice, Wartung als solche). Für bestimmte Ergebnisse wird jedoch eine Erfolgsschuld (Werkvertragscharakter, §§ 631 ff. BGB) vereinbart – beispielsweise das Erreichen definierter Reinigungsergebnisse oder die Funktionsfähigkeit einer Anlage nach Instandsetzung. Der Vertrag stellt klar, welche Leistungen als erfolgsbezogen gelten und einer Abnahme bedürfen (z. B. Jahreswartung mit Bericht, der vom AG abgenommen wird), und welche kontinuierlich geschuldet sind. Im Zweifel gilt: Erfolgsschuld bei klar messbarem Erfolg (z. B. „die Anlage A ist betriebsbereit und mängelfrei“), ansonsten Dienstleistungspflicht mit geschuldetem Tätigwerden nach bestem Fachwissen.

Haftung: Der AN haftet dem AG für die ordnungsgemäße Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten. Verletzt der AN schuldhaft (fahrlässig oder vorsätzlich) eine Pflicht und entsteht dadurch ein Schaden, ist er zum Schadensersatz verpflichtet. Die Haftung erstreckt sich auf Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die durch Leistungsmängel oder Fehlhandlungen des AN (oder seiner Erfüllungsgehilfen) verursacht werden. Beispielsweise haftet der AN, wenn wegen unterlassener Wartung ein Wasserschaden eintritt, der bei ordnungsgemäßer Wartung vermeidbar gewesen wäre. Typischerweise ist die Haftung im Vertrag der Höhe nach begrenzt (z. B. auf einen bestimmten Betrag pro Schadensfall und Gesamtjahr, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, wo die Haftung unbeschränkt bleibt). Für Personenschäden kann eine unbegrenzte Haftung gelten, da diese häufig nicht dispositiv beschränkt werden können.

Der AN ist verpflichtet, eine angemessene Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen und während der Vertragsdauer aufrechtzuerhalten, die die typischen Risiken aus dem FM-Betrieb abdeckt. Deckungssummen sollten ausreichend hoch sein (z. B. mindestens 5 Mio. € pauschal für Personen- und Sachschäden, 1 Mio. € für Vermögensschäden). Auf Verlangen des AG hat der AN den Versicherungsschutz nachzuweisen (Versicherungszertifikat) und eventuelle Änderungen (Kündigung, Reduzierung der Deckung) unverzüglich mitzuteilen. Ebenso sorgt der AN dafür, dass Nachunternehmer vergleichbar versichert sind oder er diese über seine Police mitversichert.

Die vertragliche Haftungsregelung kann ferner besondere Fälle umfassen: Verzugshaftung (Konventionalstrafen für verspätete Leistung, z. B. Nichtbesetzung der Pforte), Gewährleistung für einzelne Leistungen (wenn Werkvertragsleistung, etwa Garantie auf Reparatur für X Monate), Haftungsausschlüsse für indirekte Schäden (z. B. entgangener Gewinn des AG wird oft ausgeschlossen, außer bei Vorsatz). Wichtig ist auch die Haftung gegenüber Dritten: Der AG als Eigentümer bleibt Dritten gegenüber verantwortlich (etwa Verkehrssicherungspflicht gegenüber Besuchern), kann aber bei Verschulden des AN Rückgriff nehmen. Der AN stellt den AG insoweit von Ansprüchen Dritter frei, die auf Pflichtverletzungen des AN beruhen (z. B. ein Besucher verletzt sich wegen schlecht beleuchteter Treppe, die Beleuchtung war Aufgabe des AN). Diese Freistellungsregelung ist oft explizit aufgenommen.

In Bezug auf Gewährleistung ist festgelegt, dass der AN Mängel in seinen Leistungen, die vom AG gerügt werden, unverzüglich und auf eigene Kosten nachbessert. Gelingt dies nicht binnen angemessener Frist, kann der AG Ersatzvornahme durchführen (Drittunternehmen beauftragen) und die Kosten abziehen. Für Werkleistungen können Gewährleistungsfristen gelten (z. B. 2 Jahre ab Abnahme eines größeren Instandsetzungsprojekts).

Insgesamt schafft dieser Abschnitt Rechtssicherheit über die Risikoverteilung: Der AN trägt das Risiko für von ihm beeinflussbare Umstände (eigene Leistungen), der AG verbleibt für das allgemeine Betriebsrisiko und die nicht delegierbaren Bereiche verantwortlich (siehe 4.3).

Der Betreibervertrag regelt die Übertragung von Betreiberpflichten vom AG auf den AN im rechtlich zulässigen Umfang. Betreiberpflichten umfassen die Gesamtheit der Pflichten, die mit dem Betrieb einer Immobilie und ihrer technischen Anlagen einhergehen – insbesondere Verkehrssicherung, Instandhaltung, Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und Überwachungspflichten. Durch den Vertrag wird der AN beauftragt, diese Pflichten in eigener Verantwortung auszuführen. Wesentliche Betreiberpflichten (z. B. Wartung der TGA, Kontrollrundgänge, Organisation der Arbeitssicherheit) werden explizit benannt und deren Erfüllung dem AN übertragen. Soweit es sich um Pflichten handelt, die übertragbar sind, übernimmt der AN hierfür auch die entsprechende rechtliche Verantwortung. Beispielsweise übernimmt der AN die Pflichten eines Anlagenbetreibers nach BetrSichV für die ihm anvertrauten technischen Anlagen, oder die Pflichten des Arbeitgebervertreters nach ArbSchG für die von ihm eingesetzten Arbeitskräfte in dem Objekt. Dies wird oft durch eine schriftliche Pflichtenübertragung gemäß DGUV Vorschrift 1 §13 untermauert, die Bestandteil der Vertragsunterlagen ist.

Allerdings erkennt der Vertrag an, dass es bestimmte höchstpersönliche Pflichten des Eigentümers/Betreibers gibt, die nicht delegierbar sind. Dazu zählen vor allem die Organisationspflichten und Oberaufsichtspflichten des Unternehmensleiters sowie Pflichten mit besonders großer Tragweite. Der AG bleibt daher trotz der Delegation in der Oberaufsicht: Er hat die Pflicht, den AN sorgfältig auszuwählen, ihm klare Anweisungen zu geben (in Form dieser Leistungsbeschreibung und weiterer Weisungen) und die Leistungserbringung angemessen zu überwachen. Dieser Dreiklang aus Auswahl, Anleitung und Kontrolle ist essenziell – er kann vom AG nicht vollständig übertragen werden und bildet den „nicht delegierbaren Kern“ der Betreiberverantwortung. Im Klartext: Der AG muss sich vergewissern, dass der AN zuverlässig und fachkundig ist (Auswahlpflicht), dass der Vertrag und Ergänzungen alle notwendigen Aufgaben abdecken (Anleitung) und dass er sich regelmäßig über die Vertragserfüllung berichtet und bei Mängeln eingreift (Kontrollpflicht).

Der AN erkennt diese übergeordnete Stellung des AG an und unterstützt ihn bei der Wahrnehmung der Oberaufsicht. So räumt der AN dem AG Zugriffsrechte auf Dokumentationen und Prüfnachweise ein, meldet proaktiv besondere Vorkommnisse (Störfälle, Unfälle, Beinaheunfälle) und steht für Review-Termine zur Verfügung, in denen der AG sich von der Pflichterfüllung überzeugt. Sollten dem AN Umstände auffallen, die außerhalb seines vertraglichen Scopes liegen aber den sicheren Betrieb gefährden (z. B. Baumängel, Nutzungsverhalten der Mieter, das Gefahren erzeugt), hat er eine Hinweispflicht gegenüber dem AG. Damit wird der AG in die Lage versetzt, seiner letztverbleibenden Verantwortung gerecht zu werden.

Umgekehrt verpflichtet sich der AG, ohne sachlichen Grund nicht in die operative Aufgabenerfüllung des AN einzugreifen („kein unbegründetes Weisungsrecht“), da der AN die fachliche Verantwortung für die übernommenen Leistungen trägt. Er darf jedoch natürlich berechtigte Weisungen erteilen, wenn es um die Vertragseinhaltung oder Gefahrenabwehr geht.

Zusammenfassend werden die delegierten Betreiberpflichten und die beim AG verbleibenden Kernpflichten klar vertraglich definiert, damit beide Seiten ihre Compliance-Verantwortung kennen. Die Erfolgskontrolle der Pflichten erfolgt über die in Kapitel 1 und 2 genannten Berichts- und Auditmechanismen. Sollten Behörden den AG wegen Betreiberpflichten in Anspruch nehmen, die eigentlich Aufgaben des AN waren, so ist der AN verpflichtet, den AG von solchen Ansprüchen freizuhalten (sofern gesetzlich zulässig) und bei der Klärung mitzuwirken. Diese Freistellung greift jedoch nicht für die originären nicht-delegierbaren Pflichten des AG.

Zur objektiven Messung und Sicherstellung der vertragskonformen Leistungserbringung definiert der Vertrag Leistungsziele und Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) für wesentliche Aufgabenbereiche. Beispielsweise könnten solche Leistungsziele sein: Verfügbarkeit technischer Anlagen in %, Einhaltung der Reaktions- und Behebungszeiten bei Störungen (Prozentsatz der Fälle innerhalb der Frist), Reinigungsqualität (Anzahl festgestellter Mängel pro Audit unter einer Schwelle), Nutzerzufriedenheit (Ergebnis von Befragungen), Arbeitssicherheitsquote (z. B. 0 Unfälle oder alle Unterweisungen 100% durchgeführt). Die genauen KPI und ihre Sollwerte sind in einem Service Level Agreement (SLA) oder im Vertrag selbst aufgeführt. Diese Leistungsziele dienen als objektive Benchmark, an der der AG die Performance des AN misst.

Der AN verpflichtet sich, ein Monitoring-System aufzubauen, um diese KPI fortlaufend zu erfassen und dem AG transparent zu machen (siehe Berichtswesen 1.6). Dies kann mittels CAFM-Software, manueller Listen oder kombinierter Methoden erfolgen. Wichtig ist, dass eine Datenbasis geschaffen wird, anhand derer beide Parteien den Vertragserfolg beurteilen können. Bei regelmäßigen Leistungsgesprächen (z. B. monatlich operativ, quartalsweise strategisch) werden die erreichten Werte präsentiert und diskutiert. Sollten Sollabweichungen auftreten, analysiert der AN die Ursachen und schlägt Gegenmaßnahmen vor (Continuous Improvement Process). Kleinere Leistungsabweichungen werden im Kulanzweg korrigiert; signifikante Abweichungen können zu im Vertrag vorgesehenen Konsequenzen führen (Malus, Vertragsstrafen, siehe 3.2 und unten).

Für definierte Werkleistungen oder Projektergebnisse enthält der Vertrag klare Abnahmeprozesse: Der AN zeigt dem AG die Fertigstellung einer solchen Leistung an (z. B. vollständige Abarbeitung der Jahresinstandhaltung oder Abschluss einer Instandsetzungsmaßnahme) und der AG prüft die Leistung innerhalb einer Frist. Erfolgt keine Mängelrüge, gilt die Leistung als abgenommen. Bei festgestellten Mängeln hat der AN diese innerhalb angemessener Frist zu beseitigen und erneut zur Abnahme vorzulegen. Vor Abnahme trägt der AN die Gefahr der Leistung (z. B. Zerstörung des Werkes), danach geht sie auf den AG über. Für Dauerleistungen, die keiner förmlichen Abnahme unterliegen, gilt das Leistungsmesssystem: Der Vertrag kann vorsehen, dass z. B. quartalsweise eine Bewertung der Servicequalität erfolgt und vom AG freigegeben wird. Implizit akzeptiert der AG die laufenden Leistungen durch Zahlung der Vergütung, behält sich jedoch das Recht vor, Mängel auch später noch anzuzeigen, solange es keine abschließende Abnahme gibt.

Leistungsstörungen: Der Vertrag regelt, was passiert, wenn der AN Leistungsziele verfehlt. In der Regel erhält der AN zunächst Gelegenheit zur Nacherfüllung bzw. Leistungsverbesserung in kurzer Frist. Bei schwerwiegenden Verstößen (z. B. wiederholtes Nicht-Einhalten von Sicherheitsvorschriften) kann der AG Abmahnungen aussprechen und – falls erfolglos – außerordentlich kündigen. Zudem können Vertragsstrafen für bestimmte Pflichtverletzungen greifen, z. B. 500 € für jeden nicht besetzten Schichtdienst oder 1.000 € je fehlendem Prüfbericht, etc., sofern vereinbart. Diese müssen jedoch im Rahmen der gesetzlichen Zulässigkeit (Transparenzgebot, Angemessenheit) ausgestaltet sein.

Wichtig ist, dass Änderungen der Leistungsziele ebenfalls nur einvernehmlich und schriftlich erfolgen können. Sollte der AG z. B. höhere Standards wünschen als ursprünglich vereinbart (z. B. schnellere Reaktionszeit), muss dies verhandelt und ggf. vergütet werden.

Der Betreibervertrag enthält eine Schriftformklausel, wonach sämtliche Änderungen, Ergänzungen oder die Aufhebung des Vertrags oder dieser Leistungsbeschreibung schriftlich zu erfolgen haben. Mündliche Nebenabreden sind grundsätzlich unwirksam und entfalten keine Rechtswirkung. Diese Klausel dient der Rechtssicherheit und Klarheit, damit beide Parteien im Streitfall auf den schriftlichen Vertragstext und dessen Nachträge vertrauen können. Insbesondere verhindert sie, dass informelle Absprachen zwischen Mitarbeitern als verbindlich gelten. Auch ein Verzicht auf das Schriftformerfordernis selbst muss schriftlich erklärt werden (doppelte Schriftformklausel).

In diesem Kontext ist „Schriftform“ so definiert, wie im Vertrag angegeben – häufig im Sinne von Textform (E-Mail ausreichend) oder eigene Unterschrift (klassische Schriftform nach BGB). Da Betreiberverträge oft komplex und längerfristig sind, unterliegen sie mitunter auch dem Schriftformerfordernis nach § 550 BGB (bei Mietvertragsähnlichen Bestandteilen, um Befristungen sicher zu machen).

• Vertragsanlagen und Schriftform: Diese Leistungsbeschreibung als Vertragsanlage hat dieselbe Verbindlichkeit wie der Hauptvertrag. Änderungen an der Leistungsbeschreibung (z. B. Ergänzung neuer Aufgaben) gelten ebenfalls nur, wenn sie schriftlich vereinbart werden, vorzugsweise in Form eines Nachtrags oder einer aktualisierten Anlagenfassung, die von beiden Seiten unterzeichnet wird.

• Kommunikation: Der Vertrag kann zudem vorsehen, dass bestimmte Mitteilungen schriftlich erfolgen müssen – z. B. Mängelanzeigen, Fristsetzungen, Kündigungen – um Gültigkeit zu haben. Hierdurch wird sichergestellt, dass alle wesentlichen Willenserklärungen dokumentiert sind.

• Vertragsmanagement: Beide Seiten benennen Ansprechpersonen, die berechtigt sind, Änderungen herbeizuführen oder entgegenzunehmen. So wird vermieden, dass z. B. ein Techniker vor Ort vom AG mündlich angewiesen wird, eine Zusatzleistung zu erbringen, ohne dass der dafür zuständige Vertragsmanager des AN davon weiß. Solche Fälle sollen mit Verweis auf die Schriftformklausel kanalisiert werden: Der Techniker meldet den Wunsch an seinen Vorgesetzten, der eine schriftliche Beauftragung vom AG einholt.

• Vereinbarungsänderungen bei gesetzlichen Anpassungen: Sollte eine Gesetzesänderung die Leistungen beeinflussen (z. B. neue Sicherheitsvorschriften erhöhen Aufwand), sieht der Vertrag meist vor, dass sich die Parteien auf eine Anpassung der Leistung und Vergütung einigen. Auch dies wird schriftlich dokumentiert.

Zum Abschluss dieses Abschnitts: Die strikte Schriftformerfordernis schützt beide Parteien – den AG vor ungerechtfertigten Forderungen des AN für vermeintliche Zusatzaufträge, und den AN vor Anspruch des AG auf Leistungen, die nie offiziell vereinbart wurden. Sie trägt damit maßgeblich zur juristischen Stabilität und Klarheit des Betreibervertrags bei.

Der Betreibervertrag und die Leistungsbeschreibung orientieren sich an den anerkannten Normen im Facility Management. Insbesondere findet die europäische Norm DIN EN 15221 (Facility Management) Beachtung, die in mehreren Teilen Leitlinien für Begriffe, Verträge und Qualitätsmessung im FM vorgibt.

• DIN EN 15221-1: Begriffe und Grundlagen des FM (Begriffsbestimmungen, um ein gemeinsames Verständnis zu sichern).

• DIN EN 15221-2: Leitfaden zur Ausarbeitung von Facility-Management-Verträgen, welcher als Richtschnur für die Struktur und Inhalte dieses Betreibervertrags dient. Viele der hier aufgeführten Kapitel und Regelungen entsprechen den Empfehlungen dieser Norm.

• DIN EN 15221-3: Leitfaden für Qualität im FM – er liefert Ansätze zur Leistungssteuerung und Qualitätssicherung, die wir in Form von SLA und KPI (siehe 4.3) umgesetzt haben.

• Weitere Teile der 15221-Reihe (Teil 4 Taxonomie, Teil 5 Prozesse, Teil 6 Flächenbemessung, Teil 7 Benchmarking) fließen indirekt ein. So lehnt sich z. B. die Struktur der Leistungsbeschreibung an die in DIN 32736 und DIN EN 15221 definierte Gliederung in Technisches, Infrastrukturelles und Kaufmännisches Gebäudemanagement an, um Vollständigkeit zu gewährleisten.

International orientiert sich der Vertrag zudem an der Nachfolgenorm ISO 41012 (Facility management – Guidance on strategic sourcing and the development of agreements), welche aktuelle Best Practices für FM-Verträge liefert. Auch die ISO 41011 (Begriffe) und ISO 41001 (FM-Managementsysteme) sind berücksichtigt, um internationale Managementstandards einzuhalten. Sollten bestimmte Leistungen zertifizierten Managementsystemen unterliegen (z. B. Energiemanagement nach ISO 50001, Qualitätsmanagement nach ISO 9001, Arbeitsschutzmanagement nach ISO 45001), verpflichtet sich der AN, diese Standards zu erfüllen und entsprechende Nachweise zu erbringen.

In Deutschland sind die Richtlinien der GEFMA (German Facility Management Association) von großer Bedeutung für FM-Verträge.

• GEFMA 510 (Mustervertrag Facility Services) und GEFMA 520 (Standard-Leistungsbeschreibung Facility Services) liefern ein erprobtes Grundgerüst für Leistungsverzeichnisse und vertragliche Regelungen in FM-Verträgen. Die vorliegende Leistungsbeschreibung ist daher inhaltlich und strukturell an diese Branchenstandards angelehnt. Sie gliedert die FM-Leistungen in logische Kapitel und enthält Definitionen wichtiger Begriffe, um Missverständnisse zu vermeiden. Beispielsweise wird der Begriff Inspektion im Sinne der einschlägigen Normen und GEFMA-Empfehlungen verwendet, um klar von einfachen Sichtkontrollen abzugrenzen.

• GEFMA 190 – Betreiberverantwortung im Facility Management: Diese Richtlinie beleuchtet die gesetzlichen Betreiberpflichten und dient als Grundlage dafür, wie Pflichten übertragen und wahrgenommen werden müssen. Unsere vertraglichen Regelungen zu Delegation, Haftung und Organisation der Betreiberverantwortung (siehe 4.2) stehen im Einklang mit den Empfehlungen der GEFMA 190.

• Weitere relevante GEFMA-Richtlinien fließen je nach Sachgebiet ein: z. B. GEFMA 200 zur FM-Kostengliederung (Kalkulationsschema analog DIN 18960 für Betriebs- und Nutzungskosten), GEFMA 300er und 400er Reihen für CAFM (die Nutzung und Pflege eines CAFM-Systems wird unterstützt, siehe GEFMA 444 Zertifizierung von CAFM-Software, GEFMA 430 Datenmanagement), GEFMA 922/942 falls es um spezielle Themen wie Beschaffung oder Digitalisierung geht. GEFMA 962 (Ausschreibungsleitfaden für Systemdienstleistungen) ist relevant, da unser Betreibervertrag ein hohes Maß an Verantwortungsübertragung darstellt und nach den Prinzipien der Systemdienstleistung gestaltet ist (hohe technische, rechtliche, wirtschaftliche Verantwortung beim Dienstleister).

Daneben werden auch Richtlinien deutscher Fachverbände herangezogen: RealFM e.V. (der Verband für Corporate Real Estate und FM) hat gemeinsam mit GEFMA die Standardleistungsverzeichnisse entwickelt. VDI-Richtlinien sind von Belang für technische Leistungen, z. B. VDI 3810 (Betreiben und Instandhalten von TGA-Anlagen – enthält praxisnahe Empfehlungen zu Sicherheit, Betreiberpflichten und Wirtschaftlichkeit), VDI 6022 (Hygiene-Anforderungen an Raumluftanlagen), VDI 3814 (Gebäudeautomation) etc., auf die sich der AN stützt. VDMA-Einheitsblätter (z. B. VDMA 24186 zu Wartungsleistungen für bestimmte Anlagengruppen) werden für die Planung der Instandhaltung herangezogen, um nichts zu übersehen.

Auch DIN-Normen aus anderen Bereichen sind relevant: DIN 276 und 18960 (Kosten gliedern und Nutzungsphase-Kosten, wichtig für Kaufmännische Transparenz), DIN 32736 (Begriffe und Leistungen im Gebäudemanagement), DIN EN 13306 (Instandhaltungsbegriffe), DIN EN 13460 (Instandhaltungsdokumentation) etc., die in den jeweiligen Fachprozessen berücksichtigt werden. Der AN verpflichtet sich, nach all diesen Normen und Richtlinien state of the art zu handeln.

• Für Rechenzentren: Gilt insbesondere DIN EN 50600 (Normenreihe für Rechenzentrumsinfrastruktur), welche Anforderungen an die Verfügbarkeit, Klimatisierung, Stromversorgung, Sicherheit etc. stellt. Der AN erfüllt im RZ-Betrieb die einschlägigen Klassen (Availability Class, Protection Class) nach dieser Norm. Ebenso werden Empfehlungen wie die Bitkom-Handlungsempfehlungen oder TÜV-Zertifizierungskriterien für Data Center herangezogen, falls relevant.

• Für Gesundheitswesen/Medizintechnik: Hier greift die Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) sowie das Medizinprodukterecht. Wenn der AN medizinische Geräte oder Sterilisationsanlagen mitbetreut, stellt er die Einhaltung dieser Verordnung sicher (z. B. Organisation sicherheitstechnischer Kontrollen von Medizingeräten, Prüfung von Sterilisatoren, Dokumentation der Medizinprodukte in Bestandsverzeichnis, Benennung eines Medizinprodukte-Verantwortlichen, Anwenderunterweisung). Zudem werden branchenspezifische Regeln wie die KRINKO/BfArM-Empfehlungen (Hygiene) und DGUV-Regeln für Gesundheitseinrichtungen umgesetzt.

• Für Industriebetriebe: Je nach Industrie können spezielle Vorschriften gelten (z. B. ATEX-Richtlinien für explosionsgefährdete Anlagen, VDI 5200ff für Produktionsnahe FM-Leistungen, branchenspezifische Umweltauflagen). Diese sind vom AN einzuhalten und im Zweifel in einer ergänzenden Leistungsbeschreibung branchenspezifisch auszuführen.

• Für öffentliche Gebäude: können z. B. die GEFMA 940er Richtlinien (Öffentliches FM) oder im Schulbereich die DGUV Vorschriften für Schulen, im Versammlungsstättenbereich die Versammlungsstättenverordnung etc. relevant sein. Der AN ermittelt alle anwendbaren Normen in der Start-up-Phase und führt eine Compliance-Liste, damit kein Aspekt übersehen wird.

• Nachhaltigkeitsstandards: Soll das Gebäude bestimmte Nachhaltigkeitsstandards erfüllen (LEED Gold, DGNB etc.), ist der AN angehalten, seinen Betrieb so auszurichten, dass diese Standards unterstützt werden. GEFMA 160 (Nachhaltigkeit im FM) liefert hier Leitlinien, die der AN beachtet.

Der Vertrag verlangt vom AN auch die proaktive Information des AG, falls neue Normen oder Standards aufkommen, die für den Betrieb relevant sind, damit ggf. Anpassungen vorgenommen werden können.

Oberste Priorität hat die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften im Gebäudebetrieb. Der AN garantiert, dass seine Leistungserbringung im Einklang mit den geltenden Gesetzen, Verordnungen und behördlichen Auflagen steht.

• Landesbauordnungen (BauO): Als gesetzlicher Rahmen der Verkehrssicherungspflicht für bauliche Anlagen. Der AN trägt dazu bei, dass der AG seinen Bauherren- und Betreiberpflichten nach der jeweiligen Landesbauordnung genügt, z. B. durch Kontrolle der baulichen Anlagen auf Schäden, Sicherung der Verkehrswege (Stolperstellen beseitigen, Winterdienst gemäß Straßenreinigungssatzung), Einhaltung von Brandschutzauflagen (Feuerlöscher, Fluchtwege) etc. Etwaige Prüfungen nach Bauordnungsrecht (wie Feuerbeschau, wiederkehrende Bauwerksprüfungen etwa für Sonderbauten) werden vom AN unterstützt.

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Zentrales Regelwerk für Sicherheit von Arbeitsmitteln und Anlagen. Der AN stellt sicher, dass alle überwachungsbedürftigen Anlagen (Aufzüge, Druckbehälter, Ex-Anlagen etc.) gemäß BetrSichV regelmäßig geprüft werden und nur befähigte Personen mit ihrer Betreuung beauftragt sind. Er führt die Gefährdungsbeurteilungen nach § 3 BetrSichV für die entsprechenden Anlagen durch bzw. aktualisiert diese gemeinsam mit dem AG. Prüfungen durch zugelassene Überwachungsstellen (TÜV/Dekra) werden fristgerecht initiiert und abgeschlossen. Prüfbücher (z. B. Aufzugsprüfbuch) werden vor Ort bereitgehalten.

• Arbeitssschutzgesetz (ArbSchG) und zugehörige Verordnungen (ArbStättV, BetrSichV – schon genannt –, GefahrstoffV etc.): Für die Beschäftigten des AN und auch für die vom Betrieb berührten Beschäftigten des AG ist Arbeitssicherheit zu gewährleisten. Hierauf wird in Kapitel 6 detailliert eingegangen. Der AN hilft dem AG auch, ggf. dessen Pflichten nach ArbSchG am Standort zu erfüllen, zum Beispiel indem er Gefährdungsbeurteilungen liefert und Arbeitsschutzmaßnahmen umsetzt.

• Verordnung über Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen (AwSV): Falls das Objekt Anlagen wie Heizöltanks, Chemikalienlager oder Ähnliches besitzt, sorgt der AN für die Einhaltung dieser Umweltschutzvorschrift. Insbesondere werden regelmäßige Dichtheitsprüfungen, Funktionsprüfungen von Leckanzeigern, Einhaltung von Füll- und Entleerungsvorschriften etc. sichergestellt. Bei Instandhaltung solcher Anlagen werden nur Fachbetriebe nach § 62 AwSV vom AN beauftragt.

• Brandschutz- und Sicherheitsauflagen: Neben BauO und ArbSchG, die bereits Brandschutz fordern (Arbeitsstättenrecht, Brandschutzkonzepte), sind weitere Vorschriften relevant: z. B. Verordnung über den Betrieb von Versammlungsstätten (falls Konzerthallen, Kongresszentren), Industriebau-Richtlinie etc. Der AN beachtet diese in seinen Betriebsabläufen (z. B. maximale Personenbelegung, regelmäßige Räumungsübungen). Auch DGUV-Vorschriften, etwa DGUV V3 (ehem. BGV A3) für elektrische Sicherheit, DGUV V4 für medizinische Einrichtungen, DGUV Regel 101-004 für Feuerwehraufzüge, werden eingehalten – wobei DGUV-Vorschriften quasi Rechtscharakter haben als Unfallverhütungsvorschriften.

• Umwelt- und Hygienegesetze: Wasserhaushaltsgesetz (WHG) im Zusammenhang mit AwSV, Immissionsschutzgesetz (BImSchG) für evtl. genehmigungsbedürftige Anlagen wie Notstromdiesel >50 kW (dort Emissionsgrenzwerte und Betriebsstundenmonitoring), Chemikalien-Ozonschichtverordnung (für Kältemittelumgang), KrWG (Abfallentsorgung) – dies alles gehört zum Compliance-Paket des AN.

• Datenschutz (DSGVO): Falls der AN personenbezogene Daten im Rahmen der FM-Leistung verarbeitet (z. B. Besucherdaten, Videoüberwachung, Zugangskontrolle), werden die Vorgaben der DSGVO eingehalten. In solchen Fällen wird eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung zwischen AG (verantwortliche Stelle) und AN (Auftragsverarbeiter) geschlossen. Der AN schult seine Mitarbeiter entsprechend in Datenschutz und Geheimhaltung.

Der AN führt eine Liste aller relevanten Rechtsvorschriften für den Betrieb und pflegt diese laufend (Rechtskataster). Sollte es Neufassungen oder neue Gesetze geben (z. B. neue Arbeitsstättenregeln, Novelle der BetrSichV), informiert der AN den AG und passt seine Verfahren an. So wird sichergestellt, dass der Betrieb stets compliant ist.

Behördliche Prüfungen oder Begehungen (Gewerbeaufsicht, Bauaufsicht, Feuerwehrschau, Gesundheitsamt etc.) werden vom AN vorbereitet und begleitet. Er implementiert etwaige behördliche Auflagen innerhalb der gesetzten Fristen und berichtet dem AG über die Erfüllung.

Im Fazit verpflichtet sich der AN, alle Normen, Richtlinien und Gesetze einzuhalten, die für die Betreiberverantwortung relevant sind – dies ist Kernbestandteil seiner Leistung. Der AG erhält somit die Sicherheit, dass der Gebäudebetrieb nicht nur effektiv und effizient, sondern auch rechtskonform erfolgt.

Der AN trägt Verantwortung für die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz seiner Mitarbeiter sowie für die Sicherheit der Beschäftigten des AG und Dritter, soweit sie durch seine Tätigkeit beeinflusst werden. Er implementiert ein Arbeitsschutzmanagement-System (idealerweise zertifiziert nach ISO 45001 oder OHSAS 18001) oder zumindest ein strukturiertes Vorgehen nach den DGUV-Grundsätzen der Prävention. Dies umfasst die Erstellung einer Arbeitsschutzorganisation, Gefährdungsbeurteilungen, Schulungen und Notfallvorsorge.

• Der AN erstellt für alle von ihm durchgeführten Tätigkeiten und eingesetzten Arbeitsmittel Gefährdungsbeurteilungen (§ 5 ArbSchG) und leitet daraus Schutzmaßnahmen ab. Beispiele: Gefährdungsbeurteilung für Wartungsarbeiten an elektrischen Anlagen, für Arbeiten auf Leitern und Gerüsten, für Umgang mit Gefahrstoffen (z. B. Kältemittel), für allein arbeitendes Personal im Schichtdienst, etc. Diese Dokumente werden regelmäßig aktualisiert und den Mitarbeitern zugänglich gemacht.

• Es werden Betriebsanweisungen und Sicherheitsanweisungen für wiederkehrende Arbeiten aufgestellt (z. B. „Sicheres Vorgehen bei Filterwechsel an RLT-Anlagen“, „Arbeiten in engen Räumen“). Mitarbeiter werden mit diesen vertraut gemacht.

• Der AN stellt die erforderlichen persönlichen Schutzausrüstungen (PSA) bereit (Helme, Sicherheitsschuhe, Schutzhandschuhe, Absturzsicherungen, Warnkleidung etc. je nach Aufgabe) und überwacht deren Verwendung.

• Es erfolgt eine Unfallmeldung und Untersuchung bei jedem Arbeitsunfall im Sinne der DGUV-Vorschriften. Der AN berichtet dem AG über meldepflichtige Unfälle und teilt Maßnahmen mit, um Wiederholungen zu vermeiden. Auch Beinaheunfälle sollen erfasst und analysiert werden, um präventiv tätig zu werden.

• Für den Gesundheitsschutz organisiert der AN arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen (gemäß ArbMedVV) für seine Mitarbeiter, sofern erforderlich (z. B. G 42-Untersuchung bei Arbeiten an Kühltürmen wegen Legionellen, G 41 bei Absturzgefährdung).

• Falls im Objekt Mitarbeiter des AG tätig sind, wirkt der AN darauf hin, dass seine Maßnahmen mit dem betrieblichen Arbeitsschutz des AG verzahnt sind. So tauschen sich z. B. beide Seiten im Arbeitsschutzausschuss (wenn gebildet) aus oder stimmen Notfallübungen gemeinsam ab.

Der AN verpflichtet sich, die Anforderungen der DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention" vollumfänglich zu erfüllen, als wären seine Mitarbeiter dem AG gleichgestellt. Dazu zählt u. a. die Planung und Umsetzung von Notfallmaßnahmen nach § 10 ArbSchG bzw. § 22 DGUV V1 (siehe 6.5), sowie die ordnungsgemäße Dokumentation aller Unterweisungen und Prüfungen. Ein Sicherheitskonzept mit Benennung aller Verantwortlichkeiten (z. B. wer ist zuständig für Feuerlöschtraining, wer für Erste Hilfe Material) wird vom AN in der Startphase erstellt und dem AG vorgelegt. Der AN strebt generell an, das Unfallrisiko so gering wie möglich zu halten und fördert eine Kultur des sicheren Verhaltens (z. B. durch Sicherheits-Toolboxmeetings, Meldesystem für unsichere Bedingungen). Bei Audits oder Kontrollen durch die Berufsgenossenschaft/Behörden arbeitet der AN kooperativ mit und setzt etwaige Empfehlungen um.

Gemäß § 6 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) sowie DGUV Vorschrift 2 hat der AN eine Fachkraft für Arbeitssicherheit (FaSi) zu bestellen. Diese Fachkraft, die über die erforderliche Qualifikation verfügt, berät den AN und den AG in allen Fragen des Arbeitsschutzes im Objekt. Die FaSi führt regelmäßig Begehungen durch, unterstützt bei Gefährdungsbeurteilungen, schlägt Verbesserungen vor und nimmt an den ASA-Sitzungen (Arbeitsschutzausschuss) teil, falls gebildet. Der AN stellt sicher, dass die vorgeschriebene Betreuungszeit (aus DGUV V2) für das Objekt erbracht wird – entweder durch einen eigenen Sicherheitsingenieur oder durch einen externen Dienst. Die Kontaktdaten der FaSi werden dem AG benannt.

Ebenfalls bestellt der AN einen Betriebsarzt (Arbeitsmediziner) zur Betreuung seiner Beschäftigten, wie ASiG es fordert. Der Betriebsarzt führt die Arbeitsmedizinische Vorsorge und Beratungen durch (Impfangebote z. B. bei Umgang mit Abwasser, etc.) und wirkt bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen mit.

Zusätzlich benennt der AN geeignete Sicherheitsbeauftragte aus den Reihen seiner Mitarbeiter (gemäß DGUV Vorschrift 1 § 20), die vor Ort als Multiplikatoren fungieren und Kollegen auf unsichere Situationen aufmerksam machen. Insbesondere in großen Objekten oder bei Schichtbetrieb sind Sicherheitsbeauftragte hilfreich, um Präsenz in allen Bereichen sicherzustellen.

Falls nötig, stellt der AN weitere Beauftragte ab, z. B. einen Brandschutzbeauftragten (wenn vom AG verlangt oder behördlich gefordert, etwa bei Sonderbauten) – dieser kümmert sich speziell um organisatorischen Brandschutz (siehe 6.5), oder einen Gefahrstoffbeauftragten, sollten viele Gefahrstoffe gehandhabt werden (z. B. in einem Laborgebäude). In Liegenschaften mit kritischer Infrastruktur kann auch ein Notfallkoordinator seitens des AN benannt werden. Diese Rollen können von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern in Doppelfunktion übernommen werden.

Der AN trägt dafür Sorge, dass alle bestellten Beauftragten über die nötige Fachkunde verfügen (durch Ausbildung, Schulungen, Lehrgänge) und ausreichend zeitlichen Raum für ihre Aufgaben erhalten. Er meldet dem AG die Namen und Kontaktdaten aller relevanten Beauftragten und aktualisiert diese Angaben bei personellen Wechseln sofort.

Durch diese personellen Vorkehrungen ist gewährleistet, dass das Thema Arbeitssicherheit professionell gemanagt wird und jederzeit kompetente Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Es entspricht auch den gesetzlichen Forderungen (z. B. aus der DGUV V1, dem ASiG und branchenspezifischen Unfallverhütungsvorschriften), solche Fachleute an Bord zu haben. Sollte der AG eigene Fachkräfte/Betriebsärzte haben, kooperieren diese mit denen des AN, um Doppelarbeit zu vermeiden und doch jeden Bereich abzudecken.

Ein zentrales Element im Arbeitsschutz ist die regelmäßige Unterweisung aller Mitarbeiter. Der AN führt für sein eingesetztes Personal mindestens einmal jährlich eine umfassende Sicherheitsunterweisung durch, in der die relevanten Gefährdungen und Verhaltensregeln im Objekt behandelt werden. Neu eingestellte Mitarbeiter werden vor Aufnahme ihrer Tätigkeit unterwiesen (Erstunterweisung). Inhalte sind z. B.: allgemeine Regeln der Betriebssicherheit, Notfallalarmierung und Evakuierung (Fluchtwege, Sammelstellen), Verhalten im Brandfall, Gebrauch der PSA, Erkennen von Gefahren, Melden von Mängeln, Erste Hilfe Maßnahmen etc. Spezifische Themen wie elektrischer Strom, Arbeiten in Höhe, Umgang mit bestimmten Maschinen oder Chemikalien werden zielgruppengerichtet geschult. Die Unterweisungen werden dokumentiert (Datum, Teilnehmer, Inhalte), um den Nachweis zu haben, dass der Verpflichtung nachgekommen wurde.

Zusätzlich zu den allgemeinen Sicherheitsunterweisungen erfolgen betriebs- und aufgabenspezifische Schulungen: z. B. erhalten die Techniker Instruktionen zum sicheren Abschalten und Freischalten („Lockout-Tagout“) von Anlagen vor Wartung; Reinigungskräfte werden im ergonomischen Arbeiten und richtigen Umgang mit Reinigungsmitteln geschult; Sicherheitsdienstmitarbeiter in Deeskalationstechniken und Rechtsgrundlagen. Bei Änderungen im Arbeitsbereich (neue Anlage, geänderter Prozess) findet eine anlassbezogene Unterweisung statt.

Ein besonderes Augenmerk legt der AN auf die Unterweisung für Notfälle gemäß DGUV Vorschrift 1 §4 und §22: Die Mitarbeiter werden mindestens jährlich mit dem Alarmplan und Evakuierungsablauf vertraut gemacht, idealerweise inkl. praktischer Übungen. Sie wissen, wo Sammelplätze sind, wie Feuerlöscher zu bedienen sind und welche besonderen Risiken im Objekt existieren (z. B. Gaswarnanlage, besondere Anweisungen im Labor). Auch Ersthelfer im Team werden regelmäßig trainiert und aufgefrischt (alle 2 Jahre). Der AN stellt sicher, dass die gesetzlich vorgeschriebene Anzahl an Ersthelfern vorhanden ist (DGUV Vorschrift 1 §26/27).

Neben Sicherheitsunterweisungen fördert der AN auch Fach- und Fortbildung seiner Mitarbeiter, da gut ausgebildetes Personal indirekt ebenfalls zur Sicherheit beiträgt. Beispielsweise Schulungen zu neuen technischen Normen, Herstellerseminare für komplexe Anlagen oder Weiterbildung zum Meister/Techniker – all dies erhöht die Fachkompetenz, Fehler werden reduziert und somit Unfälle vermieden.

Die Wirksamkeit der Unterweisungen wird vom AN kontrolliert, z. B. indem Vorgesetzte im Alltag überprüfen, ob die Anweisungen eingehalten werden (Tragen von PSA, Absichern von Baustellen etc.), und bei Bedarf korrigierend einwirken. Der AG hat das Recht, an Unterweisungen teilzunehmen oder diese stichprobenartig einzusehen, um sicherzustellen, dass die Vorgaben erfüllt werden.

In vielen Fällen zieht der AN Nachunternehmer oder Fremdfirmen für bestimmte Leistungen hinzu (etwa Spezialwartungen, Bauarbeiten, temporäre Projekte). Zudem kann es parallel zum AN auch vom AG beauftragte Drittfirmen im Objekt geben. Umso wichtiger ist die Fremdfirmenkoordination zur Gewährleistung der Sicherheit aller. Der AN übernimmt gemäß § 8 ArbSchG und § 6 DGUV V1 die Koordinationspflicht, wenn Beschäftigte mehrerer Unternehmen an einem Arbeitsplatz tätig sind.

Konkret richtet der AN ein Fremdfirmenmanagement ein: Jede externe Firma muss sich vor Arbeitsbeginn beim AN melden. Der AN prüft, ob die Fremdfirma einen geeigneten Auftrag und Qualifikationen hat, und weist sie in die örtlichen Gegebenheiten ein (Sicherheitsunterweisung für Fremdfirmen). In dieser Unterweisung werden Themen wie Fluchtwege, Notfallnummern, zu berücksichtigende Gefahren (z. B. Feueralarm, laufender Betrieb), erforderliche Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln im Objekt erklärt. Idealerweise erhält jede Fremdfirma ein Merkblatt oder muss eine Sicherheitsunterweisung schriftlich bestätigen.

Bevor eine Fremdfirma riskante Arbeiten beginnt (z. B. Heißarbeiten, Arbeiten an elektrischen Anlagen, Betreten von Schächten), sorgt der AN dafür, dass eine Arbeitsfreigabe/Erlaubnisschein-Prozedur eingehalten wird. Beispielsweise werden bei Schweißarbeiten Heißarbeitsscheine mit Auflagen (Feuerwache etc.) ausgegeben. Der AN prüft die Gefährdungsbeurteilung der Fremdfirma und stimmt erforderliche Schutzmaßnahmen ab, um Wechselwirkungen der Tätigkeiten zu vermeiden. Wenn nötig, setzt der AN eigene Aufsichten ein, um riskante Tätigkeiten zu begleiten.

Die Zusammenarbeit mehrerer Unternehmer im Gebäude erfordert Kommunikation: Der AN informiert den AG vorab über größere Fremdfirmeneinsätze. Ebenso holt er von vom AG beauftragten Fremdfirmen (falls ihm bekannt) Informationen ein, um Kollisionen zu vermeiden. Z. B. wenn parallel ein Umbau mit einer Baufirma läuft, koordiniert der AN mit der Bauleitung, damit Wartungsarbeiten und Bauarbeiten sich nicht gegenseitig gefährden. Er hat in dem Fall ggf. die Rolle eines SiGe-Koordinators nach Baustellenverordnung, sofern dies vertraglich übertragen wurde, oder arbeitet mit dem vom Bauherrn gestellten SiGeKo zusammen.

Der AN überprüft auch, ob Fremdfirmen die Arbeitsschutzvorschriften einhalten (z. B. Gerüst sichern, Absperrungen stellen). Bei Verstößen ist er berechtigt und verpflichtet einzuschreiten, notfalls Arbeiten zu stoppen, bis Sicherheit hergestellt ist. Darüber informiert er den AG.

Alle eingesetzten Nachunternehmer des AN werden vertraglich verpflichtet, die gleichen Arbeitsschutzstandards zu erfüllen, wie sie dem AN obliegen. Dies wird typischerweise in den Subunternehmerverträgen gespiegelt. Der AN behält eine Liste aller Nachunternehmer vor, die er dem AG auf Wunsch vorlegt.

Insgesamt sorgt der AN mit diesen Maßnahmen dafür, dass Fremd- und Eigenpersonal im Objekt sicher zusammenarbeiten, und dass kein Sicherheitsleck entsteht nach dem Motto „dafür fühlte sich keiner zuständig“. Die Koordinationspflicht ist ein zentraler Bestandteil der Betreiberverantwortung und wird vom AN sehr ernst genommen.

Der AN unterstützt den AG umfassend bei der Erfüllung der Brandschutz- und Evakuierungsanforderungen im Objekt. Gemäß DGUV Vorschrift 1 §22 hat der Unternehmer (hier der AG, wahrgenommen durch AN) alle erforderlichen Maßnahmen für den Notfall vorzubereiten.

• Brandschutzordnung: In Abstimmung mit dem AG (und ggf. der lokalen Feuerwehr) erstellt oder aktualisiert der AN eine objektspezifische Brandschutzordnung (Teile A, B, C nach DIN 14096). Darin sind Verhaltensregeln für alle Personen, für Mitarbeiter und für die Feuerwehr festgelegt. Die Brandschutzordnung wird an geeigneten Stellen ausgehängt und in Unterweisungen vermittelt.

• Alarm- und Notfallplan: Der AN erarbeitet einen Alarmplan, der beschreibt, wer im Falle bestimmter Ereignisse (Brand, Unfall, Gasalarm, Amoklauf etc.) zu alarmieren ist und welche Erstmaßnahmen jeder zu treffen hat. Er beinhaltet interne und externe Rufnummern, Verantwortlichkeiten und Eskalationsstufen. Dieser Plan wird mit dem AG abgestimmt und allen Mitarbeitern bekannt gemacht. Der Alarmplan hängt zentral aus und wird mindestens jährlich überprüft (Telefonnummern aktuell? Personalwechsel?).

• Flucht- und Rettungspläne: Der AN sorgt dafür, dass aktuelle Fluchtwegpläne in allen relevanten Bereichen aushängen. Diese Pläne enthalten die Gebäudegrundrisse mit eingezeichneten Rettungswegen, Notausgängen, Feuerlöschern, Erste-Hilfe-Einrichtungen und Sammelstellen. Sie werden entsprechend Norm (DIN ISO 23601) gestaltet und bei baulichen Veränderungen oder geänderter Nutzung angepasst. Der AN überprüft die Pläne auf Aktualität (mind. einmal jährlich) und tauscht beschädigte/fehlende Aushänge aus.

• Evakuierungshelfer und Durchführung von Übungen: Der AN stellt in Absprache mit dem AG ausreichend Evakuierungshelfer (Flucht- und Rettungshelfer) unter seinem Personal. Diese erhalten spezielle Ausbildung (z. B. über die BG) und kennen ihre Aufgaben: Sie leiten im Alarmfall die Räumung ihrer zugeteilten Bereiche ein, kontrollieren Räume, helfen ggf. Personen mit Handicap. Der AN plant und führt Evakuierungsübungen durch – idealerweise jährlich – bei denen ein Brandalarm simuliert und die Räumung praktisch geprobt wird. Dabei wird die Zeit gemessen und der Ablauf anschließend mit dem AG und den Helfern nachbesprochen. Eventuelle Mängel (z. B. schlecht hörbare Alarmierung, verschlossene Türen) werden behoben.

• Brandschutzbeauftragter: Sofern erforderlich (üblich bei größeren Objekten ab ca. 5.000 m² oder besonderen Risiken), stellt der AN einen ausgebildeten Brandschutzbeauftragten. Dieser berät rund um den Brandschutz, kontrolliert regelmäßig die Einhaltung der Brandschutzmaßnahmen (z. B. keine blockierten Fluchtwege, korrekte Lagerung von Gefahrstoffen, Wartung der Löscher und Anlagen) und unterstützt bei Ausbildung von Mitarbeitern zu Brandschutzhelfern.

• Feuerlösch- und Meldeeinrichtungen: Der AN unterhält alle Feuerlöscheinrichtungen in betriebsbereitem Zustand. Feuerlöscher werden gemäß DIN EN 3 und ASR A2.2 geprüft (alle 2 Jahre), Brandmeldeanlagen und Sprinkler nach VdS und DIN monatlich visuell kontrolliert und jährlich gewartet, Wandhydranten und Rauchabzüge getestet etc. Der AN dokumentiert dies und beseitigt festgestellte Mängel sofort. Zudem wird regelmäßig die Funktion des Alarmierungssystems (Sirenen, Durchsagen) erprobt.

• Brandmeldungen und Intervention: Bei einem Brandalarm (z. B. Auflaufen der Brandmeldeanlage in der Leitstelle) folgt der AN dem Alarmplan: zügige Prüfung der Lage (ggf. Erkundung vor Ort), Alarmierung der Feuerwehr wenn nicht automatisch, Einweisung der Einsatzkräfte bei Eintreffen. Mitarbeitende des AN sorgen dafür, dass Aufzüge nicht benutzt werden, die BMA zurückgestellt wird nur auf Weisung der Feuerwehr etc. Nach einem Brand oder Fehlalarm erstellt der AN einen Vorfallbericht und analysiert Verbesserungsmöglichkeiten.

• Technische Brandschutzanlagen: Der AN betreibt Rauch- und Wärmeabzugsanlagen (RWA), Sicherheitsbeleuchtung, Brandabschlüsse (Türen mit Feststellanlagen) etc. ordnungsgemäß. Er testet regelmäßig die Funktion (z. B. monatlich kurz RWA ansteuern, vierteljährlich Feststellanlagen Prüfen) und schult das Personal in der Bedienung (z. B. wie Übersteuerung der Lüftung im Brandfall).

Alle diese Maßnahmen orientieren sich an den Vorgaben der DGUV Information 205-033 "Alarmierung und Evakuierung" und der Arbeitsstättenregel ASR A2.3 "Fluchtwege und Notausgänge". Ziel ist, im Ernstfall alle Personen sicher und schnell aus dem Gebäude zu bringen und Schäden zu minimieren. Der AN ist sich bewusst, dass insbesondere bei hoher Personenzahl im Gebäude oder besonderen Schutzobjekten (wie Museen) der Evakuierung besondere Bedeutung zukommt, und handelt entsprechend gewissenhaft.

Der Brandschutz und die Evakuierung sind integraler Bestandteil der Betreiberpflichten: Der AN fungiert hier als verlängerter Arm des AG, um dessen Pflichten nach Bauordnung und Arbeitsschutz (Brandschutz als Teil der Prävention) praktisch umzusetzen. Sollte es im Notfall zu einer Nachschau durch Behörden kommen, stehen dem AG dank der vom AN getroffenen organisatorischen Maßnahmen alle erforderlichen Unterlagen und Nachweise zur Verfügung (Übungsprotokolle, Ernennungsurkunden für Helfer, Prüfpläne). Dies sichert nicht nur Menschenleben, sondern auch die rechtliche Absicherung des AG als Betreiber.