Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort: Anforderungen, Vorgehen und Erfolgsfaktoren
Die Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort ist eine zentrale Grundlage für den späteren, rechtssicheren und wirtschaftlich stabilen Betrieb. Damit verbunden ist eine Vielzahl strategischer, technischer, organisatorischer und rechtlicher Entscheidungen. Verträge, Ausschreibungen und das begleitende Vertragsmanagement spielen dabei eine Schlüsselrolle: Sie übersetzen die Anforderungen aus Planung und Nutzung in klare Leistungen, steuern Schnittstellen, sichern Betreiberverantwortung und bereiten Vergaben strategisch vor.
Die Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort ist mehr als eine betriebsorganisatorische Pflichtübung – sie ist eine strategische Grundlage für Wirtschaftlichkeit, Rechtssicherheit und Zukunftsfähigkeit. Verträge, Ausschreibungen und Vertragsmanagement sichern diese Grundlage operativ ab. Wer frühzeitig, strukturiert und vorausschauend arbeitet, schafft nicht nur stabile Vergabeverhältnisse, sondern auch einen reibungslosen Start in den Betrieb – und legt den Grundstein für langfristige Qualität, Nachhaltigkeit und Nutzerzufriedenheit.
Das Betriebskonzept als Grundlage für Vergabe und Vertragsstruktur
Ein Betriebskonzept beschreibt alle wesentlichen betrieblichen, technischen und infrastrukturellen Abläufe eines Gebäudes – im Zielzustand nach Fertigstellung. Es umfasst unter anderem:
Flächen- und Nutzungskonzept
Reinigungs-, Entsorgungs-, Sicherheits- und Empfangskonzept
Verfügbarkeits- und Serviceanforderungen (SLA/OLA)
Übergabe- und Inbetriebnahmestrategie
Betriebsrisiken und Notfallmanagement
Regelungen zur Betreiberverantwortung
Vorgaben zu Nachhaltigkeit, Digitalisierung, ESG-Standards
Das Betriebskonzept bildet damit die inhaltliche und strukturelle Basis für spätere Ausschreibungen und Verträge – es ist nicht nur Planungsdokument, sondern verbindliche Orientierung für das spätere Vertragswesen.
Bei neuen Standorten bestehen spezifische Herausforderungen:
Leistungen existieren noch nicht im Bestand – sie müssen auf Basis eines geplanten, zukünftigen Bedarfs kalkuliert werden
Zeitliche Abhängigkeit von Baufortschritt, Abnahmen, Übergaben und Inbetriebnahmen
Parallelität von Projekt- und Betriebsphase (Soft Opening, Ramp-Up)
Kritikalität der Servicebereitstellung direkt zum Betriebsstart
Integration in bestehende IT-/FM-/CAFM-Infrastruktur
Berücksichtigung von ESG-Kriterien, Nutzerkomfort und Governance-Vorgaben
Ein professionelles Vertrags- und Ausschreibungsmanagement muss diese Besonderheiten strukturell abbilden – sowohl im Aufbau als auch in den Inhalten.
Phase 1: Betriebskonzept entwickeln
Mitwirken des begleitenden Facility Managements in Planungsbesprechungen
Definition der betrieblich notwendigen Leistungen (Reinigung, Technik, Sicherheit etc.)
Entwicklung der SLA-/KPI-Logik
Einschätzung der Anforderungen an Dienstleister, Servicezeiten, Schnittstellen
Phase 2: Ausschreibungen vorbereiten
Ermittlung der Vergabearten (Einzelvergabe, Bündelvergabe, funktional/konkret)
Erstellung modularer Leistungspakete
Berücksichtigung der Vergabeordnung (z. B. VgV/UVgO bei öffentlichen Auftraggebern)
Definition der Bewertungssystematik (z. B. wirtschaftlichstes Angebot mit ESG-Nachweis)
Phase 3: Verträge gestalten
Definition konkreter Leistungsbilder
Integration von Leistungsanpassungsmechanismen (z. B. Ramp-Up/Down, saisonale Anpassung)
Formulierung von Sanktionen, Eskalationsstufen, Bonus-Malus-Systemen
Verbindliche Regeln zur Zusammenarbeit mit Planung, IT, Nutzervertretung und Sicherheit
Typische Vertragsarten im Kontext neuer Standorte
Vertragstyp
Zielsetzung
Leistungsbeschreibung Gebäudereinigung
Betriebsspezifische Intervalle, Hygienezonen, Qualitätssicherung (DIN EN 13549)
Instandhaltungsvertrag technische Anlagen
Lebenszyklusorientierte Wartung (DIN 31051), Dokumentationspflichten, Herstellerbindung
Sicherheits- und Empfangsvertrag
Zutrittsmanagement, Personen- und Objektschutz, Notfallplananbindung
Datenübernahme, Rechte- und Rollenkonzept, Berichtswesen
Beratungsvertrag für Betriebsaufnahme
Begleitung der Inbetriebnahme, Testbetrieb, Rückmeldung aus Nutzersicht
Schnittstellenmanagement im Vertragskontext
Ein neuer Standort ist in der Regel nicht vollständig autark, sondern Teil einer bestehenden Systemlandschaft. Deshalb sind klare Schnittstellen zu definieren:
Schnittstelle zum Generalunternehmer/TGA-Planer: Übergabe technischer Dokumentation, Mängelverfolgung, Inbetriebnahmeverantwortung
Schnittstelle zu IT & Digitalstrategie: Integration in ERP, CAFM, Ticketsysteme
Schnittstelle zur Nachhaltigkeitsstrategie: ESG-konforme Leistungen, messbare Umweltwirkung
Schnittstelle zu Bestand & Organisation: Alignment mit Corporate Services, HR, Einkauf, Betriebsrat
Diese Schnittstellen gehören explizit in die Verträge, um klare Verantwortlichkeiten zu schaffen und Konflikte zu vermeiden.
Qualitäts- und Leistungssteuerung über das Vertragsmanagement
Ein professionelles Vertragsmanagement sorgt im laufenden Betrieb für:
