FM. Ausschreiben. Fachkundig. Rechtssicher.

Der Begriff Betreiberverantwortung bezeichnet die Rechtspflicht zum sicheren Betrieb eines Gebäudes bzw. einer technischen Anlage. Verantwortlich ist zunächst der Eigentümer oder Betreiber der Liegenschaft – jede juristische oder natürliche Person, die den Betrieb einer Immobilie veranlasst. Diese Verantwortung kann zwar vertraglich delegiert werden, allerdings bleibt sie dem Grunde nach beim ursprünglichen Betreiber verankert. Das heißt, der Eigentümer kann einen Facility-Management-Dienstleister beauftragen, in seinem Namen die Betreiberpflichten auszuüben (klassischer Betreibervertrag). Erfolgt diese Delegation sachgerecht, so kann sich der Eigentümer im Schadensfall entlasten (exkulpieren), weil der Dienstleister bestimmte Pflichten übernommen hat.

• Klare Definition des Pflichtenumfangs: Welche konkreten Betreiberpflichten übertragen werden, muss unmissverständlich abgegrenzt und schriftlich fixiert sein (etwa in Form einer detaillierten Leistungsbeschreibung oder einer Pflichtenmatrix). Alle Aufgaben, die der FM-Dienstleister übernimmt – von Wartung über Prüfungen bis Dokumentation – sollten im Vertrag oder dessen Anhängen benannt sein.

• Sorgfältige Auswahl des Dienstleisters: Der Auftraggeber muss nachweisen können, dass er den Delegationsempfänger (das FM-Unternehmen) mit gebotener Sorgfalt ausgewählt hat (Qualifikation, Zuverlässigkeit, Referenzen). Dieser Auswahlprozess und die Kriterien sollten dokumentiert werden (z.B. Ausschreibungsunterlagen, Eignungsprüfungen).

• Ausstattung mit Ressourcen und Befugnissen: Der Dienstleister muss mit allen notwendigen Mitteln, Kompetenzen und Informationen ausgestattet werden, um die Pflichten überhaupt erfüllen zu können. Dazu zählt der Zugang zu technischen Unterlagen, Budget für Wartung, Entscheidungsbefugnisse bei dringenden Maßnahmen, etc., was vertraglich zugesichert sein sollte.

• Einweisung und Schulung: Eine anfängliche und laufende Unterweisung des Dienstleisters bzw. seiner Mitarbeiter in die objektspezifischen Risiken, Anlagen und Prozesse ist erforderlich. Diese Pflicht trifft den delegierenden Eigentümer insofern, als er für eine ordnungsgemäße Instruktion sorgen muss (etwa durch Gebäudehandbücher, Sicherheitseinweisungen) – ebenfalls zu dokumentieren.

• Laufende Überwachung: Trotz Delegation bleibt eine Überwachungs- und Kontrollpflicht beim Eigentümer (Delegierenden) zurück. Er muss regelmäßig prüfen (lassen), ob der FM-Dienstleister seinen Verpflichtungen nachkommt – z.B. via Audits, Berichtsauswertungen, Begehungen. Vernachlässigt der Eigentümer diese Oberaufsicht, kann ihm im Schadensfall ein Organisationsverschulden vorgeworfen werden.

Wird auch nur eine dieser Voraussetzungen missachtet, besteht die Gefahr, dass die Pflichtendelegation rechtlich unwirksam ist und die volle Betreiberverantwortung beim Eigentümer verbleibt. Dann haftet trotz Vertrag im Ernstfall weiterhin der Eigentümer, weil man ihm eine mangelhafte Organisation der Betreiberverantwortung vorhalten wird. Ein Betreibervertrag sollte daher nicht nur eine lückenlose Übertragung der Pflichten regeln, sondern auch Prozesse etablieren, die die Einhaltung überwachen. Delegation ist “nur die halbe Miete”, wie es in der Fachliteratur heißt – ebenso wichtig ist ein begleitendes Pflichtenmanagement-System. Moderne FM-Organisationen installieren daher gemeinsam mit dem Dienstleister Compliance-Management-Systeme oder nutzen Zertifizierungen (z.B. ISO 41001 für FM-Systeme), um sicherzustellen, dass der Betreiberverantwortung jederzeit genügt wird.

Zur Gewährleistung von Qualität und Rechtskonformität greift man im Facility Management auf umfangreiche Normen, Richtlinien und Branchenstandards zurück. Viele dieser Regelwerke sind zwar formal freiwillig, können aber im Vertrag explizit als verbindlich vereinbart werden und damit Rechtskraft erlangen.

• VDI-Richtlinien: Hervorzuheben ist VDI 3810 „Betreiben und Instandhalten von gebäudetechnischen Anlagen“. Diese Richtlinie gibt praxisnahe Empfehlungen für den sicheren, bestimmungsgemäßen und nachhaltigen Betrieb von Immobilien und Technischer Gebäudeausrüstung (TGA). Sie deckt technische wie rechtliche Aspekte ab, einschließlich der notwendigen Maßnahmen zur Wahrnehmung der Betreiberpflichten und Betriebssicherheit. Im Betreibervertrag sollte VDI 3810 als maßgeblicher Stand der Technik referenziert werden, da ihre Einhaltung sicherstellt, dass alle typischen Betreiberpflichten erfüllt werden. Weitere VDI-Regeln, z.B. VDI 6010 (Sicherheit in elektrischen Anlagen), VDI 6022 (Raumlufttechnik-Hygiene) oder VDI 3814 (Gebäudeautomation) können je nach Leistungsumfang ebenfalls einschlägig sein.

• DIN- und ISO-Normen: Allgemeine Normen der Instandhaltung wie DIN 31051 (Grundlagen der Instandhaltung) und DIN EN 13306 (Instandhaltungsbegriffe) liefern ein einheitliches Begriffsverständnis. Für FM-Verträge besonders bedeutsam ist die DIN EN 13269 („Instandhaltung – Leitfaden für die Erstellung von Instandhaltungsverträgen“): Diese Norm spezifiziert, welche Inhalte und Leistungen ein Wartungsvertrag enthalten muss, um normgerechte Wartung sicherzustellen (z.B. Leistungsumfang, Qualitätssicherung, Dokumentation). Entsprechend sollte ein Betreibervertrag, der Wartungsleistungen umfasst, diese Norm berücksichtigen, um Vollständigkeit und Klarheit der Vertragsinhalte zu gewährleisten. – Auf strategischer Ebene hat die DIN EN ISO 41001:2018 Relevanz, ein internationaler Standard für FM-Managementsysteme. Er definiert Anforderungen an Prozesse, Planung, Betrieb und Kontrolle im FM. Für große FM-Projekte in Deutschland kann ISO 41001 als Qualitätsmaßstab dienen und im Vertrag als Zielvorgabe oder Zertifizierungskriterium erwähnt werden. Ebenso die DIN EN 15221-Normenreihe (europäische FM-Normen) ist von Interesse: speziell DIN EN 15221-2 bietet einen Leitfaden zur Ausgestaltung von FM-Verträgen, und DIN EN 15221-3 befasst sich mit Qualitätsanforderungen im FM. Diese Standards fördern ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über Leistungsdefinitionen, Kostenstrukturen und Leistungsindikatoren im FM.

• GEFMA-Richtlinien: Die German Facility Management Association (GEFMA) hat ein eigenes Regelwerk entwickelt, das Branchen-Best-Practice abbildet. Besonders wichtig: GEFMA 190 „Betreiberverantwortung im FM“, die die gesetzlichen Betreiberpflichten systematisch beleuchtet und Pflichten für Unternehmen und verantwortliche Personen herausarbeitet. GEFMA 190 bietet somit Orientierung, welche Aufgabenbereiche ein Betreibervertrag abdecken sollte (z.B. Verkehrssicherung, Arbeitsschutz, Prüfungsmanagement). Daneben setzen GEFMA-Standards weitere Akzente: GEFMA 200 liefert eine FM-Kostengliederung; GEFMA 922/924 definieren Datenstrukturen; für Vertrags- und Leistungsmanagement sind auch GEFMA 520 (Ausschreibung von FM-Leistungen) oder GEFMA 610 (sofern vorhanden) relevant. Hervorzuheben ist GEFMA 720, ein Qualitätsprogramm, das auf rechtskonforme Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und transparente Leistungsbeziehungen abzielt. Wenn ein FM-Dienstleister GEFMA-zertifiziert ist oder nach diesen Richtlinien arbeitet, kann das Vertrauen des Auftraggebers erhöhen. Die GEFMA-Richtlinien können als Vertragsanhang oder Referenz herangezogen werden, um ein definieres Niveau an Qualität und Compliance festzuschreiben.

• VDMA-Einheitsblätter: Im technischen FM sind die Veröffentlichungen des Verbandes Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) etabliert. Insbesondere VDMA 24186 (Teile 1-7) enthält detaillierte Leistungsprogramme für die Wartung von allen gängigen technischen Gewerken (HLK-Anlagen, Elektrotechnik, Aufzüge, Brandschutztechnik u.a.). Diese Listen sind in der Praxis oft Grundlage für Wartungs-Leistungsbeschreibungen und können als Vertragszusatz übernommen werden, um klare Wartungsstandards festzulegen. VDMA 24186 definiert z.B. für ein Lüftungsgerät welche Inspektions- und Wartungsschritte regelmäßig durchzuführen sind. Auch VDMA 24176 (Inspektion von technischen Anlagen) ist hilfreich, um Inspektionsleistungen qualitativ zu beschreiben. Für den Betreibervertrag bedeutet dies: In den Anhängen können die einschlägigen VDMA-Standards je Gewerk aufgeführt werden, sodass der Dienstleister nachweislich alle geforderten Tätigkeiten erbringt.

• Öffentliche Richtlinien (AMEV): Im öffentlichen Sektor erstellt der Arbeitskreis Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher Verwaltungen (AMEV) Praxisleitfäden, die jedoch allgemein anwendbar sind. Beispielsweise bietet AMEV “Vertragsmuster Wartung und Inspektion” Formularklauseln und Musterverträge für Wartungsleistungen an, inklusive Ergänzungsverträgen zur Störungsbeseitigung. Diese Dokumente (z.B. AMEV Wartung 2014) enthalten Standard-Vertragsklauseln und Leistungsbeschreibungen, die auch privaten Verträgen als Vorlage dienen können. Sie sind darauf ausgerichtet, Rechtssicherheit und Vollständigkeit bei Wartungsverträgen zu gewährleisten. Ein Betreibervertrag im großen Maßstab kann von solchen AMEV-Empfehlungen profitieren – etwa in Bezug auf Wartungszyklen, Reaktionszeiten bei Störungen und Prüfpflichten.

Zusammenfassend ist es üblich, dass ein gut aufgesetzter FM-Vertrag explizit auf Normen und Richtlinien verweist. Diese werden so zum Vertragsbestandteil und geben beiden Parteien Sicherheit über den Leistungsumfang und das Qualitätsniveau. DIN-Normen beispielsweise sind an sich „nur“ Empfehlungen, können aber durch Vertrag rechtsverbindlich gemacht werden. Ebenso können interne Standards des Auftraggebers (z.B. Konzernrichtlinien zu Arbeitssicherheit oder Nachhaltigkeit) als verpflichtend deklariert werden. Durch die Einbindung etablierter Standards stellt man sicher, dass der Dienstleister alle technischen und organisatorischen Anforderungen normgerecht erfüllt.

Ein Betreibervertrag im Facility Management besteht in der Regel aus dem Hauptdokument (den Allgemeinen Vertragsbedingungen) und zahlreichen Anhängen, in denen die konkreten Leistungen, Pflichten und Modalitäten detailliert geregelt sind. Diese Vertragszusätze sind entscheidend, um die oben beschriebenen rechtlichen und technischen Anforderungen eindeutig abzubilden.

• Leistungsbeschreibung und -verzeichnis: Dieser Anhang beschreibt umfassend den Leistungsumfang des FM-Dienstleisters. Hier werden alle zu erbringenden Facility Services aufgeführt – gegliedert nach Teilbereichen wie Technisches FM (Wartung und Inspektion der gebäudetechnischen Anlagen, Störungsdienst, Energiemanagement), Infrastrukturelles FM (Reinigungsdienste, Sicherheitsdienst, Empfang, Außenanlagenpflege) und Kaufmännisches FM (Flächenmanagement, Reporting, Budgetkontrolle). Die Leistungsbeschreibung sollte klar zwischen Grundleistungen (im Pauschalpreis enthalten) und Bedarfsleistungen (auf Abruf, ggf. nach Aufwand vergütet) unterscheiden. Sie basiert idealerweise auf Normen wie DIN 32736 (Definition FM-Leistungen) und nutzt die VDMA 24186-Listen für technischen Service als Grundlage. Durch eine präzise Leistungsbeschreibung ist gewährleistet, dass beide Seiten das gleiche Verständnis vom Auftragsumfang haben.

• Pflichten- und Verantwortlichkeitsmatrix: Ein zentrales Dokument zur Wahrung der Betreiberverantwortung ist eine Matrix der Betreiberpflichten, in der jede relevante Aufgabe einem Verantwortlichen zugeordnet wird. Hier werden sämtliche gesetzlichen Betreiberpflichten (siehe oben) aufgeführt – von der „Prüfung ortsfester elektrischer Anlagen nach DGUV V3“ über „jährliche Brandschutz-Unterweisung der Beschäftigten“ bis zur „Legionellenprüfung nach TrinkwV“ – und es wird festgelegt, wer diese Pflicht wie erfüllt (FM-Dienstleister, Eigentümer selbst oder Dritte). Diese Pflichtenmatrix schafft Transparenz und schließt Lücken: keine Aufgabe bleibt unbenannt. Sie sollte zudem Referenzen auf Rechtsgrundlagen oder Normen enthalten (z.B. BetrSichV §15, ArbStättV, etc.), damit klar ist, auf welcher Basis die Pflicht besteht. Durch eine solche Zuordnung kann der Eigentümer dokumentieren, dass er seine Verkehrssicherungspflichten ordnungsgemäß delegiert hat. Im Vertrag kann festgeschrieben sein, dass die Matrix mindestens jährlich überprüft und bei Rechtsänderungen aktualisiert wird.

• Wartungs- und Prüfplan: Ergänzend zur Pflichtenmatrix listet dieser Anhang sämtliche technischen Anlagen der Liegenschaft mit den erforderlichen Wartungs- und Prüfterminen auf. Ein solcher Instandhaltungsplan (oft tabellarisch) enthält z.B.: Aufzüge – TÜV-Prüfung alle 2 Jahre nach BetrSichV; Sprinkleranlage – monatliche Inspektion, jährliche Wartung nach VdS-Richtlinien; Druckkessel – innere Prüfung alle 5 Jahre; Notbeleuchtung – Funktionsprüfung monatlich nach DIN V VDE 0108, etc. Ebenso gehört die Kalibrierung von Messeinrichtungen, Sicherheitsprüfungen von Türen und Tore (ASR A1.7) oder Blitzschutzmessungen hinein. Der Plan gibt jeweils Verantwortliche an (meist der FM-Dienstleister, ggf. Subunternehmer) und dokumentiert die Frequenz der Maßnahmen. Moderne Verträge schreiben vor, dass dieser Plan digital in einem CAFM-System geführt und laufend fortgeschrieben wird. So wird sichergestellt, dass gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen fristgerecht durchgeführt werden. Der Wartungsplan sollte kompatibel mit DIN EN 13269 sein, d.h. alle Punkte enthalten, die für eine normgerechte Wartung notwendig sind (Tätigkeitsbeschreibung, Intervalle, Dokumentation).

• Service-Level-Agreements (SLAs): Qualität und Leistungsniveau werden oft in SLA-Dokumenten festgelegt. Hier definiert man messbare Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) und Mindeststandards. Beispiele: Reaktionszeit bei Störmeldungen (z.B. „Binnen 30 Minuten muss ein Techniker vor Ort sein“), Verfügbarkeit von Anlagen (etwa „99% Uptime pro Monat für Kälteanlage“), Reinigungsqualität (Bewertung nach objektiven Kriterien oder Nutzerzufriedenheit). Ebenso können Energieeffizienz-Ziele Teil der SLAs sein, insbesondere bei Betreiberverträgen, die Energiemanagement einschließen – etwa Reduktionsziele beim Strom- und Wärmeverbrauch gemäß DIN EN 15232 (Gebäudeautomation und Energieeffizienz). SLAs erlauben es, die Leistung des Dienstleisters kontinuierlich zu überwachen und bei Nichterfüllung vertragliche Konsequenzen (Bonus-Malus-Regelungen) zu ziehen. Sie ergänzen somit die reinen Pflichtenauflistungen um ein Qualitätscontrolling.

• Dokumentationsanforderungen: Ein wesentlicher Vertragszusatz betrifft die Dokumentation und Berichtspflichten. Hier wird festgelegt, welche Dokumente der FM-Dienstleister zu führen und vorzulegen hat. Typischerweise verlangt der Betreiber: Wartungsberichte, Prüfbefunde, Inspektionsprotokolle, Störungs- und Reparaturmeldungen, Begehungsberichte, Sicherheitsunterweisungsnachweise etc. gem. den gesetzlichen Pflichten. Wichtig ist die Vorgabe, dass alle Nachweisdokumente vollständig, geordnet und jederzeit zugänglich sein müssen – etwa in einem zentralen Dokumentationsportal oder beim Objektordner vor Ort. Der Vertrag kann z.B. verlangen, dass innerhalb einer gewissen Frist nach jeder Wartung der Bericht digital eingestellt wird. Auch Berichtsintervalle werden hier definiert: Etwa monatliche FM-Berichte mit Kennzahlen, Quartalsberichte zur Vertragserfüllung und ein Jahresbericht mit einer Zusammenfassung aller Leistungen, evtl. ergänzt um Verbesserungsvorschläge. Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist nicht nur für den laufenden Betrieb nützlich, sondern auch im Haftungsfall eine zentrale Verteidigung: Lückenlose Dokumentation ermöglicht den Nachweis, dass alle notwendigen Aufgaben erfüllt wurden. Daher fordern viele Verträge explizit eine strukturierte Ablage aller Betreiberdokumente und oft auch eine Aufbewahrungsfrist (z.B. 5 oder 10 Jahre, teils gemäß Verjährungsfristen).

• Meldewesen und Kommunikation: Neben schriftlichen Berichten sollte ein Vertragszusatz die Kommunikationswege in verschiedenen Situationen regeln. Beispielsweise: Störungsmeldungen sind unverzüglich an definierte Stellen zu richten (inkl. Notfall-Hotline); Unfälle oder sicherheitsrelevante Vorfälle sind binnen 24 Stunden an den Auftraggeber zu reportieren; regelmäßige Jour Fixe Meetings (monatlich/vierteljährlich) zwischen Betreiber und Auftraggeber zur Leistungsbesprechung. Auch Eskalationsstufen können definiert werden, falls Probleme nicht zeitnah behoben werden. Klar geregelte Kommunikations- und Eskalationsprozesse sorgen dafür, dass der Auftraggeber jederzeit im Bilde ist und bei Bedarf eingreifen kann – was Teil der Überwachungspflicht des Eigentümers ist.

• Organisations- und Personalplan: In einem großen Objekt ist es üblich, dem Vertrag einen Organigramm oder Personalplan des Dienstleisters beizufügen. Darin wird ersichtlich, welche Positionen der FM-Dienstleister vorhält: z.B. ein Objektleiter (Ansprechpartner vor Ort, verantwortlich für Koordination), Fachtechniker für TGA (Elektro, HKLS), Hausmeister, ggf. Sicherheitsingenieur oder Energiemanager. Ebenso können Mindestqualifikationen vorgegeben sein – etwa dass der Objektleiter eine Meister- oder Technikerausbildung hat, die Elektrotechniker als „befähigte Personen nach DGUV V3“ ausgebildet sind, oder dass ein Sicherheitsbeauftragter nach § 6 ArbSchG benannt wird. Schulungsanforderungen (regelmäßige Fortbildung, Teilnahme an Safety-Schulungen) lassen sich hier festhalten. Für Industrieobjekte kann auch die organisatorische Verzahnung mit dem Standort (z.B. Berichtslinie zum Werkleiter, Zutrittsregelungen) beschrieben sein. Dieser Anhang gewährleistet, dass der Dienstleister personell und organisatorisch hinreichend aufgestellt ist, um alle vertraglichen Pflichten zu erfüllen.

• Haftungs-, Versicherungs- und Compliance-Klauseln: Zwar meist im Hauptteil des Vertrages geregelt, können detaillierte Anforderungen in Anhängen weiter ausgeführt werden. Beispielsweise kann ein Versicherungsnachweis gefordert werden als Vertragsanlage: der FM-Dienstleister muss eine Haftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme (z.B. 5 Mio.€ für Personen- und Sachschäden) unterhalten und jährlichen Nachweis liefern. In Bezug auf Compliance kann ein Verhaltenskodex (Code of Conduct) beigefügt sein, den der Dienstleister einhalten muss. Spezifisch im FM-Bereich sollte eine Rechtsänderungsklausel vorhanden sein: Falls sich Vorschriften ändern (etwa neue Arbeitsstättenregeln, Novellen der BetrSichV oder neue Umweltauflagen), verpflichtet sich der Dienstleister, proaktiv geeignete Maßnahmen vorzuschlagen, damit weiterhin Compliance gewährleistet ist. Ebenso können Audit-Rechte vereinbart werden: Der Auftraggeber darf z.B. einmal jährlich ein Compliance-Audit oder Technikaudit im Objekt durchführen (auch durch externe Prüfer) und der Dienstleister muss dabei kooperieren. Dieser Aspekt spiegelt die fortbestehende Überwachungsverantwortung des Betreibers wider und gibt ihm Werkzeuge an die Hand, die Vertragserfüllung regelmäßig zu kontrollieren.

• Notfall- und Betriebsstättenmanagement: Ein weiterer wichtiger Vertragszusatz sind Notfallpläne oder eine Beschreibung des Störfallmanagements. Hier wird festgehalten, wie der Dienstleister bei bestimmten Szenarien reagiert: z.B. Havarieplan bei großem Anlagenausfall (Kälteanlage, Stromausfall), Evakuierungsunterstützung im Brandfall, Hygiene-Notfallplan (etwa bei Legionellenbefall), Winterdienstpläne bei plötzlichem Schneefall etc. Diese Pläne können als Anhänge mit Ablaufdiagrammen oder Kontaktketten beigefügt sein. Wichtig ist, dass der Betreibervertrag vorsieht, dass Notfälle unverzüglich gemeldet und Maßnahmen sofort ergriffen werden (24/7-Rufbereitschaft, maximale Wiederherstellungszeiten für kritische Infrastrukturen). Gerade in Industrieanlagen, wo Ausfälle auch Produktionsstillstand bedeuten können, sind solche Vereinbarungen geschäftskritisch.

• Nachhaltigkeit und Energie-Management-Zusatz: In modernen FM-Verträgen – insbesondere bei Bürokomplexen mit Nachhaltigkeitszertifikat (DGNB, LEED) oder energieintensiven Industriebetrieben – werden Nachhaltigkeitsziele integriert. Ein Energie-Management-Anhang kann konkrete Einsparziele (z.B. x% Reduktion des Stromverbrauchs in 3 Jahren) definieren, die Überwachung nach ISO 50001 (Energiemanagementsystem) vorsehen, oder den Bezug von Ökostrom regeln. Ebenso können Pflichten zur Abfalltrennung und -entsorgung (gemäß KrWG) oder zum Ressourcenschutz (z.B. wassersparende Maßnahmen) vereinbart werden. Solche Klauseln stellen sicher, dass der FM-Dienstleister nicht nur rechtlich compliant, sondern auch im Sinne der ESG-Ziele des Auftraggebers agiert.

Je nach Projekt können noch weitere Vertragszusätze sinnvoll sein – z.B. ein Übergabeprotokoll zu Vertragsbeginn (mit Zustand der Anlagen), ein Preisblatt mit detaillierter Vergütung (Pauschalen, Einheitspreise für Zusatzleistungen), oder spezielle Anlagen für IT-Services (falls der FM-Dienstleister z.B. Gebäudeleittechnik oder IT-Infrastruktur betreibt). All diese Dokumente greifen ineinander. Wichtig ist, dass der Vertrag klarstellt, dass bei Widersprüchen eine bestimmte Rangfolge gilt (i.d.R. hat die individuell vereinbarte Leistungsbeschreibung Vorrang vor Allgemeinen Geschäftsbedingungen etc.). Vollständigkeit und Klarheit dieser Anlagen entscheiden letztlich darüber, ob der Betreibervertrag die Anforderungen lückenlos abdeckt und im Streitfall belastbar ist.

• Einsatz von CAFM-Systemen: Computer-Aided Facility Management Software wird genutzt, um Wartungspläne, Prüftermine und Tickets digital zu steuern. Damit lässt sich automatisiert überwachen, dass kein Prüftermin versäumt wird, und es können Reports zur Vertragserfüllung generiert werden. Im Vertrag wird oft festgelegt, dass der Dienstleister ein solches System einsetzt und dem Auftraggeber Zugriffsrechte einräumt. Dies unterstützt die lückenlose Dokumentation und gibt dem Eigentümer jederzeit Einblick in den Status der Betreiberpflichten.

• Regelmäßige Compliance-Meetings: Viele Betreiber vereinbaren halbjährliche Treffen, in denen Compliance-Themen durchgesprochen werden – z.B. Änderungen in Vorschriften, Audit-Ergebnisse, anstehende Prüfungen. Hierbei wird die Pflichten-Matrix gemeinsam aktualisiert. Diese Treffen fördern einen reflektierten Umgang mit den umfangreichen Anforderungen und verhindern, dass aus Unkenntnis zu viel oder zu wenig getan wird. Die Erfahrung zeigt nämlich, dass mancherorts aus Unsicherheit unnötig übererfüllt wird (was Kosten treibt), während andernorts Pflichten übersehen werden. Ein strukturierter Abgleich bewahrt vor beiden Extremen und verbessert gleichzeitig die betrieblichen Abläufe und Effizienz.

• Vertragscontrolling und Kennzahlensystem: Große FM-Verträge werden oft durch ein professionelles Vertragsmanagement begleitet. Dieses überwacht die Einhaltung der SLAs, wertet die Berichte aus und führt bei Abweichungen konsequent Maßnahmen durch (z.B. Verwarnungen, Nachbesserungsverlangen, Ziehen von Vertragsstrafen oder Bonuszahlungen bei Übererfüllung). Ein transparenter KPI-Katalog, der für beide Parteien sichtbar ist, schafft Vertrauen und erhöht die Zufriedenheit des Auftraggebers. Einige Organisationen lassen ihre FM-Dienstleister auch nach GEFMA 720 zertifizieren oder auditen, um die Qualität und Rechtskonformität der Leistungen sicherzustellen.

• Schulung und Sensibilisierung: Auf beiden Seiten – beim Personal des FM-Dienstleisters wie auch bei Mitarbeitern des Eigentümers – ist Bewusstsein für die Betreiberverantwortung wichtig. Deshalb beinhalten Best-Practice-Verträge die Verpflichtung, regelmäßig Schulungen abzuhalten, etwa zu Arbeitssicherheit, Umweltauflagen oder Notfallmanagement. Dokumentierte Unterweisungen stellen sicher, dass im Ernstfall alle richtig handeln und der Betreiber seiner Pflicht nachkommt. Auch gemeinsame Begehungen (etwa mit dem Brandschutzbeauftragten des Unternehmens) sind üblich, um Mängel früh zu erkennen.

• Flexibilität und Änderungsmanagement: Bei Verträgen über viele Jahre müssen Änderungsbedarfe (technische Neuerungen, Umbauten, geänderte Nutzung von Flächen) vertraglich abbildbar sein. Best Practices sehen vor, Änderungsprozesse zu definieren: z.B. dass der Dienstleister ein Vorschlagsrecht hat, Leistungen anzupassen, oder dass bestimmte Eventualpositionen im Vertrag vorgesehen sind (für zusätzliche Leistungen bei Erweiterung des Objekts). Auch eine jährliche Leistungs- und Preisanpassung entsprechend verändertem Leistungsumfang oder neuen gesetzlichen Pflichten kann vereinbart werden. Dies hält den Vertrag aktuell und verhindert Lücken in der Pflichterfüllung bei veränderten Umständen.

• Externe Audits und Zertifikate: Gerade Industriekunden verlangen häufig, dass der FM-Dienstleister bestimmte Zertifizierungen mitbringt, etwa ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement) oder SCC** (Sicherheits-Certifikat-Contraktoren) für Arbeitssicherheit. Solche Nachweise sollten als Vertragsanhang beigefügt werden. Zusätzlich kann verankert sein, dass der Auftraggeber berechtigt ist, selbst Audits durchzuführen oder durch Dritte (z.B. TÜV, Sachverständige) durchführen zu lassen, um die Einhaltung von Vorschriften zu überprüfen. Diese Praxis erhöht die Rechtssicherheit im Immobilienbetrieb beträchtlich – der Betreiber kann im Ernstfall darlegen, alles Zumutbare getan zu haben, um seiner Verantwortung gerecht zu werden.

Die Entwicklung von Vertragszusätzen für FM-Betreiberverträge muss stets den aktuellen Stand von Gesetzgebung und Technik reflektieren. In der Praxis bedeutet das, Verträge regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, wenn neue Vorschriften (z.B. Novellen der Technischen Regeln) in Kraft treten oder wenn aus Schadensfällen neue gerichtliche Präzedenzfälle entstehen. Nur ein vorausschauend gestalteter Betreibervertrag mit umfassenden, klaren und aktuellen Vertragsanlagen kann sicherstellen, dass Großimmobilien rechtskonform, sicher und effizient betrieben werden. Die hier dargelegten Punkte bieten dafür einen Leitfaden. Sie unterstützen Entscheider und Vertragsentwickler dabei, alle relevanten Aspekte zu berücksichtigen, um sowohl Compliance-Risiken zu minimieren als auch den wirtschaftlichen Betrieb der Immobilien zu gewährleisten.