Vertragsverwaltung für Großunternehmen

In der dynamischen Landschaft des Projektmanagements ist Veränderung unvermeidlich. Die effiziente Verwaltung und Implementierung von Änderungsanträgen ist entscheidend, um Projekte auf Kurs zu halten und die Stakeholder zufriedenzustellen. Dies beinhaltet die detaillierte Erfassung eines Änderungsantrags, eine umfassende Analyse seiner potenziellen Auswirkungen und einen klaren Entscheidungsprozess. Ein effizientes Verwaltungssystem, das Änderungen von der Anfrage bis zur Implementierung nachverfolgt, ist unverzichtbar. Dieses System gewährleistet Transparenz, erhält die Integrität des Projekts und führt letztendlich zu einer anpassungsfähigeren und reaktionsschnelleren Projektumgebung.

Mit Hilfe des Change Request Management könnten folgende Punkte vordefiniert und bei Bedarf durchgeführt werden:

• Mehr- und Minderleistungen,

• Weiterentwicklung der Exkulpation des AG, wo notwendig,

• Verbesserungen auf Initiative des AN, die wirtschaftliche und messbare Erfolge bringen (z.B. Profitsharing)

• „Taktische Leistungen“, die durch den AN zu erbringen sind und die taktische Ebene des AG unterstützen bzw. ergänzen (z.B. solche Leistungen, die nicht mit der Vertragspauschale abgegolten sind.)

• Vorbereitungen taktischer Leistungen mit dem Ziel der Vertragserweiterung

• (z.B. Übernahme der „Energetischen Inspektion“ im Rahnen des EnEV durch den AN, für die Kälteanlage,

• Übernahme von Bedienfunktionen über die Störungsbeseitigung hinaus, wie z.B. das Bedienen, sofern dies nicht ohnehin im LV enthalten ist.)

Diese Methode hat zudem einen ganz praktischen Wert, denn alle Änderungen, die die Partner als nötig erachten, müssen nicht „versteckt“ werden oder unterbleiben gänzlich. Stattdessen sind sie von vornherein wegen der Komplexität des Vertragswerkes als Maßnahmen der kontinuierlichen Verbesserung deklariert und gleichsam eingeplant und, vor allem, geregelt.

Die Vertragsparteien stellen Einvernehmen darüber her, dass es zur Erreichung der mit dem Vertrag angestrebten Ziele zwingend erforderlich ist, die zeitlichen und fachlichen Ressourcen nicht durch Unstimmigkeiten und Streitigkeiten im Zusammenhang mit Fragen der Preisanpassung zu binden. Deshalb könnten sich die Parteien auf das nachfolgend dargestellte Verfahren verständigen:

Fallbeispiel:

AG und AN sind sich darüber einig, dass Fragen, die den Umfang und die Vergütung der von der AN geschuldeten bzw. von der AG geforderten Services betreffen, in einem geregelten Verfahren und zu festen Zeitpunkten zu klären sind.

Die Parteien vereinbaren daher, dass jede Partei entsprechende Angelegenheiten in einem fest vereinbarten Meeting der anderen Partei anträgt, um die in diesem Zeitraum aufgetretenen Leistungs- und Preisänderungen zu behandeln und vertraglich festzuschreiben. Dieses Meeting umfasst alle denkbaren Veränderungen auf Basis Change-Request.

Im Rahmen der Leistungsänderungen sind von der beantragenden Seite zwei getrennte Dokumente zu erstellen, die einerseits das Verfahren und andererseits den jeweils aktuellen Stand beinhalten.

Im Vertrag ist Einvernehmen darüber hergestellt, dass der Auftragnehmer (AN) zur Meidung von Streitigkeiten der Parteien im Rahmen der Preisanpassungen im laufenden Vertrag verpflichtet ist, die dem letztverbindlichen Angebot zugrundeliegende Detailkalkulation nach dem erfolgten Zuschlag unverzüglich, vollständig und differenziert schriftlich offenzulegen.

Der Auftraggeber (AG) verpflichtet sich, sich fortwährend um Verbesserungen und Innovationen hinsichtlich aller Belange des Vertrages und darüber hinaus, soweit sinnvoll und möglich, des Kerngeschäftes zu bemühen. Der Auftragnehmer (AN) unterstützt in diesem Zusammenhang und hat die Pflicht, pro Halbjahr mindestens einen substantiierten Vorschlag zur Verbesserung zu unterbreiten.

Der AN ist zu verpflichten, die übergebenen Bestands- und Revisionsunterlagen entsprechend der von ihm im Zuge seiner Vertragserfüllung durchgeführten technischen Änderungen fortzuschreiben, so dass diese Unterlagen stets auf dem aktuellen Stand sind.
Bei Änderungen und Ergänzungen von technischen Anlagen ist die Aktualisierung und Fortschreibung im Zuge der Mitwirkung bei der Abnahme zu gewährleisten und die Bestands- und Revisionsunterlagen entsprechend zu kontrollieren, als auch im Bedarfsfall die korrekte Fortschreibung im Auftrag des AG gegenüber dem jeweiligen Dritten zu veranlassen und zu kontrollieren. Kurz:

Der AN koordiniert und prüft, der AG übernimmt auf dieser Grundlage.

Falls wichtige Bestandsdokumente nicht zur Verfügung stehen, ist dies möglichst in einem gesonderten Vertragspunkt im Rahmen des Startups abzuhandeln. Die Bezahlung hierfür sollte zum vertraglich festgelegten Stundensatz bzw. zu Stundensätzen zum Nachweis erfolgen.

Im Falle einer Änderung des Leistungsumfangs erfolgt eine Überarbeitung der Kalkulation und eine Anpassung des Vertragspreises. Der Auftraggeber (AG) ist aufgrund des ihm allein obliegenden Betriebsregimes berechtigt, Änderungen des Leistungsumfangs nach oben und nach unten vorzunehmen. Der Auftragnehmer (AN) kann solche Änderungen beantragen und muss die dazugehörigen plausiblen Begründungen vorlegen, um die Notwendigkeit dieser Änderungen nachzuweisen.

Fällt die Leistungsaufnahme nicht auf einen Monatsersten, so schuldet der Auftraggeber (AG) dem Auftragnehmer (AN) für jeden Kalendertag des jeweiligen Monats, an dem der AN seine Leistungen erbringt, 1/30 der geschuldeten Vergütung.

Im Falle der Änderung der Zeitplanung sollen eine Überarbeitung der Kalkulation und eine Anpassung des Vertragspreises erfolgen. Der AG muss wegen des ihr allein obliegenden Betriebsregimes zu Änderungen der Zeitplanung jederzeit berechtigt bleiben.

Die Parteien kommen überein, dass im Falle der Änderung des Leistungsniveaus eine Überarbeitung der Kalkulation und eine Anpassung des Vertragspreises zu erfolgen hat. Der Auftraggeber (AG) ist auch hier wegen des ihm allein obliegenden Betriebsregimes zu Änderungen des Leistungsniveaus jederzeit berechtigt.

Wenn Leistungsänderungen aufgrund von Gesetzes- und/oder Normänderungen erforderlich werden, muss der Auftragnehmer (AN) diese auf Grundlage seines Basisangebotes (Kalkulationsmodell) gegenüber dem Auftraggeber (AG) schriftlich nachweisen. Die Lasten bzw. Erlöse aus solchen objektiven Änderungen fallen dem AG zu. Die Anpassung erfolgt, unabhängig vom Fortschritt der Vertragslaufzeit, entsprechend der Preisanpassungsklausel.

Kostenerhöhungen bei der Durchführung der geschuldeten Serviceleistungen, die dadurch entstehen, dass die Tarifänderungen beim Auftragnehmer (AN) stärker steigen als sie durch den AN bereits kalkuliert wurden, sind weitgehend oder zeitweise ausschließlich durch den AN zu tragen. Auch hier gelten die Festlegungen zur Preisgleitklausel.

Tritt bei der Ermittlung und Erstellung von Lösungsvorschlägen oder der Umsetzung derselben Verzug ein, so tragen die Parteien die sich daraus ergebenden Auswirkungen und Konsequenzen für den Verzugseintritt im Verhältnis ihrer Verantwortlichkeit, gleich ob sie in den konkreten Fällen Schuldner oder Gläubiger der in Frage stehenden Pflicht sind. Beide Parteien verpflichten sich, bei der Frage von Änderungen stets konstruktiv und ausschließlich im Sinne des Vertrages und der in ihm definierten Ziele zu handeln.

Tritt bei der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen Verzug ein, so tragen die Parteien den Schaden gemeinsam, wenn beide zur Mitwirkung verpflichtet waren. Ist dagegen nur eine der Parteien für den Verzugseintritt verantwortlich, so trägt sie die dadurch entstehenden Schäden alleine.

AG und AN stellen Einigkeit darüber her, dass bei der Abwicklung des Vertrages durch Änderungen desselben keine Aufhebung der klaren Trennung von Regelleistungen einerseits und Projektarbeiten andererseits erfolgt. Der AN hält die Einhaltung der Trennung im Rahmen seines Betriebsregimes jederzeit auseinander und weist dies auf Verlangen durch den AG nach. Der AG ist berechtigt, diesbezüglich den AN unangemeldet stichprobenartig zu kontrollieren.

Der AN ist verpflichtet, die in seinem Angebot und in der dem Angebot entsprechenden Kalkulation hinterlegten Qualitäten nur im Rahmen des Change Request Verfahrens zu ändern; das heißt, in Kenntnis des AG. Der AN ist auch dazu verpflichtet, jede darüberhinausgehende Abweichung mit Hinweis auf die damit verbundenen Auswirkungen anzuzeigen, und zwar nach Möglichkeit im Vorfeld und schriftlich.

Ansonsten ist die Abweichung unverzüglich nach erfolgter Vornahme schriftlich anzuzeigen, damit die daraus resultierenden Konsequenzen mit dem AG abgestimmt werden können. Bei Verstoß gegen diese Verpflichtungen durch den AN ist der AG berechtigt, im Wege eines Malus, Abzüge vorzunehmen. Der Malus beträgt angemessen zum Beispiel 4% der adäquaten Leistungsposition.

Bei Anlagen, die während einer Phase der Teilnutzung betrieben werden müssen, passt der AN die Intervalle und Kostenansätze für die Leistungen in Absprache mit dem AG an den reduzierten Betrieb an. Während dieser Zeit unterhält der AN einen Stillstandbetrieb für Anlagen oder Gebäudeteile, die nicht in Betrieb sind.

Der AN präsentiert dem AG die sinnvollen und erforderlichen Leistungsinhalte für einen Stillstandbetrieb, einschließlich der damit verbundenen Kosten. Der AN zeigt die Differenz zum ursprünglichen Angebot des AN auf (in dem von einem Vollbetrieb ausgegangen wurde) und legt diese dem AG dar.

Falls der AN nicht für den Stillstandbetrieb verantwortlich ist, behandelt der AG die resultierende Änderung des Leistungsumfangs wie eine Leistungsänderung seitens des AG.

Die involvierten Parteien setzen die Formalitäten während der frühen Vertragsphasen durch gemeinsame Prozesse fest.

Es ist die Pflicht des AN, den AG regelmäßig und unverzüglich über mögliche Optionen zu informieren, wie die Aufgaben technisch und wirtschaftlich effizienter erfüllt werden können.

Der AN hat die Verpflichtung, jedes Jahr bei der Erstellung des Budgets dem AG umfassende und detaillierte Vorschläge für die Umsetzung von Verbesserungs- und Kostenreduzierungsmaßnahmen vorzulegen. Die Maßnahmen und Ziele werden in Zusammenarbeit mit dem AG festgelegt und in regelmäßigen Abständen überprüft.

Der AN erstellt dabei grobe Kostenschätzungen für die Investitions- und Kostenplanung des AG und unterbreitet ein Angebot für die Änderung der Pauschalvergütung. Gemeinsam wird die Bewertung von Reduzierungen der Energieverbrauchswerte durchgeführt.

Der Nutzen in Form von Einsparungen (Verrechnung der Einführungskosten, Veränderungen der Pauschalvergütung und Energieverbrauchskosten) durch die durchgeführten Verbesserungsmaßnahmen werden ab Wirksamwerden der Maßnahme zwischen dem AN und dem AG wie folgt aufgeteilt (längere Amortisationen können abweichend schriftlich vereinbart werden):

Fallbeispiel:

Im Zeitpunkt nach Wirksamwerden  erhält der AN vom jährlichen Nutzen, ausgedrückt in [€]

Erste 12 Monate              100 %   

Zweite 12 Monate           50 %    

danach                   0%.

Der AG erhält vom jährlichen Nutzen, ausgedrückt in [€] danach den Nutzen in Höhe von                                                    100 %.

Diese Festlegung endet bei Vertragsende.

Messbare Änderungen, die eine Anpassung der Leistungsbeschreibung rechtfertigen, werden in FM-Verträgen oft in speziellen Klauseln festgehalten. Diese Aufzählung kann in der Regel nicht erschöpfend sein und wird daher während der Vertragsausführung Erweiterungen erfahren. Diese Erweiterungen sollten idealerweise im Rahmen des Change-Request-Verfahrens behandelt werden, um die Übersicht zu verbessern und den Vertrag nicht unnötig zu komplizieren.

Im Falle von Betriebs-, Teilbetriebsstillegungen oder Änderungen der Organisation ist der AG berechtigt, jederzeit Systeme oder Teilsysteme aus dem Leistungsumfang herauszunehmen. Gegenüber dem AN ist eine Ankündigungsfrist von beispielsweise 3 Monaten einzuhalten.

Wenn Betriebs- oder Teilbetriebsstillegungen oder Änderungen eine Minderung der Pauschalvergütung auf unter 30 % der zum Vertragsabschluss vereinbarten Pauschalvergütung zur Folge haben, ist der AN berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von 3 Monaten zu kündigen. Die Grenze von 70% ist hier beispielhaft gewählt. Sie muss nach dem Charakter des Vertrages und erkennbarer künftiger Entwicklungen sinnvoll vereinbart werden.

FM-Verträge sollen auf Grund ihrer Komplexität längerfristig gelten. Deshalb sollte dem AN auf Grund der relativen Langfristigkeit (Verlängerungsoption) des Vertrages und somit insbesondere deshalb, weil der geschuldete Pauschalpreis von der Entwicklung der Preise bzw. Werte für Güter und/oder Leistungen[1] abhängt, gestattet werden, eine Preisgleitklausel anzuwenden.

Es gilt die folgende Formel als pragmatisches Beispiel:

Legende:
P1 : Preis am Tag der Lieferung
P0 : Preis am Tag des Vertragsabschlusses
M1: Materialkosten am Tag der Lieferung
M0 : Materialkosten am Tag des Vertragsabschlusses/eines fixierten Preisbasistages
L1 : Lohnkosten am Tag der Lieferung
L0 : Lohnkosten am Tag des Vertragsabschlusses/eines fixierten Preisbasistages
a: prozentualer Anteil des Preises der unverändert bleibt
b: prozentualer Anteil des Preises der auf Material entfällt
c: prozentualer Anteil des Preises der auf Lohnkosten entfällt

Die Materialkostenposition kann sich hierbei auf mehrere Positionen aufteilen, falls sinnvoll. Der unaufgeforderte Nachweis sich ändernder Koeffizienten obliegt stets dem AN, es sei denn, diese Koeffizienten ändern sich auf Veranlassung und in Verantwortung des AG. Die Partner vereinbaren, dass die Anwendung der Preisgleitklausel nach Ablauf des ersten Vertragsjahres erfolgen kann, sofern gesellschaftlich zwingende Ereignisse (z.B. Tarifänderungen) dies begründen.

Bei stillschweigender Verlängerung des Vertrages gilt die Preisgleitklausel weiter, wenn keine entgegenstehenden Umstände eingetreten sind.