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Erstellen der FM- Vereinbarung

In der FM- Vereinbarung werden die Aufgaben beschrieben, die durch das FM für die Liegenschaft(en) und dort für die einzelnen Nutzer durchzuführen sind. Um den Umfang der Leistungserbringung festzulegen, ist zwischen der obersten Leitung und dem FM eine Leistungsvereinbarung verbindlich abzustimmen.

Die oberste Leitung vertritt alle internen und ggf. externen Nutzer, für die diese Vereinbarung gleichermaßen gilt und achtet darauf, dass den Nutzeranforderungen bezüglich Qualität und Quantität zu vereinbarten Kosten entsprochen wird[1].

Die FM- Vereinbarung ist ein internes Dokument. In ihm wird auf Sanktionsmöglichkeiten und arbeitsrechtliche Konsequenzen verzichtet. Der Schwerpunkt liegt auf dem, was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tun sollen. Auf einer solchen Grundlage können die Organisationsziele leicht erkannt, verfolgt und erreicht werden. Das Vorhaben wird messbar. Alle Beteiligten sind sich der Unterstützung aller Leitungsgremien sicher, und ziehen „an einem Strang“.

Das entsprechende externe Dokument ist der FM- Vertrag (Vertrag über Facility- Services).

Erstellen eines FM- Vertrages

In der FM- Literatur und in den Unternehmen existieren eine Unmenge von Vertragsbeispielen und -Mustern. Sie alle mögen mehr oder weniger erfolgreich umgesetzt werden bzw. worden sein.

Aber in vielen Unternehmen besteht Unsicherheit über Form und Inhalt von Verträgen für Leistungen des Facility Management. Mitunter sind die Verträge nicht einheitlich oder nicht nach neuesten Richtlinien gestaltet. Es mag hier und da auch sein, dass die Nachfrager von Facility Services nicht länger angewiesen sein wollen auf die Vertragsvorgaben ihrer Anbieter und Eigenes vereinbaren möchten.

Wir befassen uns hier damit, wie man ein eigenes Vertragskonvolut erstellt, beginnend beim Werkvertrag über das Leistungsverzeichnis bis hin zu vielen wichtigen Vertragsanhängen.

Die Basis hierfür bildet DIN EN 15221 Teil 2 „Leitfaden zur Ausarbeitung von Facility Management- Vereinbarungen“.

Im Anhang „Erstellen eines FM- Vertrages“ findet man alle Unterlagen, die für einen Vertrag benötigt werden, die jedoch an das jeweilige Unternehmen anzupassen sind.

Sie finden hier:

  • Den Werkvertrag (als Muster-FM-Vertrag)

  • Objektive Bewertungskriterien des Angebotes

  • Das Leistungsverzeichnis

  • Technische Anlagendaten

  • Übersicht technische Dokumentation

  • Arbeitskarten in Anlehnung an VDMA 24186 ff

  • Checkliste

  • Inspektions- u. Wartungsplan

  • Prinzip-Beispiel Prüfprotokoll

  • Qualitätsgespräche

  • Störungsbeseitigungsmeldung

  • CAD- und CAFM- Richtlinie

  • Dokumentationsrichtlinie

  • Nennung spezifischer mitgeltender Richtlinien

  • Sicherheitsanforderungen, wie Fachbetriebliche Zulassungen, Gefährdungsbeurteilung des AN. Einweisungsprotokoll für Fremdfirmen u.a.

  • Diverse Vertragsbestimmungen, wie Geheimhaltungsvereinbarung, Ersatzteil- und Lagerbevorratungslisten

  • Diverse durch den AN zu liefernde Dokumente, wie Angaben zur Rufbereitschaft, IH- Kurzkonzept, Bietererklärung des AN, Nachunternehmerliste des AN.

Nach Existenz der europäischen DIN EN 15221 ist es an der Zeit und im Geist dieser Norm doch auch geboten, die Verträge mit ihrer Hilfe Norm zu harmonisieren. Vor Beginn eines Vertragsabschlusses im Rahmen einer Ausschreibung sollte sichergestellt werden, dass alle Begrifflichkeiten von den Partnern in gleicher Weise verstanden werden. Es empfiehlt sich, hierzu unter anderem die Definitionen der Normen zu benutzen[2].

Anlass für Ausschreibungen

Die heutige Zeit ist geprägt durch weitgehende Arbeitsteilung. Viele Unternehmen bedienen sich Dritter, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Dies geschieht sowohl in der materiellen Produktion, als auch im Dienstleistungsbereich. Denken wir nur z. B. an die vielen Zulieferbetriebe in der Autoindustrie.

Im Facility Management haben sich im Laufe der Jahre Unternehmen herausgebildet, deren Kerngeschäft Facility Services sind.

In dem Maße, wie die Unternehmen glauben, dass Dritte die in ihren Unternehmungen benötigten Serviceleistungen besser, also qualitativ günstiger und wirtschaftlicher, ausführen können, vergeben Sie diese Leistungen.

Dabei befinden sich die Unternehmen stets im Zwiespalt. Einerseits ist es angenehm, wenn ein geübtes und örtlich erfahrendes Personal zur Verfügung steht, andererseits befürchten sie, dass Preise und Qualität im Laufe der Jahre „einbetoniert“ werden. Um diesen „Beton“ aufzubrechen, werden Ausschreibungen zwecks Neuordnung von Leistungen Dritter durchgeführt. Dies erfolgt vielfach aber nur mit Blick auf die Preise.

Insbesondere in öffentlich- rechtlichen Unternehmen, wo es besonders um den sorgsamen Umgang mit Geldern gehen muss, sind Ausschreibungen zudem probate Mittel, um der Korruption vorzubeugen, wobei klar ist, dass Korruptionsvorbeugung natürlich allgemein gilt.

Im Dienstleistungsbereich gilt es zusätzlich, Intangibilitäten zu vermeiden, weil die Leistungen meist nicht auf den ersten Blick bezüglich ihrer Qualität geprüft werden können.

Der „richtige“ Zeitpunkt für Ausschreibungen

Die Erfahrung zeigt, dass entweder betriebliche Vorgaben (z. B. durch den Einkauf) oder das „Bauchgefühl“ über den Zeitpunkt von Ausschreibungen entscheiden. Es heißt: „Es wird mal wieder Zeit.“

Dabei müsste es eigentlich klare Kriterien geben, die den Zeitpunkt einer Ausschreibung bestimmen.

Welche Kriterien könnten das sein?

  • Die preisliche Entwicklung: Die erwarteten Kosteneinsparungen sind ausgeblieben.

  • Die Qualitätsentwicklung: Es gibt oft Beschwerden oder Ärger über vermeintlich schlechte Qualität.

  • Intransparenz: Leistung und Preis stehen nicht im richtigen Verhältnis zueinander.

  • Kompetenzschwierigkeiten: Die eigene fachliche Weiterentwicklung hat den Wissensstand des Dienstleisters überholt.

  • Unzuverlässigkeit: Immer wieder muss man nachhaken.

  • Personelle Probleme: Das Personal verhält sich illoyal, ist nachlässig, zeigt geringes Engagement usw

Aber wie evident sind diese Einschätzungen? Wie weit sind sie geprägt durch persönliche Eindrücke und Auffassungen? Wie sehr sind sie frei von Tendenzen? Wie sehr könnten persönliche Interessen handelnder Personen eine Rolle spielen?

Entscheidungskriterien müssen messbar sein. Erst dann sind sie frei von allen persönlichen Einflüssen. Ausschreibungsaktivitäten sollten also auch mit Hilfe von belastbaren Kennziffern gesteuert werden. Die Messung der Qualität von Dienstleistungen ist ein besonderes Thema.

Hier einige Beispiele:

Wirksamkeit des Helpdesk-Services(Reaktionszeiten)

%, Verhältniszahl unerledigte zu erledigten Arbeitsaufträgen

Einhaltung von (wichtigen) Richtterminen

Stück Grenzterminüberschreitungen

Termintreue bei Auftragserledigungen

% Terminüberschreitungen für Erledigung der Aufgaben in einem Berichtszeitraum

Korrektur von Fehlern

Max. zulässige Zeit für die Korrektur von Fehlerndifferenzieren nach Prioritäten, die sich nach Schadenserwartungen richten

Komfort der Dienstleistungen

Kundenzufriedenheitsanalyse

Allein durch diese wenigen Beispiele wird klar, dass bei der Leistungsvereinbarung bereits solche Kriterien vorliegen müssen. Das stellt allerdings einige Ansprüche an die Leitung des Facility Management in Verbindung mit dem Einkauf.

Festlegen, was ausgeschrieben werden soll

Die auszuschreibenden Leistungen sollten sich an Zuständigkeiten orientieren. Meist sind solche Zuständigkeiten gegliedert nach

  • Technischen Anlagen,

  • Gebäudekomplexen,

  • Tätigkeitsbereiche (FM-Prozesse z.B. Wartung, Planung, Instandsetzung, Reinigung usw.).

Die Unternehmen müssen hierfür klare Geschäftsverteilungen und Stellenbeschreibungen besitzen.

Die Erfahrung zeigt allerdings, dass dies häufig nicht der Fall ist. So sind die Facility Manager oft auf sich allein gestellt, wenn es darum geht, entsprechende Leistungen in ihrem Verantwortungsbereich zu erkennen und zu bestimmen.

Facility Management

Kay Meyer, Geschäftsführer

Mobil: 0171 7044665
info@fm-connect.com
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