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Vertragsmanagement

  • Vertragsmanagement

Vertragserfassung im Facility Management

Die bestehenden Verträge sind zu erfassen. Der Iststand der gegen die jeweilige Vertragspartei gerichteten Anforderungen ist vollumfänglich wahrzunehmen und zu erfüllen. Hierzu gehört die umfassende Feststellung der eigenen, vertraglich zugesicherten Pflichten. Neben Erfüllungspflichten erfassen diese Kontroll- und Weisungspflichten sowie die Wahrnehmung von Fristen und Terminen.

Fehlerquellen im Vertragsmanagement

Im Facility Management werden Verträge unterschiedlicher Typologie und Zielsetzung verwendet. Die nachstehenden Ausführungen sind dazu gedacht Verträge und die damit verbundenen Organisationsabläufe wahrzunehmen. Der hohe Individualisierungsgrad der jeweiligen vertraglichen Regelung bringt es mit sich, dass nur verallgemeinernd auf bestimmte, anwendungstypische Regelungen und Bestimmungen Bezug genommen wird.

Eine einzelfallbezogene Empfehlung oder grundsätzliche Rechtsberatung erfolgt hierdurch nicht.

- Verwendung unterschiedlicher Vertragstexte (inklusive ergänzende Einkaufsbedingungen/sonstige Allgemeine Geschäftsbedingungen)
- Unvollständige Vertragsakte (z.B. fehlende Bescheide, Pläne, Sonstiges)
- Mangelnder Kompetenzaustausch zwischen den beteiligten Stellen im Unternehmen (Zusage von technischen Erfüllungsleistungen durch die kaufmännische Abteilung ohne vorherige Rücksprache mit der technischen Abteilung)
- Mangelnde Kenntnis der eigenen Vertragspflichten
- Abweichende Individualabreden mit einzelnen Vertragspartnern
- Mangelnde Definition der im Vertrag benutzten Begriffe (z.B. Modernisierung, Instandhaltung, etc.)
- Delegierte Verpflichtungen werden nicht hinsichtlich der Einhaltung durch den Delegationsempfänger überwacht
- Die Einhaltung von Fristen wird versäumtSonderregelungen mit Versicherern werden nicht wahrgenommen und umgesetzt
- Fehlende Anpassung der Verträge an gesetzliche Änderungen – soweit zulässig
- Tatsächliche Nutzungsänderungen im Vertragsobjekt werden nicht wahrgenommen
- Es besteht Unklarheit ob eine dienstvertragliche oder werkvertragliche Regelung vorliegt
- Es fehlen Regelungen zum vorzeitigen Wegfall des Erfüllungsortes (z.B. unternehmerische Entscheidung zur Stilllegung einer Betriebsstätte)
- ff.

siehe Risikomanagement.FM-Connect.com