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FM. Ausschreiben. Fachkundig. Rechtssicher.

Ausschreibungen im FM

Wenn das Management zu der Überzeugung kommt, dass bestimmte FM-Leistungen fremd vergeben werden sollen, ist der Prozess der ordnungsgemäßen AVA (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung) dieser Fremdleistungen der zu empfehlende Weg.

Ausschreibungsberatung

Wir erstellen fachgerechte Ausschreibungen im FM für öffentliche Auftraggeber nach VOL, VOF und VOB sowie für die Privatwirtschaft. Diese stellen aufgrund der langfristigen Bindung die Grundlage für die wirtschaftliche erfolgreiche und dauerhafte Zusammenarbeit dar.

Einige unserer Ausschreibungsbeispiele:
- Betriebsführung (Betreiberverträge nach DIN EN 15221-2),
- Energieeinsparcontracting,
- FM-Software mit diversen Modulen und Anforderungen,
- Gebäudereinigungsarbeiten,
- Gründung von steuerlichen Organschaften (u.A. Technik, Medizintechnik, Logistik, Catering, Reinigung und Werkschutz),
- Planungs- und Beratungsleitungen,
- Public Private Partnership - PPP (Finanzierung, Planung und Bau z.B. von Wohnheimen, Hubschrauberlandeplatz, Parkhaus und Energiezentrale, ff.),
- Schornsteinfegerarbeiten für 30.000 Wohnungen (Liberalisierung in 2013),
- Speisenversorgung / Catering,
- Wartungsverträge aller Kostengruppen (z.B. RLT-Anlagen, Schrankenanlagen, GLT, Elektroanlagen, u.v.a.m.),
- Werkschutz-, Empfangs- und Postdienste,
- Zeitverträge für kleine Bauleistungen (z.B. Elektro, Maler, Tischler, Bodenverlegearbeiten, usw.).

1. Vorbereitung der Ausschreibungen

Im Rahmen der Vorbereitung von Ausschreibungen für FM-Leistungen werden die entscheidenden Rahmenparameter für alle weiterführenden Schritte festgelegt. Von der Festlegung eines verbindlichen Zeitplanes bis zur Bietervorauswahl / Präqualifikation konkretisiert sich Ihr Projekt Schritt für Schritt:
• Festlegung des Zeitplanes / Bestimmung von Fristen,
• Erstellung einer Potenzialanalyse (Kosten / Qualitäten),
• Überprüfung / Anpassung des Vertrags- und Regelwerks,
• Berechnung des Zielpreiskorridors,
• Festlegung von Qualitätsanforderungen,
• Präqualifikation / Bietervorauswahl nach Eignung.

2. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen

Bereits während der Erstellung von Ausschreibungen für FM-Leistungen werden die Grundlagen für die Realisierung der Leistungen nach der endgültigen Vergabe geschaffen. Hier werden alle relevanten Informationen für die zielgerichtete Ausscheibung beschrieben und festgelegt:
• Erstellung Leistungsbeschreibungen / -verzeichnisse,
• Entwicklung von Raumgruppen,
• Erstellung von Preisblättern,
• Anbindung individueller Ausschreibungselemente,
• Vorbereitung von Objektbegehungen,
• Ergänzung um Angebotsblankett für Komplementärleistungen,
• Einbindung von Foto- und Filmdokumentationen,
• Beschreibung geforderter Teilnahmebedingungen,
• Konsolidierung der gesamten Ausschreibungsinhalte.


3. Durchführung von FM-Ausschreibungen

Die Leistungen zur Durchführung von FM-Ausschreibungen stellen sicher, dass alle notwendigen Einzelschritte termingerecht eingehalten werden. Der gleichbehandelnde Informationstransfer sorgt ebenso für gleichlautende Informationsdichten bei allen Teilnehmern:
• Veröffentlichung / Versand der Ausschreibungsunterlagen,
• Koordination von Objekt- / Anlagenbesichtigungen,
• Sicherstellung des Informationstransfers (Gleichbehandlungsgrundsatz),
• Einrichtung eines Help desk während des Ausschreibungszeitraumes,
• Überwachung der Einhaltung von Fristen,
• verbindliche Entgegennahme eingehender Angebote,
• Leistungen zur Auswertung von Angeboten.

4. Angebotsauswertung / Vergabeempfehlung

Die Auswertung von Angeboten über ausgeschriebene FM-Leistungen stellt den wesentlichen Bestandteil des gesamten Projektes dar. Hier werden nicht nur Preise zu verglichen, vielmehr gilt es das beste Kosten-/Nutzenverhältnis zu ermitteln und dabei Plausibiliäten, Machbarkeiten und Vergabeoptionen zu untersuchen:
• Durchführung von Submissionen,
• Zulassungs- / Vollständigkeitsprüfung,
• Erstellung einer Auswertungsmatrix mit Vergabeszenarien,
• Anbindung individueller Ausschreibungselemente,
• Überprüfung auf Gesetzeskonformität, Machbarkeit, Plausibilität,
• Überprüfung / Bewertung der Referenzen,
• Vorbereitung von Verhandlungsgesprächen (Ergebnisfestlegung),
• Moderation von Verhandlungs- / Vergabegesprächen,
• Erstellung einer Vergabeempfehlung / eines Vergabeberichts.

5. Implementierungsbegleitung

Sind die finalen Entscheidungen zur Vergabe von FM-Leistungen gefallen, gilt es, die theoretischen Leistungsversprechen der Auftragnehmer in der Praxis kennen zu lernen. In der Implementierungsphase werden die Weichen für den gesamten Vertragszeitraum gestellt.
• Vorbereitung der Leistungsübernahme,
• Einrichtung Help desk für Fragestellungen (AG/AN),
• Feststellung der Objekt-/Anlagenzustände zum Übernahmezeitpunkt,
• Ergreifung von Präventivmaßnahmen bei kritischen Objekt-/Anlagenzuständen,
• Überwachung der Leistungsübernahme,
• Anpassung der Leistungsumfänge bei veränderten Anforderungen,
• Überprüfung der erzielten Qualitäten,
• Anpassung veränderlicher Vertragsinhalte.

Wir machen gutes FM besser, durch..

  • Anwendung aktueller Normen und Standards,
  • umfangreiche Erfahrung im Kontext unterschiedlicher Branchen und Anforderungen,
  • Erstanalyse und schrittweises Vorgehen
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